提升高中学校档案管理效率的策略研究

马小惠

摘要：随着新课程改革不断地推进，教育领域也对学校档案管理的要求愈发地严格了，虽然学校也在不断地探索、总结档案管理经验，但还是存在着些许不足，如何提升学校档案管理已然成为当前急需解决的问题。本文将对如何提升高中学校档案管理工作展开具体阐述。

关键词：高中学校;档案管理;效率;提升

学校档案不仅能记录学生在校期间的各项表现，还是学校开展管理工作的重要依据，更是推进学校开展实践活动的动力。随着信息化技术不断地发展，传统的档案管理模式已然无法满足高中学校的发展需求，就可充分借助信息化技术等来提升学校档案管理的效率，从而推动高中学校不断地发展。

一、提升档案管理信息化水平

现阶段，多数高中学校还是应用传统的纸质化管理模式，与信息化管理模式相比，存在着很多的不足。例如，学校想要调取某位学生的档案时，纸质化管理模式往往需要管理人员花费大量时间才能找到档案，而应用信息化管理模式，管理人员只需在电脑上输入改名学生的姓名，便能精准、快速地找到这名学生的档案，能够节省大量的时间。另外，纸质化还会出现遗失学生档案的情况，而信息化则很少出现此类问题。但是还有些学校未应用信息化管理模式，因为初期建设信息管理系统需要大量的资金，多数学校觉得不够划算，所以学校不愿意应用信息化管理模式，这种想法是错误的额，信息化已然成为当前的发展趋势，信息能够降低档案管理中出现错误的概率，从而为学校节省相应的资金，并能有效提升档案管理的工作效率。对此，高中学校应立工作小组，负责建设信息化系统，将学生的档案资料录入系统中，利用先进的检索技术，实现自动检索功能，使管理人员能够快速查询到档案信息，提升档案的使用效率。

二、强化管理人员专业素养

学校能否高效地开展档案管理工作，取决于管理人员专业素养如何。所以，学校要设立专门的岗位，培育出专业的档案管理人才，借助强化培训等形式，提升管理人员的信息化水平，进而提升档案管理的效率。学校下选聘管理人员时，还要遵循以下原则：具备相应的档案管理经验，熟悉档案管理的具体流程;具备保密意识和能力;学习能力要强;工作认真、细致，具有一定的条理性。另外，档案管理人员也要不断地学习、更新自身的档案管理方法，如通过信息化系统或软件，能够快速录入、查找学生档案资料，并对学生档案进行归类，保障档案内容具备条理性，便于教师快速调取学生档案。此外，管理人员还需具备防范意识，做好档案信息的保管、传递，避免盗取、泄露，严格做好保密工作。这样便能有效提升高中学校档案管理的效率。

三、提升管理工作的安全性

与其他资料相比学生档案具有一定的特殊性，档案中记录着学生的上个人信息，这些个人信息对学生的后续发展很重要，所以学校要确保学生档案信息的安全性，防止学生个人信息的泄露。在以前，曾出现过很多冒名顶替其他学生身份读大学的情况，这就是档案管理安全工作没做好才发生此类情况。电子化档案因为没有固定的实体，能够跨区域传输档案信息，虽然使档案信息的整理与查询变得更便捷，但是如果在不安全的网络环境中传递信息，有可能会发生档案信息被窃取、篡改等方面的问题。因此，学校在应用信息化系统时，要建立起高效、安全、系统化的电子档案管理数据库，并采取相应的安全管理措施，一个完善的电子档案管理系统应该包括用户模块、分级管理人员模块、系统控制模块和系统认证模块，将管理者与查询者分隔开，树立防火墙，并对相关工作人员做好档案安全性的培训，防止人为的档案信息泄露事件的发生。档案安全性的提升可以减少档案保密工作的工作量，从侧面提升了档案管理的效率。

四、建立健全档案管理制度

随着档案管理工作的不断推进，档案管理制度也需要进一步地完善与调整。只有将各项责任划分明确，才能保障档案管理工作有序开展，能够及时处理或追责档案管理工作中出现的疏漏和问题。学校档案管理的信息化水平在不断地提升，便可通过以下措施来健全档案管理制度。首先，要严格落实密钥管理和身份认证，将学校内网与外网隔离，建立防火墙，加大防范力度，避免出现信息盗取的问题。同时，严格落实岗位责任制，严格进行保密工作的审查，对档案管理者在系统中的操作行为进行监控和管理，在出现问题时就能够明确地划分责任，对档案管理工作者的日常工作起到规范作用。通過档案管理制度不断地完善，档案管理的效率也能显著提升。

五、结语

总而言之，档案是学校开展教学改革的根本依据，能根据以往的教学不经验，对改革策略做出适当调整。对此，学校便要从提升档案管理信息化水平，强化管理人员专业素养，提升管理工作的安全性，建立健全档案管理制度等着手。以此来提升高中学校档案管理的效率，促使高中学校不断地发展。

参考文献：

[1]于晓娜.提升高中学校档案管理效率的策略分析[J].黑龙江档案，2021（06）：108-109.