如何利用干部人事档案助推人才培养工作

文/卜 茜

干部人事档案是用人单位或单位的人力资源职能管理部门在员工工作、学习、继续教育培训、调岗晋级、科技研发、学术研究等工作期间所形成的真实记录，反映了干部职工的政治面貌、工作业绩、科研成果、个人综合能力素质等。是用人单位招聘录用员工、培养选拔任用干部的重要依据。干部人事档案管理能为进行人才培养、开发、利用，选拔任免领导干部提供真实、准确的数据信息依据。本文主要探讨有关干部人事档案管理助力人才培养的几个重大问题。

1 干部人事档案及管理工作的重要性

1.1 可靠的凭证作用

干部人事档案是记录单位干部职工从进入求学期间开始，到单位聘用、录用，以及随着时间的推进，在工作中成长、变化情况，客观、真实地反映了每个人在每个阶段的成长过程和工作业绩；具有时间上的连贯性，信息记录上的真实性，是能够全面、真实地提供可靠的、具有法律效力的原始凭证材料，是完整、可靠的真实历史凭证材料。

1.2 重要的参考作用

在人才录用、任命初期，干部人事档案作为人才履历的唯一证明，记录了人才的培养状况。求学时期的档案材料使用人单位初步了解员工的能力素质基础。员工的录用、聘任，以及每一次岗位变迁所记载的信息，向用人单位展示了员工综合能力素质发展变化的各种可能性和可塑性，是提拔员工、任命重要职务的重要参考依据。

1.3 珍贵的写实史料

从某种意义上说，干部人事档案也是党和国家各项事业及经济社会发展史的重要基础材料，是每个人投身于中国革命、改革开放和社会主义现代化建设的写实产物，为后人了解、研究当下的社会历史发展或撰写纪实文学作品提供珍贵的历史参考。干部人事档案以它专属的形式，忠实地记录了社会历史的发展，使其具有很重要的史料价值，也有很强的时代印迹。

1.4 协助进行人才定位、培养

通过干部人事档案提供的准确信息，结合本单位人力资源管理发展需求和充足的资料，对人才的综合能力素质进行评价，并根据评价结果为选人用人提供有参考价值的信息，可以更好地协助用人单位人力资源的开发、利用，促进单位人才队伍的建设和管理。

2 当前干部人事档案管理工作中存在的主要问题

2.1 干部人事档案归档内容缺失

干部人事档案材料的收集整理归档必须保证其全面完整、真实有效。然而依然有一些干部人事档案材料在经过跨地区、跨部门或者跨单位传递后，一些细节性的内容会出现某一个时间段的断层，应该新增补进去的内容没有得到及时的更新，从而导致了干部人事档案材料内容的部分缺失，用人单位在进行评价、考核的时候也就无法全面真实地查考和反映这些人才的真实状态，有的员工可能因此丧失了应有的竞争优势，失去宝贵的晋升机会和发展平台，影响用人单位的选拔任用人才工作。

2.2 干部人事档案的利用价值未能充分体现

一般来说，干部人事档案主要为单位进行人才岗位调整、晋升提拔等工作提供有效帮助。对于一些干部职工来说，并没有享受到干部人事档案工作所带来的便利。在职位应聘求职过程中，没有有效利用人事档案，人事档案没有充分发挥其价值，使聘用人才的单位无法建立对人才的全方位认识，进而无法为其安排更为合适的工作岗位。

2.3 干部人事档案管理人员的素质参差不齐，档案意识不高

诸多单位依然未能正确认识到干部人事档案工作的重要性，档案意识不强、职业道德素质较低、专业知识结构不佳。相对于某些重点项目来说，干部人事档案管理不能给用人单位带来明显的、直接的经济利益，所以在开展干部人事档案管理工作时，存在投入不足、制度不完善、忽视日常管理、效率低下、质量不高等问题，致使干部人事档案管理工作一直处于被动落后的局面。

