档案收集整理工作的重要意义研究

文/山东省菏泽市巨野县卫生健康局 张黎英

一、档案收集整理工作的内容与意义

（一）档案收集整理工作的内容。档案收集整理工作就是按照党和国家的相关规定与要求，通过科学合理的方法来接收分散在各个机关或是个人手中的各类档案文件，集中整理到各自相关的档案部门以及各级各类的档案馆中实行统一的管理。档案收集整理工作的内容主要有以下三点：第一，机关档案室要负责本单位所需要归档文件的相关接收与收集工作。第二，档案机关对现有机关具备长期有效的保存档案的工作职责。第三，档案馆需要将分散在社会中各个时期的档案进行接收整理。

（二）档案收集整理工作的重要意义。档案收集整理工作是整个档案管理工作中极为重要的一环，同时也是档案管理工作开展的基础，完善的档案收集整理工作能够为后续的工作提供有效的资料内容，在档案管理工作开展过程中有着承上启下的作用，因此做好档案收集整理工作是非常重要的。首先，档案收集整理工作是档案管理工作的起点，作为档案管理工作内其他环节的基础，没有档案收集管理工作就无法完成其他环节的工作。因此，档案收集整理得是否齐全，直接影响到档案管理工作其他环节的顺利进行，更是直接影响着社会各层面对相关档案的利用效率。其次，档案收集整理工作是档案馆或者档案室贯彻集中统一、分级管理的重要措施，各地区各机关的档案作为工作的重要依据，国家规定必须对各类档案以及文件的载体进行归档，各单位之间不能对档案进行分散保存，任何个人也不能将档案占为己有。因此，必须通过合理合法的档案收集整理工作，将档案集中到各个机关的档案室或者档案馆中，形成统一的档案信息管理，并对档案实行集中统一、分级分专业的科学性管理。再次，档案收集整理工作是决定档案管理工作存在与发展的重要条件，档案收集整理数量的多少与档案工作的规模大小有着直接的关系，而档案收集整理工作的整体质量也决定着档案管理工作的整体水平，只有将收集与整理档案工作做好，才能有效地开展鉴定、保管等一系列后续工作，档案管理工作才能够存在并发展。最后，档案的收集整理工作是衡量档案馆或者档案室整体工作质量的重要标准，也是档案馆或档案室获得档案的方式之一，而收集与整理工作的开展效果决定着档案馆或者档案室内部档案数量的多少以及工作质量的高低，只有具备数量丰富的档案，档案馆或者档案室才能够更好地发挥出档案的积极作用，体现档案馆的整体工作水平和工作质量。

二、档案收集整理工作存在的问题

（一）缺乏完善的工作制度。随着我国社会经济的迅速发展，市场的整体发展状况也发生了巨大的变化，部分事业单位以及相关部门已经建立了相应的档案管理制度。但是，由于部分档案管理部门对于档案管理制度缺乏学习了解，所以在实际的建设过程中存在着一些问题，需要进一步的完善与优化。例如，各个事业单位都会产生大量的文件与相关的影像、音频、图片等内容，甚至还有很多事业单位需要储存的实体物件、相关设备等等，这些都在档案收集整理工作的范畴之内，但是有一部分资料并没有经过档案收集整理人员的区分就随意摆放，这直接影响了档案收集整理工作的后续开展。档案在收集整理的过程中并没有按照相关的归类标准来进行整理，甚至部分事业单位并没有将同一个事件内所包含的资料放在同一个地方，部分需要进行归档的档案并没有进行整理，不需要进行归档的档案反而被整理归档。档案收集整理工作是一项长期并且有计划，有步骤的工作，而部分基层卫生医疗机构的档案管理缺乏一系列规范性的制度，基本是每个科室单独管理自己的档案和文件资料，管理的质量和水平参差不齐，因各科室工作人员的个人工作态度、文化水平、工作能力等综合素质有较大差别，导致对档案资料的收集、归档管理有疏漏，很多工作的相关资料出现了缺失，阻碍了档案管理工作的顺利开展。

（二）档案工作的重视度不高。部分事业单位的档案管理人员的整体工作效率亟须提高，其主要表现：一方面，是对档案管理工作的不重视；另一方面，是对档案管理人员的不重视。对于负责档案收集管理的工作人员来说，积极性和主动性直接影响着档案管理工作的整体质量水平，而部分档案管理人员对这份工作的认知不够，工作积极主动性不高。部分档案管理人员由于工作得不到上级领导以及负责人员的重视，认为提高工作质量和工作效率意义不大，逐渐变得消极懈怠，导致档案管理部门长期处于放任自流的状态。单位领导对档案工作的态度也影响了档案管理工作人员的心态，消极的工作态度严重影响了档案收集整理工作的正常推进与发展。特别是对于卫生部门的部分档案，历史久远，对未来工作的有序开展参考价值与意义重大，而因为单位对于档案工作的不重视，造成档案管理工作松懈，导致档案资料的遗漏丢失等情况出现，对单位今后工作的正常开展必将造成不可估量和难以补救的损失与影响。

