“以人为本”创新社保档案的管理机制

班丽娜

摘 要：科技的飞速发展和进步为社保档案管理机制的革新带来了技术和方法上的支持，相关领导要重视档案管理机制的改革和创新，对档案管理工作每一个环节进行精细化管理，实现档案信息资源共享和个性化服务，满足不同受众的多元化需求。同时，加强各部门间的合作，提高档案开发利用率，充分發挥档案价值，使档案信息能够为更多的受众提供帮助和服务。社保档案管理应坚持“以人为本”理念，从加大宣传教育、提高管理重视度入手，强化相关人员的服务观念和责任意识，进而创新管理机制，多举措促进档案管理水平的提升，实现符合时代发展和满足实际需求的档案管理效果。从专业管理技能和个人素质两方面入手，全面提升社保档案管理队伍综合素质水平，是“以人为本”创新管理机制的重要举措之一。这就使以往硬性的管理手段变得柔性，档案管理工作也从重馆藏向积极开发利用转型，档案开发利用率显著提升。在“以人为本”理念影响下，档案管理机制的理念、技术、方法不断创新，全面提升了社保档案管理水平。

关键词：“以人为本”;社保档案;管理机制;开发利用

在社保档案的新管理机制下档案价值得以彰显，档案服务对象类型也发生了改变，由以往只针对内部开放，扩大为个人用户、集体用户、中间用户三大类。对此档案管理机制采取了个性化服务的优化措施，分门别类为不同受众提供多元化服务，以提高受众服务满意度。在“以人为本”理念的引导下社保档案管理机制在技术和方法等方面全面创新，全面提升了档案管理质量和效率。这不仅缓解了档案管理人员的工作压力，充分满足不同受众的多元化需求，还有利于档案管理机制的健康可持续发展。

一、社保档案管理机制现状

1.社保档案管理工作不受重视

虽然社保档案与人们生活和工作息息相关，近年来人们对社保档案的认知也有所提高，但是对档案管理工作的重视程度差异化很明显，从根本上影响了档案管理的质量和效率。人们在需要用到社保档案的时候才会使用，平时并不注重对社保档案信息的管理，加之相关领导的不重视，直接造成了档案管理人员的职业倦怠，难以顺应时代发展，不能树立良好的服务观念和责任意识，助长长期存在的不良风气，引发管理机制不健全、管理队伍综合素质低、建设资金投入不足等一系列后续问题，严重制约了管理水平的提高，影响管理机制的健康可持续发展。

2.缺乏专业社保档案管理人员

受以往落后管理机制的影响，档案管理人员专业能力和素质水平参差不齐，管理工作常出现岗位职责职能落实不明确、出现问题相互推诿、管理人员身兼多职、管理人员综合素质较差、管理混乱和落后等现象。究其原因主要是由于管理人员的任职太过随意、专业人员储备不足、岗位频繁调动等，没有建立起综合素质高、人才结构稳定、管理制度健全的管理机制。社保档案管理专业性较强，不仅需要有完整的理论基础、管理方法、约束机制等，还对相关工作人员的法律基础、责任意识、思想觉悟、专业技能等方面具有较高的硬性要求，如果档案管理人员缺乏专业性且素质较低，必然会引发档案管理模式的落后，进而引发档案信息丢失、保存不完整、信息衔接不当等一系列问题。

3.社保档案开发利用率低

社保档案管理过程中偏重于档案保管和收发工作，而对档案的收集整理却缺乏自主性，造成了档案信息破损和不全，难以反映个人社保真实情况，直接影响社保档案的开发利用率，无法满足不同用户的多元化需求。在管理制度不健全或者不匹配的情况下，档案收集整理工作的有效落实直接受到影响，监督和管理工作也落实不到位，进而引发档案信息收集不齐全、归档混乱和不准确的现象。社保档案开发利用率低，直接影响资源共享效果，不利于管理机制顺应时代发展的要求。

4.社保档案管理信息化建设水平落后

传统社保档案管理以纸质档案馆藏为主，在电子档案不断发展的环境下，计算机技术广泛应用到档案管理中，特别是在信息时代各行各业均致力于信息化建设，在档案管理需要处理的数据信息量激增的当下，社保档案管理信息化建设水平落后，直接影响档案管理的效率和质量，无法有效实现档案信息的资源共享，也不能够满足不同受众的多元化需求，没有积极引进和利用新技术，致使很多单位依旧采用传统的管理机制进行档案管理，方法老旧和技术水平低下，难以全面提升社保档案管理效率。

