档案管理工作现代化的新方向

摘 要：档案管理工作的发展方向应该符合现代化的要求，即相关的档案管理单位需要利用一些现代化的技术手段来进行日常的所有档案管理得工作，从而全面提升档案服务的质量以及水平，实现档案管理工作的系统化。目前，档案管理工作应该跟上时代的潮流，做出质的改变，档案管理的相关工作人员一定要对这一点有明确的认识。本文对档案管理工作在现代化发展过程中的几个主要方向进行了针对性的分析以及探讨，希望可以为从事档案管理的相关工作者提供一些参考，更好的开展档案管理工作。

关键词：档案管理；现代化；无纸虚拟化；微缩数字化

0 引言

档案管理是记录以及存储各类技术信息与生产知识的重要手段。随着社会的不断发展，以及实现了信息化，越來越多的高科技手段被用做档案的管理工作，推动了档案管理行业的飞速发展。这些先进的方式方法对档案管理工作起到了很大的影响，不断推动着档案管理工作的发展与进步，并同时，在这个过程当中的档案管理工作发展还出现了许多新的方向，重点的几个方面如下文所示。

1 无纸虚拟化发展方向

随着社会的进步，信息技术的不断发展，计算机网络的应用也越来越广泛，应用到了社会的各个领域之中。就档案管理这个行业来说，引入先进的计算机网络技术，办公方式实现了无纸化，以往使用多年的纸质管理档案的方法已经跟不上时代的发展，需要被摒弃。虽然档案管理中一些最原始的记录方式已经传承了好几千年，但是对于如今的时代来说，已经符合不了人们的需求，计算机技术的发展，仅仅经过了数十年的时间就替代了旧有档案管理方式，实现了办公的无纸化，并从根本上改变了档案管理工作的模式。档案管理这项工作具有很重要的作用，可以实现信息资源的共享，前提基础是档案馆的藏量应该足够多，与此同时，采用虚拟化的管理模式就是根据互联网的特点，实现全球范围内的档案资源的共享，从而对档案的信息资源进行丰富。若是把整个人类所有的档案全部在互联网中输入，那么可以发现，此时的资源储存量快要接近于无限大，不管你身在何地，都可以在第一时间内获取到想要了解的资源信息，从而将传统档案管理中所出现的根本性问题进行了解决。资金投入少、可存储容量大、资源占用的面积较小，同时管理工作也会更方便，用户对资源的查找工作将会变得很方便、快捷。因此可知，档案管理工作未来的发展方向应该朝着上文所提到的趋势进行。

2 微缩数字化发展方向

通过将微缩摄影与数码影像等技术手段应用在档案管理工作中，可以更直接的推动档案管理工作的发展越来越数字化。档案信息数字化从本质层面来看就是利用一些现代化手段，对所有的档案馆的信息资源进行处理，将其直接转变为电子档案信息，在完成微缩数字化的处理之后，便能够利用计算机设备来实现智能化的搜索，并且具有极高的搜索效率，这样覆盖的范围会更宽。数码缩微技术运用的好处为：面对旧有的文件资源的数量极多，难以处理的特点，将其进行占用面积的缩小直到它们成为不能再小的微缩品，接着将其转化成电子文件，而数码影像技术则是指处理影像时，使用光磁转换以及数码相机可以实现高清晰度的特点，上述的所有技术手段共同的特点就是利用计算机设备对电子化文件资源进行存储、甄别和管理，通过对一定数量的电子文件资源进行积累就能产生相应的数据库。由此将传统的纸质文件过多时会形成实体空间的极大占用问题进行了有效的改善。应用数码影像技术和缩微摄影技术可以对影像信息进行精确的拷贝以及较长时间的存储，这样的方式还可以更好的实现人们使用计算机对这些信息进行查找与使用。随着上述技术的广泛应用，档案管理的工作发展朝着数字化方向的脚步逐渐加快，有相当大的增长空间。电子文件资源具有较为显著的可塑性和高效性，这种优势特性是传统纸质文件没有办法相比拟的。传统文件收发的相关流程也被电子文件所改变。借助于先进的计算机设备对有形的信息资源进行登记并存储时，不需要重复的进行，只需要输入一次就可以不限次数、形式的进行输出，方便了用户的使用，便捷性的特点显而易见，促进了档案管理的发展的现代化进程。

3 信息网络化发展方向

目前，我国的发展特点为高信息化，不断发展并应用的一些网络技术手段已经深深的融入了人们的工作、生活以及学习之中，同样的还能够帮助档案管理工作发展更好、更快、更方便，为其奠定了坚实的技术基础。

目前，不管是在国有企业、事业单位或者是民营企业之中都形成了完善的局域网络系统，为了保护公司机密，一些单位加强了管理，直接规定本单位的网络是不能接入至互联网中去的，有些单位则直接与互联网进行了物理隔离。然而，技术是不断的更新的，例如密码技术、语音识别以及指纹识别的广泛应用，将文件资料信息的安全性得到了极大的增强。对于文件信息真假的辨别，也因为用于签署电子文件的技术被各单位大量的应用，而建立了十分好的口碑基础。签署电子类型的文件时，不同于传统的纸质文件，方式更为特殊，具有很鲜明的“印记”特征，能够很容易的对签署人的身份进行认证，有效预防了文件被不法人员盗窃、修改等。文件接收者还可以根据“印记”进行签署人的判别，防止捏造签名，保证了文件内容的真实性。网络传输的特点为成本低、真实准确、范围广、传输效率高等，同时随着网络建设的不断发展和电子文件工作的不断完善，人们将不同类别的信息资源进行了更快捷的分享以及存储，提高了档案资源的利用程度。

4 多元智能化发展

时代进步的进程中，许多新技术不断的涌现，档案资源的载体呈现出了多元化发展的趋势特征。相较于传统的档案资源中的纸质以及图片的形式，存储方式已经演变出了磁盘、光盘等各种存储方式，同时资源种类也不仅仅限制为图片与文字，视频、音频也可以被列入存储的资源中，同时也将用以存储档案的方式方法进行了补充。档案载体方式演变的多样化还可以进一步实现档案馆藏资源的种类更加多元化，使馆藏的数量越来越多，以往的获取信息资源的方式只是简单的进行纸质的查阅，对其管理也有很多缺点，因此对于新时代的发展需要来说，已经无法再适应人们的需求，因此，用于管理档案的相关设备应该不断的进行更新，紧跟社会的发展。在先进的一些计算机技术中，例如最为高端的语音识别技术，它的开发以及广泛应用可以推动档案管理工作朝着智能化的方向来发展，在未来还可以设想，管理档案时，通过使用人工智能技术，可以记录各个用户的索引习惯，并对资源进行分析与处理，从而为用户提供更为方便、合理、快捷的服务，辅助以大数据系统，还可以实现档案管理工作发展的跨越式，为有相关需求用户提供更优质的服务，保证参考信息的准确性，促进管理档案手段的智能化。

5 社会市场化发展方向

随着档案管理工作方式的不断改进，管理档案的工作将进一步与新时代的发展接轨，有助于实现资源共存以及共享局面的形成。管理档案工作实现市场化，还可以增强人们对档案资源的保护意识，将共同分享的机制进行改进，发挥档案资源的最大价值，同时还能够推动档案资源管理工作的全面化发展，不仅如此，实现档案资源的市场化还可以推动档案管理工作向着良性、健康的方向发展。

参考文献

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作者简介

王勤（1982-），女，汉，天津市，天津市市区不动产登记事务中心，本科，初级，研究方向：档案管理。