构建供应商平台在医疗设备档案资料信息化管理中的应用

史素杰

山东省青州市人民医院办公室，山东潍坊 262500

当今我国正处于医改的深化推进阶段，随着药品、医疗器械等的国家带量采购与集中采购的经验的积累，针对医疗设备的管理可能将是下一步管理的重点[1]，为此提高医疗设备档案管理的信息化，提高专业管理团队的综合素质，确保医院对新进医疗设备采购的重视，提高医疗设备使用效率，需要在医疗设备档案管理方面建立一支可随时为临床提供可靠服务的专业团队[2]。以往针对医疗设备档案资料管理多以纸质医疗设备档案管理为标准，其效率低下，提取相关资料耗时长，且不易保持，造成后期提取档案资料困难甚至出现档案资料丢失等现象[3-4]。为解决医疗设备档案资料管理过程中的不足，尤其是纸质档案资料保存年限长、调阅难度大等困难，该研究选择2020—2021年两个年度内该院采购的医疗设备各100件为观察对象，探讨搭建供应商平台进行医疗设备档案资料管理的效果，现报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选择两年度内该院采购的医疗设备各100件为观察对象，2020年度100件实施常规纸质版管理，作为对照组，其中采购费用5万以内28件，5～20万之间56件，超过20万16件；国产设备86件，进口设备14件。2021年度100件实施基于供应商平台系统的医疗设备档案信息化管理，作为观察组，其中采购费用5万以内29件，5～20万之间55件，超过20万16件；国产设备者85件，进口设备者15件。两组一般情况比较，差异无统计学意义（P＞0.05），具有可比性。

1.2 方法

对照组实施常规纸质版管理，在医疗设备招投标、安装使用、维修保养等各个过程中均提供纸质材料，并及时进行归档保持。观察组实施基于供应商平台系统的医疗设备档案信息化管理，具体为：①确保针对医疗设备档案资料管理的规范化与标准化。将以往尤其是近20年内采购的医疗设备的相关纸质档案资料实施规范化与标准化整理，并将其进行信息化数据加工。②针对医疗设备档案资料内容进行甄别与分类。通过信息系统进行提取、采集相关电子化档案，制订医疗设备档案资料管理的规章制度及入库流程，建议以设备采购价值进行分类，并针对各类医疗设备档案进行区别保存，及时按照设备采购价值进行梳理并制订电子档案管理的相关内容。③协调多部门管理提高档案资料收集效率。在实际工作中不断总结与梳理日常管理中所遇到的难题，制订切实可行的采购流程、验收流程、设备使用流程、维修保养流程及设备的报废流程。④构建一个行之有效的供应商平台查询系统。搜集相关信息并实现信息化数据输入，针对各工作环节中所产生的相应电子数据纳入医疗设备档案管理的重要内容，实施多方向采集数据并建立信息化的档案收集、交接、审核流程。⑤确保数据简单互通。提高多系统对接功能、转换功能，在信息化时代背景下，做好相关数据的传输，数据合并与整理，以远程访问为基础，及时完成局域网与互联网之间的数据转换功能。⑥定期培训。提高管理人员综合素质，定期针对供应室和医疗设备档案资料管理人员进行业务培训，其可由医学工程部定期进行培训与考核，重点宣传供应商平台档案系统运行的注意事项，和医疗设备档案管理的相关流程。

1.3 观察指标

比较两组医疗设备中标相关文件完整性、医疗设备使用规范相关记录规范性，统计两组调阅医疗设备档案资料耗时及上级检查整体评分，比较两组医疗设备档案资料完整性及规范性。

1.4 统计方法

使用SPSS 20.0统计学软件进行数据分析，符合正态分布的计量资料以（±s）表示，组间差异比较采用t检验；计数资料以[n（%）]表示，组间差异比较采用χ2检验。P＜0.05为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组医疗设备中标相关文件完整性比较

观察组医疗设备中标相关文件中，购置申请书完整、招标文件完整、医院批复文件完整、审计审批文件完整和验收文件完整的比例均高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表1。

表1 两组医疗设备中标相关文件完整性比较（%）

2.2 两组医疗设备使用规范相关记录比较

观察组设备保养记录规范、设备维修记录规范、操作规范记录规范和业务培训记录规范的比例均高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表2。

