以精细化管理模式提升医院档案管理水平的思考

刘卓　肖雪娇

摘 要：随着国民经济水平的不断提高，民众对于医院的医疗水平、服务效率提出了更高要求，医院的管理工作迎来了严峻的新挑战。在医院管理中，医院的人事档案管理水平直接影响着医院的运行效率，将精细化的管理模式应用到医院的人事档案管理工作中，是医院档案管理人员要不断探索的新模式，以提高医院的人事档案管理水平，推动医院更稳定发展，提高运行效率。本文对医院人事档案管理工作的重要性进行了探讨，分析了以精细化管理模式提升医院人事档案管理水平的实施路径。

关键词：精细化;管理模式;医院;人事档案;管理

医院的现代化建设与发展在医疗事业不断创新和转型的背景下，迎来了更严峻的挑战，内部管理工作的复杂程度也有所增加，管理内容多、难度大。根据医院的发展现状和人事档案管理工作目前存在的问题，要及时改进其中的不足，结合精细化的管理理念、管理模式，利用人事档案的内在价值，提高人事档案利用率，在精细化模式和理念下维护医院的稳定运转，提高医院的管理工作水平和成效。

一、医院人事档案管理工作的重要性

医院人事档案管理工作内容主要是将工作人员的德能勤绩、个人经历等工作表现详细记录下来，是组织用人和了解员工的依据，人事档案将个人学习和工作经历真实体现出来，对一个人的综合能力水平能够形成一定程度的了解，其中还体现了员工的工资状况、奖惩情况等，与组织关系和工资待遇、个人职称晋升之间有着密切关系。作为记录人生轨迹的凭证，值得医院的档案管理人员加强管控力度，创新管理观念，提高人事档案管理工作的创造力，融入精细化管理理念，有利于推动医院的现代化建设，提高医院管理水平，保证人事档案管理工作能够适应时代发展需求，提高医院的运行效率。在精细化管理理念下，覆盖到医院管理的多个层面，制订完善的人事档案管理措施，将精细化的管理理念融入其中，防止出现资源浪费问题，节约管理成本。从根本上来看，精细化管理模式是实现经济化社会分工、提高服务质量精细化水平的一种新理念。在具体的实施过程中，精细化管理模式要求医院的人事档案管理工作实施要落实责任制，所有工作人员都要将自身的职能履行到位，向着精益求精的方向追求更高效、细致的管理，对传统人事档案管理工作中存在的职责划分不明确等问题要进行改善，真正使每一名参与者都能够担负起一定的管理职责，提高整个人事档案管理工作的水平与效率。精细化管理模式下，医院人事档案管理工作的严密性更高、精细化水平有所提升，采取科学管理方式，及时发现其中存在的问题，并在不断创新和协调发展中，推动医院人事档案管理工作的创新进程。医院人事档案管理工作在信息化管理模式的应用中，要强调较强的执行力，逐步完善管理体系，每个精细化人事档案管理工作岗位上的人员，都需要结合自身的工作职责、范围、内容，明确工作使命，强化责任意识，分配工作任务，真正在各个环节贯穿和落实人事档案管理目标，形成更加科学、系统的人事档案管理体系，提高人事档案管理工作效率，强化人事档案的价值。由此可见，将精细化管理模式应用到医院人事档案管理工作中有着积极作用，提高了人事档案使用效率，合理分配資源，有利于促进医院的稳定发展。

1.提高了人事档案使用效率

人事档案使用率在精细化管理模式的融入中有所提高，实现了精细化模式创新和理念创新，要求档案管理人员在档案的使用中要采取专项服务形式，不再受到纸质档案查找等功能的局限，而是要用更加创新有效的人事档案管理方式，在人事档案管理工作的观念、具体实践方法等各个方面进行革新，促进人事档案管理工作水平的提高。在信息化时代，紧跟时代的发展趋势，融入精细化管理模式，完善人事档案管理工作体系，增强人事档案使用效率。将信息技术、电子技术引进其中形成电子文件，提高了人事档案资源的使用效率，节约了大量人力资源投入，不需要付出过多的时间成本、人力成本，就可以提高人事档案管理工作的质量与效率，人事档案资源的使用率大大提高，有效避免了人事档案资源使用过程中不必要的失误风险。

