推进就业档案数据化管理，提升服务水平的思考

闫向前

摘 要：就业档案管理，为公共就业服务工作中非常重要的一部分，加强就业档案管理，能够为各类社会就业人员提供有针对性的档案服务，从而使就业档案管理及利用效率得到有效提升。但是，在数据时代背景下，就业档案管理工作面临着前所未有的巨大挑战，加上就业档案管理工作现状存在一些较为明显的问题，因此持续推进就业档案数据化管理工作刻不容缓。本文以档案数据化管理特点为切入点，进一步分析就业档案管理工作现状问题，并提出推进就业档案数据化管理提升服务水平的措施，希望以此全面提升就业档案数据化管理工作的服务质量水平。

关键词：就业档案;数据化管理;特点;现状问题;服务水平;措施

进入21世纪以来，在社会经济稳步发展背景下，我国各行各业均呈现出较为快速的发展态势。与此同时，各行各业对人才的需求也越来越大，在此情况下则需做好公共就业服务方面的工作。其中，就业档案管理为公共就业服务工作中非常重要的一个环节。但是，从现状来看，国内就业档案管理工作仍存在一些较为明显的问题，比如：档案管理模式较为传统，未能与时俱进;档案管理效用难以有效体现;档案管理方式方法滞后等。为解决这些问题，顺应数据时代发展潮流，进一步全面提升就业档案数据化管理服务质量水平，鉴于此，本文围绕“推进就业档案数据化管理提升服务水平”展开分析研究，价值意义显著。

一、档案数据化管理的特点分析

档案数据化管理，指档案内容信息量繁多，采取一般软件很难高效承载及管理，在此条件下，通过互联网、云计算等应用，并以服务对象需求为依据，采集、分析、整理相关信息数据的一种形式。同时，档案数据还需做好数据建模、深加工处理，以此使数据档案的内涵及价值得到协同提升。显然，档案数据和普通档案之间存在明显差异，尤其是在特点方面。总结起来，档案数据的具体特点如下：

1.思维方式创新性特点

档案数据的思维方式具有鲜明的创新性特点，主要将服务对象的需求作为基础导向，然后对档案信息数据相互关联的内容进行分析探讨。在此种思维模式下，使以往在事件变化当中寻找因果关系的思维方式被改变，可以在对相关信息数据进行收集、整理分析基础上，了解相关信息数据之间的内部关系，有利于档案大数据相关问题的解决，从而在思维方式创新性驱动下，使档案数据工作的质量及效果得到有效提升。

2.资源广泛性特点

在档案数据化管理模式下，可收集、存储多样化的海量数据信息资料，包括历史文化信息资料、经济发展相关信息文件、相关人员文件信息等，并以文字、图片、音频、视频等多种形式存在，可以反映某一时期社会、国家、城市地区，乃至个人的情况，为相关事件的溯源提供有效参考凭据。

3.服务便捷性特点

长期以来，就业档案管理工作侧重于档案资料的存储管理，轻视档案资料的开发利用。而在大数据时代背景下，档案信息价值日渐突出，档案资料数字化管理的重要性不言而喻，这使人们更加侧重就业档案数据化服务水平的提升。在档案数据管理、开发利用工作开展期间，需以社会化、先进性、个性化为基本服务理念，结合各类型的服务对象，在深层次及多领域开发基础上，使不同对象的个性化服务需求得到有效满足。而对于档案服务部门来说，则需对服务对象的实际需求进行深入分析，以大数据智能化建模分析要求为依据，做好信息资源、获取解决方案多层次服务方面的落实工作。同时，档案服务部门依托先进的信息技术，创建就业档案系统，即可基于档案系统实现档案信息的便捷检索，具体是通过档案关键词、类型等方式进行检索，系统将准确、完整地呈现相关就业档案信息，满足档案资料使用者的实际需求。除此之外，档案服务部门还有必要对服务对象的查询、浏览内容的数据留档中存在的内涵进行深入挖掘，进而使档案信息服务的社会性及时代性得到有效拓展，使服务对象能够得到便捷性的档案服务。

4.管理现代化特点

传统模式下，大多数企业、单位的档案管理工作以纸质管理为主，人工工作负荷较大，难以提高档案管理工作的效率及质量，且档案利用效率低下。而在档案大数据理念模式下，档案管理现代化的特点尤为鲜明，利用数据技术可实现档案信息电子化、信息化、智能化管理。与此同时，在档案信息管理系统以及防火墙技术、安全密钥技术的加持下，还可以使档案信息管理的质量及安全性大大提升，使档案管理现代化的价值作用进一步得到有效体现。

