事业单位办公自动化系统与档案管理系统优化整合模式研究

文/福建日报社 曾凌

优化和集成办公自动化系统及档案管理系统是单位档案管理的重要部分。为了实现办公自动化系统和档案管理系统的最佳集成，有必要在办公自动化系统和档案管理系统的集成过程中研究和革新优化方法和集成模式，提高其综合优化和集成水平。因此，本研究对控制办公自动化系统的优化、集成和归档管理系统的模式修改具有重要意义。

一、办公自动化系统和档案管理系统的优化和集成功能

（一）推进文档综合管理。当前，随着信息技术的发展，各种信息资源迅速增长，产生了越来越多的电子档案数据。电子档案管理朝着文档管理一体化的趋势发展。办公自动化系统与档案管理系统的优化整合，可以促进档案的全面管理。在实际应用中，可以有效减少档案工作中的一些环节，安全地确认各个环节中电子档案的收集、分类、存储和归档。这两个系统的有效集成，既保证了档案管理中所有数据的可靠性和一致性，又全面控制了电子文件归档的过程，达到了档案综合管理的目的。

（二）实现档案数据资源的整合。目前，档案信息管理的核心业务是收集、整理、存储和提供利用，灵活开发和利用档案资源的价值。大多数文件管理系统要求文件管理员手动将电子文件和数据信息上传到系统中，不仅工作量大，而且容易出错，影响档案的归档质量。通过对办公自动化系统和档案管理系统的优化集成，实现了办公自动化系统分布式文件的自动接收和人工接收，有效提高了编目质量，减轻了人工负担，缩短了档案数据资源的收集和整理时间，提高了档案管理的效率。

（三）提升档案管理部门工作效能。通过优化和集成办公自动化系统及文档管理系统，可以获得文档管理所接受的相关链接，提高文档管理的效能。例如，在电子文档注册阶段，会在文档描述中添加其他字段，以确保文档描述的完整性。经过两次优化和有效集成，文件分类周期缩短，文件利用率提高。完成电子文档循环后，可以通过排序、保存、分类、编号和编目直接进入到存档的过程。同时，系统方便了辅助文件的记录、修改、任务、返回、分发、改编、存储和打印，最大限度地减少了数据录入工作量，减少了数据传输错误。

二、推进自动化办公系统与智能化档案系统有效融合

（一）资源整合的规范性。想要在事业单位办公系统中融合智能档案管理系统，存在着一定的困难。事业单位常用的办公自动化系统中格式转换和数据存储需要一个合并过程，但两个系统的内容完全不同。因此，当办公系统与智能档案管理相结合时，就需要将两类系统中的储存标准、程序算法等进行统一标准的设置，确保两系统中的程序具有统一的运行规范标准，从而为各个部门之间的融合奠定基础。

（二）信息处理的安全性。要想在事业单位办公系统中融合智能档案管理系统，首先需要实现两系统中数据、信息等的共享，确保所有的信息与资源都能够得到科学的调整与合理的分配。而在这一过程中，事业单位的信息安全不容忽视。机构为关键信息和基础数据定义特定的安全配置，并对信息和档案进行不同级别的分类。需要提高事业单位办公系统与档案知识管理整合过程中的安全防护水平，确保机密信息和档案的安全。

（三）服务功能的针对性。在事业单位办公系统集成和智能档案管理过程中，事业单位应根据办公系统和文档管理知识的需求，构建信息集成服务平台，使资源集成的实施更快、更有效。例如，为了使办公室员工和文档管理员在具体设计中顺利、舒适地工作，需要考虑办公室任务和文档管理的现状，以及办公系统和文档管理知识的技术支持条件。

三、办公自动化系统与档案管理系统优化整合过程中面临的问题

（一）操作系统较为复杂。虽然各事业单位的工作内容不尽相同，但复杂性却多少相似。因此，事业单位的办公软件需要定期进行更新与优化，才能确保办公人员工作的高效性。办公系统与档案管理系统的融合系统，不论是操作规范还是操作流程抑或者应用技术，都存在着一定的差异，让刚刚接触的工作人员难以快速掌握与熟练操作。这就造成了融合系统的优势得不到应有的发挥，甚至还会出现效率倒退的情况。同时，事业单位也存在着员工队伍素质不一、员工信息素养参差不齐的情况，为融合系统的操作再增困境。此外，办公系统与档案管理系统的不同，也凸显出两种办公人员的技术方向的不同，想要短时间内培养同时掌握两种操作技术的复合型人才，存在着一定的困难。

（二）基础硬件设施不完善。在信息化的建设中，事业单位的成绩斐然，已经取得了初步的成效。然而，事业单位的办公部门与档案管理部门仍然处于两种不同的工作领域之中，互不统一、甚至互相矛盾。虽然，办公部门与档案管理部门都会使用计算机设备、扫描等，但是二者设备的型号、功能等都存在着较大的差异。容易产生分歧。尤其是事业单位档案管理部门，其对信息的分类和归类属于保密范畴。因此，有必要确保信息交换、交互的安全性和机器设备的可靠性。

