独立学院人事档案信息管理探索

宋羽葭

摘 要：立足独立学院办学现状与特质，分析人事档案信息管理的工作内容及其在高校人事工作中的应用，从数字化程度与信息安全保障、岗位设置与管理人员素质、档案资料收集与部门协作等日常工作中反映出的问题以及解决措施，探讨人事档案信息管理的发展方向，即自主化、数字化、体系化，结合实际发展情况进行必要的投入，以求更好地推动学院管理工作数字化进程，提升档案管理人员素质和工作质量。

关键词：独立学院；档案管理；人事信息

引言

党的十九大工作报告中指出，“建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程，必须把教育事业放在优先位置，加快教育现代化，办好人民满意的教育”。因此，要优先发展教育事业，加快高校“双一流”建设，实现高等教育内涵发展。高校是人才培养的场所，而人事工作则是高校建设工作的核心，影响着日常工作的方方面面，对高校的发展、管理水平的提升具有重要意义。新时代的高校人事工作也面临着从单一部门以传统方式被动进行的人事工作，向着多部门协同进行的主动、研究性、高科技、信息化的人力资源管理模式转型的挑战。人事信息管理工作作为高校人事工作中举足轻重的一环，也需要适应人事工作变化，顺应潮流、与时俱进。

一、高校人事档案信息管理工作概览

1.人事工作与人事信息管理。人力资源管理主要分为六个模块，即人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。人事信息管理工作是贯穿于这六大模块之中的。

在高校，人事信息管理的主体部分是人事档案管理。高校人事档案包括教职工档案及学生档案，因为后者与人事工作无关，故关于学生档案的相关工作，本文不做讨论。除了传统的纸质人事档案管理之外，全国约4/5的高校使用信息管理系统来管理档案，OA在线办公系统中的人事信息管理模块也存储有大量档案信息。

2.独立学院人事档案信息保存方式。企业大部分将纸质人事档案托管当地人力资源和社会保障局下属的人事档案室，在管理机构上与大部分高校不同。体量较大的高校一般设有独立的人事档案管理部门，聘请专职人员管理全校教职工的人事档案。独立学院情况比较复杂，一部分独立学院因其与母体学院在许多工作上未能完全脱钩，自身也没有人事档案管理权限，因此，其人事档案常常托管在母体学校，这一点与企业将档案托管在社会机构有所区别；还有一部分独立学院依托当地人才服务中心，建立人事档案分管机构；也有仿照企业人事档案管理模式，直接托管于外部机构。

同时，高校教职工分为不同类别，人事代理或劳务派遣人员的人事档案一般不进入高校的人事档案馆，而是采用类似企业的方式托管于当地人才服务中心。

人事信息管理模块内容多依托开发公司的服务器进行存储，登录系统后可随时调用。

3.人事档案信息管理工作内容。纸质人事档案管理工作主要分为三部分，即档案调动、档案利用、档案保存。

档案调动包括因为人员变动而产生的档案调入、调出工作。有新人入职需要接收其人事档案，清点档案内容，对档案材料按照大类及形成时间进行分类、排序、编号等。离职人员则需要开具离职证明放入档案，并将所有材料封存寄送。一般通过机要寄送，相比通过快递，这样可以最大限度地保证档案转递过程的保密性和安全性。

档案利用包括查阅和借阅工作。根据教职工以及外单位的申请，严格按照档案借阅、查阅流程填写相关表格，经相关领导审批，提供借阅、查阅、复制等服务，并进行备案。

档案保存则是日常的保存以及维护工作。收集、整理入职教职工人事档案材料，并对已有的档案材料进行编号登记，如有新增材料及时放入教职工个人档案盒。另外，还需时时注意存放环境是否达标，保证档案材料得到安全妥善的保管。

电子化的人事信息则需要根据实际情况（如职称评审、职级晋升等）随时进行更新。如为教职工本人填写，则需要按照填写要求进行审核后再进入存储模块。

4.人事档案信息管理工作的发展方向。随着高校工作的数字化管理程度不断提高，纸质人事档案早已不再是人事信息唯一的存在形式，电子信息因其利用方便、不受地区限制的特点，在日常管理工作中的使用频率及重要性也在不断提升。高校一般会进行人事系统开发，其中包含教职工信息管理模块，需要教职工填写常用人事档案信息，例如：最高学历学位、毕业学校、职称信息、职务信息、政治面貌、工作经历等。职称、职务等许多信息经常发生变化，因此，信息系统的日常管理、更新、维护以及出现信息变动时的审核也是人事档案工作中非常重要的一部分。

二、人事工作中的档案与信息利用

高校人事工作内容复杂，涵盖范围较广，主要包括干部工作、人事管理、师资管理、劳资管理、人事档案管理等几大块，具体内容从人才招聘、工资测算到职称评聘、教职工进修交流不一而足，有许多地方需要利用和参考人事档案。可以说，人事档案是开展各项工作的基础。人事工作中需要重点利用档案的部分包括以下几项：

