EXCEL在中小企业财务管理中的应用分析

■张冬花

Excel是Microsoft office系列套装办公软件中的一个重要组成部分，其功能强大、易于操作，尤其是在财务管理的计算、分析方面，Excel通过制作电子表格，很方便地输入数据、函数、公式以及图形对象，可以生成直观的表格、图形和专业的图表等，实现了数据的快速生成、交互使用、计算、分析及可视化。因此，Excel已经被广泛地应用于会计、财务管理、市场营销、文秘办公、行政管理和协同办公等日常事务中。

一、Excel的功能与优势

（一）电子表格和图表处理

Excel电子表格是微软公司研制的Office软件套装的重要组成部分，其功能主要有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表以及开发应用系统等。Excel电子表格具有操作界面直观、计算功能强大、图标工具出色、应用范围广、与其他电子表格有很好的兼容性等特点，被广泛应用于会计、统计、财务管理、金融、物流管理以及公共管理等领域。

Excel具有比较完整的图表工具，不仅可以生成常用的折线图、柱状图、面积图和散点图等图表，还可以生成较为复杂的动态图表和三维立体图表。此外，Excel还为用户提供了20多种自定义图表类型，方便用户根据需求选择使用。

（二）函数计算

Excel提供了大量的内置函数可供用户使用，这些函数本质上就是一些事先设定的公式。每一个函数都由函数名称和规定的参数构成，这些参数都有特定的顺序和结构，可以进行各种运算。Excel函数通过对特定数据的公式计算，还可以扩充为一整行或一整列的计算，包括常用函数、统计函数、逻辑函数、财务函数等十一大类。Excel函数可以在很短的时间里完成多种复杂运算，既可以大大简化公式，还可以提高计算的速度和准确性。

（三）数据分析处理

Excel为用户提供了非常强大的数据分析处理功能，包括数据的排序、查找与筛选、分类与汇总、数据透视分析、模拟分析以及规划求解等内容。Excel允许对数字、字符等数据按大小顺序进行升序或降序进行排列，不同类型的数据默认的排序原则不同，如数值默认从小到大的排序。数据查找是指从原始数据中提取满足条件的数据记录，源数据仍然保留。数据筛选是指把数据库或数据清单中所有不满足条件的数据记录都隐藏起来，只显示满足条件的数据记录。常用的数据查找与筛选方式有记录单查找、自动筛选和高级筛选。数据的分类与汇总是将数据清单中相同类型数据归类并求和。在分类汇总之前必须先对数据按一定要求进行排序。数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格，我们可以通过转换其行和列来查看对数据源的不同汇总，进而使透视表的数据表达的信息更加清晰完整。数据的模拟分析是将工作表中的某一单元格区域的数据进行模拟运算，测试使用一个或两个变量对运算结果的影响。对于需要通过许多变量的变化来找到一个目标值，如查找最大值、最小值或某个确定的值等问题，就需要运用Excel中的规划求解工具来解决。

（四）开发工具

开发工具属于Excel的一项拓展功能，用户可以根据需要选择不同类型的控件。先根据可能出现的各种方案建立数据源区域，然后选择控件类型，再在控件格式中输入数据源区域和单元格链接，即可通过切换控件按钮来查看每一种方案下的计算结果。开发工具一般适用于分期偿还借款模型的建立和利润的敏感性分析等问题。

（五）模板与宏功能

Excel中有大量的自带模板，如会议议程、简历、课程表、发票、库存控制及财务报表等模板。这些模板在使用时用户可以根据业务活动的特点和自己的需求，对模板的信息格式进行筛选使用，既方便了业务数据录入，也使同类表格在信息格式上相对统一。

Excel的强大优势还在于它提供的宏语言Visual Basic for Application（VBA），它是Visual Basic的一个子集，被广泛地应用于微软公司开发的各种软件中，例如Word、Excel、Access等。宏的作用是将操作步骤录制成宏，然后再执行宏，可以批量实现一些重复操作。用户通过设置宏，简单而快速地完成大量相同步骤的工作，极大地提高了工作效率。

二、Excel在中小企业财务管理中的应用

（一）分期偿还借款分析

在企业融资决策中，各项借款究竟在什么时点偿还对企业最有利是财务人员经常面临的问题。长期借款的各种因素是相互作用的，一般情况下，借款期限越长利率越高，而借款利率的高低又直接影响每期还款额的多少。人工测算不同期限、不同利率下的每期还款额工作量非常大。对于借款利率和借款期限同时变动对每期还款额的影响，可以利用Excel的模拟运算表分析工具，快速地计算出两个因素在各种组合情况下的分析结果。

例如，甲公司拟向银行申请200万元贷款，借款年利率在4%到8%之间变化，借款期限在3到7年之间变化，贷款采用按年分期等额本息还款方式偿还，每年末还款额的计算如图1所示。

图1 双变量模拟运算表

在图1的双变量模拟运算表中，行和列交叉位置的金额，就是通过Excel的模拟分析工具计算出的长期借款每年末的还款金额。比较每一行的数值可以看出随着还款年限的延长每年末还款额是逐渐下降的，比较每一列的数值可以看出随着利率的提高每年末还款额是不断增加的。

