人力资源档案管理现状调查分析

丁峰 鱼台县公共就业和人才服务中心

随着网络技术的不断更新迭代，为各领域发展带来了颠覆性变革，企业竞争形式从传统技术竞争转变为人力资源竞争，因此，企业在日益严峻的市场环境下，应重视人才队伍建设，发挥人力资源作用，创新发展稳定市场行业主体地位。人力资源管理过程中最重要的环节是人力资源档案管理，企业应充分发挥人力资源档案管理优势，促进人才合理配置，保障人才队伍综合素养，提高岗位胜任力和创造性，促进企业核心竞争力提升。我国近年来贸易敞口扩大，国外市场涌入国内，企业应不断提升自身发展水平，应对外部市场环境变化。随着全球经济一体化的深入推进，企业人力资源管理将促进企业的可持续发展。企业应善于发现人力资源档案管理中存在的问题，并提出相应改进措施，完善企业管理制度，使人力资源档案管理助推企业战略发展目标实现。

一、企业人力资源档案管理概述

（一）人力资源档案的内涵

人力资源管理是组织为了实现目标而采取的激励、监督等措施，激发人力资源在组织活动中发挥作用。人力资源档案是对人员学历知识、职业技能、工作经历、政治面貌、奖惩情况等作出相关记录以备考察。人力资源档案是在管理过程中累积形成的业务档案，包括招聘、录用、培训、管理等各流程。人力资源档案中以个人为单位的材料可以称之为人力资源材料，对相关材料实施管理活动，包括个人信用、健康等情况都可以称为人力资源档案管理，人力资源档案一般以个人为单位管理，也是社会各部门认可的真实记录。人力资源档案内容包括基本信息类、教育背景及业绩类、信用类、医疗健康等，对个人的姓名、性别、民族、爱好、个人能力、信贷情况、医疗和体检信息情况全面分析。人力资源档案的特点具有内容丰富性、动态发展性。由于人员在岗位上工作，个人成长随着工作和学习不断拓展业务范围，发生职位变动会及时记录到档案，只有人员离开企业才能停止。

（二）企业人力资源档案管理的内涵

人力资源档案管理是员工从招聘到离职全过程的知识、技能、经历、道德等历史信息记录，对员工在人力资源管理中形成的档案信息进行整理、保管、统计等活动。人力资源档案管理要真实地反应员工在企业中的活动，以促进企业经营管理更加高效。人力资源档案管理应迎合人力资源材料而不断变化，从人员信息中筛选出有价值的档案实施管理，选定档案材料应进行详细评判，确保人力资源档案具有管理价值。例如学历、培训证书等，应做好真伪鉴别认证，确保人力资源档案材料的真实性、完整性。企业人力资源档案以个人为单位管理，管理过程具有特定性，是企业选拔任用人才的重要参考依据。人力资源档案管理应充分发挥以人为本原则、依法管理原则、便于利用原则，企业生产过程中，人力资源档案管理可以帮助企业开发人力资源，提高人才利用率，为企业发展奠定基础，可以更好地激发员工积极性，实现员工职业规划。