2.4 干部人事档案管理手段落后

一些单位的干部人事档案管理手段依然沿用传统的纸质档案管理方式，没有推行干部人事档案信息化、数字化建设，依靠档案管理人员进行被动的干部人事档案材料的收集、整理、审核、归档、利用、转递等大量简单的、重复性工作，效率低下。特别是一些大型国有企业在职员工数量庞大，管理手段落后，干部人事档案利用率低，工作成效不高。

3 利用干部人事档案促进人才培养工作的措施

3.1 完善干部人事档案管理制度，为人才培养提供保障

中共中央办公厅印发的《干部人事档案管理条例》，为干部人事档案管理提出了指导性、政策性意见，为全国干部人事档案管理工作提供了可遵循的管理规范，为干部人事档案管理工作中普遍存在的突出问题指出了解决的方向，为人才的选拔、任用提供了一个公平、公正的平台。按照《条例》相关规定和要求，单位在开展干部人事档案管理工作时，应严格遵循相应原则，并根据用人单位的实际情况，结合当下社会发展的需求，不断完善、规范用人单位的干部人事档案管理制度，积极主动收集原始材料，认真对档案材料的内容进行审核整理，加强对干部人事档案的分类管理、查询利用，做到工作规范化、标准化、制度化，不断提升干部人事档案工作质量，保证干部人事档案信息的全面完整、真实有效，为员工未来的职业发展、单位的人力资源建设和开发提供有力的基础保障。

3.2 充分发挥干部人事档案的利用价值，为人才培养搭建平台

干部人事档案记录的是员工自身各类信息的总和，对用人单位的人才开发与培养发挥着不可或缺的作用。干部人事档案只有被充分利用，才能真正实现其价值。只有全面掌握干部人事档案中所反映的信息数据，才能确保干部人事档案信息得到全方位的运用，为员工搭建更好的发展平台、施展才华的舞台，充分发挥员工的个人能力。

3.3 推进干部人事档案信息化建设，提升管理效率

“十四五”全国档案事业发展规划提出，对各项档案管理工作要逐步开展档案资料的信息化、数字化建设，干部人事档案也不例外。根据《条例》相关规定，干部人事档案材料的存档分为正本和副本两个部分，干部人事档案正本是由真实地、全面地反映人才情况的最原始材料构成的档案，档案材料的内容包含个人信息、求学经历、绩效考核、党团类材料、表彰处分材料等十个方面的内容。而干部人事档案副本是正本的影印复制件，在以前的传统人事档案管理中，一般是通过复印的方式来进行副本的管理。在信息化、数字化技术不断发展的今天，干部人事档案正本、副本均可采用信息化、电子化管理手段，利用扫描技术将人事档案纸质版转化成更方便直观的数字图像和数字文本，能极大地方便干部人事档案的查阅和利用工作，减轻了干部人事档案管理人员的工作负担，同时丰富了干部人事档案材料存档及利用的形式，使干部人事档案材料更加丰富、形象、立体，进一步提高了干部人事档案的利用效率和效果，从而提升其保存利用价值。

3.4 不断提升干部人事档案管理者的综合能力素质，创新开展干部人事档案管理工作

要实现干部人事档案管理工作的高质量高水平发展，就应持续提升干部人事档案管理人员的综合能力素质、更新其专业知识结构，促其积极探索创新，努力实现干部人事档案工作的新突破。应注重干部人事档案管理人员综合能力素质的培养和持续提升，强化档案管理工作的职业道德素养。应重视和加强专业化培训力度，与时俱进，通过档案专业性培训、不定期的档案管理讲座等，不断提升档案管理工作人员的业务素养、道德素养、工作作风，建设一支综合能力和素质强的干部人事档案管理人才队伍。

全面提升、优化干部人事档案管理手段，促进人力资源管理科学化、合理化开发和人才培养，是为用人单位组建高素质高水平人才队伍的重要基础。应结合用人单位的实际需要，不断完善干部人事档案管理体制和规范，健全工作制度，细化工作标准，创新工作方式，加快推进干部人事管理信息化，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化发展，全面提升干部人事档案管理工作水平，更好地为人才培养提供档案服务。