供电企业电子档案集中管理模式研究

文/广东电网有限责任公司佛山供电局 赵岚

伴随着市场经济的不断发展，各个行业现代化资源管理模式受到广泛关注，尤其是电力企业，要想实现电能资源的升级转型，不能忽略企业内部档案蕴含的丰富的数据信息，要充分考量相关情况，落实更加规范的管理机制。

一、供电企业电子档案管理现状

目前，在供电企业电子档案管理工作中，依旧存在着一些亟待解决的问题，不仅会对供电企业常规化管理效果产生影响，也会制约安全管理工作的全面落实。

（一）对电子档案重视度不足。作为新兴产物，电子档案具有突出的优势作用，不仅具备操作便捷、资源共享的特征，还能节约存储空间，逐渐替代了传统的纸质档案。但是，一些档案管理人员的思想意识还存在滞后性，缺乏对电子档案的认识，加之思想观念较为陈旧、管理意识淡薄，使得常规化档案管理工作无法全面落实，甚至部分企业电子档案工作“流于表面”，缺乏实效性利用价值，这不仅会对企业档案规范化管理产生阻碍作用，甚至会制约企业全面科学发展的脚步。

（二）电子档案管理系统稳定性不足。究其原因，主要是因为储存载体的安全性无法得到有效保障，电子档案的信息资料安全管理工作非常关键。但是，由于企业电子档案管理系统性能的完整性不足，导致系统不稳定运行的问题频频出现，一旦出现黑客、病毒等问题，由于档案管理工作的防护效果较差，会造成严重的信息外泄风险，使得档案资源管理工作无法落实，必然会对企业常规化工作的开展产生影响。

（三）应用软件兼容性不足也是较为常见的问题。

电力企业各个部门文件都是在独立系统中运行，且系统数据标准和结构不一致，这就使得电子文件的具体存储格式或者是著录模式存在很大差异，难以建立实时性完整且规范的共享处理控制模式。加之企业电子档案标准欠统一，使得档案文件移交过程中出现两个部门存储档案方式差异较大的现象，加之软件匹配度不足，电子档案移交过程难度增加，软件缺乏必要的兼容性，必然会对综合控制效果产生影响，制约电子档案集中管理工作效果。

（四）管理流程和管控标准缺乏规范性。在电力企业电子档案管理体系中，档案管理涉及的部门较多，对应的流程也较为复杂，多数企业在档案管理控制工作中没有践行统一的管理标准，会导致有价值信息记录不完整的问题出现，甚至会出现严重的空间资源浪费问题。在供电企业营销体系建设初期完善后，新旧信息交替工作缺乏规范指标和管理模式，也会造成档案资源信息的流失。加之企业档案同等性归档工作不到位、随意性较大等一系列问题，必然会制约档案的电子化发展进程。

二、供电企业电子档案集中管理模式的具体方案

为了保证供电企业电子档案管理工作水平，要结合管理要求，确保集中管理模式能发挥实效性作用，确保能依据电子档案管理流程，及时实现纸质档案向电子文件形式转变并存储在计算机上的目标。

（一）基本流程。供电企业在电子档案管理工作中，为了保证相关工作有序落实，要按照标准化流程开展相应工作，并且维持良好的档案控制机制，确保业务关联性满足预期，以便于后续开展档案服务。具体流程见图1。