二、人力资源档案管理存在的问题

（一）人力资源档案管理理念存在的问题

首先，人员档案意识薄弱。人力资源档案可以真实反映个人教育及工作经历，衡量个人能力及潜在价值基础。近年来，人才市场流动性增强，其次，人才流动频繁，企业发展弱化了人力资源档案作用。管理者将工作重心落在了业务拓展、产品研发上，对不产生经济效益的人力资源档案管理缺乏重视，导致档案管理人才匮乏，档案管理设备设施落后，制约了人力资源档案管理的发展。档案收集和归档过程中导致档案材料遗失，材料内容与实际不符等，影响人力资源档案管理质量。管理层对档案管理的不重视，渗透到基层员工，员工在填写档案过程中不认真，甚至学历、工作经历等不真实，针对一些培训、考核等简化填写，不能真实反映员工教育、培训经历，对员工能力不能客观评价。第二，不能最大化地开发人力资源档案价值。企业间的竞争归根结底是人才竞争，企业只有了解员工才能优势，发挥员工价值最大化，才能实现企业中长期战略发展目标。良好的人力资源档案管理，可以激发员工潜在能力，促进员工内部合理流动，提高员工与岗位的契合度，实现人才合理分配。但由于部分管理者认知偏差，不但没有利用人力资源档案管理优势，盲目地认为档案管理浪费人力、物力，视作管理负担，不能发挥人力资源档案管理作用，导致人力资源档案管理水平停滞不前。最后，档案管理环节过于简单化。档案管理过程包括收集、整理、鉴定、保管、利用，但由于管理层及员工的不重视，档案管理人员匮乏，面对繁重的工作量只能简化流程，致使档案质量不能保障，人力资源档案也不能充分利用。

（二）人力资源档案管理制度存在的问题

企业为了提高对人才的有效管理，应制定完善的档案管理办法，但由于社会经济形势不断变化，人才市场形势日新月异，档案管理过程中，应根据新材料的融入转变传统管理思维。但目前企业仍存在人力资源档案内容单一、材料片面问题，缺少健康档案、合同管理等相关内容，不能根据当前经济发展需要及时修订和完善。第二，人力资源档案管理制度与战略目标不符，与日益灵活的用人机制不协调，没有将人力资源档案管理作为助推企业战略发展的支点，脱离了整体发展目标。人力资源档案管理作为人力资源管理重要参考依据，有助于了解员工及企业各部门人力资源配置。但企业缺乏规范的人力资源管理制度，导致档案内容不全面、存在虚假信息、缺乏动态性等问题，制约了人力资源管理工作发展，影响了企业战略发展目标实现。

（三）人力资源档案管理工作存在的问题

企业人力资源档案管理人员配置不足，缺乏档案相关管理经验。由于人力资源档案管理具有一定专业性，对管理人员工作能力和业务素养要求较高，决策层在人员安排上往往采取其他岗位兼职形式，缺乏专业技术，导致档案管理人员不具备岗位胜任力，影响人力资源档案管理水平。第二，人力资源档案管理各流程存在漏洞。由于人力资源档案管理工作涉及细节工作较多，档案材料不能及时收集和归档成册，归档过程导致材料入册不完整。人力资源档案管理过程中，应该按照要求立卷成册，但由于不能准确分类，造成档案调取使用过程中难以快速查询，影响档案使用者工作效率。第三，人力资源档案利用率低。高效的人力资源档案是人力资源开发的基础，满足企业及社会相关服务需求。目前，我国人力资源档案利用范围有限，存在重保密、轻利用的现象，仅针对档案管理人员开放，对于个人具有一定限定特点，表明人力资源档案利用效率不高。一方面员工缺乏档案意识，企业规章制度的限制性，造成员工认为与个人关联度不大。人力资源档案利用的局限性，往往都是被动地提供信息，降低了档案信息的使用价值。另一方面，员工及企业对档案管理缺乏专业认知，档案不健全、内容不完整，不能真实体现人员的真实能力，导致人力资源档案缺乏利用价值，利用效率也随之降低。

