OA系统在高职院校档案管理中的运用

文/江苏省淮安市高级职业技术学校 李薇薇

OA办公自动化运用于档案管理，能帮助高职院校提高档案管理效率，在最大限度展示档案原始面貌的前提下，为师生提供更为全面的档案文献资料。在此基础上，师生能快速查阅相关资料，能事先了解档案资料有无并能从相应的内容中获取相关信息，从而为查阅档案资料和参考文献提供高效、准确的服务。

一、OA系统在档案管理中的运用可行性评估

（一）实现无纸化办公，是低碳绿色工作方式的转变。OA办公自动化全程是无纸化办公，能通过APP直接为查阅档案者提供相应的资料图片，是一种低碳绿色的工作方式。这种模式运用于档案管理，能减少纸质复印、传输等工作量，不失为一种绿色高效的工作模式与方法。

（二）减少人力、财力等资源消耗，节约成本。OA办公自动化运用于档案管理，不仅能实现单人多元开放化工作格局，还能够使数据的保存具有长期性、稳定性，弥补了传统的纸质档案所带来的浪费，省掉不必要的开支，在极大提升单位管理效益的同时，节约了办公的成本。

（三）最大限度减少工作耗时，提高管理效率。师生对于档案查阅具有一定的时效性要求，在参考类文献运用中，希望获得翔实的资料。特别在毕业前夕，学生对参考文献的需求更是量大面广，一些纸质文献远远不能满足师生的需求。OA办公自动化运用于档案管理，改变了过去依赖人工查阅调档的工作方式，通过自动检索的功能准确查找相应的档案资料，最大限度减少了人为的出错率。

（四）保护外借纸质书籍，减少破损丢失。对于一些珍贵的文献资料，特别是纸质材料的文档，不仅需要额外的保护，更需要免被破坏。OA办公自动化能通过影像拷贝的方式存储相应的资料，结合文字材料的特点进行有针对性的挖掘保护，减少损坏。

二、OA系统在高职院校档案管理中的运用原则

（一）开放性。要为全校师生提供便捷的查阅方式，围绕师生查阅的需要提供具有广泛性、多元化和全程式查阅途径，使师生能根据自己的需求合理选择运用，满足教师教学需求。

（二）便捷性。OA系统在运用的过程中应体现高效快捷的特征，能为师生提供便捷的服务，让师生在操作中能灵活运用，体现其便捷的特点。同时，能让师生在足不出户的情况下查询到更多资料。

（三）全程性。该系统要准确反映出查阅者的借阅时间，特别是对查阅的内容要有全程记录，要有效展现其应有的痕迹，按照师生的要求，为他们提供适合自己的参考文献或者档案资料。同时，能通过数据采集为师生提供相关的数据和研判。

（四）安全性。加强系统保密性以及安全性管理，建立高效的防火墙以及其他安全保密措施，防止外来病毒的侵害。同时，建立完善的审查机制，为师生查阅档案资料提供更为全面、准确的渠道，使得档案资料在传输的过程中不被入侵。

三、OA系统在档案管理中的运用途径

（一）建立庞大的档案数据。现代档案工作发展经历了四个阶段：单机设备、完成单项工作；数据和设备的共享；广域网为传输、处理、存储资料；将语音、图像、音视频等技术更好地运用到办公自动化系统中。这四个阶段，从单纯的纸质媒介储存到借助现代化设备传输，通过数据、文字、声音、图像等多媒体信息来扩充相应的资料。

根据档案特征，从科研发展需求角度建立庞大数据库，需要结合当前的需求来形成相应的模块体系。OA系统在建立相应数据库时，应该广泛收集相应的资料，特别是与科研教学相关的文献资料，形成更为多元、开放的资源。如我校档案管理工作中，通过与国家图书馆以及地方图书馆电子阅读系统相连接的方式，为师生提供更多有价值的可查阅资料的同时，也极大地拓展了师生的阅读视野，为师生研究型工作的开展提供了便利；可利用媒介设备，通过扫描的方式储存相应的图片、文字等信息，并编制相应的序号；还可充分利用校内外资源，组织志愿者、学生开展相关档案收集整理工作，挖掘更多有价值的资料和文献，以建构足够庞大的数据库。在此基础上，图书管理者应将这些数据按照一定的类别进行保存。同时，建立扩容完善机制，对一些珍贵、时效性强的档案资料随时录入，对于一些需要补充的资料应按照周旬月时间分批录入，不断增加档案信息库内容。

（二）建构权责明确的清单。OA办公系统运用于档案管理，需要建立责权明确清单，需要管理者根据查阅档案的要求来建构相关的管理体系。这种体系需要从数据采集、信息甄别、存储资源的分配、使用和管理等方面主动形成相应的智能化供应流程，能方便查阅者在自主查阅中获得更多适合的资料，也为形成相应的责任担当留下痕迹。

建构权责明确的责任清单，要求档案管理者在熟悉档案业务流程的基础上，根据档案的要求找出相应的适合数据。首先，OA办公系统应该为全校师生提供可操作和便捷的服务模块，让不同类型和层次的学生和教师都能够找到自己所需要的档案资料。其次，多为新进学校的学生提供相应的查阅指导，引导他们根据查阅的相关业务积淀相应的知识技能。最后，发挥网络媒体的全方位功能，多给师生提供相应的智能网络新媒体管理技术，通过动态化查阅背景资料找出与之相应的内容，引导师生结合自己的不同需求找到更多的阅读资源。如笔者所在学校，在师生查阅相应的资料中，根据审批的权限，实行了分级保护，对于一些涉密的档案以及文献，要求在规定的时间内为师生提供相应的资料。同时，建立完善相应的负面清单制，适时提醒即将到期、使用不规范、纸质材料超期等问题，让师生能规范运用好资料。通过建构这样的权责明确的清单，不仅能使师生对OA办公系统有更全面的了解，还能够更快完成工作任务，从中找到更多的有效方法。这样的权责能增强师生爱护公共资源的意识，满足其多元化发展需求。

