国际火电建设项目电子文件单轨制管理初探——以“印尼南苏1号项目”为例

文/山东电力工程咨询院有限公司 王红娟 刘金串

印尼南苏1号2×350MW燃煤机组项目（以下简称“印尼南苏1号项目”）由国家能源投资集团有限责任公司和印尼LPE公司共同投资，山东电力工程咨询院有限公司（以下简称“山东院”）作为总承包单位参与建设，该项目是目前山东院独立承揽的装机容量最大的海外EPC总承包项目。

山东院已在多个项目中应用项目管理系统、EDOC文控系统和清华紫光系统管理电子档案，具有丰富的项目电子文件归档和管理经验。通过建立参建各方统一的电子文件审批系统，实现项目文件线上流转；采用国内先进的文控管理平台，实现电子文件全过程的有效控制；通过与档案管理系统建立接口，利用电子文件元数据和XML封装技术，实现电子文件同步归档到清华紫光系统。

一、电子文件单轨制管理的必要性和意义

（一）电子文件单轨制管理是国际火电建设项目管理和档案工作发展的必然需要。火电建设项目文档管理相对比较粗放，大部分文件需线下通过人工进行签审和接收，已经通过项目管理系统进行文件审批的单位，也只是部分文件实现线上审批，大部分文件还是线下签审。文件审批滞后于项目建设进度，文件需要签署多份，耗时耗力，效率低下，相关签署人员休假或者不在项目现场时，文件无法进行签署，影响项目进度。尤其国际项目面临项目现场、国内公司和各设备供应商异地办公的状况，单纯纸质文件流转效率十分低下。电子文件单轨制管理有利于节省项目成本，提高工作效率。

（二）电子文件单轨制管理是电子文件管理未来发展的必然趋势。2017年8月，美国国家档案馆宣布2022年底前将不再接收各联邦机构归档的非电子档案，未来的美国国家档案馆将演变为单套制数字档案馆。2020年修订的《中华人民共和国档案法》从法律层面认可了电子文件的法律效力。2021年6月，两办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，要求建立和健全电子文件管理相关制度，大力推动业务流程中同步规划和部署电子文件归档功能，推动要素合规、程序规范、来源可靠的电子文件仅以电子形式归档。当前会计业务领域及铁路等行业都在进行电子文件单套制归档的试点和探索，取得了一定的成效，对于建设项目领域电子文件的单轨制管理将起到一定的推动作用。

（三）电子文件单轨制管理是火电建设项目行业激烈竞争和企业数字化转型的必然要求。近年来，国家提出“数字中国”建设理念，各行各业充分将新兴的云计算、大数据、区块链、人工智能等技术与企业业务发展相融合，探索企业数字化转型的出路。新技术的应用给传统双轨制档案工作带来极大挑战，业务的数字化逐步推动档案工作数字化转型，数据的档案化也已成为企业发展的必然需求。企业正逐步加大电子档案管理和电子文件单轨制归档的研究；充分发挥数据的参考和凭证价值，为项目实施提供参考，为领导决策提供支持。

二、国际火电建设项目电子文件单轨制管理措施

（一）电子文件单轨制归档管理策划。1.与参建单位沟通，取得参建单位支持。建设、监理和其他各参建单位的配合是项目实施的基础和保障。在获得国家档案局试点项目立项审批之后，首先跟建设单位进行电子文件单轨制管理项目实施意义和必要性的沟通，在获得建设单位的支持下，逐步开展项目的实施策划和方案编制。建立项目建设、监理、总承包单位和施工单位四方一体的项目实施工作小组，明确分工，编制工作计划。2.研究政策和标准，为项目实施提供依据。对《电子签名法》《中华人民共和国档案法》等法律法规以及建设项目和档案行业法规进行研究，明确电子签章、电子签名、电子文件封装、四性检测每个关键节点开发的具体要求，确保项目实施方案所有环节和要求符合标准规范要求。满足档案法对合规电子文件的要求：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。”3.编制项目实施方案。根据国家档案局试点项目目标和要求，结合我单位文档管理实际情况，编制电子文件单轨制管理实施方案，理顺电子文件从表单生成、电子签名和签章、元数据编制、电子文件封装等各个节点要求，将电子文件整个生命周期关键节点管控要求标准化，细化电子文件全过程管控要点。打通电子文件从业务系统、文件控制系统到档案管理系统的接口。详见图1。

