医院档案管理数字化发展面临的问题及对策探讨

文/吉林省四平市铁东区石岭镇中心卫生院 张福生

医院档案记录了较多重要信息，例如医院在不同时期的重大决策、病理信息、研究开发等各种关键性内容，与医院日后的发展有着至关重要的作用。但由于档案管理工作具有一定的复杂性，所包含的范围较广，在实际管理中具有一定的难度。为了确保医院档案管理工作能够更加高效、安全，医院可引入互联网数字化管理技术，结合档案管理方案，提高档案管理的质量水平。

一、医院档案管理数字化的意义

医院档案由于具有较大的信息量，所涵盖的内容较为广泛，因此对其进行管理所需要的人力、物力、财力较大，档案管理过程中存在因为人为因素所出现的原始材料损坏、资料缺失、信息泄露等因素，且这些因素有时很难避免。以往传统档案主要是通过工作人员分类整理纸质材料，即便有统一的标准与规定，但是由于每个人的理解能力不同，导致资料无法准确分类的情况数不胜数。基于此，为避免档案后期查找过程中的繁琐与困难，减少档案管理人员的工作压力，提升工作效率，医院可通过数字化档案管理进行有效解决。

（一）管理利用更加便捷高效。通过计算机应用使纸类材料转化为数字化信息，进行分类储存。后期在对其进行查找时，可通过计算机对相应内容进行搜索，实现方便、快捷的档案信息利用方式。另外，以往在对档案进行归档储存的过程中，由于需要分类存放，所需要的空间较大，增加了医院的档案管理成本。在以往传统的档案中融入计算机管理后，能够进行数字化转换，可以有效节约存储成本。在人力方面，由于传统档案管理工作量较大，需要多名工作人员共同配合完成工作。而实现档案管理数字化后，工作程序减少，不仅降低了人工操作的工作量，还能够降低档案管理成本，同时提升档案管理水平与效率。

（二）档案载体更为丰富。在医院对档案进行管理的过程中，应用互联网技术使医院的档案管理形式更加丰富。在以往管理档案时，其主要方式是通过文字进行档案管理，也是档案管理的唯一途径。但是在数字化背景下，医院档案管理不再被文字记录所限制，能够通过对画面、声音等相关内容进行记录，促使医院工作人员在实际操作中使档案信息更加丰富。

二、医院档案管理数字化发展面临的问题

（一）纸张储存与信息储存方式并存。大部分医院在对档案实施数字化管理过程中，仍然会保存、整合纸质版文件并将其进行归档。因此，纸张储存方式和信息储存方式共同存在。此种管理模式不仅使档案管理人员的工作量加大，还对医院档案数字化管理造成了一定的约束，也会不断增加医院的运营成本。

（二）缺乏科学的管理体系。目前，部分医院在对档案进行管理的过程中，缺少切实有效的管理制度，造成较多阻碍与问题。在具体工作中，医院对档案管理工作重心主要放在了保存档案中，忽略了档案的价值利用。只有制定与执行科学、规范的档案管理秩序，才能不断促进医院整体工作的高质量、高效率发展。

（三）医院的设备有待更新。当前部分医院缺少对硬件设备和软件设备的资金投入，因此导致医院档案管理的相关设备技术仍然较为落后，不利于医院档案管理工作的开展与持续发展。医院在档案管理工作方面重视度不够，未意识到档案工作的重要性，因此对于互联网设备以及软件的更新工作投入不够。医院需要引入具备专业性、现代化的技术与设备，从而提升医院档案管理数字化的发展进程，为其提供良好的保障。

三、医院档案管理数字化发展的应对策略

（一）加强各部门交流合作。为了促进医院档案管理的数字化进程，医院需要对相关领域进行深入分析，并对相关领域之间存在的信息加强交流，提升医院档案数字化管理效率，推动其稳定发展。基于此，需要根据实际情况，在信息查询接口程序中增添档案资料查询功能，提升档案资料查询的便利性与快捷性。同时，将档案资料管理系统充分结合医院其他各项系统，主要包括财务系统、办公自动化系统以及教研管理系统等，不断优化此种管理模式，使各个部门的数据、信息能够得到快速的收集与整合，不断完善医院自身的数据库。除此以外，需要注重增加各个部门之间的交流与沟通，促进工作衔接与配合，同时对信息储存、纸张存储方式进行科学处理。另外，医院管理人员需要根据具体情况，以确保档案资料处于安全的基础上与其他领域管理人员进行合作、交流，保证在纸张存储、信息存储这两种不同的资料管理方式下，实现一定的共享性与非重叠性，确保医院档案管理工作能够顺利开展。

（二）加强档案管理队伍建设。在医院档案管理工作过程中，档案管理人员作为此项工作中的核心部分，能够保证医院档案管理工作的长期、稳定发展。在数字化进程的推动下，对医院管理人员提出了更高的要求，相关人员需要具备较强的综合素质与专业的工作能力。为了满足当前医院档案管理工作的需求，需要不断加强档案管理人员的自身专业能力。同时，医院需要定期组织相关人员开展培训，认真学习档案管理知识，促进档案管理工作的顺利开展。在此基础上，要积极引进高素质的优秀复合型人才，加强档案管理队伍的建设，提升医院档案管理的效率与质量水平。