表2 两组医疗设备使用规范相关记录比较（%)

2.3 两组调阅医疗设备档案资料耗时及上级检查整体评分比较

观察组调阅医疗设备档案资料耗时短于对照组，上级检查时整体评分高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表3。

表3 两组调阅医疗设备档案资料耗时及上级检查整体评分比较（±s）

表3 两组调阅医疗设备档案资料耗时及上级检查整体评分比较（±s）

组别观察组（n=100）对照组（n=100）t值P值调阅医疗设备档案资料耗时（min） 上级检查时整体评分（分）3.3±1.5 15.6±3.8 30.108＜0.001 86.7±11.9 78.6±15.7 4.112＜0.001

2.4 两组医疗设备档案资料完整性及规范性比较

观察组医疗设备档案资料完整性及规范性比例均高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。见表4。

表4 两组医疗设备档案资料完整性及规范性比较（%）

3 讨论

信息化时代智慧医疗的不断推进，在当今国家深化医疗改革背景下，医院针对医疗设备的采购与使用逐步实现信息化，对于各类医疗设备相关档案保管更为具体化与精细化[5]，从而为医疗设备的申购、安装、使用、维保、报废等各环节提供依据，做好全面跟踪管理，确保医疗设备档案在使用与管理过程中的相关资料的完整性，确保各原始记录在需要应用时随时可得[6]，更利于医疗设备档案管理的审计、审查，提高临床医疗安全、接受各方监管监督，为医疗设备的正常运行提供坚实基础与保障[7]。随着信息化医疗设备档案管理的建立与实施，其有效地将医学工程管理内容融入到临床实践，做到管控交接及时，实现档案资料动态管理[8]，搜集供应商源头电子档案资料，显著提高医疗设备档案资料的信息化，有效解决了档案管理工作繁琐耗时、效率低的问题[9]。

该研究比较两组医疗设备中标相关文件完整性发现，观察组医疗设备中标相关文件中，购置申请书完整、招标文件完整、医院批复文件完整、审计审批文件完整和验收文件完整的比例均高于对照组（P＜0.05），证实搭建供应商平台进行医疗设备档案资料管理，可显著提高医疗设备中标相关文件的完整性。另外观察组设备保养记录规范、设备维修记录规范、操作规范记录规范和业务培训记录规范的比例均高于对照组（P＜0.05），提示搭建供应商平台进行医疗设备档案资料管理，对确保更为规范的使用医疗设备，尤其是高精尖及贵重医疗设备有重要价值。同时观察组调阅医疗设备档案资料耗时短于对照组，上级检查时整体评分高于对照组（P＜0.05），说明搭建供应商平台进行医疗设备档案资料管理，可有效提高调阅医疗设备档案时的工作效率，确保其管理职能在上级评估中获得满意结果。最后观察组医疗设备档案资料完整性及规范性比例均高于对照组（P＜0.05），进一步提示搭建供应商平台进行医疗设备档案资料管理，在提高医疗设备档案资料完整性及规范性的管理过程中具有举足轻重的作用。

该研究所搭建供应商平台，从供应商招商源头环节开始，确保医疗设备档案原始资料的完整性，要求其供应商提供企业相关基础资料，减轻对供应商资质的管控，并将数据进行信息化管理[10]；节约采购人员及档案管理人员的审核资料时间，确保后期设备盘点工作的顺利开展提高其工作效率[11-12]；建立医院档案资源共享新模式提供依据，通过供应商平台将医疗设备档案资料的相关数据进行整合[13]，并将近20年相关纸质材料进行整理与电子化数据传输，完善供应商相关产品信息，以便数据的开放查询与调阅，以新版医疗器械分类目录为基础，设定医疗设备名称、型号分类整理技术等关键词，进一步完善医疗设备档案资料数据库[14-15]。

综上所述，搭建供应商平台进行医疗设备档案资料管理，可显著提高医疗设备中标文件完整性与医疗设备使用规范性，更利于减少调阅医疗设备档案资料耗时，提高上级对医疗设备档案资料管理的认可度。