试论：如何利用网络数字化的快速发展提升教学档案的管理工作

马建国

摘 要：大学教学档案是衡量学习水平的标尺，反映了学生的能力，它是高校教学改革和评价的起点，高校教学档案是高校管理的重要组成部分。利用信息技术完善学院教学档案管理已成为高校档案管理的一项重要任务，但在实际工作中，教育教学档案存在一些问题需要得到进一步改善。如何做好档案管理工作，给档案管理部门提出了更高的要求。

关键词：高校；教学档案；数字化

随着科技的进步，数字技术已经进入人们的日常生活。高校档案管理计算机模型不仅便于档案应用，而且学院的教学档案是记录不同学院教学和科学实践活动的重要工具，直接在教学管理实践中形成，存在有价值的话语、声音图像等形式的信息，包含了许多内容和广泛的覆盖面。随着高校教育改革的蓬勃发展，教学档案的管理工作对高校的正常化、制度化和提高管理效率有一定的影响。

一、教学档案定义与分类

教学档案包括各种有价值的文件，如：文字、图片等。这类资料对日后的教学工作及学术研究十分重要，因为，这些资料记录了学校的教学方法及成果。

根据政府有关部门对学校档案的分类标准，教学档案可分为三类：一是教案，包括学校的教学目标、课程教学规则和条例、与教学改革有关的各种文件，不同类型的教学和方法活动，不同的考试工作和学习成绩。二是教师业务档案，其中包括教师培训计划、教师工作评核表格、教师工作量统计表、培训计划、进修材料等。三是学生档案保存，包括登记册、评核、学校制度变迁资料、证书资料等。

大学院系的教学档案是从各院系的教学实践活动中来的，随着大学的发展而积累。大学学院是一个独立的教育机构，在教学活动中发挥着重要作用，在此过程中形成的教学档案，通常由学院的相应秘书管理。学院的教学档案是各种教学活动的初步报告，但它们不同于一般的书目资料，它们是不同大学或教师使用的材料的库存，非常重要。此外，并不是所有院系的教学档案都被当做教学档案，教学档案必须满足一定条件，首先，这些条件对后来进行的学习和研究是必不可少的；其次，这些数据应该是有现时效用的，转换成已经培训的材料；再次，准备好的档案按照一定的规律保存。

学院的教学档案是学院的教学单位，执行着日常教学任务，产生各种信息，由各专业及学科的日常训练活动开始，主要包括学院直接教授各种材料，如学科论文、每个学期的课程计划、教学任务等。学院的教学刊物、教学活动报告及基层教学工作（教研室、实验室）统计数字。为各职系学生提供资讯资源，例如：学生教育、课程发展、执业报告等，是在学系学习过程中获得的其他类型的资料。院系教学档案是院系管理过程中比较全面、真实、准确的反映，是记录教学历史的重要工具，教学档案直接为学生和教师服务。

二、数字档案的定义

形式组织档案信息资源传输档案资料的应用，包含传统媒体，如：视听文件和档案文件，并用文字记录、录像等形式记录的数字数据取代这些文件。大学档案主要由大学教师、研究人员和其他重要的实践问题记录，内容较为复杂。

三、高校院系传统教学档案的不足

目前，各系教学档案管理方法存在一定差距，发挥其作用并有效履行其为教学活动提供服务的职责。传统大学院系的档案主要是纸质材料，书写或印刷各种语言、文字、符号等，他们在大学教学工作中扮演重要角色，但在过渡到网络信息时代后，他们的缺点亦变得明显，一般来说，传统教学档案有以下不足之处。

首先，传统教学档案管理不规范。教学档案应在符合规范性文件方面进行优化，各系教均以教学档案为基础，在学习或学习管理过程中开发，这直接导致该系备有大量不具法律约束力的教学档案。

其次，传统教学档案的管理是手工管理，资源数量大、效率低。高校评价实践表明，多数院系仍采用传统的手工管理方式，信息化手段明显滞后。由于各系对教育档案的认识不足，重视程度不足，与管理后勤有关的档案管理的局限性加上其他困难导致了这一问题的出现。如果各系的档案仍以纸张、档案柜形式保存，并用人工处理，这样不但会增加工作量，也造成资源浪费，而且更难以适应网络科技的发展，教师难以寻找材料，不利于利用档案资源。

最后，传统教学档案存放面积的扩大导致教育资源的匮乏。高等教育发展逐步进入大众化、扩大学生覆盖面、深化教育改革、升级教育学科阶段，教学层次和设备设施多元化，大学的教学档案约占总档案的30%，这导致档案存放面积增加，院系办公室空间有限，教学资源紧缺，目前难以改善，如何有效管理教学档案已成为学院管理实践中的热点问题。