5.档案存储虚拟化特点

随着时间的推移，我国各个地区的档案存储面临空间不足的问题，主要原因在于当前档案资料增加速度过快，且档案资料存储具有一定的年限要求，导致我国各个地区普遍存在档案胀库现象，且此类问题日渐严重，使就业档案管理工作难度不断增加。在此背景下，传统档案管理手段难以满足急剧增加档案数量的存储需求。而基于大数据技术应用的档案管理，可以借助大数据技术对海量档案信息进行数据化处理，随后依托技术创建就业档案数据库，即可使用极小空间来满足海量就业档案存储需求，推动就业档案数字化发展，实现就业档案信息虚拟化存储，这样即可解决传统档案资料存储的困扰问题。与此同时，就业档案虚拟化存储一方面可以减少档案室的需求，有效降低档案室建设成本;另一方面能够实现无纸化存储，降低了就业档案存储成本，从而能够整体降低就业档案管理成本，进一步为就业档案管理工作综合效益的提高赋能。

二、就业档案管理工作現状问题分析

如前所述，档案数据的特点鲜明，而在机构改革背景下，劳动就业与人才服务单位合并，使劳动就业人才服务成为劳动就业服务整体工作中非常重要的一个环节。从劳动就业人才服务工作质量水平提升角度考虑，做好就业档案管理工作至关重要。但是，从现状来看，我国大部分地区就业档案管理工作尚且存在一些明显问题。总结起来，具体问题如下：

1.档案管理模式较为传统，未能与时俱进

虽然近些年，国内大部分地区就业档案管理工作体系及模式日渐完善，但人工管理方式仍占据较大权重，比如就业档案资料收集、整理、归纳、装订等工作环节，一般由人工完成。与此同时，对于档案的定期检查、处理，一般也由相关档案管理工作人员手工完成。值得注意的是，在就业档案人工管理工作开展过程中，一般遵循“两室一房”的管理方式，即办公室、阅览室、库房分开;对于档案数据比较多的部门，通常具备专门的就业档案管理库房，同时需做好档案管理人员专人管理方面的工作。

由此可见，在传统就业档案管理工作过程中，档案管理工作人员需负责档案管理库房相关工作，同时，还需要对就业档案的其他职责加以负责，使档案管理人员的工作量大大增加。特别是在整理、装订档案材料的过程中，需要重复进行拆卸作业，耗费大量的人力资源，且工作效率低下，难以实现就业档案管理工作高效性的目标。

2.档案管理效用难以有效体现

对于就业档案来说，其服务就业工作的作用尤为鲜明。基于现状下，在就业档案管理过程中，需确保就业档案能够为相关部门及单位提供最为直接的查阅服务。而从就业档案查阅的原因层面分析，主要表现为：（1）学生毕业之后，在学生学籍档案当中，需要将报到证放入，进一步通过学生所就读学校把档案转交至学生就业单位的人事部门，或者委托给人才交流机构;（2）企事业单位在员工、国家公务员招聘选拔过程中，均需要对相关人员的档案进行审查，通过相关资讯的详细记录，作为选拔人才的有效参考凭据;（3）在社会保险、职称评定、各类相关证明、退役军人安置等办理工作过程中，均需要利用到就业档案。

结合上述分析可知，在现状下，档案管理仅能体现出查阅效用，但就业档案的利用价值效益则难以有效体现出来。

3.档案管理方式方法滞后

现状下，部分地区在就业档案管理工作开展期间，针对档案信息资料的录入及打印，采取了计算机技术，但是由于受到诸多因素影响，使得数字化及自动化管理模式难以有效实现。在此情况下，传统纸质档案管理仍占据主要地位，使就业档案信息化程度水平偏低。部分地区就业档案目录填写停留在传统手工摘录的初级阶段，在工作效率方面偏低，且错误率较高。此外，部分地区在就业档案方面虽应用就业档案管理系统，但录入的人员信息、档案目录较少，档案信息录入不够完善，使就业档案管理系统的信息化水平难以有效提高。总之，现状下各地区就业档案管理方式方法滞后问题较为明显，需认识到就业档案大数据化管理的优势，比如能够使档案虚拟存储目标得到有效实现，并使档案管理成本降低;提高档案检索的便捷性，使档案信息资源共享目标得到有效实现等，进一步提升就业档案管理工作效率及质量的全面提升。

三、推进就业档案数据化管理提升服务水平的措施分析

为了解决就业档案管理工作现状问题，则需树立数据化管理思维理念，并采取有效措施，促进数据化管理服务水平提高。具体而言，做好服务措施如下：

1.与时俱进，创新档案管理服务模式

在就业档案数据化管理工作开展期间，要想提升服务水平，则需树立与时俱进的理念，创新档案管理服务模式。与此同时，为有效满足社会各界的需求，对于就业档案管理，无论是在制度层面，还是在政策层面，均需采取规范化管理模式。并且，为了使社会、组织、个人等均参与就业档案事业当中，可以进行“1+N”就业档案管理模式构建，以此使就业档案服务水平得到有效提升。对于社会各级成员，需积极参与档案管理模式创新工作当中，使就业档案“1+N”服务模式有效落实。此外，对于大型综合档案馆来说，需发挥自身在公共服务方面的职能作用，而对于专业档案馆、企业档案馆、档案中介机构等，则需重视相关档案信息资源的整合，使“1+N”服务模式的不足得到有效弥补，进一步使档案服务水平的提高得到有效促进。

