高校毕业生档案转递安全性研究

文/王 梅

根据教育部统计，2022届高校毕业生规模预计达到1076万人，较2021年增加167万人。毕业生人数首次突破千万大关，规模和数量创历史新高，对档案转递工作也提出了新的更高的要求。根据规定，高校每年将在毕业前夕完成档案转递工作，高校毕业生档案按生源地及工作地，存放于县级以上人社部门所属公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构，由其保管非公单位就业和离校未就业高校毕业生档案。在机关、国有企事业单位就业的毕业生，档案由其人事部门保管。暂未找到就业单位的，可申请由高校免费保管，时间为两年，两年内找到工作的，均可由保管学校开具报到证。严禁个人保管自己的档案。在具体转递过程中，高校毕业生档案安全性一直备受用人单位和学生的广泛关注。档案转递是否安全、及时、准确，不仅会影响高校毕业生的就业，甚至还会制约人才的流动和资源共享。因此，要高度重视高校毕业生档案转递过程中影响安全的问题，提前做好应急预案和各项准备工作，确保高校毕业生档案转递安全、及时。

1 高校毕业生档案转递特点

根据“人随档走”的原则，高校应根据毕业生的去向决定其档案转递的具体存放位置。随着毕业生档案转递方式、转递要求和转递内容的变化，高校毕业生档案转递工作呈现以下特点：

1.1 转递时间集中化

高校毕业生档案转递主要集中于7月份，虽然有些毕业生选择将档案继续暂存于高校内，但大部分高校毕业生因就业或因方便使用需要将档案转递至专门机构或场所。因此，高校必须在转递前完成毕业生档案的提档、资料接收、档案袋密封、寄送信息审核等相关工作。时间紧，任务重，给档案安全转递带来巨大挑战。

1.2 转递方式多元化

高校毕业生档案转递方式也是随着国家的相关规定变化而变化。2015年前，明确要求高校毕业生档案转递要么选择机要交通，要么采取专人取送，绝大部分都采取机要通信方式进行转递，学校、机要部门转递工作繁忙。2015年6月开始，国家邮政局、教育部、人社局联合发布《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》，高校毕业生档案转递可采用“邮政EMS标准快递”形式转递，对涉密高校、涉密专业和到涉密单位就业的高校毕业生档案，要求继续以“邮政机要通信或派专人转递”。自此，高校毕业生档案转递为以EMS转递为主，其他转递为辅的多元转递模式。

1.3 转递去向多样化

随着高校毕业生数量和规模的不断增加，国家也积极推动灵活就业模式。2020年，国务院专门出台《关于支持多渠道灵活就业的意见》，就业领域更加多样，就业方式更加灵活，就业时间更加宽泛。与之相对应，高校毕业生档案转递去向就呈现出更加多样化的特点。在国家机关、国有企事业单位就业，且有编制的，将档案直接邮寄其人事部门；没有编制的非公人员档案，则将档案邮寄至用人单位委托的专业人事代理机构；就业于民营企业或私营企业的，档案则邮寄回原籍所在县级及以上人社部门下属的人才服务机构，或者就业单位所在地人才服务机构妥善保管；暂未就业的，可暂存于高校；自主创业或暂未就业的，也可选择将其人事档案托管至原籍人才服务机构；选择留学或暂存于高校（最长时间为2年）超过暂存期限的，由学生本人提出转递或由具有档案接收权限的单位、机构来函调档。

1.4 转递资料多样化

高校毕业生档案转递并非简单的邮寄、转交学生档案，在此之前还需要做好毕业生档案的归档工作。本科生、硕士生、博士生档案材料不尽相同。其中，主要是录取通知书、学生成绩单、毕业生登记表、报到证、学位授予材料、在校期间的奖惩资料、取得的各类资格证登记资料、个人体检材料，以及党员发展材料，等等。毕业人数多，每人情况不同，材料不同，这就需要大量时间和人力对档案材料进行核查，以保证档案材料的完整性。