首先，在人员录用时，需要查阅拟录用人员的个人档案，尤其是事业单位招聘，录取前需要核实“三龄两历”，对年龄、工龄、党龄以及学习与工作经历等信息进行查验。同时查看是否有处分或不宜承担岗位工作的情况，与应聘者所在单位开具的调查证明材料、思想品德鉴定互为补充，双管齐下，确保能够聘用最适合的应聘者，为确保信息真实有效，一般是直接申请查阅纸质档案。

其次，日常工作中拟进行人员晋升或者岗位工资调整时也需要查阅档案。例如：工龄测算不仅需要参考社保缴纳的年限，还需要通过档案材料证明雇佣关系以及参工时间，甚至教职工退休后的退休工资也与工龄挂钩，这都需要以档案材料作为依据。而干部选任则需要查询政治面貌、历年年终考核、獎惩等信息，作为工作业绩之外的选拔参考。由此可见，人事档案不仅决定着高校管理水平，对教职工个人的福利待遇也有着举足轻重的影响。这一部分工作为保证真实有效性，主要利用的也是纸质档案。

最后，高校各项数据申报工作也需要用到人事档案中的信息。例如：教育部每年要求各校统计的教育事业综合统计调查报表，与教职工信息相关的表格中，表4354“职业教育学校、高等教育学校专任教师分年龄情况”，4360“职业教育学校、高等学校教师分学历（位）情况”需要分别统计专任教师的年龄、学历学位以及职称，表4068“专任教师接受培训情况”需要统计培训进修情况，表4067“教职工其他情况”则需要汇总教职工政治面貌。随着国家对思想政治教育的愈发重视，专职辅导员信息也需要统计，例如：表4366“专职辅导员分年龄、专业技术职务、学历情况”中需要汇总辅导员年龄、专业技术职务以及学历情况。高等教育质量检测国家平台则需要统计教职工的民族、是否双师型、有工程和行业背景等。不定时进行的专业评估、工作抽查也需要统计大量人事信息数据，如果再逐一查阅纸质档案显然无法按时按量完成数据统计工作，所以用到的信息主要是已经录入人事系统的、可以直接使用的数据。

党员材料也是档案管理中较为特殊的一部分，对把控党员队伍以及干部晋升都是重要参考。这部分档案一般存放在人事档案中，当没有人事档案时则单独建立党员档案。

三、人事工作中反映出的档案信息管理问题与改进措施

1.数字化程度与信息安全保障。在数字化校园发展过程中，人事工作也在寻求数字化与纸质化办公之间的微妙平衡。数字化的优势是数据管理、应用方便快捷，可远程使用，不受地域限制。信息通过网络传输，在大数据时代，相比纸质材料较易发生数据泄密。同时，将纸质版的材料数字化导入系统，其前期工作量巨大。纸质材料的主要优点是不易泄密；缺点是存贮占地较大，利用不易，档案外借存在一定的丢失风险。

与数字化信息相比，确保纸质档案保存的保密性和信息安全性要相对容易。纸质档案的保管主要依赖硬件设备，保持档案室无外人进入就基本能够保证保密性。而人事信息系统中信息存储则需要注意更多问题。首先是数据库安全性，构建数据库时要设置数据恢复功能，定期做好数据备份，保证数据不会丢失。其次是数据隐私性，人事信息中涉及的信息非常繁杂，包括身份证号、联系方式、家庭住址等信息，如果泄露会给学院及教职工造成很大困扰，甚至可能被不法分子利用，导致违法犯罪案件发生。因此首先要保证开发公司的资质，以求存贮数据不会因为对方失职而泄露。同时，正因为数据量大，管理时可能会设立不同等级的管理员，他们的管理权限不能一概而论，在系统建设时分配查看权限，也要格外注意他们不同的数据查看范围，在管理员发生变动时，需要及时做好相应账号权限的开启和关闭。

2.岗位设置与管理人员素质。对于独立学院而言，因为体量不大，对档案管理实行专人专管，从工作量上考虑确实不太现实。这也造成学院对档案工作不够重视，认为档案与学院的发展关系不大。同时，因为管理人员为兼职，另有其他本职工作，所以也造成了其在档案管理方面的专业水平不高。另一方面，因为并非专人管理，即使引入了先进的档案管理系统，也很难保证其一直处于运转中，最后查找纸质档案还是依赖人工查找。另外，部分独立学院将纸质档案托管于外部机构或者母体学校，虽然减轻很大的工作量，但查阅时非常不方便。

经过多方面考虑，解决方案主要有两种：第一，如果选择档案托管，则需要大力提升档案数字化进程，将重要档案信息录入人事信息管理系统，以解决查询困难的问题；第二，如果自行管理档案，则需要设立专人专岗，如确实有困难，则至少要对相关负责人员进行定期培训，以保证管理质量，同时，学院层面也需要对档案管理重视起来，在培训与资金方面给予相关支持。总而言之，要提高档案管理水平与档案利用效率，最终还是要自力更生，从自身素质抓起。