（二）商品销售情况分析

企业商品销售情况非常复杂，如果想快速和交互地查找一定时期内不同销售人员的销售业绩和每一种商品的销售情况以及地区分布情况，就需要建立数据透视表来完成。

例如，乙公司2021年10月上旬的各类商品销售的详细情况见表1所示：

表1 乙公司商品销售明细清单

根据表1的资料，建立数据透视表和数据透视图如图2和图3所示。

图2 商品销售数据透视表

图3 商品销售数据透视图

在图2所建立的数据透视表上，可以看出每个销售人员所销售商品的种类、数量销售额及总计，可以很方便地对每个销售人员的销售业绩进行评价。还可以通过下拉列表查看每个销售人员的销售情况以及每种商品的销售情况，可以很方便地进行多角度的统计与分析。若想查看表中某些数据项的明细数据，只需要双击该数据项即可。从图3可以更直观地分析出每种商品和每个销售人员的销售情况。

（三）本量利分析模型

本量利分析是对成本、业务量和利润三者之间的关系进行分析，从而揭示本量利内在变化规律的一种分析方法。Excel通过开发工具建立本量利分析模型，非常方便、直观地进行多因素变动分析，为企业实现目标利润提供分析思路。

例如，丙公司生产和销售A产品，2020年销售数量为120000件，销售单价为15元，单位变动成本为9元，固定成本总额为450000元，实现利润270000元。2021年，丙公司希望能增加利润到320400元，分别测算各因素的变动率。

A产品的本量利分析模型如图4所示。

图4 本量利分析模型

在图4的本量利模型中，通过对控制条的调节，不仅可以分析单一因素变动对利润的影响，还可以分析几个因素同时变动对利润的影响，极大地提高了决策的效率和准确性。

（四）经济批量模型

在存货管理中，经济批量模型可以测算出储存成本和订货成本最低时的存货采购批量。Excel的规划求解工具经常被用以解决生产和生活中经常涉及到的最大利润和最小成本、目标规划、线性回归及非线性回归等问题。

例如，丁公司全年需要B材料120000千克，每次的订货成本为400元，材料单价30元，单位材料的年储存成本为6元，求B材料的经济订货批量。B材料的经济批量模型如图5所示。

图5 经济批量模型

在图5中，根据基本数据区各因素之间的内在联系，运用规划求解工具建立了B材料的经济批量模型，很方便地计算出B材料的经济批量为4000千克。

三、改进Excel在现代财务管理中应用的建议

（一）Excel在现代财务管理中应用存在的问题

由于Excel具有最全面的公式和函数、图表功能，兼容性好，因此Excel在财务管理实际工作中的应用已经得到推广与普及。但是，我们也发现在Excel的实际应用中仍然存在一些问题。首先，Excel的许多自带模板的格式与实际工作差距较大，很多时候使用起来并不是很方便，甚至是每使用一次就需要定义各种公式；其次，财务管理人员对Excel电子表格的处理更多是模拟手工处理，缺乏数据库的思想，没有数据结构的概念，不懂得如何做到数据共享。比如，在进行原始数据的输入时，很多财务管理人员不知道可以将工作中经常需要输入的内容事先定义为序列，这样在后续的公式输入时就可以进行填充复制。也不清楚可以把数据处理时经常需要用到的数据或数据区域定义为单元格或工作表，然后就可以在后续的数据处理中进行单元格或工作表的名称引用。甚至还有很多人在进行单元格的引用时，不明白什么情况下应该使用绝对引用，什么情况下应该使用相对引用。最后，极少应用到宏与VBA。在财务管理的日常工作中会产生很多相同的、多次重复进行的操作，比如产品成本的计算、销售收入的计算，材料、半成品、产成品的入库和出库等，由于很多财务管理人员对宏和VBA知之甚少，就造成了大多数情况下进行着简单的、重复性的劳动，费时费力还容易出现错误，工作的效率极低。

（二）改进Excel在现代财务管理中应用的建议

对于提高Excel在财务管理实际应用中的效率，提出如下几点建议。第一，财务管理人员与计算机专业人士协同设计财务管理专用模板。财务管理人员将财务管理工作的业务特点和具体要求以书面的形式提出来，计算机专业人士在设计模板过程中就可以充分考虑企业财务活动的特点和实际需要，这样设计出的模板才会更加具体化、人性化，财务管理人员使用起来也比较得心应手。既节约了时间，提高了工作效率，也能避免在输入公式过程中出现的人为错误。第二，合理设计工作表的数据结构和功能区域。在建立工作表的工作区域时，应当根据分析方法的特点选择有利于提高输入效率和准确性的输入方法，对于有排序关系的数据最好置于同一行或同一列，以便于后续公式计算中使用序列填充。对于需要重复使用的一系列数据，可以事先建立工作表区域并加以命名，以便于在不同的工作表中进行引用。如果每个字段输入的各个记录的数据均不相同，但输入的数据量非常大，可以使用Excel的记录单来输入和管理数据，这样可以节省不少时间，还能提高输入数据的准确性。在引用单元格数据时，最好引用单元格而不是直接输入数据，这样做的好处是如果前面的数据或计算发生错误需要修改或需要更新时，后面引用过该单元格的数据会自动修正或更新。在Excel公式的复制填充中，如果随着公式位置的改变，引用的单元格也会相应发生变动时应该使用相对引用；若该单元格中的数据总是重复使用，不随公式位置的移动而变化，就属于绝对引用。第三，加强Excel的宏和VBA功能的应用。由于财务管理工作中存在大量重复性的工作，因此财务管理人员有必要加强宏和VBA功能的学习和使用。在首次操作时设置宏并录制宏，在以后的操作过程中直接运行宏即可。这样一方面极大地提高了财务管理的工作效率，还能减少人工操作过程带来的错误。