（三）不断完善补充档案。档案的管理工作者需要有与时俱进的管理意识，根据档案管理的要求，随时补充档案资料，从转变管理观念开始，构建一个集档案、图书、情报为一体的档案管理体系。通过建立补充体系来源源不断地给全校师生提供相应的资源，同时，建议全校师生多向学校图书馆提供有价值的情报信息，不断扩充和完善相应资源。

档案管理者在补充档案资料时，应该多运用相应的平台载体，为全校师生提供互动交流展示的机会。档案管理者在完善和修补相应资料的时候，应该以“求真务实”与“聚焦发展”为根本切入点，从相应的资料中积极接受新思想、新媒体、新技术。在补充相关档案中把握好“优先性”与“兼顾性”原则，对于在前沿杂志中刊载的论文以及具有一定时效性的资料，应在第一时间录入；对于学生学籍档案、成绩记录以及各类奖项等档案资料，可开展分批录入。以这样的方式不断完善补充档案，给师生带来更为全面和准确的资料。在补充完善相应资料的时候，一方面，要在档案融合信息管理平台的设置上，建立网络化数字档案融合体系，建议全校师生多提供可阅读、可参考、可查阅的背景资料以及相应的资源信息；另一方面，要活用资源，借助微信公众号、微视频、网站等平台，定期发布档案信息和工作动态，通过线上线下的信息交互，让各种档案资源能主动融入学校的档案管理中。在此基础上，对现存图书、情报、档案管理体系进行改革，加大信息化管理的力度，使档案管理更加专业化、标准化、智能化。

（四）挖掘、抢救珍贵资料。面对一些即将丢失的宝贵资料，档案管理工作者应该发挥群策群力的作用，通过挖掘、抢救的方式来保存好资料。特别在体现学校办学规模和特色的档案资料中，一些珍贵的资料需要予以记录和留存。档案管理工作者要不断挖掘和抢救修复，让资料能永久保存。

管理者可尝试运用OA办公系统的方式来保存相应的资料。运用影像资料开展人物访谈，组成珍贵档案资料编辑小组，撰写纪实报道，为扩大名人的知晓度提供相应的资料。如针对淮安具有地方特色的非物质文化遗产，我校在档案管理过程中通过视频影像保存的方式予以展现，为师生提供相应的查阅学习服务。对于一些数量极少的纸质档案，在开展好保存措施的基础上，加大影像记录，为师生提供可查阅学习的途径和方式。同时，利用好微信、QQ等平台对学校大事记和相应的珍贵档案信息进行整合，形成更为有效的记录保存资源。将学校珍贵资料剪辑成为微视频，以补充文档的不足。将音频、视频文件转化为文本，通过大量的图片材料编撰成为纸质材料，从不同的视角为学生提供更为直观和有趣的档案资料。同时，结合校史馆、各类名人馆，利用全景VR网上展馆的方式来告知师生学校的与众不同之处，激发全校师生的爱校激情，收到了良好的效果。

四、OA系统档案管理中运用的思考

（一）前期数据采集要“广”。高职院校档案资料涉及面广，除了要收集体现本校特色的档案资料外，更应该注重引入国内外最新研究成果的参考文献资料，给全校师生和科研工作者提供相应的档案。对于学生学籍类档案资料，更应注重从开始入校到毕业离校的各种记载，对于需要出具纸质资料的更应该注重细致比对。同时，应考虑相关档案的连续性，留足相应的存储空间为将来采集数据使用。

（二）模式板块建构要“多”。高职院校档案管理OA办公系统注重客户端运用，需要教师和学生通过手机、电脑等设备查阅。因此，应根据查阅的内容，多设置相应的板块，诸如毕业论文类、参考文献类、科研成果类、实验数据类、学籍管理类、学校历史类等，不仅要便于搜索引擎快速查找，还要使师生在实际运用中能灵活操作。通过这些多模块方式来主动收集相应的资料，利于师生在主动运用中形成明确的目标意识，便于其快速完成相应的查阅任务。

（三）管理工作人员要“专”。高职院校档案管理OA办公系统是基于互联网背景下的信息技术运用，在档案管理人员的聘任方面，应该将具有敏锐的档案意识、丰富的信息化专业技能水平作为前提条件，以切实适应未来信息化发展需要。在管理人员的业务培训中要注重突出信息化专业技能素养提升的锻炼，从相应的资料数据采集到提供相关查询阅读服务，都需要专业人员能完全适应各方面的业务流程，真正为全校师生提供高效快捷的服务。

（四）档案资料提供要“快”。OA办公系统的最大特点是便捷高效，能让师生在最短时间内找到适合自己的阅读参考文献或者最新的科研成果。对于一些涉密档案资料，管理人员应严格按照审批的权限选择好要提供的查阅内容，并且注明可否复印摘抄等。根据档案管理的相关要求，档案管理者可利用OA办公系统提供的相应文档，有针对性地摘抄，最大限度满足其查阅需求。

五、结语

大数据视野下的高职院校档案管理越来越受重视，档案管理工作者要运用好OA系统，多借助“互联网+”优势，为师生提供快捷、高效的服务。让档案管理由纸质查询转变为电子查询，对保管好纸质书籍特别是珍贵参考文献起到不可替代的重要作用，为适应未来档案发展提供智能支撑和保障。