3.档案资料收集与部门协作。鉴于独立学院一般没有专人专岗管理档案材料，所以在人事信息收集方面也存在着较多问题。

首先，对独立学院自行管理档案的情况进行分析。如上面所述，自行管理档案时，管理人员多为兼职，没有经过系统培训。尤其是在审核新进人员人事档案材料时，容易出现失误，例如：不能及时发现材料不完整并提醒对方进行补全。档案材料的归类排序是一项细节问题非常多、非常烦琐的工作，对管理人员的经验要求较高，不熟悉人事材料的人员在分类排序时会遇到很多问题，甚至无法判断档案材料的真实性，这都会造成纸质档案材料收集和整理不合规范，为后续进行信息数字化建设埋下隐患。而将档案托管的独立学院，虽然避免了人员专业性低的窘境，但对方是否能够重视和尽责完成工作，也很难保证。同时，因为档案材料不在学院内，也给造成了档案转递、纸质材料数字化较为麻烦的问题，新产生的档案材料也很难能得到及时的归档整理，只能间隔固定时间进行统一归档，不能随时归档又可能造成材料遗漏等新问题。

最后，党员档案材料作为档案材料中非常特殊的部分，其收集整理要求也更高，需要党政相关部门、教职工所在党支部共同协助，转正还需要将材料递交上级党委审批。党员材料形成时间跨度较长，档案需要转交数个部门或机构，如果档案管理人员在收集时没有立刻审核，很有可能产生遗漏，即使后续可以补全材料，手续也十分烦琐。

综上，档案材料收集需要遵守系统性、原始性、真实性原则，这些原则对管理人员专业性提出较高要求，纸质档案作为人事信息数字化的第一步，显得格外重要。独立学院尤其需要重视纸质档案材料的收集，如果自行保管档案材料，则需要提升管理人员的专业水平。如果托管档案，也要尽可能让自有教职工参与到档案收集工作中，以保证和监督工作质量。对于党员材料，则需要各部门相互配合，保证材料完整。

四、新时代独立学院人事档案信息管理思路

1.树立正确观念，重视档案建设。无论是学院还是工作人员，都应该承认人事档案信息在高校管理工作中的重要性，树立正确的观念，重视学院档案建设，以端正的态度面对工作。学院需要对管理人员的专业素养做出一定要求，并对其进行培训和考核。人事档案信息的收集整理琐碎复杂，因此，作为档案管理人员，不仅要工作态度端正、专业水平过硬、执行能力要高，还要有细心、耐心、恒心，才能更好地完成任务。

2.完善管理体系，健全管理制度。档案与人事信息管理，不仅需要管理人员认真负责，学院层面上，首先要明确相关岗位的工作职责，还需要建立明确的制度和管理体系，能够对具体工作进行指导，有据可依、有章可循，才能保证工作程序规范，避免出现违规操作。在党员档案、干部任免等方面，还需各部门相互协作才能及时有效地对新形成的材料进行归档。

3.加强数字化建设，更新管理模式。在信息化时代背景下，人事信息管理模式也要顺应潮流发展。以前管理人员只需要对纸质档案进行整理分类，这种旧式的管理模式虽然有优点，但工作效率较低，已不适应新时代人事信息管理和利用的要求，所以，管理模式的调整是顺应时代和工作要求的必然选择，档案材料的数字化更是大势所趋。人事档案信息的管理需要借助数字化手段，这不仅仅是将纸质档案信息审核后输入电脑，还需要建设和利用有针对性的信息系统和数据库，在保证信息准确性的同时，将每位教职工的信息纳入规范的数据报表，提升人事信息管理工作的质量和效率，尽快实现管理模式从纸质化到数字化的更新换代。

五、结语

作为高校人事工作中重要的一环，档案信息管理工作仍存在不足，独立学院因正处于转设时期，与母体学校关系若即若离，纸质档案经常托管，也很难设立专人专岗来负责档案管理工作，可谓存在自己特殊的困境。考虑到新时代对人事档案的管理模式提出的新要求，独立学院首先要重视人事档案信息化，在管理过程中需要尽量做到自主化、数字化、体系化，并结合实际发展情况进行必要的投入，才能更好地推动学院管理工作数字化进程，提升档案管理人员素质和工作效率，提高为全校教职工服务的质量。

参考文献：

[1]朱华炳，郭 萍.新时期高校人事工作的“五个转變”[J].管理观察，2020

[2]韩卓泉.大数据环境下高校档案管理新探索[J].兰台内外，2020

[3]张 超.加强档案材料的收集整理[J].兰台内外，2020

（作者单位：南京师范大学中北学院）