浅思不动产档案管理中的常见问题

摘要：不动产档案在房地产业蓬勃发展之后，数量急剧增长，“涨库”成为各地不动产登记部门最为头疼的事情。建立不动产电子档案，可以有效提升工作效率。如何加快电子档案的发展，是不动产登记部门应该思索解决的题目之一。

关键词：电子档案;不动产;查询

中图分类号：F293 文献标识码：A

文章编号：1001-9138-（2022）06-0058-04 收稿日期：2022-05-15

作者简介：叶长如，秦皇岛市不动产登记中心。

目前，不动产已成为人民最重要的财产之一。经历了飞速发展阶段，不动产档案资料也呈现几何倍数的增长。全国各地不动产登记部门在经历了房产档案资料的移交风波之后，档案库房库容量不足已成为各地不动产登记部门亟需解决的问题之一。

1 不动产档案发展的历史过程

2007年10月1日开始实施的《物权法》规定，国家对不动产实行统一登记制度。但受各种因素影响，我国继续沿用了房产和土地分别登记的方式。2014年11月24日，国务院颁布《不动产登记暂行条例》，于2015年3月1日正式实施，明确了不动产统一登记由国土资源部牵头负责，并且将海洋、水域、草原、林业等登记一并纳入不动产统一登记的范畴。作为不动產统一登记中占比最大的房屋所有权和土地使用权的整合，成为各地不动产登记部门初期工作的核心内容。2015年底，全国各地开始进入房屋登记和土地登记进行整合的阶段。

不动产登记簿的效力在《物权法》实施后成为不动产最高物权效力证明。登记簿的效力系不动产登记部门依据申请人提供的申请材料进行正确记载后产生。如果不能证明申请材料或者不动产登记部门存在错误，则登记簿的效力不能被否定。申请人提供的登记材料和不动产登记部门登记过程形成资料的重要性可见一斑。这些资料都将是不动产登记档案的组成部分，档案对不动产登记资料的重要性不言而喻。

2 不动产档案的不足之处

不动产登记簿的效力既然来自于不动产登记资料，统一登记之前的房产档案必然成为不动产登记簿正误的重要证明材料。由于住建部多年来推行房产交易和房产登记内容融合，很多房产交易和房产档案资料不可拆分，导致各地在房产档案资料移交时出现了很多不和谐音符。其中，固然有主观因素，但很多客观因素也制约了不动产档案的发展，部分问题现在依然无法解决。

2.1 房地分设时期档案库容量不足的问题依然存在

房地产业的蓬勃发展使得房地产档案数量几何倍增。各地不动产登记部门在统一登记之后，几乎都未曾建设新的档案库房，资料“涨库”，库房容量不足，成为各地不动产登记部门最头疼的问题之一。不动产登记资料在数量倍增的同时，档案库房容量却依然维持在原水平，存放的压力可想而知。

《不动产登记资料查询暂行办法》第27条规定，已有电子介质，且符合下列情形之一的纸质不动产登记原始资料可以销毁：（1）抵押权登记、地役权登记已经注销且自注销之日起满5年的;（2）查封登记、预告登记、异议登记已经注销且自注销之日起满5年的。虽然上述规定允许对部分不动产登记资料进行注销，但部分城市出于谨慎角度或者受限于电子化程度不够，对该部分资料仍然继续留存，也间接导致了库房紧张。

2.2 统一登记之后档案仍然无法完全融合

房地分设时期，房产登记部门在办理初始登记（现改为首次登记）时收取了土地证，在后续交易或者抵押等情况下，因土地证办理的相对滞后，各地房屋登记部门利用房屋占用范围内土地面积的概念继续登记，不再收取土地证，而是直接办理转移登记或者抵押登记。

自然资源部《关于加快解决不动产登记若干历史遗留问题的通知》（自然资发〔2021〕1号）规定，因房屋所有权多次转移、土地使用权未同步转移导致房屋、土地权利主体不一致的，经核实，权属关系变动清晰且无争议的，可以根据规定程序由房屋所有权人单方申请办理房地权利主体一致的不动产登记。可见，此类问题在全国较为普遍。

房地权属主体的不一致，导致不动产登记簿数据整理难度增大。房地登记簿主体不统一，档案资料的存放就难以用不动产单元号的方式予以存放。该部分数据量庞大，尽管各地都采用了数字化管理，但实物房地档案资料只能采用分别存放的方式，未能实质转换为统一的不动产档案。