2.优化了资源分配

医院人事档案管理在精细化管理模式的融合中，对资源进行了有效分配和合理应用。过去的一段时间，人事档案管理的传统模式限制了人事档案管理工作的实施，围绕着历史资料的记录为主要工作内容，对于工作人员的表现和最新资料难以反映出来，更新资料速度慢，对工作人员近期情况掌握不足，现实性缺失。精细化管理理念下的医院人事档案管理工作则推翻了这一模式，目标性更强，能够有效地分配资源，合理利用资源，准确及时更新人事档案资料，强调其全面性和及时性，适应医院的发展需求。特别是部分医院存在严重的人才流失情况，医院之间的交流愈发频繁，人事管理的方式要积极适应时代的发展需要，做好保密工作，提高人事档案的使用率，同时保证人事档案资料的安全性。我国医疗体系愈发完善，医院对人事档案资料的合理利用，能够逐步提高医院的管理水平、服务效率，更进一步促进医院的现代化建设，提高整体的医院管理水平、管理效果，促进医院之间的沟通交流，扩大人事档案的使用范围，完善医疗体系功能，为医院未来的长足稳定发展打下坚实基础。

二、以精细化管理模式提升医院人事档案管理水平的实施路径

1.完善制度体系

人事档案管理工作的实施在精细化管理模式的融入下，有必要在制度体系的建设方面更进一步完善，在人事档案管理工作的制度上进行完善，填充制度内容，立足于工作实际，发挥出制度的支持作用，提高工作水平，结合医院的实际运行情况、发展目标、发展方向，建立健全人事档案管理制度。首先，要确定人事档案工作范围。通常情况下，人事档案管理工作要结合医院工作者的信息、劳动合同等各项内容进行有针对性的管理，并且在人事档案的归档中，将纸质化档案和电子文档均作为人事档案管理工作的重要内容，保证电子文件的正规性、合理性，针对人事档案的实际情况，要做好档案的维护、保管，提高归档处理水平，以公开形式进行档案的管理工作，保证人事档案能够得到有效利用，提高人事档案的利用率，强化人事档案管理工作的有效性，提高人事档案管理工作的精细化水平。人事档案管理人员要加强对信息系统的有效维护，逐步完善安全管理制度的条款和内容，相关人员要对系统设备进行管理，避免无关人员随意使用人事档案的系统设备，做好纸质档案的保护工作，避免出现纸质档案被窃取的问题，加强防火措施的全面覆盖，为纸质档案的安全性提供保障。建立健全档案销毁制度，完善档案销毁安全措施，对于需要销毁的档案要通过先报告上级，得到上级准许后，才能进行档案销毁。完善制度内容，将人事档案的管理制度职责落实到个人，保证人事档案资源信息的安全性，提高利用率，为医院的稳定运行和高效运转提供切实的保障和依据，强化医院的发展竞争力。

2.创新人事档案管理模式

医院的人事档案管理工作要积极革新，向着精细化管理模式转型，深入了解医院的实际发展现状，摒弃传统人事档案管理模式，提高人事档案利用率和档案管理效率，将人事档案管理工作的模式革新，融入创新的精细化管理观念，形成完善的服务理念，提高档案服务的主动性。人事档案管理人员在查询档案信息时，要以提高工作效率为目标，借助数字化、信息化技术，逐步构建起更加完善、合理的人事档案管理体系，加强研究人事档案的信息来源，提高保存人事档案信息的合理性，革新人事档案管理模式。例如，在整理和保存纸质档案方面面临着一定问题，这给人事档案的管理工作带来了新挑战，有必要立足于医院的实际运行现状，妥善规划人事档案管理工作，推进人事档案管理工作改革，引进智能管理、自动管理理念和设备设施，提高档案服务质量，强化人员的服务意识，真正提高档案信息的利用率，发挥出人事档案管理的内在价值，为医院的发展提供参考依据。强调动态化的管理模式，融入精细化的管理理念，定期对新的档案材料内容进行补充收集，做好档案资料的及时归档工作，在精细化模式下，以动态化管理的观念，结合医院的实际情况及时收集、完善档案材料，保证人事档案的科学性、完整性，及时发现问题并修正问题。

