浅析OA办公系统中的发文管理——以河南省疾病预防控制中心为例

文/河南省疾病预防控制中心 孔帅蕾 任华 马称 苏佳 郭大城

随着互联网技术的飞速发展以及疾病预防控制（以下简称“疾控”）业务量的不断增加，办公自动化（OA）系统已普遍应用于疾控机构。疾控中心的职责决定了其发文具有较强的专业性、指导性、科学性，与政府机关相比，具有专业性强、篇幅长、术语多、附件多等特点。而省级疾控中心具有串联中国疾控中心和市、县两级疾控中心的桥梁和纽带作用。2020年突如其来的新冠肺炎疫情，河南省疾控中心紧紧围绕新冠疫情防控开展工作，OA系统共发文505份，其与新冠疫情相关126份，占比达到24.95%，这使得中心OA系统的优势得到了充分的利用，但也暴露了一些问题。

一、中心OA系统发文管理现状

中心OA系统自上线运行以来，公文运转质量及效率逐步得到提高，办公成本有效降低，实现了发文管理的信息化、规范化、现代化，电子公文的优越性逐渐显现出来。

中心发文主送机关对上多为中国疾控中心、河南省卫生健康委，对下一般为各省辖、济源示范区、省直管县（市）疾控中心（结核病防治所、健康教育所）、中心各部门。送至河南省卫生健康委的文件，由拟稿人或相关工作人员报送纸质公文；报至中国疾控中心的，则通过中心行政办公室，由专人（档案管理员）专机（专门的计算机）专系统（中国疾控收发文系统）上报。下发至各地市相关机构或中心各部门的公文，可在OA系统直接分发，十分高效便捷。在OA系统的发文均为非涉密文件，涉密文件则由专人（机要员）专机（涉密计算机）处理，以杜绝泄密事故的发生。

二、中心OA系统发文管理的优势

（一）流程清晰，增强公文管理规范性。拟稿人在OA系统发文管理板块中的发文拟稿以发起流程，整个流程为开始→部门审批→处所审批→核稿人→办公室核稿人签字→办公室主任审批→若需其他处所会签，则为处所长会签；否则中心主管领导审签→办公室流转→中心领导签发→办公室流转（添加发文字号）→清稿人→文印室套红→公章管理人→拟稿人分发→结束。2020年新冠疫情期间，中心紧急发文骤增，然而紧急与非紧急公文在OA系统的待办栏无形式上的区别，当发文量及待办事项较多的情况下，还需拟稿人逐个催办，极大影响效率。笔者提出在发文管理标签页的最上一栏设置紧急程度，拟稿人可选择是否紧急，若不选择，则该流程标题在流转过程中全程为黑色；若选择紧急，则为红色标题，且标有“紧急”二字，在OA待办栏中非常醒目，达到及时督办的目的。

（二）全程跟踪，及时提醒，提高办公效率。拟稿人发起流程后，含拟稿人在内以及与整个流程相关的办公人员均可在OA系统中的已办模块进行全程追踪，包括流程标题、发起时间、完成时间、发起人、当前任务、当前处理人、流程状态等，即时查阅到公文的流转状态，以便于及时催办。在当前处理人完成工作提交时，OA系统均通过手机短信第一时间提醒下步处理人有待办任务，短信提醒格式为“【河南疾控】：xxx（上步处理人姓名）：xxx（发文标题）”，若为紧急公文，则在短信开头标有“紧急”二字。上述两个功能的运用，均显著提高了协同办公效率。

（三）实行双核稿和清稿人制度，提高发文质量。为保证发文质量，中心实行双核稿和清稿人制度，双核稿即先后两人梯次核稿，分别为文秘科工作人员和主管文秘工作的办公室副主任，核稿人需要从行文方式、政策法规、内容、文字等角度做好发文审核工作。中心发文常见错误如缺少落款日期、使用口语化语言、文种使用不当、有错别字、标点符号误用等。在中心领导签发后，由清稿人对整个文件再次核对，确保高质量发文。

（四）保留痕迹，实现高效检索，增强责任意识。中心OA系统的发文管理默认修订模式，不同处理人的修改痕迹按照不同的颜色、字体显示，并显示出修改者、修改内容、修改时间。该流程的相关人员可直接查看各处理人对文档所做的修改痕迹，逐步提高公文写作水平。按照中心发文管理制度，对拟制公文出现差错的工作人员实行问责制度。若出现差错，可通过查看修改痕迹的方式，快速查到出错环节及相关责任人，有利于增强责任意识，从严把关。中心所有发文在相关工作人员的OA系统中，均可快速高效检索到相关信息。

