城市建设档案数字化管理存在的问题及对策

文/福建省邵武市城市建设档案馆 叶惠

城建档案资料属于社会财富，同时具有极为重要的历史价值与社会意义，因而对其进行管理至关重要。信息化时代以来，信息资源已成为各领域中的核心资源之一，城建档案数字化管理就是将现有的城建档案转换为信息资源予以保管，并形成简便、系统的管理模式。与传统城建档案管理方式相比，数字化档案管理具有不可比拟的优势，是适应时代发展的新潮流与新趋势，更容易被广大群众所认可。

一、新时期加强城市建设档案管理的价值

城市建设档案是城市建设过程中各方面活动的相关资料与记录文件的总合。我国传统的城市建设档案只包括建筑内容，随着城市规模增大以及城市历史文化的不断积淀，城市建设档案涵盖的范围不断延伸，不仅包括传统的建筑档案，还包括建筑、经济、政治、文化等内容。因此，新时期的城市建设档案覆盖面更广，内容更为全面，管理难度也相应增加。

从目前城市建设档案的特征来看，随着档案覆盖面的增大，城市建设档案除了具有传统档案的特征，还呈现出一些新的特点。一是动态性。随着一座城市从无到有、从简单到繁华、从小到大，各个阶段的发展都是日新月异的。因此，城市建设档案呈现出显著的动态性特点。二是类型多样。城市建设档案因为涉及各个学科领域，因此包含多个类型的内容，如建筑特征、制度建设、经济形势、文化发展等等，具有多元化的特点。三是利用价值高。城市建设过程中会牵涉到多种大大小小的决策，这些档案是科学决策的重要依据。

基于以上对新时期城市档案概念和特征的理解，从中归纳出加强城市建设档案工作的价值。一是记录功能。城市建设中的很多合同、文件等，对城市各部门管理与运行具有重要作用。比如，存在城建纠纷的时候，这些档案就能够作为可信的证据，对于维护政府的公信力至关重要。二是参考功能。随着城市建设项目增多，城建档案有助于决策的创新性与前瞻性，为城市发展提供科学依据。三是文化功能。所有城市在持续建设过程中所积累下来的政治、经济、文化、民俗等，最终都会熔铸于城市的文化体系中，城建档案本质上就是城市文化的载体，对其进行良好管理，有利于丰富城市内涵、凸显城市形象，满足新时期城市精神文化建设的需求。

二、数字化对于新时期城建档案管理工作的作用

（一）数字化有利于满足信息时代城市发展的需求。信息时代已然来临，在城市建设档案管理中融入现代数字技术，不仅可以提升档案管理的科技水平，而且有助于档案的及时、准确与完整归档，还能实现原始信息与馆藏量的进一步扩展与丰富。在市场经济背景下，将城市建设档案管理工作划归信息产业予以管理、经营与开发，利用现代信息科技手段创建档案信息，有利于随时随地查询档案数据，从而更好地实现档案资源共享，促进城建档案价值的最大化。

（二）数字化是实现档案异地备份的基本前提。城市建设档案在保障居民生命财产安全、应对突发事件等方面发挥着不容小觑的功能，一旦城市遇到洪水、地震等自然灾害，又或者煤气泄漏等各种紧急事件，城市建设档案资料就可以为对策制定、实施营救等提供关键信息。鉴于部分地区发生自然灾害的频率较高，住建部提出了城市建设档案异地备份的创新思路，即将某地城建档案予以全面数字化加工之后，与地理空间相离较远的另一地区相互备份存放。由此可见，城市建设档案数字化管理势在必行。

（三）数字化是提高档案可用性的关键技术。从宏观领域来看，数字化管理实质上是对传统档案管理模式的进一步发展，传统档案从纸质档案转化为信息化资料，能够大大丰富档案内容的存储方式，并赋予档案信息更多的可用性。比如，信息的存储、检索、查阅的便捷性大大增加，档案流通的速度加快，实现充分共享成为可能。在社会各界对城市建设档案利用需求量增大时，数字化管理有利于实现更开放的服务体系，为广大市民、各机构、企事业单位等提供高质高效的档案资源，增强档案资料的可用性。