2.构建完善的就业智慧档案馆，提高档案管理效用

在就业档案数据化管理工作开展期间，要想提高档案管理效用，构建完善的就业智慧档案馆至关重要。与此同时，基于大数据时代背景下，顺应时代发展潮流，通过就业智慧档案馆建设步伐的加快，对就业档案管理模式进行创新，使档案服务质量水平得到全面提升。一方面，需合理科学利用现代化技术，比如，计算机技术、云计算技术等，促进就业智慧档案馆管理效用的全面提升。以其中的射频识别技术（RFID）为例，将此项技术合理应用到就业智慧档案馆当中，可以使档案盘点与上下架需求得到有效满足，并使快速阅读登记目标得到有效实现。并且，系统还能够对已借阅、归还或者未归还的档案进行相对应管理，并实现在线登记，使智慧档案馆的建设拥有良好的基础条件。另一方面，基于数据背景条件下，可对新兴数据技术进行利用，实现对各地就业档案的自动化管理及监控，使档案信息作假、涂改等风险问题避免发生。此外，在构建完善的就业智慧档案馆的基础上，为进一步提高档案管理效用，还需要重视防火墙技术、安全密钥技术的应用，提升就业智慧档案馆档案管理工作的安全等级水平，预防病毒入侵、档案信息失窃等风险问题的发生。

3.革新档案管理方式方法，提供就业档案管理部门数据一站式服务

在革新档案管理方式方法的基础上，才能够促进就业档案数据化管理服务水平的全面提升。因此，对于各个地区之间的就业信息，需要确保能够实现互联互通、数据共享的目标。基于“三证合一”的要求下，相关部门需对就业档案管理模式加以明确，并确保就业档案管理模式透明化。与此同时，对于各个地区就业数据，需维持一定开放性及统一性要求，对政府、公共就业部門的数据源加以统一，为社会提供集中性的开放服务模式。并且，需要重视区域档案共享平台构建，对相关部门、相关门类档案资源进行整合，做好档案建设强化工作，使各地区就业档案信息资源共享得到有效实现，促进各地区就业档案信息壁垒的打破，使信息孤岛现象避免出现。此外，发挥就业档案“云”管理信息系统的作用，对云计算技术充分利用，即利用云计算技术对就业档案信息资源进行整合，使就业档案内容在全国或者区域性共有大云的数据集中与共享得到有效实现，使基层灵活就业人员档案管理部门能够便于提供共有大云、私有小云的查阅服务，进一步使就业档案服务水平得到全面提高。

4.创新就业档案管理制度，强化档案管理队伍建设

就业档案数据化管理工作的持续推进，少不了管理制度的支持。因此，需要创新就业档案管理制度。以目前推行的《国家档案法》《档案管理整理规则》《劳动法》等法律法规为依据，为电子文件档案管理提供有效支持，使就业档案数据化管理的规范化程度提升。同时，结合就业档案制度建设要求，确保劳动法律及国家大数据对就业档案管理要求能够集中有效地在档案工作中体现出来，使就业档案标准化、法制化、科学化水平得到全面提升。此外，还需强化档案管理队伍建设，重视懂档案数据化管理方式方法的档案管理团队建设，做好档案管理工作人员的培训工作，通过培训，提升档案管理人员的信息化服务能力水平。还有必要加强安全教育，提高档案管理人员在就业档案管理过程中的安全管理意识，使就业档案管理的安全水平得到有效提高。

四、结语

综上所述，档案数据化管理工作的特点鲜明，主要包括思维方式创新性、资源广泛性、服务便捷性、管理现代化等。当然，现状下部分地区就业档案管理工作仍存在一些有待解决的问题。因此，树立与时俱进的工作理念，创新档案管理模式;并构建完善的就业智慧档案馆，促进档案管理效用的提高;并且，还需要革新档案管理的方式方法，重视就业档案管理部门数据一站式服务模式的落实;此外，还需创新就业档案管理制度，强化档案管理队伍建设等，以此全面提高就业档案数据化管理服务质量水平，进一步为劳动就业人才服务工作的持续推进及发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]张 英.区块链技术在医疗档案信息共享中的应用[J].黑龙江档案，2021

[2]倪 芳.医疗档案信息网络安全等级保护研究[J].资源信息与工程，2021

[3]邵 蓓，陆玮玮.医院档案管理中档案信息化建设的作用及价值[J].信息记录材料，2021

[4]杨晓光.论医疗服务质量导向下的医疗档案管理机制创新[J].黑龙江档案，2020

（作者单位：滨州市卫生健康保障中心）