（五）对接移动和电脑终端，实现远程办公。中心工作人员使用智能手机在中心办公平台登录界面扫描下载APP“河南疾控OA”登录该系统直接提交该流程，或在家用电脑下载和安装SV独立客户端登录该系统进行公文修改审核，打破空间和时间的限制，实现远程办公，为快捷、高效处理公文提供极大方便。

（六）加盖电子签章，确保公文的唯一合法性和安全性。《中华人民共和国电子签名法》第十四条规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”文印室套红结束提交至公章管理人，由公章管理人在落款处加盖电子签章，加盖后，无法对公文进行任何修改，既避免了电子印章被修改，同时也避免公文内容被篡改，保证了公文的唯一合法性和安全性。电子签章由专人负责，只可在指定办公电脑使用，且需插上USB KEY，使用时需输入密码，不可在移动设备和其他电脑及家用电脑使用，有效保障信息安全。

三、中心OA系统中发文管理的不足

（一）“双套制”归档，与无纸化目标相背离。2018年12月24日国家档案局发布《关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》（国家档案局第14号令），将第七条修改为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。”这里的“可以”为非强制性的，故许多机关、企事业单位仍采用“双套制”管理，即电子和纸质并存归档。中心采用“双套制”归档，虽在一定程度上保证归档公文的完整、安全，但是易造成资源浪费，增加成本，这与无纸化办公的目标不相适应。

（二）系统的不兼容和不稳定性，时有故障发生。由于各计算机使用的浏览器不尽相同，在文稿流转的过程中容易出现格式、字体的差异，甚至出现部分内容丢失的情况。且有的浏览器不兼容，出现拟稿人在系统下载已加盖电子签章的公文时，下载的电子公文缺失电子公章的现象。当在系统中处理发文时，有时出现已修改的内容未能及时保存且无法弥补的故障，这在一定程度上降低了工作效率，阻碍了工作的完成。

（三）拟稿人写作水平参差不齐，增加工作量。由于中心工作人员多为卫生专业技术人员，未接受过系统的公文写作培训，且部分人员缺乏一定的经验，拟稿人的写作质量参差不齐，常出现数据、日期、文字、格式、标点符号等方面的问题，甚至有的部门负责人未及时有效审核把关公文质量，使核稿人的工作量增加，不利于工作的有效开展。

四、改进中心发文工作的建议

（一）优化管理，逐渐向“单套制”过渡。在信息化时代，为保证涉密文件的安全，严禁通过公用计算机、电子邮箱存储、传输、处理涉密文件，在此情况下，使用涉密计算机或纸质公文流转成为比较安全可靠的方式。在信息化时代，公文归档的单套制应该指的是非涉密文件、非敏感文件的全面电子化，逐渐摆脱对纸质公文的依赖性，逐步向电子公文的“单套制”过渡，实现无纸化办公。

（二）提供技术保障，简化不合理流程。为了促使OA办公系统发挥积极作用，中心信息部门应加强硬件和软件建设，及时处理解决发文过程中出现的故障问题，以督促检查为手段，堵塞管理漏洞。由于加盖电子签章的公文打印出来公章不清晰，故在文印室套红的步骤已将未加盖公章的公文打印出来，由拟稿人将纸质公文送至公章管理处加盖公章，该流程造成人力、物力的浪费。应通过技术手段，实现加盖公章的电子公文可直接打印，提高效率，节约资源。

（三）加强公文写作及系统使用培训，设置兼职文书管理员。中心应邀请专业人员对工作人员进行公文写作及系统使用等方面的培训，熟悉公文写作格式，掌握公文写作的一般规律和技巧，规范发文流程，提高公文写作水平和质量。核稿人应将工作中遇到的问题进行归类整理，及时反馈给拟稿人，或建立定期通报制度，以避免再次出现类似的问题。各部门应设置兼职文书管理员，对文书进行统一草拟，进一步提高公文质量。

五、结语

河南省疾病预防控制中心OA系统发文管理具有专业性强、指导性强、附件多、篇幅长等特征，呈现出高质、高效、便捷的优越性，使省级疾控中心在应对重大公共卫生事件、处置突发疫情时，能够充分发挥“政府参谋、行业引领和社会指导”作用。同时也要认识到中心OA系统发文管理的不足，多措并举，加强信息安全，提供技术保障，加强公文写作及系统使用培训，增强使用OA系统规范、高效发文的能力，使中心公文管理朝着便捷化、规范化、优质化的目标迈进。