国有企业文件签批管理基于RFID技术的信息化建设

文/北京计算机技术及应用研究所 夏冰 徐承超 徐语菲

一、背景

目前，国有企业领导审批文件主要流程是各部门提交待审批文件交给办公室，再由办公室分类整理好转交给领导审批。面对每日大量的文件与实际操作流程，各个角色存在一定的困扰和诉求。为提升办公室工作效率，让领导合理有序直观地了解文件情况；让部门人员避免多次询问保证第一时间收到文件审批通知；让办公室人员减少被催促、被询问、来回跑、常遗忘事情的情况发生，本文提出一种基于RFID技术的智慧型文件监管的构想，以解决上述问题，辅助领导办公，规范办公室业务流程，助力企业高质量发展。

二、关于RFID技术

（一）RFID的起源。RFID（Radio Frequency Identification）技术，其最早起源于英国，第二次世界大战中应用于辨别敌军和我军飞机的身份识别，从20世纪60年代开始涉及商用。RFID技术可以看做一种自动地识别性技术，是现代化、智能化的识别技术。据悉，美国国防部规定，2005年1月1日以后，所有美军军需物资全部使用RFID标签;美国食品与药品管理局(FDA)建议制药商自2006年起使用RFID技术跟踪经常造假的药品。Walmart，Metro零售业致力应用RFID技术等系列行动，进一步推动了RFID技术在全世界的应用热潮，这波应用从此广泛分布在身份、证件、日常门禁、物资库存、进销存、供应链、生产流程控制、资产管理、目录管理等诸多领域。

（二）基于RFID的物联网应用。随着科技的进步，人工智能技术快速发展并被广泛应用于各行各业，智能物联网技术中对“物的流动”这一实时管理也逐渐成为可能，极大限度地提高了管理效率、降低了人力、财力成本。RFID（射频识别）技术作为物联网中对物体身份的有效标识，它与条形码、二维码等常见标识的识别方式不同，RFID标识具有非接触、自动化、快速识别的独特优势，并且在金融支付、智慧交通、物流仓储、运输行业、制造行业、销售行业、生产管理、资产管理、安防管理、防伪管理、质量管理、追溯过程管理等领域或方向大量使用，极大提升了相关领域或方向的经营效率、管理效率、生产效率，带动了相关产业实现流程、技术、管理、服务和结构的升级。近年来，我国政府部门对RFID技术的政策扶持力度持续加大，为RFID产业与技术应用的发展营造了良好的成长环境。截至目前，已经从政府主导、引导逐步转向各行各业主动将RFID应用扩散。

（三）RFID的应用原理。RFID（射频识别）又称无线射频识别，是一种通信方向的技术，俗称RFID电子标签。它是通过无线电信号进行识别指定的或特定的目标，并将目标数据读写出来，是一种无需识别系统与指定或特定目标之间建立机械或光学接触的技术。RFID原理是利用电磁波的磁场变化以识别出RFID电子标签的信息。无线电信号通过调成无线电频率的电磁场，将附着在物品及标签上的数据信息传递出去，得以自动识别并追踪某物品。标签内部包含电子存储的数据信息，规定范围之内均可以进行识别。标签内部的电源结构不是必须项，其中部分标签在识别过程中可以从识别器发出的电磁场中得到能量，本身不需要电池设备;另一部分标签本身内置电源设备，可以自身主动发出无线电波（即调成无线电频率的电磁场）。标签内部包含电子存储的数据信息，规定范围之内均可以进行识别。与条形码、二维码不同的是，射频识别标签在识别器视线之外，依然可以追踪被嵌入的物体，扩大了追踪范围，实现跟踪区域最大化，进而实现物体流转动作灵活化。RFID系统通常由电子标签、读写器和计算机网络三个部分组成。1.RFID电子标签。标签由电子芯片和天线两部分组成。电子芯片存储物体的具体数据信息。天线在RFID电子标签和读取器间传递射频信号，进行无线电波的收发。2.读写器。读写RFID电子标签的设备。通过射频技术，接收电子标签的具体数据信息，并将信息传送至外部主机。3.计算机应用网络。完成具体数据的处理、传输和通信的平台。