四、现有的电子文件

当前，无纸办公的出现，使得计算机传输数据、文档和信息极大提高了档案管理的效率和质量。鉴于目前的实际工作，权利下放的管理制度仍然存在严重问题。

第一，电子学习文件的存储过于分散，监管不力。信息技术的发展丰富了档案资源，光盘可以储存大量的文字或视频信息，增加档案的可见性和可读性。然而，学院的大部分教学档案是在教学实践和教学活动中形成的，以个别形式随机存放在部门或个人电脑里，虽然可节省大量空间和资源，但过于分散，不利于信息的收集和归档，也缺乏规范性和系统性。

第二，电子学习文件方便师生查阅资料，但流程不够简化。文件存储在计算机上，档案管理人员可通过管理软件访问所需的信息，从而避免了纸质档案资料浏览和检索等烦琐程序。但在实践中，管理者习惯于个案逐案处理，管理不具科学性、系统性，这导致了复杂性或碎片化，管理人员只能将所有内容存档。例如，有些材料在存储库中，结论没有被证实，结果，院系内的教学档案含糊不清、不完整，所收集到的部分资料也不相符，价值没有被发挥出来。此外，院系的教学档案都是零散存放的，而且有时需要在不同的上电脑查询才能获得所需材料，这又造成工作不便。

第三，电子学习文件的使用大大增加，但其可靠性难以保证。目前，用户只以电子文件副本的形式下载存档信息资源，原件仍保存在管理人员的电脑上，由于存放在不同的部门，信息安全无法得到保障，例如：文件可能因计算机病毒或人為失误操作而丢失。

五、高校档案数字化建设中的问题

数据库建设滞后。由于软件管理滞后，数据库薄弱、规模小、非标准化，而且具有均匀性，在许多情况下是重复的向导。

大学档案数字化建设资金、硬件设备设施不足，是制约大学档案数字化建设、引进新技术和高新技术的重要因素，订购数字硬件和软件，更新过时的硬件和升级软件，包括如有需要，必须有大量的资金支持，特别是移动数字档案材料，需要大量的人力和物力，资金短缺制约了档案数字化发展的进程。此外，随着信息技术发展，大多数高校已建成初始的信息化体系。总体而言，高校档案管理仍以人工管理模式、计算机技术等现代技术为基础，甚至，管理大学档案中的一部分计算机设备也陈旧过时，软件管理不能满足现代档案数字化的发展以及档案数据的读取。硬件的不足也制约了大学档案数字化建设的进程。此外，特别是那些历史悠久的大学，研究所的档案数量非常大，转化为信息资源外包重写数字档案资料，对财力、人力资源的投入也会非常大，包括很多档案都是不公开的。

因此，档案管理员缺乏对档案数字知识技能的充分掌握。

六、数字化时代档案管理的策略

1.数字平台策略

各院系要把教学档案改造成数字化平台，首先在全院集中工作。应与档案管理部门协商沟通，制定具体目标、工作计划和实施方法。各系的教学档案以管理实践为基础，对今后的教学工作具有重要意义。全面保存、系统收集、处理，将零散的教学档案存档和存储，并利用信息技术使之成为真正数字化的档案资源。教学档案系在数字化平台上建立工作图，实现数字化和信息资源的自动化。

首先，逐步规范管理模式。需要建立教学档案系统，主要从教学文献、人才培养等指标，管理子系统创建的几个主要类别。院系教学档案系统对教学档案进行分类整理，经办人查阅文件后，准确地将相关资产划入相关类别，易于执行。

其次，要建立学院教学档案电子数据库，逐步规范文件流通管理。通过日常的教学过程管理，系里准备了大量的档案资料，因此，档案材料的收集、处理与经常性培训活动同时进行。各院系档案管理人员利用电子设备将纸张档案数字化，放入不同类型的数据库，然后用控制软件将其放到一个调试良好的框架系统中。此外，暂时不能转为数字形式的数据，必须转为与资料库有关的数字形式，标上相关文号以及关键字，便于后续处理和访问。院系档案工作人员亦会收集及处理存放于部门或个人电脑内的文件，并建立一个有关教学档案的数字资料库，一个包含零散数据的数字数据库、专门数据库、考试数据库、教学档案等。例如：学生可以通过学习课程的名称或编号快速获取成绩信息。

