试论高职院校教学秘书工作

摘要：教学秘书岗位是高职院校教学管理的重要组成部分，对维护高职院校教学秩序的建立与运行起着不可或缺的重要作用，其工作能力和工作质量将直接影响着学校的教学质量，甚至影响着人才培养水平。本文针对高职院校教学秘书具体工作能力及要求进行分析，指出存在的问题，分析存在的原因，提出指导性建议。

关键词：高职院校; 教学秘书;工作

教学秘书作为高职院校教学管理中的基层执行者和管理者，在实际工作的过程中，必须要明确自身的岗位职责，具备良好的素质能力，才能够真正地推动高职院校发展，让教学质量、教学秩序得到保障。

一、高职院校教学秘书岗位职责

（一）教学服务管理方面

教务处作为一个学校主管教学的部门，教学秘书与之联系尤其密切。教学秘书应协助教务实训处做好教学管理工作：根据教务处要求，协助学院领导和各专业负责人完成人才培养计划编制，根据教学计划合理安排教学任务及编排课表;协助做好学生选课工作并处理选课遗留问题;检查收集任课教师的授课计划、实验计划、期末试卷上交教务处;协助教务做好教材征订及发放工作;根据教务通知及时安排学生补考、重修学习及重修考试等工作;协助做好学生转专业工作、组织学院学生参加教务处学生座谈会;按照要求在规定时间组织好学生英语等级考试报名等工作，同时还要认真做好和及时传达教务通知和其他工作。

（二）教学监督管理工作

教学秘书在协调各部、系领导开展教学工作的过程中，还要定期对教学秩序、教学进度、教学质量进行检查、监督，保证教学计划可以得到稳定执行。在监督管理的过程中，教学秘书要将其中存在的问题汇总起来，根据领导给出意见，形成具体整改对策，同时跟踪整改情况。主要的监督方式有听课、评课、评教、教学比赛等，通过多元化的监督活动，保证教学质量，提高教学效果。

（三）日常工作

教学秘书的工作，除了教务和督导的常规工作外，也要做好办公室的日常工作。做好日常教学文件材料的整理归档、检查收集教师工作手册、教案、教研室材料等日常教学材料、为教师的正常教学工作做好服务工作。同时，完成领导交办的相关事宜，协助领导处理一些突发的教学事件等，及时准确传达给领导和教师相关通知，做好传达者的工作。

二、高职院校教学秘书的能力要求

第一，思想道德素质。教学秘书的岗位职责虽然基础，但是十分重要，关系到一个院校的教学工作是否可以正常稳定的运转。面对复杂、繁多的工作内容，教学秘书要付出大量的精力和时间，只有由内而外地热爱这项工作，拥有较强的敬业奉献精神，才能认真仔细地对待每一个工作细节。第二，综合知识素质。教学秘书的工作内容较多，涉及教学管理、教学服务、专业建设等多方面领域，只有具备较高的学科专业知识和教学理论知识，才能对教学工作做出正确 的记录和评价，才能保证课程设计、课时分配的科学合理。不仅如此，教学秘书还要熟悉人才培养、师资配备、课程设置、实训环节等方面的知识，以此保证工作质量和工作效率得到提升。第三，多元化能力素质。作为教学秘书除了上述两方面能力，还要具备信息处理能力、统筹规划能力、沟通协调能力、语言表能力，这些能力都可以帮助教学秘书更好地完成教学管理活动，提高工作效率，实现高校办公自动化，保证教学任务可以清晰明确的传导。

三、高职院校教学秘书工作存在的问题

（一）综合素质较差

调查发现，部分教学秘书的学历较低、职称较低、教学能力较弱、科研能力较差，这是因为很多高职院校没有对这一岗位形成正确的认识，在这样的情况下，工作人员自身也缺少积极的工作态度，最终导致教学秘书的作用无法完全发挥。

（二）缺少职业规划和发展

教学秘书在维护教学秩序稳定方面承担着至关重要的作用，随着高等教育的蓬勃发展，教学秘书工作也在不断的发展，但是很多工作人员缺少明确的职业规划，对继续教育、培训工作存在抵触心理，从而导致管理能力无法实现与时俱进。

（三）缺少创新意识

根据教学 秘书工作性质和工作特点上看，教学秘书的工作强度较大，工作任务较重，这样的情况下，教学秘书真正可以利用的时间较少，创新意识的培养也会受到一定的影响。但是随着高职院校不断发展，教学秘书必须要进行创新，以此满足院校发展的实际需求，提高教学管理工作的质量和档次。

四、高职院校教学秘书工作改进策略

（一）高职院校教学秘书必须加强自我提升

随着高等职业教育的快速发展，当前高职教学改革工作不断深入，学校的每一个教学岗位都不断的发展，吸收全新的教学理念，教学秘书岗位也不例外。教学秘书本身具有较强的专业性，想要高效率、高质量地完成工作，就必须要形成良好的学习意识，积极投入到继续教育中，不断提升自身学习能力。比如针对教学秘书这一岗位制定专项培训计划，通过培训制度、考核制度、绩效激励制度，鼓励岗位员工主动投入到培训活动中，学习和教学管理有关系的知识内容，同时收集、了解最新的教师评定、毕业生就业政策等方面信息，为全校师生带来良好且优质的服务。

（二）高职院校教学秘书必须重视工作创新

教学秘书的工作内容较为特殊，在实际工作中，教学秘书可以接收到来自教师、学生等多方面反馈回来的信息，这些信息对教学服务管理工作的创新发展有着积极的推动作用。教学秘书必须要正确看待这些信息，有针对性对教学管理服務工作进行创新改革发展，同时联合院、系各部门，对改革对策的可行性进行分析，保证改革对策得到真正的落实，为教师、学生创造出良好的教学环境。教学秘书要定期对工作进行总结反馈，并且将总结情况上报给上级管理部门，让高层管理人员对院系各方面的发展状况形成全面的了解，同时还要给高层管理人员提供一定的创意建议，辅助院系管理人员对教学工作作出正确创新决策。

参考文献：

[1]吴光双，石昭仲.人本管理在高职院校教学秘书激励机制的建立与完善中的应用[J].当代经济，2014，（12）.

[2]李鸳.对于高职教学秘书工作的思考[J].法制与经济，2016（6） .

作者简介：宋玲（1983.11—）女，民族：汉，陕西汉中人，重庆交通职业学院副教授，硕士，研究方向：当代大学生思想品德教育研究