图1 RFID系统的组成

三、国有企业文件签批管理存在的问题

随着国有企业不断发展壮大，每日企业领导需要签批的实物文件只增不减，文件催办、急缓分类等问题屡见不鲜。据统计，2021年某3000多人国有企业的办公室全年向企业领导递交24457份实物文件。即使全年无休，日均也需要向企业领导递送60.01份文件。面对巨大的实物文件签办压力，办公室文件送签与追踪问题日益凸显。

企业领导面对每天大量待审批文件，紧急程度不清晰，具体数量不直观，缺乏统一收纳整理工具。企业领导签批完的文件，需要通知办公室人员来取，或等到固定时段被统一取走，文件无法及时流转。业务部门人员无法知悉文件流转与签批进度，对已提交的文件无法催办，每日询问办公室人员，费时费力。办公室人员需对已审批文件现场确认后才能取回，面对大量的流转文件，无法一一跟进签批进度，实物文件签批状态信息不对等及诸多现实问题。

将RFID技术应用在企业实物文件签批管理中，可以突破原有文件签批流转管理中的层层瓶颈。实现信息化跟踪、判断、信息互通，进而实现对实物文件的精准化过程管理。

四、基于RFID技术的文件签批管理信息化建设

基于RFID技术文件签批管理模式为业务部门、办公室、企业领导审批文件流程中文件接收、查看、识别、提醒等全过程实现实时化、可视化、智能化、自动化管理。结合物联网的核心识别技术、网络通信技术、人机交互系统旨在实现解放人力、提升办事效率。

（一）基于RFID的文件智慧管理工作原理和流程。

实物文件使用统一文件夹递送，文件夹外侧固定位置有系统为该文件分配的对应的电子标签。阅读器通过发射天线进行一定频率射频信号的发送，当实物文件外部的电子标签在文件流转过程中进入发射天线工作区，此时电子标签与阅读器之间将会通过耦合元件进行射频信号的空间（无接触）耦合，即根据时序关系在耦合通道内实现能量之间的传递、数据之间的交换，通过数据的交换在读写器中为领导展示文件重要信息和缓急程度，当文件签批完放入指定位置后，再次通过耦合通道、数据交换在计算机网络中依据不同的设定做出对应的处理动作或者控制动作，实现发出指令信号进而控制执行机构的对应动作。进而显示该文件流转进度、位置，通过信息系统展示文件流转进度的同时，提醒办公室人员文件可取，提醒文件递送人文件可取回。

（二）基于RFID的实物文件智慧管理模式。随着各企业对资产、财产使用保管要求的提高，智能硬件设备与业务管理系统相结合已形成一种规范化、流程化的标准应用体系。射频识别（RFID）技术能唯一标识物品，并提供统一的、通用的方式实现“物品流”到“信息流”的自动采集与转换，可方便实现实物文件信息化闭环管理。依托RFID技术对绑定电子标签的物品进行统一管理，能有效减少实物文件遗漏、丢失、非授权流转、被盗等问题。

图2 基于RFID的文件智慧管理工作原理和流程

（三）基于RFID的实物文件智慧管理的优势。1.实现智能化的文件保管平台。从结构设计上实现待审批文件、已审批文件两个区域相互独立，各区域自动识别定位存放的文件信息，通过液晶显示屏、指纹识别等模块，帮助企业领导直观了解待审批文件和已审批文件数量、待审批文件紧急程度并接收提醒通知，提供更优的人机体验和智慧办公模式。2.实现自动化的文件流转状态追踪。通过RFID技术与信息化的结合将待审批文件、已审批文件信息实时传递后台，支持办公室人员、业务部门人员通过后台业务集成及时掌握文件审批进度，支持紧急文件可在后台业务集成系统申请催办，实现文件流转信息自主跟踪和文件流状态自助查询，降低沟通成本、人力成本、时间成本，切实提升工作效率，帮助企业业务流程化、规范化、信息化和智能化。

五、结语

基于RFID技术的企业文件签批管理的信息化建设，是智慧办公的发展趋势，不仅能够从宏观上带动办公室业务信息化发展，而且能够在具体文件签批管理中实行全过程监控，保证企业文件流转签批的信息化建设顶层有目标、底层有措施，不断提高企业办公室业务信息化发展水平，为企业高效开展科研、生产、经营、管理等组织活动保驾护航。