1.5 转递流程可追溯

随着信息技术的发展，高校毕业生档案转递信息化技术含量越来越高，使转递流程及结果可实时追溯，为高校毕业生档案转递提供可靠技术保障。每一次档案转递，都可一键导入毕业生档案转递信息，转递地域、行业、时间等信息快速统计，形成档案转递回执信息，提高档案转递效率。将EMS邮寄单号与档案转递数据共享，能够实时跟踪毕业生档案转递信息。作为高校毕业生转递主体，可实时跟踪档案转递流程，变被动服务为主动服务，提前告知接收单位档案转递的时间等信息，使档案接收单位或部门把握接收时间节点。由于档案转递轨迹可追溯、可查询，减少了因档案快递环节引发的矛盾纠纷。

2 高校毕业生档案转递安全问题

高校毕业生档案记录了学生的成长经历，以及高校的培养过程，是用人单位考察、了解人才，以及后期提拔、晋升的重要依据。但由于高校毕业生档案转递量大、转递时间集中、转递流动性强、转递去向广泛等等，影响了档案转递中的安全性和可靠性。高校毕业生档案转递中存在的安全问题主要表现如下：

2.1 转递方式“多元”存隐患

安全，是高校毕业生档案转递必须坚守的底线，在转递过程中任何闪失都会给毕业生就业和成长、发展带来不良影响。但从发生的档案转递安全问题来看，除了机要通信转递具有较强的安全性外，因特快专递邮寄而导致的档案安全问题时有发生。还有毕业生档案转递至原籍后，学生未在指定时间内报道，也未确认档案是否邮寄到。极易造成不知档案“所踪”或不知在何环节，久而久之，发生的安全问题无法挽回。

2.2 转递资料多样缺规范

高校毕业生档案大多只经简单的收集、归档，并未按人事档案管理要求进行系统的整理、编目，同时各个高校对材料的收集要求又不尽相同，材料内容多样化。转递档案时，由于没有详细的目录清单，收档单位也很难及时发现资料是否缺少或不规范，常常难以及时解决。时有印章不全、装错材料等情况，给用人单位或人才服务机构的档案接收工作带来不便。

2.3 转递回执作用有缺失

高校毕业生档案转递通常参照干部档案转递规定和要求，需要有转递通知单，并要求收档单位核对无误后，在转递回执签名盖章；完成转递后，逾期未退回者，发档单位应予以催问，防止丢失。高校毕业生档案转递时，一般都附有“回执”或“档案转递通知单”，但在实际转递过程中，收档单位未及时将回执退回高校或者不予退回。高校对档案转递结果不清楚，发生档案丢失安全问题也未能及时追查。部分收档单位退回回执单或通知单，但回执栏目填写不完整，或未填写，同样易造成发生安全问题无法查证。

2.4 转递过程管理现失控

近年来，随着高校毕业生规模的不断扩大，重就业轻档案转递的现象不同程度存在，转递过程中的管理存在失控现象。高校按照之前毕业生提供的就业单位或人才机构进行档案转递，在就业发生变化，或因为升学及其他原因未报道的，未及时与学校沟通，出现人档分离。例如，一些用人单位通过考试择优录取毕业生，发出调档函，本人却不知档案所踪，最终未被聘用或录用，以致影响个人发展。

3 高校毕业生档案转递安全问题原因

3.1 安全意识不强

高校毕业生档案转递量大、转递时间较为集中，但从事档案转递工作部门及人员的安全意识不强，对档案转递的相关安全规定和要求落实不到位。例如，未按照教育部27号文件，专门设置学生档案机构，配备的专职档案人员力量薄弱。转递档案前，未重视毕业生档案归档、整理、装档、编目和封装等，导致毕业生档案资料不够规范、完整，个别出现装错情况。每年档案转递前，未有效组织具体从业人员安全培训及核查，对毕业生档案转递过程中可能存在的安全风险估计不足、防范措施跟不上。

3.2 转递信息不准

由于毕业生档案转递信息填写不准确、不规范而导致学生档案转递不到位、不及时，埋下诸多安全隐患和问题。例如，接收单位填写不规范，收件单位使用简称，邮寄至多校区的未标明具体校区，或者快递至有分址单位而未明确具体地点。填写接收单位不具有毕业生档案接收权限，一旦发生退档，高校档案快递部门还需要再次联系毕业生进行二次转递，转递不成功的，便会长时间滞留学校，出现人档分离，时间久了就会容易造成档案丢失。此外，转递档案信息查询服务不及时，EMS终端投递人员变动大，快件滞留代收点等情况时有发生，甚至未见回执默认送达。