三、人力资源档案管理建设的措施

（一）完善人力资源档案管理理念

首先，应增强管理者及员工的档案意识。管理者思维对企业文化产生一定影响，如果管理者缺乏档案意识，人力资源档案管理水平难以得到提升，相关问题也不能妥善解决。企业管理者应顺应社会发展形势，及时发现当前人力资源档案管理中存在问题，积极向领域内档案管理优秀企业学习，改进落后的管理方法。同时，应加强对档案管理理念的转变，邀请行业内专家对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员业务素养，从思想上认同档案管理重要性，增强档案管理意识，还可以引导档案管理人员利用网络自学，了解档案管理的本质、作用及管理方式，不断夯实业务基础。档案管理人员应树立岗位责任感，及时收集、归档各类档案信息数据，提高人力资源档案管理质量。人力资源档案管理是对员工的教育经历、工作生涯的全面记载，为了提高人力资源档案价值，应强化员工的档案意识。了解档案与自身利益的内在联系，遵守档案管理的各项制度要求，借助宣传教育方式，使员工深入了解人力资源档案重要性与自身权益价值的关联。其次，应加强对人力资源档案的开发利用。目前，人们缺乏对人力资源档案的开发利用，管理者在制度建设过程中，应加强人力资源档案的建设，将员工取得的业绩成果、学习取得的执业资格证书等筛选录入个人档案，便于企业人力资源挑选人才，满足人力资源档案开发利用，提高人才配置效率。最后，提高人力资源档案管理人员对各流程工作的认知。管理者应结合当前人力资源档案管理需求，选择高素质专业人才，避免采取其他岗位兼职形式，影响人力资源档案管理质量和效率。如果当前企业内部人员缺乏胜任力，可以采取外聘或者培训形式，满足人力资源档案管理工作需求。建立健全人力资源档案管理制度，完善人力资源档案管理工作，规范管理人员岗位职责，促进人力资源档案管理水平的提升。

（二）健全人力资源档案管理制度

首先，完善人事档案管理制度。企业应根据当前社会发展运营规律制定完善的管理制度，将传统人事档案管理转变为人力资源档案管理，包括员工培训档案、健康档案、业绩档案等管理业务，从制度上更新完善人力资源档案管理体系。企业人力资源档案管理应重点管理发展潜力大的员工，时刻关注高素质员工工作动态，发挥档案管理作用，开发企业人力资源储备，确保档案管理制度与时俱进、浅显易懂，便于档案使用者理解。其次，档案制度应与企业发展相契合。传统人事档案与人力资源档案不同，人力资源档案制度应符合企业发展规律，与企业战略发展保持一致，发挥人的主观能动性。企业重大决策或改革，应考虑当前人力资源状况，充分发挥人力资源档案管理作用。当企业战略发展目标发生改变，人力资源档案管理也应随之动态调整，通过建立激励政策，调动各部门工作积极性，促进战略发展目标实现。

（三）完善人力资源档案管理工作

企业应加强专业人才的引进工作，加大内部人员的培训力度。人力资源档案管理工作应随着现代化管理体系发展转变思想，引进人力资源专业管理人才，组建高素质档案管理队伍，提高人力资源档案管理业务和管理水平，满足当前形势需求。第一，应加强岗前培训，人员上岗前全面了解业务范围，掌握工作方法，加强对人力资源档案相关软件学习，熟练掌握操作方法，提高岗位胜任力。第二，加强对人力资源档案管理基本理论及业务技能培训。针对员工存在的知识薄弱点开展培训，帮助档案管理人员建立完善的业务流程和管理原则，按照国家及行业规范标准规范各项业务准则。随着网络信息化快速发展和档案管理信息化建设，管理人员应掌握电子文件的管理和应用，适应信息化发展需求，避免各类网络病毒对电子档案造成影响，导致文件丢失、篡改等问题。第三，提高档案人员职业道德。人力资源档案管理人员应具备良好的职业操守，符合国家法律法规要求，政治立场鲜明，具备保密意识、大局意识，定期开展档案管理人员思想政治教育，在日常工作中坚持原则，按照国家及企业要求严格执行档案管理流程，开展档案利用服务。第四，加强转递流程的完善性，完善档案管理方式方法，增强内容的实用性和统一性，提高人力资源档案利用效率。

四、结语

我国市场环境日益激烈，企业要想提高行业主导权，离不开高效的人力资源档案管理。文章针对人力资源档案管理存在问题展开分析，确保人力资源档案管理与企业战略发展目标保持同向，在生产决策、业务扩张、发展规划等环节借助人力资源档案管理，选拔优秀人才，从而提高企业的人力资源利用率，促进企业的整体健康发展。