3.加强信息化建设

医院的人事档案管理工作在精细化模式下，要借助先进的信息技术、大数据技术创建精细化水平较高的信息数据库平台，特别是国内的医疗体系逐步完善，医院的档案管理工作面临着严峻挑战，档案的规模、数量越来越多，种类也愈发丰富，不同的档案需要在各个科室中分配，管理难度较大，很有可能出现信息孤岛的问题。结合医院的档案管理现状以及精细化管理模式，突破传统观念，融入精细化模式和观念，创新精细化管理新模式，强化人事档案工作效率，提高精细化管理水平，加强信息数据库的建设，逐步完善信息数据库内容，统一管理人事档案信息。在进行信息数据库的建设过程中，要对人事档案的级别、格式进行区分，建立相对应的分区，并且有针对性地按照人事档案的不同种类进行合理的储存和保管工作，加强人事档案的安全管控，在信息数据库平台上设立模糊搜索功能，更加便捷、方便地进行人事档案资料的查询和使用，提高医院人事档案的应用效率，发挥出人事档案信息的价值，为医院的运行和管理活动开展创建便捷条件。

4.加强人才建设

医院的人事档案管理工作要配备专业人才，加大人才的支持和保障力度，通过完善的人才培训机制，培养出符合医院档案管理工作需求的专业型档案管理人才，在人事档案管理工作的实施中，结合精细化管理理念，配置专业型人员，提高人事档案管理人员的业务素质和综合水平。在系统的培训和再教育中，调动人事档案管理人员的积极性，加强对现有人事档案管理工作人员的培训和再教育实践力度，结合业务培训、技能指导、行业内的专家讲座等，不断提高自我。对于其他医院的先进经验要进行学习，掌握医院人事档案管理工作的先进观念、先进方法，也可前往其他医院参观或进修学习。对于新的法规政策要积极进行探究，全面了解法律法规政策，合理运用档案管理方式，加强人事档案管理工作的规范性建设。强化人员的创新意识，提高其专业素养和人事档案管理工作效率，定期检查人事档案的质控情况，积极推进人事档案管理工作模式的精细化创新。配置专职的人事档案管理人员，督促其积极参与到业务培训和知识技能的再教育活动中，利用品管圈、PDCA法则，提高医院人事档案管理工作效率，实现医院人事档案管理工作模式的创新发展目标。人事档案管理人员要积极提升自我，强化自身的责任意识，不断发展自我，学习先进的软件知识，熟练操作信息化平台。在精细化模式下，强化人事档案管理工作的综合效率，组建起一支专业型的人事档案管理队伍。

5.细化管理流程

人事档案管理工作作为一项复杂、系统的工作，要将精细化的管理模式和管理理念融入其中，重视对细节的严格管控，细化人事档案管理工作内容。同时，划分管理环节，针对人事档案管理中的薄弱之处和重点环节加强管控力度，提高人事档案管理工作水平和效率。在管理流程方面要进行细化，规范人事档案的管理流程，保证人事档案管理人员能够对自己所负责的工作任务全面了解和掌握。还要监管人事档案管理工作，防止发生工作失误等风险问题，保证档案信息的准确性，严格执行相关制度，有效执行人事档案管理工作的相关措施，向着规范化、现代化方向不断转型，促进医院人事档案管理工作的规范化、制度化。另外，严格落实责任制，细分人事档案管理的职责范围，提高人事档案的管理水平，将本职工作落实的同时，还要注重对细节的管理，强化责任意识，明确工作态度，提高人事档案管理的工作效率。例如，有人员要使用档案时，档案管理人员要合理解答，帮助其搜索档案、了解档案的分类方法，掌握搜索人事档案的方式，并且要共同落实对人事档案的维护工作。再如，使用管理系统对档案信息进行查询时，充分体现出人事档案的价值，完善人事档案内容，将人事档案的价值利用起来，提高医院的管理水平、管理效率，发挥出人事档案的积极作用，为医院的高效运转和稳定运行提供保障。

三、结语

综上所述，医院的现代化建设和发展中，愈发重视对人事档案管理工作的精细化管理创新和转型，展开人事档案管理工作时要创新观念，运用精细化模式，强化档案价值，将精细化理念融入其中，实现精细化模式的逐步完善，将其应用到人事档案管理工作的各个环节，不断提高医院人事档案管理工作的质量与效率。积极革新档案管理观念，优化管理方式，逐渐建立完善的人事档案管理制度，加强人才建设，将档案管理的积极作用发挥出来，为医院的稳定运行和发展夯实基础，提高医院的医疗水平、服务效率，满足民众的医疗需求。

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（作者单位：山东省淄博市第一医院）

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