（三）相关工作人员的自动化技术运用水平较低。当前，由于信息化技术的水平日益提高，对有关人员的信息技术水平要求也愈来愈高，不仅要掌握传统文档的管理方法、基础知识和原则性的内容，还要熟练掌握当前各种现代办公自动化系统以及先进科学技术的运用方法。目前，由于大部分电子档案保管工作人员仅限于档案管理经验，而缺乏相应的自动化技术，从而在电子档案管理的实际工作中有较大的局限性，也妨碍了电子档案保管效率的提高。

（四）档案数据的安全性与利用率低。档案能够反映和体现单位的重大决定和各项工作的具体实施状况。通过运用智能化技术手段进行档案管理工作，能够更有效提升数据资料整理的工作效率和准确度，提高检索档案的效果。不过，目前在自动化管理系统的使用过程中还是面临着保密性不能被充分注意的问题。例如难以确保电子文档不会被盗用篡改。此外，档案系统内的电子文档间没有联系，借阅人仅可以利用名称来检索，查询利用率低下，资源共享协作困难，影响了文档的使用率。

四、办公系统与智能档案管理融合策略

（一）为二者融合改革夯实客观基础。智能档案管理在事业单位的信息化建设中不断得到完善与壮大。然而，想要更好地进行办公系统与智能档案管理的融合，还需要强化信息建设，通过对各类办公设备与存储设备的升级与优化，为办公系统与智能档案管理系统的融合奠定坚实的基础。同时，事业单位还需要针对办公程序与智能档案的特点进行全面的考虑，并根据这些特点设定二者融合平台的功能，确保二者在该平台中可以得到有效的融合与使用，提高办公与档案管理的工作效率。

（二）打造专业化的工作队伍。办公系统与档案管理系统中所要求的工作人员的技术方向不同。而在新时代的发展过程中，要求工作人员不仅需要掌握信息技术、办公技术、档案管理技术，还需要掌握法律知识，才能更好地胜任融合工作。因此，事业单位在人才选拔时，需要着重考虑复合型人才的引进，并不断完善人才培养机制，提高复合型人才的培养效率，切实打造专业化的工作队伍。

（三）完善技术操作、信息管理标准。当下，事业单位已经对办公与档案的数据信息、文件格式等进行了统一标准的融合操作。然而，这些统一标准的范围却过于广泛，缺乏针对性与全面性，使得各个部门间的信息融合依然出现了杂乱无章的局面。因此，事业单位应更加全面地进行统一标准的制定，并建立与完善监督系统，让各个部门之间在实现融合统一的过程中更加标准化。

（四）创新信息资源融合管理的安全防护观念。事业单位无论是办公系统还是档案管理都有需要严格进行保密的文件与信息。因此，在二者融合时，需要注重安全防护机制的建立，提高交互与共享过程中信息的安全性。同时，在进行融合时，还需要根据信息的重要性与保密等级进行严格的划分与整合。事业单位需要进行防火墙的设置，通过高级别的防火墙设置来对恶意访问、病毒、黑客等进行有效的拦截，以此来确保保密信息交互与共享的安全性与可靠性。同时，在信息技术日新月异更新的情况下，事业单位还需要注重防护软件与硬件的升级与维护，从而持续保证保密信息在交互与共享中的安全性。

五、档案管理自动化系统未来发展方向

在办公自动化的基础上，档案保管自动化将是未来发展方向。而档案保管自动化的实施，可使档案的查阅、管理工作变得更为简单，人们也可以在档案保管自动化的实践平台上快速查询所需的信息，不但节省了大批人员、物资的耗费，还使档案管理与服务方式更为个性化。如大专院校每年夏季都会有大批的大学毕业生档案，不但需要校方耗费大批时间和人员梳理，还要重视对档案的管理与保护，而档案保管自动化的实施就很好地解决了这一问题。学生只需在管理平台注册自己的用户名即可完成对文档信息的检索，不再受时间与空间的束缚。而对中小企业来说，档案管理自动化系统也让公司在招募人员的时候有了更多的选择，招聘公司只需登录档案管理平台便可以直接了解所要录用人员的获奖状况等信息，从而可以对人员做出全面综合的评估。

档案管理自动化系统还能使管理工作变得更为具体，从而提高档案管理工作的品质以及文档的安全性。可对档案进行分类，使归档工作有序开展。同时档案管理人员的工作压力也受到了一定程度的缓解，服务水平与质量大大提高。

六、结语

办公自动化管理系统和档案管理系统优化的整合模型，是促进文档保存系统全面发展的最有效技术手段，可以提高企业档案保护的综合管理水平。随着时代的发展，会不断涌现出各种优化方案和更高效的集成管理模式，而身为档案综合管理人员，应关注企业档案管理能力的提高，为文档保护和办公自动化管理系统提供更优质的集成服务。