图1 基本流程示意图

（二）具体内容。1.文件采集。（1）文件采集的具体方式。在电子档案管理工作中，文件采集是最基础的环节，一般是借助传感设备将传统纸质档案资料和现有档案资料进行统一扫描、拍照，直接上传到对应的系统中，依据模板转化为电子文件。为了保证文件采集的全面性和规范性，其覆盖的业务内容包括：企业文书、变更用电项目、抄表管理系统、电费收缴和账务管理、用电检查管理系统、95598业务处理部分、资产管理部分、计量体系业务等，以保证相关电子档案信息的全面性，为供电企业电子档案全面管理工作的落实和开展提供支持。另外，在营业网点，要借助批量扫描设备和高拍仪完成电子档案的扫描处理，将其转变为图像格式存储在系统中，并且，配合电子签名板采集用户的相关签名，替代传统的纸质工单签名，从而维持档案管理体系的规范性，能最大程度上开展档案便捷化管理。若是在用户实际操作现场，则主要是借助PAD替代传统的设备完成拍照工作，并且将其直接回传到系统。（2）文件采集技术。一方面，应用异步并发技术，利用异步处理模式能实现消息的传递，将业务操作内容划分为不同阶段，配合共享数据处理机制实现异步执行以维持协作效果。与此同时，实现单一服务器内多线程共享内存的信息处理模式，若是分布式系统，则应用分布式消息队列操作的方式完成异步控制，保证信息数据采集的规范性和科学性。另一方面，电子签名技术。借助密码技术对传统纸质电子文档形式的签名予以数字图像化处理，供电企业借助特征提取能获取客户的相关签名，以便于实现纸质档案到电子档案的转化。2.文件生成。在电子档案集中管理控制体系中，为了保证档案监督控制的合理性和规范性，要配合数据处理方案，以便于完成数据管理要求。面对少量数据时，执行多数数据挖掘算法会耗费较多的时间，会对电力运行数据挖掘工作产生影响，面对较大的数据体量时，难免会出现数据分析效果不好的情况。所以，要对数据进行预处理，以便于形成有价值数据信息的数据集。例如，在挖掘输电线路数据时，要初步挖掘档案资料，并且掌握输电环节的基本情况，配合数据收集和处理工序，就能为作业调度工作的优化提供保障。3.文件归档。供电企业电子档案集中管理模式中，文件归档控制工作要自动生成文件归档时间、归档人员、档案编号以及业务工单等具体内容，配合相关情况直接填写档案号并且完成归档说明等工作。第一，档案号始终不变。如电网建设项目档号结构：由目录号、分类号、案卷顺序号三组代号构成，一般用阿拉伯数字标识。各组代号之间用“-”分隔。如图2。目录号根据不同工程类别，分别由电压等级代码、项目顺序号、工期号、项目年度中2～3个要素组成，用六位阿拉伯数字标识，中间无分隔符号。区分工期的项目，目录号用电压等级代码、项目顺序号、工期号标识。不区分工期的项目，目录号用电压等级代码、项目顺序号标识。配网、业扩工程也可采用按年度及批次进行档号的编制。第二，要保证归档资料的完整性和可阅读性。相关人员要集中检查电子文件，并且了解文件的关键内容，以保证具体工作都能顺利落实，并且在利用传递、转移或者是压缩处理后，依旧要对文件档案予以查阅校对，保证文件内容的可参考价值不会受到影响。只有保证完整且规范的归档管理工作，才能充分发挥档案的应用价值，以保证电子档案集中化管理工作后资料信息和电子档案的应用效果更加合理。4.管理服务。第一，要从专业化管理入手，保证相应的管控流程和具体管理内容都有序落实，维持电子档案集中化管控的规范效果。电力企业的电子档案主要包括会计报表、实物档案、音频/视频/图片档案，因为体量较大，若是不能落实完整的挖掘技术处理方案，就会造成信息数据的缺失问题，严重影响数据的管理效果。因此，要将管理方案和供电作业流程联系在一起，全面应用和运行数据挖掘模型的价值，并且组建高质量专业档案队伍，确保更多的专业人员参与到档案管理工作中，提升控制工作的综合水平和效果，并且保证人员筛选管理水平的最优化。第二，要对档案信息数据库的档案内容管理工作予以优化，发挥电子档案的应用优势，实现综合管理的目标。（1）档案利用管理，主要是发挥电子档案的作用，确保能搭建完整的电子档案集中化管理模式。配合组合查询机制、统计分析机制建立虚拟档案室，配合常规化管理内容，能完成相关档案分析工序，发挥档案应用价值。（2）借阅管理，主要是能配合集中式管理方案完成位置查询，并且能及时进行借阅记录的登记和日志管理工作。（3）实体管理，进行档案销毁需要及时备注。（4）安全管理，利用用户管理、功能权限管理、系统日志管理和业务日志管理等基础模块打造完整的安全监督控制模式，确保能提升电子档案集中化管理的效率。

图2 档号结构示例图

（三）电子档案安全风险评估。1.确认评估对象。在供电企业电子档案中，电子档案数据、电子档案数据载体、电子档案数据环境是主要组成部分，因此，对应的评估工作也要围绕以上内容展开，从而确保相关安全控制工作实时有效。第一，电子档案数据中，主要的内容包括文本、图片、音频和视频等基础数据代码，数据库数据和其他电子文档。第二，电子档案数据载体包括软件和基础硬件设施，软件细分为系统软件和应用软件，对应的硬件设施包括存储设备、网络设备和传输设备等。第三，电子档案环境包括软环境和实际环境。一方面，软环境是国家经济、整治、文化等宏观环境形态，还包括企业的规章制度和企业文化氛围；另一方面，实际环境指的是电子档案室内部的基础环境情况和配置状态。2.风险评估因素。在确定评估对象的基础上，要结合评估内容完成风险评估因素的确定，从而全面了解影响因素，保证综合监督管理效果的最优化。第一，物理安全性。更多关注的是电子档案的实际环境，库房、设备以及环境是否满足电子档案集中管理的基本需求，且要对自然灾害、故障预防控制方案的可行性予以评估分析。第二，管理的安全性。针对的是软环境判断以及电力企业管理制度的合理性。结合安全指标对组织架构、应急处理方案等予以综合评估，分析是否满足对应的指标系数。第三，网络安全性。电子档案在网络传输过程中是否具备抵御网络攻击的能力，以保证电子档案集中化管理的信息安全性和控制规范性，维持良好的安全评估控制模式。需要注意的是，要对黑客入侵抵御能力、病毒防范能力、审计监控能力和访问控制措施处理效果等进行评估。第四，信息安全性。合理化的信息安全监督管理方案能最大程度上提高用户档案信息管理的及时性，避免被篡改或者是盗用，有效匹配数据完整性鉴别技术、信息数据安全分析技术、信息防抵赖技术等具体内容，有效评估安全性。第五，系统安全性，对整个计算机体系安全性予以评估。3.模糊综合评价法。第一，确定评价因素体系，建立因素集。第二，建立因素权重集，借助层次分析法结合因素重要等级完成评定。第三，确定因素隶属度，配合层次分析法，确定隶属度，结合模糊评价向量表示评语等级的隶属程度，依据具体参数评估模糊特性。第四，建立关系矩阵。第五，确定安全评价模型。其中，取值为1。4.确定因素评价等级。设置为很好、好、较好、一般和差5个基础等级，结合评价结果全面分析电力系统电子档案集中化管理的具体情况是否满足实际需求，有效维持综合性管控工作的合理性和规范性，保证电子档案安全风险评估指标效果的最优化，并且维持指标体系和综合评价模型应用控制的合理性。

三、结语

总而言之，供电企业电子档案集中化管理工作是顺应时代发展趋势的必然选择，要整合技术要求，保证相应设计内容和控制工作都能顺利落实，提升档案管理效果，为供电企业实时性管理工作的全面进步提供保障，促进电力系统可持续发展。