三、目前城建档案数字化管理工作存在的不足

（一）缺乏顶层设计，数字化管理体系不健全。将大量纸质档案成功转化为数字化档案，是一项复杂的系统性工程。只有初期做好规划，做足准备，后期工作才能有条不紊地开展。当前，诸多城市在建设数字化档案的过程中并未做好顶层设计与规划，缺乏总目标与总指导。城建档案数字化管理中，服务对象以政府部门、相关机构为主，如设计单位、建筑、施工等。由于数字化管理体系不够完善，导致这些单位的建设水平仍在低位徘徊，特别是一些部门仍以纸质材料作为档案管理的主要手段，对数字化档案的认识不足，数字化档案利用率较低。

（二）基础设施建设乏力，影响数字化管理的推进。城市建设档案数字化管理必须依托网络基础设施改造与空间数据集成设施，打造相应的空间数据库，并逐步形成应用服务系统，从而更好地为城市建设与发展提供强劲支持。尤其是城市建设档案数字化管理的前提与基础是网络建设，同时网络环境又包含公众网、政务网、局域网等一系列基础设施。但由于目前相当一部分城市对城建档案数字化建设缺乏足够重视，导致一系列基础设施建设不到位。

（三）专业人才匮乏。档案数字化管理需要多个管理方式与多个部门之间的协作运行，同时，数字化管理工作的实现需要网络技术与计算机应用技术的支持，这对工作人员的复合型知识与能力要求相对更高。目前，从事城市建设档案管理工作的专业人员匮乏，信息技术熟练、理论知识扎实、实践能力较强、创新素质高的人才十分稀缺，这在很大程度上限制了我国城市建设档案数字化管理的发展。

（四）资源库建设不足，档案应用价值受限。城市建设档案数字化管理的最终目的都是为档案的更好利用而服务的，即满足城市建设部门、规划部门与管理部门的资料查询与借鉴需要，同时也向社会公众提供网上资料查询与利用服务。因此，充足的档案资源库是发挥城建档案数字化应用价值的重要条件。但从整体视角来看，目前多数城市建设档案馆的数字化资源库建设还十分薄弱。

四、加强城市建设档案数字化管理的对策——以邵武市城建档案馆为例

（一）做好数字化转型规划，分步实施推进。首先要做好城市建设档案馆藏的实际调研工作，按照现有档案的信息化、载体、类型等情况切实做好数字化规划工作。从软硬件设备的采购，到信息系统的具体使用，再到规范操作文件的合理制定等，这一系列工作并非一蹴而就所能达成的，既要做到重点突出，又要按计划分步实施。

以邵武市城建档案馆为例，该馆在2018年着手实施数字化转型工作，为了确保相关工作稳步有序推进，建立了纸质档案和数字化档案“双套制”的工作机制。颁布制定了《邵武市住房城乡建设局关于加强建设工程档案管理的通知》（邵建建〔2019〕19号），要求建设单位严格按照《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）与《建设电子文件与电子档案管理规范》（GJJ/T117-2017）的要求提供工程资料，确保档案进馆质量，为数字化档案管理建立顶层规划指导。

综合现有案例可以发现，城市建设档案数字化管理工作开展之前，一定要制定规划，用以指导信息化建设工作。比如，可以遵照《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，明确指导思想、基本原则、主要任务、建设目标、建设重点、实施步骤与保障措施等。这是数字化转型成功的关键。

（二）加强软硬件设施建设，奠定基础保障。系统软件、网络环境与硬件环境是城建档案数字化基础设施建设的核心。其中，软件系统包括系统软件平台、操作系统与数据库管理系统，借助数据库管理系统的有机联系，让数据录入与传输实现全过程运用；网络环境包括城设档案馆的内部局域网与互联网、政府网有链接的公众网，通过内外部网站办公有机联系，强化档案馆与相关部门的协作；硬件环境包括服务器、计算机设备与网络通信设备等等。

