浅谈高速公路档案收集整理和信息化建设

摘 要：随着现代计算机技术和科学技术的飞速发展，人们已经步入了信息时代，在社会进步中扮演着重要角色的档案管理面临社会的变革必须进行适当的改革，实现信息化和现代化管理。高速公路的档案管理工作具有工作量大、时间跨度大、分类繁多等特点，需要进行专业的收集归纳，并且传统模式的档案已经跟不上社会的进步，如何利用现代新兴技术的进步实现高速公路档案管理的信息化和现代化，建立健全完善的高速公路档案收集管理系统与信息共享平台，是现代高速公路檔案管理机构面临的最大挑战。本文在此基于现代新兴技术，研究高速公路档案管理过程中的具体措施，促进高速公路档案管理的信息化和现代化，跟上时代的步伐。

关键词：高速公路；档案管理；收集整理；信息化

随着计算机技术的进步，我国已经成功地从工业化时代过渡到信息化时代，计算机技术不断渗透到我们生活的方方面面。由于成熟的计算机技术在档案管理机构中实现了大规模的应用，满足了用户的无纸化阅读需求。同时在现代化技术的带动下，档案管理从思想、模式、解决问题的方法等各个层次都在顺应现代化信息技术的发展趋势。尤其针对高速公路档案的收集与整理，唯有完整、精确、有效的档案资料才能保证高速公路日常的正常运营与维护。在高速公路运行过程中，档案的收集整理起到了举足轻重的作用，高速公路档案必须保持其原始性和功能性。可是在复杂的高速公路运行过程中，不可控因素太多，难免会造成档案收集整理出现误差，而且很多高速公路档案管理员没有从思想观念上对新时代下的档案管理做出改变，直接造成高速公路档案收集整理流程的效益低下，很难真正发挥高速公路档案资料本身的价值与作用，目前为止，虽然很多企业还没有意识到高新技术给高速公路档案管理模式带来的实质性变革，但是高速公路档案管理的技术革新和管理模式创新是不可避免的。

1 针对高速公路档案收集整理的严格要求

科技的进步日新月异，高新技术让高速公路档案管理产生了巨大的变化。高速公路档案管理的社会价值大幅度提升。不得不承认档案资料这种资源具有较强的时效性，只有在管理的过程中不断进行规范整理，才能实时地满足用户的需求。尤其针对高速公路这种时效性很强的资源，社会对于高速公路档案收集整理效率与质量的要求远远高出其他行业的档案管理。

1.1 针对整理材料的要求

在高速公路档案的收集整理过程中，必须保证材料的真实性、可靠性、时效性、系统性和完整性，每一份资料的办理程序要完整齐全，最终在档案管理部门手中的资料也必须保证是原件，不可以造假糊弄其他工作人员。另外，高速公路档案管理部门收集整理的档案资料应该是由高速公路其他各个部门在完成各自职能的过程中产生的，应该是纸质形式的各类材料。

1.2 针对收集整理档案的质量要求

高速公路档案管理部门所面对的材料必须可以真实有效全面的反射出各自单位的精神气貌，任何事件和会议造成的档案应该以原本的面貌被继续保持与维护，档案管理部门的责任便是延长这些资料档案的使用时间。对于那些比较重要以后极有可能会用到的档案要注意复印件的保管，将复印件与原件装订在一起后妥善保存。

在管理的过程中，高速公路档案管理工作人员必须维持井然有序的心态，实时依据自身的实地工作经验优化管理程序，更进管理制度，引进合理的管理模式。在新时期下，针对档案管理的收集整理，高速公路档案管理部门有着自身不可推卸的责任，理应制定相关的合理的分类指标，依据这些指标进行档案的收集整理工作。在完成档案管理工作时，高速档案管理工作人员必须严格按照工作流程，保证档案资料的可靠性，结合多项指标与未来档案管理的发展走势，遵循管理制度。同时高速公路档案管理体制要对档案管理的各个流程进行详细的限制与相关说明，确定并划分各位工作人员的基本责任和义务，将每一个工作职位落实到位。加强高速公路档案管理工作人员的培训力度，督促高速公路档案管理工作人员，并让他们能够积极参与数据的分析与预测，保证高速公路档案收集整理工作的规范化与现代化。

2 高速公路档案管理信息化建设流程

2.1 建立档案管理机构

高速公路档案收集整理的工作量远远大于其他行业的类似工作，范围广、强度高、时间紧都给高速公路档案收集整理工作带来了极大的挑战，想要实现高速公路档案管理的信息建设，首先就要加大高速公路档案管理设备的资金投入，建立完善的档案管理机构，确立等级分明，责任分明的人才梯度，如分类管理的小组组长、档案室室长、相关处处长等等，唯有落实相关工作人员的具体工作与职能，制定详细的高速公路档案管理工作的进度流程和未来计划，才有可能保证高速公路档案管理信息化建设的实施效果。

2.2 制定详细的管理制度与绩效考核制度

高速公路档案收集整理工作的前期准备主要包含纸质文件数字化、电子文件归纳、档案安全保密协议、档案资料网上共享平台建设、档案资料管理绩效评估、档案审核评判制度以及基础设施设备的维护和使用等制度的制定。这些制度要求高速公路工作人员针对相关档案管理工作有足够的重视度，并在相应的时间内及时制定出科学合理的制度，保证高速公路档案收集与整理工作可以在信息技术的帮助提高价值。

2.3 加大相关设施设备的资金投入，建立有效的档案管理系统

高速公路档案收集整理工作的信息化离不开高新科技的协助，唯有依靠有效的档案管理系统，建立合理的档案管理模式，才会实现高速公路档案收集整理工作的信息化与现代化。其中，高速公路相关工作人员应该列举详细的设备建设清单，加大基础设施设备的资金投入，购买如档案管理所需电脑、扫描器、刻录机、打印机等设施设备。

2.4 明确数字化档案的类别

高速公路相关档案涉及很多方面，相关领导者必须确定需要进行数字化的档案类别，比如必须进行数字化的文字档案、会计档案、业务处理档案、声音档案以及相片档案等其他档案，想要实现高速公路档案管理系统的合理运行，基本上全部档案资料都要经过扫描等数字化处理转化为电子资源，这样不仅可以方便档案使用者的检索使用和处理，还会方便高速公路档案管理人员对档案的收集、储存、整理等工作，提高工作人员的工作效率之外，充分发挥高速公路档案的使用价值。

3 结语

科学技术和信息技术不断革新，日益成熟的高新技术已经深入应用到我们生活和工作的方方面面，信息化的高速公路档案管理在人类社会的进步中也逐渐受到人们的重视。随着档案信息化管理的革新，高速公路档案资料的数量呈现指数增长趋势，档案管理人员表示档案管理的难度日益提升，这给高速公路档案管理工作人员与其他相关部门带来了巨大的挑战。越来越多的管理者也逐渐意识到只有将高新信息技术与高速公路档案管理工作结合起来，实现高速公路档案收集整理工作的信息化和现代化，才能有助于高速公路档案管理工作的长久发展与持续进步，满足政府相关部门对于档案信息的需求。

参考文献

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作者简介

阮喜燕（1988-），女，宁德，福建华闽通达信息技术有限公司。