二、“以人为本”创新社保档案管理机制的措施

1.加大宣传教育，提高社保档案管理重视度

加大社保档案管理宣传教育是提高其管理机制重视度的最直接措施，可有效从思想上引起相关工作人员重视，进而从行为上落实管理机制的创新措施。首先，要加大社保档案管理理论和实践的结合，确保全体相关人员都能够上下齐心，形成重视档案管理的风气，进而创新档案管理机制，配合和落实新机制才能够有效降低人为因素对档案管理质量和效率的影响。其次，相关工作人员应提高政治觉悟，本着为人民服务和奉献社会的思想觉悟，认真负责，立场坚定，确保档案管理的安全保密性，严肃纪律性，避免违规操作和消极怠工等现象发生。最后，在加大宣传教育的影响下，相关工作人员要统一落实教育效果，将新理念、方法、技术等应用到档案管理工作中，创新档案管理模式，解决管理问题，进而提升管理水平和促进管理机制的健康可持续发展。

2.加强社保档案管理队伍建设

一是应注重人才引进，明确各岗位职责职能，并将各岗位管理人员储备充足，本着“以人为本”的理念，增加人才福利待遇，留住人才，优化管理队伍结构，不断为管理队伍注入新鲜血液，使管理队伍始终具备核心竞争力。二是注重人才培养，定期组织管理人员学习专业的档案管理知识，使其熟练掌握专业的档案管理技能，并学习相关的计算机知识，以熟练操作档案管理信息系统。本着“以人为本”理念进行岗位安排和人才筛选，以长远眼光择优提拔管理人员，对思想觉悟高、专业技能熟练、服务观念和责任意识强的管理人员要加强培养，并使其发挥榜样力量，提升整体管理队伍水平，形成服务人民和奉献社会的良好管理风气。三是注重对相关工作人员的人性化后期教育培养，开发其潜力，为档案管理工作贡献更多的力量，以积极性和创造性推动档案管理机制的创新，综合提升档案管理队伍的核心竞争力和软实力。四是成立专职档案管理工作人员机制，保持人员稳定，定期组织人员业务培训，在培训方式和内容上做好需求调研，突出实用性，将培训内容与实际从事的档案管理工作相结合，针对不同岗位工作人员的职责和素质要求，制定相应的培训学习方案。

3.健全社保档案管理制度

积极健全管理制度，加大档案管理的监管和执行力度，有效解决管理漏洞，确保管理机制能够在全面创新的条件下，开发出档案价值和约束档案管理工作。然后，有效落实档案收集整理工作，档案管理工作涉及信息采集鉴定、整理补充、登记传递等诸多环节，以往档案管理制度的落后或者缺失，极易出现管理漏洞问题而影响工作质量和效率。因此，还应建立起相关管理机制，最大程度减少人为操作失误引发的档案丢失或者破损问题。例如，社保档案在归档管理过程中，受人为因素、技术和设备落后等方面影响，极易发生归档失误问题，这类人工操作失误发生的概率高，因此相应针对性机制的建立，明确落实管理流程和各岗位职责职能，利用信息管理系统，精细化管理每一个归档环节，确保管理工作安全可靠开展，有效避免有档无人和有人无档现象的发生。

4.加强社保档案管理信息化建设

档案管理机制必须顺应时代发展进行革新升级，才能够全面提升档案管理水平。

（1）要转变管理理念，提高思想认识。社保部门需要全面推进档案管理信息化、网络化的建设进程，并通过深入研究相关法律规定来保障档案管理信息化模式的可行性。同时，社保档案管理者与档案管理部门人员应及时打破传统思想的局限性，通过对档案管理理念的转变，促使各部门员工对档案管理信息化建设重要性的认识。除此之外，社保部门还应加大对档案管理信息化建设的投入力度，积极引进先进的科技设备，通过提升设备以及技术水平，转变服务及管理模式，进而强化档案管理人员对网络化、信息化建设的意识。