邵武市城建档案馆从2018年开始，加大了对数字化转型的软硬件设施投入。在硬件方面，扩建城建档案馆面积，有效改善馆藏条件；投入专项资金50余万元，购置富士施乐DW6057EP大幅面蓝图扫描，工程复印一体机，配置2台涉密电脑等设备，其他还包括档案密集架、声像拍摄、办公设备等等，满足档案查询、复印、统计功能。在软件方面，以南平市城建档案馆工程电子档案标准为依据，采用南平市城建档案电子档案管理系统，规范电子档案归档移交工作，已录入86个项目档案，3368条目录。

从以上实践可以看出，软硬件基础设施建设必须要结合工作实际，加大投入，在数字化加工、数字资源管理、信息开发利用等方面发力。这是城市建设档案数字化管理的重要推力，也是数字化转型成功的重要基础保障。

（三）注重员工队伍建设，培育数字化专业人才。与传统城市建设档案管理不同，数字化管理所需人才是复合型的，既要具备基本的知识结构，还要拥有创新意识与能力，这样才能满足城市建设档案数字化管理的发展趋势。

邵武市城建档案馆针对数字化专业人才匮乏的问题，采取了一系列的积极措施。一是加强信息化服务技能的培训，包括数字档案管理标准与要求、档案信息研究与咨询、档案采集处理与数据加工等等，提升员工对电子载体档案管理、保管、利用的技能。二是建立起学习型的组织文化，鼓励全体工作人员保持学习新技术的心态，保持对档案管理数字化应用的热情，以积极、主动、负责的态度做好服务工作，更好地履行向利用者提供优质信息服务的职责。三是全体工作人员每年都要参加福建省档案继续教育信息专业网络远程培训。

总体来说，城建档案数字化建设，需要打造一支复合型的人才队伍。全体员工要具备专业知识储备和综合业务技能，共同完成城市建设档案数字化管理。这需要档案馆和相关部门遵循培育复合型人才的基本宗旨，加强数字化管理体系服务能力等综合素养的培训，做好人才储备，为城建档案数字化管理提供更优质更充足的人才支撑。

（四）强化资源库建设，提升档案应用效率。城建档案数字化资源库建设通常包括：多媒体数据库建设、档案目录数据库建设、档案全文数据库、档案目录中心建设。为进一步发挥数字化技术的功能与价值，各种特色资源库建设成为发展新风向，如基础地理信息数据库、地下综合管线数据库、声像资料数据库、规划审批成果数据库、城市规划方案数据库等专题数据库。

以邵武市城建档案馆为例，在资源库建设方面，该档案馆取得的初步进展包括以下几个方面：一是整合以往档案信息，补充现有不断增加的档案信息，加快推进存量档案数字化任务。截至2022年2月底，已经完成馆藏纸质档案数字化1600余万页。二是积极构建档案信息数据库，形成城市重要竣工项目档案数据库，为城市建设和档案应用提供可靠的数据支持。三是提高利用效率，推出电子档案证明出具服务，实现“纸质证明”转向“电子证明”，以馆藏竣工图证明件为例，制作时间从每幅5分钟降至30秒，制作成本从每幅5元降至零元，制作成本与时间缩减，不仅减轻了群众负担，还有利于运营商环境优化。

通过城建档案馆特色数据库建设，大幅提高了该城市城建档案的历史价值、文化价值与利用价值。在城建数字资源库构建完善的情况下，进一步提升档案应用效率，更有助于城建档案价值的充分实现。

五、结语

城市建设档案管理作为城市建设历程中文化精神的主要保持路径，也是城市建设的基础数据源，可以为城市建设提供相关档案资料参考与依据。近年来，随着信息技术的迅猛推进，城建档案管理中逐渐引入了数字化档案信息管理系统，有效促进了城建档案管理的信息共享，实现了初步的自动化处理。档案数字化管理是新时代背景下城建档案发展的必然趋势，因而要树立城建档案数字化管理思维与意识，切实推动城建档案数字化良好发展。