建立数据库。考虑到目前大学实际上正在运行，可以初步建立几个重要的数据库。建立高等院校数据库。主要的大学毕业报告和大学状况数据库是大学每年必须提交的任务之一，在数字大学档案管理系统的框架内，数据由各部门及学校提供，并按照上级要求，在TERN ET建立一个拥有丰富知识和创新学习方法的档案管理网页，其中包括以下核心服务：互联网新闻（Newsnet）、互联网漫步（www）、远程访问（ftp）等。其中包括档案管理检讨、公开及完整的名单、档案整理工作成果的介绍、档案使用方法、档案收集公报等。此外，获取远程、图片、科学建设、专业化等内容。建立学生档案数据库。随着技术的进步，新生入学开始采取线上形式，大学的数字管理应该从进入互联网开始，要在学校地籍中取得姓名、性别、出生年份等基本数据。在求职过程中，学生将相关信息发送到学校网络，方便不同用户群体上网并形成一种反馈形式来跟踪学生的状况，为学校的教学评估和专业评估提供依据，并确保教育机构之间的真正互动，以便获取准确的数据以验证毕业证书的真实性，避免“伪造”文凭。建立学生成绩资料库，确保学生历年的成绩。建立学生成绩资料库，对学生查核及取得有关结果至关重要。通过高等教育机构的互联网系统，同时，所获得的成绩包括学生在学科、专业和科目方面的成绩数据，被输入电脑中英文对照管理系统，学校毕业后设立学生成绩图书馆。在搜索过程中，可以同时使用学生姓名和教育机构的编号。另一方面，建立大学干部数据库，透过人才资料库，学校的决策者可以很容易地了解其教职员工的情况，并透过互联网发放有关资料，既可激励优秀人才，又可以鼓励学校更广泛地宣传，提高学校的影响力。

在知识经济时代，高校建立数字档案是必然趋势。同时，为加强档案管理基础教育，如：在职培训、函授培训等，确保档案工作的积极性。档案管理员在不从事任何活动的情况下运作，从而符合制度性、科学性和现代性的要求。

提高档案标准化水平。数字档案是建立在档案信息化的基础上，在更广泛的体系下进行的基础性工作，应按照统一的标准准则执行以确保数字档案中信息资源的相互作用和共享。高校档案馆应当遵守国家规定的技术标准和规范，合理开发学校的档案，在规范引导下走上健康发展的道路。

加强档案从业人员的培训，加强继续教育培训，提高档案从业人员的工作质量。建立适应形势发展需要、适应档案现代化建设的责任感、针对性和知识能力，优化档案整体质量。因此，档案管理人员有必要贯彻终身学习的思想，并定期接受培训。档案从业人员的继续教育必须在实践中以各种形式进行。继续教育必须与工作岗位教育及整体系统培训相适应，坚持自主培训与在职培训相结合，以升迁、加薪的方式鼓励大家继续教育，这样可以有效促进高校数字档案现代化进程。

2.建立长期管理规范机制

一是提高服务意识，成立相关组织指导档案工作，决定了部门工作质量；二是，档案工作质量的主要因素是档案员的工作态度和效率。如何运用档案员的主观能动性：一是要建立工作人员和管理层的协调机制；二是要完善工作制度；三是确保工作人员的问责制和专业水平。因此，作为档案管理员，首先要履行自己的岗位职责，并积极宣传，使各部门自上而下提高档案管理意识，定期发布重要的文件和资料，并做好宣传工作，确保这些档案信息能够得到充分利用。

3.加强科学管理，提高工作及时性

随着档案需要的转变，在档案管理方面要不断改进，才能真正提高时效、提高资质，实现档案资源共享，跟上社会发展步伐。第一，根据档案管理要求，定期清理，确保档案安全。第二，必须与各部门联合，以协调资料存档工作。第三，在诚信文件档案管理系统中，必须确保数字数据的收集、处理、维护和使用，收到文件并及时登记。第四，根据档案管理制度，对单位档案进行全时管理，根据档案管理、保存标准对档案进行单独管理。第五，必须严格按照档案通行证制度完善查阅程序，一般来说，指在“档案阅览室”登记。严格办理出入证手续，收件人应当认真填写查阅档案表格，不得转让使用、修改、拆卷、拍照等。第六，要认真做好档案工作。考虑到档案服务工作的复杂性，以及面对大量日常档案保管工作和临时处理的挑战，档案管理人员应提高信息学和档案学业务能力和专业知识。新时代背景下，档案的妥善管理是档案工作有效运行及保证档案工作顺利开展的关键。教学档案在学校教育教学改革中发挥着重要作用，同时也存在着不足，这就要求档案管理人员进一步调整思维方向，制定具体问题的解决方案，加强自身建设，充分合理利用现代网络技术，适应和完善传统档案管理方法和程序，进一步提高教育档案馆的价值。

参考文献：

[1]周 婧.高校教学档案数字化管理与建设[J].商品与质量， 2017

[2]李冬梅.“互联网+”环境下高校教学档案数字化管理研究[J]， 2021

[3]郝晓花.信息网络化背景下的档案管理工作[J].东西南北：教育，2019

（作者單位：青岛电子学校）