（2）要加强信息管理，推进数字化建设。社保档案管理部门需要建立电子档案并实现对纸质档案的革新，通过加强对社保档案的管理，及时完善电子资料的采集、接收、归纳以及管理等方面的工作，实现对电子信息数据的合理化利用。同时，在社保档案的存储过程中还要明确各项电子文件的时间、范围，实现对电子档案归档工作的有序进行，完成对数字资源的收集、鉴定与归档，再通过加大监督与控制的力度体现社保电子档案的及时性与完整性。此外，要实现电子与纸质档案的一体化管理，并将纸质档案向数字档案过渡，利用好纸质档案具有长期性的特点，在推进数字化建设进程中为社保信息的查询工作提供便利。

首先，要推进社保档案信息化建设进程，提高质量以及效率，应建设信息管理系统，实现对每个档案管理工作环节的精细化管理，例如，通过信息管理系统，相关领导和部门能够以资源共享的方式，快速掌握员工多方面的情况，有助于岗位科学分配和优化调整，进而提高员工的工作效率和质量。其次，完成电子档案和纸质档案的同步更新，当前二者处于长期并存的状态，因此，要双管齐下进行线上线下档案的同步管理，应用信息技术保障档案原件的完整性和安全性，节省档案调阅时间，全面提升社保档案的管理效率。最后，在“以人为本”理念下，创新社保档案管理机制，建立和应用电子数据库进行档案的线上管理，缓解管理人员的工作压力。例如，传统纸质档案需要管理人员到档案馆进行查找，耗时耗力，电子档案只需要在计算机上输入关键词就可以获取档案信息，快捷、方便且可实现远程资源共享。

三、“以人为本”创新社保档案管理机制的优化措施

1.“以人为本”开创档案事业新局面

“以人为本”实现社保档案管理机制创新的情况下，开创了档案事业新局面，对于重要工作环节还应采取优化措施，以提升档案管理质量和受众服务满意度。首先，要充分做好人的管理，档案管理人员和档案所有者都包含在内，人是档案管理中最活跃的因素，也是管理机制创新的重要影响因素，因此人的管理尤为重要。其次，牢记档案管理的根本，社保档案管理的根本归根结底是为档案所有者服务，因此应坚持这一根本，才能够为管理机制的创新提供坚实的基础。最后，在人和本关系明确的基础上，将“以人为本”的理念融入档案管理机制的创新中，积极培养档案管理人员人本服务意识，改变以往工作中消极怠工、态度恶劣的思想和行为，以微笑服务对待每一个办理档案业务的用户，不但可以优化自身管理内容，高标准、高效率完成分内工作，也可以树立档案管理新风气，推进档案管理机制的创新发展，促进档案开发利用率的提升。

2.“以人为本”不断完善档案服务体系

首先，针对个人用户要注重个性化服务，个人用户具有档案信息量有限、目的性较强、性格各异等特点，要注重档案收纳的信息与个人用户需求间的关联性，推送相关网站并给予其充分的思考空间，对于随意型目的不明确的个人用户，也要认真对待，提供微笑服务，站在用户的角度重视其同样也是档案主人的身份，避免对不同用户区别对待的现象发生。

其次，针对集体用户要考虑其稳定性和持续性，了解其共同利用档案信息的目标，以此来安排个性化档案服务。

最后，针对中间用户要了解其并不是自身需要的档案信息，而是帮助他人获取，此类用户有自己的服务对象，对于社保档案的专业理解能力较强，因此要为其提供完整、准确的档案服务，才能够帮其收获更大的档案价值。因此，只有在“以人为本”理念下创新管理机制，优化个性化服务，不断完善档案服务体系，才能够在创新管理机制的基础上，提升管理效果，满足受众需求。

四、结语

科技的飞速发展和进步为社保档案管理机制的革新带来了技术和方法上的支持，相关领导要重视档案管理机制的改革和创新，购买硬件设备和更新软件管理系统，对档案管理工作每个环节进行精细化管理，实现档案信息资源共享和个性化服务，满足不同受众的多元化需求。同时，加强各部门间的合作，提高档案开发利用率，充分发挥档案价值，本着“以人为本”理念改变传统重馆藏轻利用的落后管理理念，使档案信息能够为更多的受众提供帮助和服务。“以人为本”的管理理念，不仅可以为档案管理人员和档案所有者谋福利，还能够为档案服务谋发展，值得借鉴并应该大力弘扬。

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（作者单位：临沂市罗庄区人力资源和社会保障局）