3.3 留滞档案处理不及时

高校毕业生档案因转递信息填写错误而被退回高校，以及超过2年自主择业期继续保留档案在学校而未联系学校进行档案转递，都属于留滞档案，此类问题处理不及时极易造成档案安全问题。目前，高校也缺少留滞档案处理的专门办法和措施，要么坐等毕业生联系学校，要么等待用人单位来函调档。随着高校毕业留滞档案的增加，不仅占用了宝贵的高校档案馆公共空间资源，也降低了档案转递效率，限制了高校毕业生档案的查询和利用。

4 高校毕业生档案转递安全保障措施

4.1 增强档案意识

要切实增强高校师生的档案意识，尤其是毕业生档案，通过各种途径引导和鼓励师生参与到档案转递工作。首先是加强档案宣传。既要在平时做好档案宣传，也要在临近毕业学年有重点的加强档案知识宣传，通过校园网站、官方微信、微博平台，以及班级QQ群等，加强毕业生档案相关知识及注意事项的宣传，潜移默化地影响和引导师生正确认识毕业生档案转递工作的重要性。其次是把握宣传重点。在毕业生档案转递环节，重点就档案转递的途径、方法、要求等进行宣传教育，让师生了解档案的重要性、档案转递流程，按照要求提供档案准确的转递信息，时刻关注档案转递去向，监督高校档案转递环节，从而形成档案转递工作合力，防止出现“死档”、留滞档案等，确保档案安全。

4.2 规范档案整理

把档案安全关口前移，一是档案管理人员要注重日常管理，按照人事档案管理有关要求，及时收集档案材料、整理、编目，把工作做在平时，每一案卷内既有统一编号，又有详细案卷目录；二是加强材料内容的甄别，核对印章是否齐全，材料前后是否连续，无错装、漏装。档案翔实规范，也为接收单位提供了准确档案信息。

4.3 严格转递手续

要严格遵守高校毕业生档案转递程序和要求，始终把安全放在第一位。在转递学生档案前，履行必要的检查程序，确保高校毕业生档案的完整性。

在转递过程中，要认真填写回执单或转递通知单，详细写清楚转递档案卷数、分数，以及页数，确保通知单中所填的信息内容与转递的毕业生档案实际内容完全一致。严格封包，包口封条处加盖密封印戳。规范填写邮寄单，保存记录备查。

转递后，要做好“回执单”的接收整理，转递完成收到接收单位的“回执”，应逐件附于对应的“档案转递通知单存根”之后，存档备查。重点关注退回档案，要检查其是否与原样保持一致，是否有拆封等情形。逾期一个月未收到转递档案回执的，要及时向接收部门或机构发函或去电索取。

4.4 完善转递查询

毕业生档案转递完成并非转递工作的真正结束，还需要做好档案去向查询工作，利用现代信息数字技术，将高校毕业生档案转递过程全程“留痕”，开通信息查询渠道，方便学生或用人单位，甚至是高校自身实时查询档案，了解毕业生档案转递进展。具体来说，要求高校提前做好毕业生档案转递查询方案，及时将查询路径和方法通过校园网等渠道公布，后期将档案转递时间、转递人员、转递EMS单号等信息实时录入系统，毕业生根据其学生号或EMS单号及时查询档案转递情况。高校应提供网络查询、电话查询、短信查询和人工查询等各种查询手段，满足毕业生档案转递信息查询需求，维护当事人利益。

4.5 强化业务培训

高校毕业生档案转递是一项专业且重要的工作，关乎学生、学校及用人单位多方权益。要加强业务知识培训，既要让师生掌握一些基本的档案转递知识，更要做好具体从事档案管理工作的业务知识培训，重点要做好档案转递安全方面的宣传教育，让相关人员熟练掌握档案流转规定和要求，始终在思想上绷紧安全防线，做好档案转递工作，为档案的利用提供方便。