基于人工智能的智慧化档案管理体系的构建与优化

文/潍坊医学院附属医院 张珺

一、概念定义

（一）人工智能。人工智能，即计算机模拟人的思维来进行工作的一种智能化模式，最初是一种构思，直到17世纪研发了高速计算设备之后，才慢慢成为可能。进入20世纪50年代，人工智能技术得到了飞速发展，这受益于大数据的出现和云计算的广泛应用。人工智能发展到今天，慢慢成了一种融合性、交叉性学科，不仅涉及计算机科学领域，在哲学和生理学等领域也掀起了广泛研究热潮。

（二）智慧服务。智慧服务，即以人类智慧为前提，分析个体数据、发挥群体智能，为用户的知识应用与创新提供技术支持的一种服务类型。其概念的提出得益于互联网时代“智慧地球”“智慧城市”等理念的出现。当“智慧城市”理念下的“智慧交通”“智慧医院”等战略规划项目映入眼帘时，“智慧服务”的概念也应运而生。

二、人工智能背景下智慧化档案管理体系的构建过程

智慧化档案管理融合了人工智能技术和智慧服务理念，目的是提供以人工智能技术为基础的管理思维，将传统的档案服务模式升级为智能化服务模式，保留档案索引与借阅、资源整合与共享、用户信息与数据、知识图谱与虚拟空间服务等功能，属于智慧化知识型服务模式。主要构建过程如下：

（一）构建基础设施层。基础设施是研发新型技术的物质保障，智慧化档案管理体系在构建之初，就需要优先考虑基础设施层的构建问题，主要包括机房设施和软硬件设施两大类。机房中的基础设施较为复杂，首先，是温度和湿度控制设备，并且要满足智能操控的要求，突破时空局限；监控设备也很重要，要对档案管理进行有效监督。其次，还包括实体资料存储设备、库房管理机器人等。软硬件设施同样重要，包含着多样化的网络设备，要确保能够顺利接入政务网、机构内部网，还包括采用了RFID技术或人脸识别技术的感知设备，以及存储基本设备、数字化处理设备、安全保障设备等。上述都是基础设施层得以构建的基本保障。

（二）构建档案资源层。资源和数据是进行档案管理的内容载体，因此，必须构建起全面的、规范的档案资源层。要构建文献资料库，也就是馆藏资源，可分为实体和电子两大类并进行细化管理，比如检索类数据库和专业性数据库以及影像资料数据库等。还要构建业务管理资源，主要包括设备录入数据和人员考核数据，详细的数据有利于对设备工作性能进行评价，以及对人员绩效和薪资的考核等进行统计；此外，计划总结类数据以及楼宇管理数据能够评估工作目标达成与否；办公场所产生的基础费用也需要进行统计；还有用户使用数据，也就是用户在平台上进行注册、浏览、下载、复印等操作时产生的数据；用户共享数据，即用户的一些开放性数据同样重要，这一类数据要注重保护隐私。基于这几类资源，智慧化档案管理体系的档案资源层得以构建起来。

（三）构建技术处理层。技术层的构建至关重要，其主要指在档案管理体系中的人工智能技术，涉及档案的收集、整理、鉴定、检索、存储和服务六大环节。收集环节中，利用智能感知录入设备和智能搜索引擎设备实现数据的收集和记录，如档案智录仪等；整理环节中，利用文本自动识别和信息智能提取等技术手段，通过智能机器人和OCR识别等设备进行数据和资料的分类和归档；鉴定环节中，利用自然语言处理技术等手段进行；检索环节中，智慧化主要体现在自动识别等智慧化技术的应用上，如智能Agent等；存储环节中，利用云盘进行电子存储，当然也包括实体存储；服务环节中，智慧化主要体现在采用人工智能提供精准知识服务的效果上，立足于用户需求，智能分析用户数据、深度挖掘用户喜好得以实现。六个环节的智能化处理，构建起了智慧化档案管理体系的技术处理层。

（四）构建服务应用层。服务应用是构建智慧化档案管理体系的终极目的，直接关系着智慧化档案管理体系的使用效果。主要涉及服务资源多元化、服务空间虚拟化、服务精准智慧化和服务优化自动化四个层面。服务资源多元化主要体现在借助人工智能技术对用户需求进行深度分析，为用户提供相关、递进、因果等关系的多元化信息以及智慧化服务和检索；服务空间虚拟化指依托人工智能技术，为用户提供的服务从线下转到线上，突破了时空局限，提高了信息检索和利用的效率，比如云平台和网上档案馆提供的服务等；服务精准智慧化借助人工智能自动归类和聚焦的优势，凭借语义关系挖掘等技术对用户需求进行精准分析，实现了定制兴趣知识图谱、需求自动推荐等服务；服务优化自动化是对用户所需信息进行过滤筛选，结合使用反馈进一步优化服务品质的过程，也是通过人工智能的精准算法实现的。四个层面环环相扣，共同构建服务应用层和提升服务质量。