（三）健全档案管理制度。在科学技术的快速发展下，实现医院档案管理数字化，能够提高医院档案管理人员的工作效率。医院需提升档案管理人员的管理意识，并对档案管理工作做好广泛的宣传，确保各个部门能够与档案管理部门进行良好的配合，有效完成档案管理工作，做好档案信息服务，为病人提供良好的就医环境。因此，医院档案管理人员需要针对档案管理工作建立合理的制度体系，构建相应的数据库，能够充分结合现代信息技术促进医院档案管理工作朝着现代化管理的模式发展。

（四）完善信息安全维护工作。在大数据时代背景下，大部分医院广泛应用互联网技术管理档案信息，档案信息通过相关的软件集中传输到数据库当中，此种方式便利、快捷，实际操作也十分简单，但是互联网技术也存在着网络环境安全隐患问题。正因如此，应当更加注重档案管理程序的安全与维护，通过有效的网络安全系统保护档案信息资料，提高档案的安全性。医院的档案需要通过专门的人员做好备份工作，同时通过后台的安全维护使档案管理工作不被网络威胁因素所影响。互联网技术发展迅速，档案管理方式与以往传统的管理方式有很大区别，主要环节则是对数据、信息的保护，需要通过专门的档案管理部门更好地维护、保管相关资料信息。目前网络环境复杂，安全漏洞多，网络系统安全维护人员必须通过有效的方式保护数据安全，同时做好后台维护，及时对档案数据进行保存，减少不稳定的安全因素影响，降低威胁，避免发生数据被篡改、删减、泄露等严重问题，确保医院的信息安全可靠。

（五）全面建设医院档案智慧管理格局。随着信息技术的应用领域逐渐扩大，信息网络技术为现代社会生活带来巨大变革和变化。卫生医疗机构为适应时代发展要求，将数字化管理系统引入医院档案管理中，改变了以往落后的档案管理工作模式，建设了智慧档案信息化管理模式，以此全面提升医院档案数字化管理服务水平。但是依然有部分医院没有意识到信息技术和网络技术当前的应用价值，没有认识到信息化管理对提升档案管理工作水平的重要性。因此，部分医院信息化技术应用意识不强，档案管理水平停滞不前，导致海量数据无法得到及时有效的利用，长期处于“沉睡”状态，严重影响卫生健康系统业务管理工作的开展。除此之外，也直接影响了档案管理工作对于单位未来决策方面的辅助效果，导致档案管理工作逐渐趋于边缘化。因此全面建设档案信息智慧管理格局势在必行。首先，加强卫生健康系统档案管理信息化建设，包括档案管理系统、智能分类系统、网络安全系统，同时还需要投入必要的资金，购置数字化设备，包括计算机打印机、扫描仪以及录像机等。其次，积极采用大数据、云计算等先进的计算机技术建立完善的档案数据网络系统，打破传统档案管理“信息孤岛”的状态，形成基于单位全面系统的数据资源地，促使档案可以跨组织、跨部门、跨系统地管理，真正实现全生命周期的档案管控，实现信息资源实时共享的目的，提高档案资源管理的效率，实现利用价值的最大化。

2019年，突如其来的疫情给医疗机构的工作带来了严重的困难，在完成单位日常的工作之外，作为一名基层卫生医疗机构的档案管理人员，还要完成疫情防控的相关档案管理工作。虽然疫情给我们带来了繁重的工作任务，但在地区疫情大数据的档案信息整理工作中，我们又对档案工作提高了认识，深刻体会到档案工作的重要性。

2020年7月，笔者参加了区档案局举办的全区档案人员为期15天的培训会，并参与全区档案系统的电子档案制作，受到档案系统的一致好评。我们“以干代培”，将1988～1991年之间的3500余份老旧区委各部门纸质档案进行整理、分类、造册、扫描，全部将老旧易碎、不易保存的纸质档案录入电子档案系统实行无纸化管理。以往传统的纸质档案经过长时间的存放，出现了易碎、老化、模糊不清的问题，数字化管理彻底解决了这一难题，而且电子档案的查阅速度和准确性大大提高，提升了档案工作人员的办公效率。

四、结语

综上所述，随着互联网信息技术的不断发展与提高，在医院档案管理过程中，通过应用互联网信息技术，能够更好地丰富档案管理形式，减轻档案工作人员负担，使得档案管理工作更为便捷，从而满足当前医院的发展。对此，医院档案管理工作人员必须不断提高自身的实践能力以及综合素质，促进医院档案信息化管理工作。通过科学、合理地应用互联网技术，有效提升档案管理工作的效率与质量，使医院档案在实际管理过程中更加安全、可靠，从而更好地实现医院的发展目标。