2.3 档案查询的争议仍然颇大

《不动产登记资料查询暂行办法》第4条规定，不动产权利人、利害关系人可以依照本办法的规定，查询、复制不动产登记资料。不动产权利人、利害关系人可以委托律师或者其他代理人查询、复制不动产登记资料。第21条规定，有买卖、租赁、抵押不动产意向，或者拟就不动产提起诉讼或者仲裁等，但不能提供本办法第20条规定的利害关系证明材料的，可以提交本办法第8条规定材料，查询相关不动产登记簿记载的下列信息：（1）不动产的自然状况;（2）不动产是否存在共有情形;（3）不动产是否存在抵押权登记、预告登记或者异议登记情形;（4）不动产是否存在查封登记或者其他限制处分的情形。第22条规定，受本办法第21条规定的当事人委托的律师，还可以申请查询相关不动产登记簿记载的下列信息：（1）申请验证所提供的被查询不动产权利主体名称与登记簿的记载是否一致;（2）不动产的共有形式;（3）要求办理查封登记或者限制处分机关的名称。

《律师法》第35条授予了律师查询权限，在不动产查询时，律师代理关系是基于当事人的民事委托而获得的相关代理权利，可以代表当事人进行相关查阅、复制，不动产信息查询获得与否并不增减律师个人实体权利义务。律师本人与被查询的不动产登记信息并无实质的“利害关系”，即使未能获得不动产信息也是损害当事人权益，其与律师个人实体权益没有关联，并不产生所谓的“可能性权利损害”。

3 档案电子化是必然趋势

3.1 档案资料的分散管理可行性分析

《不动产登记暂行条例》第24条规定，不动产登记有关信息与住房城乡建设、农业、林业、海洋等部门审批信息、交易信息等应当实时互通共享。不动产登记机构能够通过实时互通共享取得的信息，不得要求不动产登记申请人重复提交。第25条规定，国土资源、公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等部门应当加强不动产登记有关信息互通共享。可以看出，在大数据环境下，不动产登记部门的很多信息是可以通过网络直接获取的，获取这些信息之后是否有必要还收取当事人的纸质材料，收取电子资料之后是否需要打印存档，都值得思索。

自然资源部办公厅《关于加快推进群众办事堵点疏解相关工作的通知自然资办函》（〔2018〕1800号）规定，办理不动产登记时，不得要求申请人提供身份证、营业执照、户口簿复印件，除户口簿作为身份证明材料的以外，不得要求提交户口簿原件;办理建设工程规划许可证时，之前在同一个部门办理其他手续已提交营业执照复印件等资料的，通过系统推送，不再作为申报要件。自然资源主管部门通过政府共享数据交换平台、部门间专线连接等方式，加强与市场监管、公安、税务等部门信息共享，在办理不动产登记时，能够通过部门信息共享获取的企业营业执照、个人身份和户籍、纳税等信息不再要求申请人提供。通过以上内容可以看出，不动产登记时只要能厘清来源，其他政府部门可以对登记资料进行“背书”，无需再打印存档，只要做好电子数据的安全防护和数据备份即可。

3.2 全国统一的档案利用可行性分析

自然资源部《关于全面推进不动产登记便民利民工作的通知》（自然资发〔2018〕60号）规定，各地应尽快完成现势登记数据整合汇交。2019年6月底前全面完成集体土地所有权、城镇国有建设用地使用权和房屋所有权的存量现势登记数据向部汇交。2020年底前以县市为单位，全面完成“房地一体”的宅基地使用权和集体建设用地使用权确权登记颁证工作。同步开展林权、海域使用权等其他类型存量登记数据整合汇交工作。各地应在完成存量现势登记数据整合基础上，开展自首次登记到现势登记以来的历史登记数据清理整合工作，建立健全“全生命周期”不动產登记数据库，力争2020年底前基本完成。

从目前的工作进展来看，全国统一的不动产登记簿数据库在房地方面已经基本实现，所欠缺的只是数据质量高低。换言之，全数字化档案的数据框架基础已经具备，全国范围内的不动产档案资料异地查询利用已经具备条件。伴随着“放管服”的发展和数字化进程的加快，未来不动产档案的异地利用或者网络服务必将成为不动产档案利用的主流。

3.3 电子档案的标准缺乏

2012年，国家档案局制定《电子档案移交与接收办法》，几年后又颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）。办法和规范虽然对电子档案的移交和档案管理的内容进行了明确，但不动产登记档案属于专业档案，专业属性强，而办法和规范规定的内容过于宽泛，加之不动产登记的很多资料（海域坐标等）可能属于涉密信息，需要专门规定或者存储介质。

不动产档案作为专业档案，包含很多个性化内容，如电子档案中必须能够确定业务受理、审核时间以及证书领取资料等专业性方面的内容，与审批和利用等部门的数据保密、共享方式等都是不可能在这两个文件中有所规定的。缺乏明确的政策性文件或者标准，不动产档案电子档案的发展必将受到制约，尽快制定国标或者出台规范性文件，成为不动产登记电子档案工作亟需解决的内容之一。

加快融合不动产登记历史数据，提升不动产登记数据质量，建立规范统一的不动产登记电子标准，将有利于加快不动产登记档案管理数字化的进程。