图1 电子文件单轨制管理流程图

（二）电子文件单轨制归档系统开发。1.建立标准化表单并嵌入项目管理系统。编制项目通用表单汇编，经各参建单位评审确认后进行发布，将项目通用表单嵌入项目管理系统，确定每个表单文件签审批流程，逐条进行开发。项目管理系统开发的流程，具备文件编制、审批和盖章的功能，并能够根据预设规则进行文件自动编码。2.电子签名和电子签章。为符合《电子签名法》中对可靠的电子签名的要求，保证电子档案真实、完整、可用、安全，对电子签名产品进行调研，选择经公安部认证的电子签名产品。电子签章系统采用PKI证书体系作为签署人身份认证的基础，采用二进制数据绑定的技术确保用户签名和电子文件紧密绑定，一旦电子文件内容被非法篡改，经验证后签名将显示失效。各参建单位自行向指定的CA中心申请单位数字证书，指定电子签章管理员保管和使用数字证书密钥及数据文件。系统可识别电子文件签署者的身份，具有不可抵赖性，保障文件的完整性和可靠性。任何经过系统签字、盖章的电子文件，一旦发生改动，签章立即显示失效（详见图2）。3.电子文件元数据管理。电子文件的元数据用以记录电子文件的背景、内容、结构以及整个管理过程。除系统自动生成的元数据外，还要从用户使用和电子文件管理的角度，规范各类电子文件的元数据，并梳理业务系统、文控系统、档案管理系统中元数据的对应关系，实现电子文件元数据管理的标准化。在文件传递时，将所有元数据通过XML封装的形式，同电子文件一并传递。4.XML电子文件封装技术。XML独立于任何编程语言，允许人们按接收者容易解析的方式，对复杂数据进行编码。XML技术具有以下特点：可用于本地计算的数据、可为用户提供正确的结构化数据视图、允许集成不同来源的结构化数据、描述来自多种应用程序的数据、通过粒度更新来提高性能。利用XML封装技术，对电子文件及其元数据进行封装，确保电子文件真实、完整、可用和安全（详见图3）。5.电子文件“四性”检测技术。电子文件“四性”检测是项目文件单轨制管理的核心技术，参照《文书类电子档案检测一般要求》，应从移交、归档、保存等环节编制电子文件四性检测措施。电子文件全流程管理需要进行定期和不定期多次检测，制订电子文件检测策略；在实施检测时，依据预先设定的检测策略执行。原则上每两年对长期保存的电子档案进行一次全面检测，每季度对长期保存的电子档案进行抽检，抽检比例不低于5%。电子档案所有的操作都应该留有记录，并补充到电子档案的元数据中。

图2 电子签章验证过程

图3 电子文件封装包

（三）电子文件在线归档。项目管理系统产生的文件将根据预设的所属卷号自动保存在文控系统对应的文件夹中，线下产生的文件审批完成扫描上传到相应的文件夹下，并可继承文件夹的元数据属性。线下、线上产生的文件同时归集到相应的文件夹中，实现预组卷。

同一类文件或同一卷册的文件收集齐全后，将文控系统中的电子文件及元数据信息批量进行导出，导出的EXCEL案卷和文件级信息再导入清华紫光档案管理系统，批量挂接电子文件，实现电子文件在线电子化移交和归档。

三、结语

本项目是响应国家档案局电子文件单轨制归档和管理相关要求，落实国家《“十四五”全国档案事业发展规划》，探索电子文件单轨制管理和归档实施关键技术。通过CA认证技术、电子签名与签章技术、元数据管理、XML封装等技术手段，保障电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全。实现电子文件和元数据的同步归档和文件从业务系统到档案管理系统的在线归档。项目的实施提高了竣工档案归档效率，实现了电子单套制归档，对于推动国际火电建设项目文档管理的数字化和智慧化具有推动和促进作用。