（三）档案数字化程度不高。档案收集整理工作开展过程中，部分单位往往整体的工作内容比较单一，缺乏创造性。要想确保档案收集整理工作的灵活性，应随着时代的发展变化，具备变通的思维。如果只按照传统的千篇一律的规则来进行档案管理工作，就会导致工作的质量滞后于时代的发展要求，难以满足工作发展需要，档案管理水平也难以有效提高。为此，档案管理人员在开展档案收集整理工作时，应该针对不同的问题，选择不同的解决方案来进行解决。随着我国科技信息技术的飞速发展，无论是计算机技术还是互联网技术，档案信息资料种类和数量的迅速增长，都在一定程度上增加了档案收集整理工作的工作量与工作难度。信息化时代背景下，档案收集整理工作在开展过程中所需要管理的不只是纸质的档案文件资料，还包括各类电子档案信息。现代信息技术的应用方便了档案的查询，能够便捷地完成相关文献的编纂、检索等。然而，目前部分档案管理人员的年龄偏大，在思想上比较保守，学习行动力不强，单位在档案数字化建设方面重视与投入程度也不够，对档案管理人员缺少相关职业学习与培训。因此，档案管理人员对电子档案文件整理与收集工作生疏，整体工作效率比较低，这也是导致部分单位在开展档案收集整理工作时的效果不理想，无法提高档案管理工作的效率。

三、档案收集整理工作的措施与创新

（一）提高档案收集整理人员的工作意识。档案收集整理工作的科学有序开展，能够在一定程度上帮助档案管理工作人员提高档案收集整理工作意识。部分档案收集管理人员对于档案管理工作的认知，还停留在传统的管理层面，认为档案管理工作只是对于一些文件信息的储存，这种狭隘不科学的工作认知，严重阻碍了档案收集整理工作的科学发展，更是无法提升档案数据管理工作的整体质量水平。档案管理工作中所涉及的信息范围比较大，内容比较复杂，尤其是在人事部门的档案管理中，主要包括了业务类型以及人事信息，这些资料的收集与整理是档案管理工作的重中之重。提升档案管理人员的收集整理意识，对工作的开展有促进作用，能够有效改变档案管理工作不全面的问题，同时还能够控制档案收集整理工作的各处细节，合理处理档案管理工作中的每一项内容。只有不断贯彻执行正确的工作理念，才能确保每一个档案管理人员都能够明确档案收集工作的重要性。档案管理人员只有充分领会到工作的重要性，才能科学合理地开展工作，避免因为工作懈怠消极而出现档案收集整理失误的情况。

（二）促进档案收集管理工作的信息化发展。档案收集管理人员在开展工作时要积极将各类科技信息技术融入其中，促进档案收集整理工作的开展，同时也为档案管理工作的开展奠定基础。在档案收集整理工作中包含了很多信息化技术，例如对于档案信息的归类、跟踪等等，这些技术的使用能高效推进档案管理工作的开展，特别是在人事档案资料的相关整理和查阅过程中，可以通过扫描仪或者计算机等信息设备与先进的信息化技术的结合，为档案信息化建设创造有利的条件。而信息化的发展对于档案收集整理工作的开展有着非常重要的影响，不仅能够有效确保档案收集整理工作的准确性，优化档案收集整理工作的内容，提高档案收集整理工作人员的综合素质和专业水平，同时促使其树立正确的档案收集管理工作态度，提高档案管理人员的职业素养与工作能力，提高档案收集整理工作的效率。

（三）定期排查档案管理工作中存在的问题。档案收集整理工作的开展需要完善的法律制度的支持，同时还需要对档案收集整理的相关类别进行验证，在工作开展过程中积极引入信息化技术。在实际的档案收集整理工作开展过程中，需要对档案资料进行收集与处理，还要将重复的档案资料进行整合，及时发现档案资料中存在的问题，并第一时间进行解决，为档案管理工作的后续开展排除隐患。除此之外，还要不断地更新档案收集整理资料，定期对档案资料的真实性和完整性进行检验，为后续档案管理工作各个环节的开展奠定基础。2020年，我局参与归档清理全县卫生健康系统人事档案383件，纪检监察案卷203件，整理文件资料10667件（含当年度文件179件）。档案数字化管理录入整理疫情防控文件878件，健康扶贫文件910件，所有档案文件全部列出目录索引、按照永久、定期10年、定期30年分类、装盒、入柜，做到整齐规范、排列有序，便于查询核对。对医疗机构人事档案、纪检监察案卷不定期进行质量检查，对不符合要求的案卷进行整理、订正。2021年度共排查档案、案卷690件，查找问题43例（其中异地高考14例，党员材料缺失6例，年龄不一致8例，年度考核表缺失13例，证明材料缺失2例）。

在传统档案收集管理工作过程中，人工的方式来进行处理，容易受到各方面因素的影响而出现错误，对后续档案管理工作的开展造成影响，而科技信息技术的应用能够有效解决这方面的问题，使档案收集整理工作得到完善，增加了档案信息整理工作的准确性，同时还确保了档案资料内部信息的及时更新。新时代，档案管理部门提高了对档案收集整理的重视度和关注度，同时还调整了档案管理工作系统，提高了档案信息的整体准确性和完整性，优化档案管理的整体效率。各机关单位还要加大对档案管理工作人员的培训力度，不断为档案管理人员树立正确的工作意识，并开展专业化的档案收集管理培训，为档案管理工作的开展打造一个专业的团队。

四、结语

综上所述，随着社会的不断变化，市场经济得到迅速发展，各行各业的发展要求也在不断提高，因此通过科学合理的收集与整理档案资料，能够为各事业单位提供强有力的支持与保障。收集整理作为档案管理工作的起点，同时也是各地区档案馆或档案室贯彻集中统一，分级管理原则的重要措施。因此，必须提高对档案收集整理工作的重视，将科技信息技术融入档案收集管理工作中，创新档案收集整理工作的形式，提升档案收集整理工作的整体效率，为档案信息的共享创造合适的条件，同时进一步提高档案收集整理工作的整体质量水平，确保档案管理工作能够更好地服务时代发展需要。