三、档案管理智慧化服务体系的优化措施

（一）完善伦理制度建设。要想完善人工智能技术，构建合理档案智慧服务体系，就必须从解决道德伦理问题的层面入手，其中最核心的步骤是加强立法，明确利益划分。2017年，《新一代人工智能发展规划》由国务院发布，提出了人工智能伦理规范，要求智慧体系的建设必须遵循三步走战略指导思想，从伦理规范的角度出发，完善法律法规建设，有针对性地解决人工智能技术的不足，避免出现责任意识不明、主体规范不到位等问题。同时，加强法律法规等制度建设，有效保护公众利益。除强化制度建设外，还要加强监督、管控和引导，政府主体部门可出台相关举措，加强对技术采用机构运营行为的监管，增强安全性能评估，净化人工智能平台网络环境。同时技术应用部门还应时刻关注服务动态，就发现的问题提前做出详细预案，在行业内部制定统一的技术标准，加强应用程序的规范使用，使其符合人工智能伦理道德的要求。同时完善其他制度建设，如用户隐私安全保护制度、网络安全维护定期排查制度、用户文明用网制度等，共同构建稳健的伦理制度基础，促进智慧化管理体系的顺利实施，营造良好的舆论氛围。

（二）优化数据标准体系。该措施可解决档案智慧化服务中的数据壁垒问题，以实现数据资源最大程度上的开放和共享，避免数据标准和规范不统一的问题，减少各部门和不同机构间资源分享不均的现象，尤其是解决数据壁垒或数据“孤岛”等问题，促进资源的有效利用。建立统一的大型智慧服务平台，对档案资源的跨区域、跨学科广泛应用有着重要意义。我国2019年启动的“互联网信息战略保存项目”目的是在全国范围内构建一个标准统一的互联网信息采集与资源保存体系，取得了不错的成绩。数据标准体系的优化，不仅能够规范业务行为，促进交流沟通和数据共享，提高数据资源利用率，还能为用户提供更为全面、精准和高效的服务，提升智慧化资源管理体系的服务水平，保证良好的服务体验感。除建立标准统一的平台外，还要提升技术手段，促进技术革新，实现用户的统一管理，以技术手段提升数据质量，强化区域间的信息共享和部门间的业务协同。具体来说，可以统一思想、协同安排、建设代码三措并举，为档案管理提供统一的数据元和数据代码，提升信息的跨区域搜集和跨学科整合效率，提升服务体验和服务质量。

（三）推动技术创新发展。技术层面的创新主要还是从推动人工智能技术的自身发展入手，虽然短时期内无法改变人工智能现有的局限性和有效突破技术瓶颈，但可以通过时刻关注人工智能技术发展动态和加强与人工智能技术研发项目的沟通和合作来获得最新的数据资料，将精力用在人工智能与档案服务的深度融合机制研发上以完善和创新人机互动模式，不断优化人工智能技术在档案服务中的应用，提前预测和采取相应行动，节省智慧化档案管理服务体系的构建成本，推动技术层面的创新发展，还可以从强化网络信息安全维护技术入手。比如完善网络安全漏洞监测技术，通过加强人员培训、实时监督和用户的安全教育等辅助措施来提高对网络风险预测与管控的重视程度，有效规避安全风险，提高系统安全水平。技术研发是保障智慧化管理服务体系构建和实施的根本力量，推动技术的创新发展在大数据时代背景下显得更加紧迫和重要。

四、依托社交媒体，拓宽档案智慧服务方式

（一）引入移动互联网，改善档案服务质量。档案管理可引入互联网技术，为人们提供优质的服务。例如：设计科学化的小程序，与微信服务相结合，实现信息交互性的改善。据不完全统计，微信程序覆盖了95%以上的手机用户，有着极高的活跃度，覆盖的国家和地区达到200多个。微信公众号的数量达到900万个，每季度的支付金融超过了4亿元。由此可见，微信平台已经与人们的生活相融合，要想改善智慧化档案管理效率，需要设计以微信为核心的服务平台，提升档案管理的服务质量。再如，微博同样有着庞大的客户群，其在用户互动上表现出了显著的优势。在微博的协助下，智慧化档案管理将更加便捷，可以有效挖掘海量档案资源的潜在信息，做好信息类型的管理，即文本、图片、视频等。与微信不同的是，微博并不能直接面对面交流，但却实现了信息的实时共享，为档案资源的传输和查阅带来了便捷，促进了高校档案资源的学术交流。正是由于移动互联网的融入，才使得智慧化档案管理质量不断提升，用户可用手机进行档案资源的接收，及时将意见进行反馈，改善了档案管理效率。

（二）重视“互动多媒体技术”的研究，拓展档案展览方式。智慧化档案体系建设中，需要结合多媒体技术，重视用户与多媒体间的互动，通过绚丽的色彩和视频去吸引用户，培养其学习精神。受档案资源形式的约束，其展览方式以实物为主，随着多媒体技术的融入，纸质档案逐渐向电子档案形式转变，此时，用户可在网络环境中查阅档案资源，其展览方式也发生了巨大的变化。面对科技的发展，智慧化档案展览过程更加多样化，以动态展示加深了用户的认知。

（三）汇集档案资源，开发对应的APP软件。APP即我们所谓的应用程序，在移动设备中较为常见。智慧化档案实现了海量档案资源的汇集，而APP是档案信息传播的重要途径，满足用户的档案资源查找和阅读需求。我国重视档案管理APP的研究，在辽宁省档案局中推行了安卓系统的APP项目，用户在手机端就可以查阅档案信息，进行相关业务的办理，为高校的教学和学生的学习带来了便捷。