浅析新时代推进医院档案管理的若干问题

文/李福英 李香花

医院档案管理工作涉及大量的医疗信息和资料，其中主要包括病历资料、医疗信息、设备管理、会计核算以及人事管理资料等。随着我国各领域信息化智能化水平的不断提升、医疗水平的不断提高、医保政策的不断完善、医院服务范围的不断扩大和医疗项目的持续增多，传统的档案管理方式方法已不能全面、快速和高效地进行信息筛选、收集和整理，严重影响医院档案管理的效率和服务质量的提高，需要借助先进的信息技术及信息化来推动医院档案管理工作迈上新的台阶。

1 新时代推进医院档案管理的重要性

1.1 有利于形成常态化管理机制

推进医院档案管理，有利于明确医院档案管理范围和保管期限，做到有章可循，有据可依。同时，可以对医院日常工作中产生的各类档案资料，从收集、整理、分类归档、查阅销毁等各个环节，形成一套科学合理的规章制度体系，规范医院档案管理工作。在档案管理工作中，还能建立常态化的工作机制，成立专门的组织机构，配备专门人员，全面负责医院档案管理工作，严格遵守档案管理规章制度，坚决避免档案资料乱扔乱放、遗漏、丢失、毁损以及其它管理不规范现象的发生。

1.2 有利于医疗服务规范化

随着信息时代的到来，信息服务的重要性日益凸显。当前我们国家非常重视医疗数据资源的整合利用，目的就是加快实现医疗数据信息的联通和共享，通过档案管理标准化建设，以医院档案为基础做好信息收集和利用，从而为医院的医疗护理和管理决策提供必要的数据信息支撑，为患者提供高效便捷的健康档案建立和查询服务，有利于医院服务的规范化建设和服务质量的提升。

1.3 有利于医院档案管理制度化

医院档案客观地记录着医护工作者在该院进行医疗护理以及医护人员成长过程的真实轨迹。通过加强对这些档案资料的管理工作，能够为医院医疗护理事业的发展提供充足、合理、详细、可信的资料素材。医院档案，既是当下医疗护理工作人员掌握医院发展史、借鉴前人成功经验的基本参考资料，也可以为医务工作者今后的事业发展提供经验参考。有基于此，医院档案管理工作本身就十分重要，需要通过制度化进一步规范。

1.4 有利于医院业务运转便捷化

医院档案管理过程是相关工作人员通过收集和整理医院中的医疗档案、人事调动、重要文件、重要奖励乃至医疗处方等，把此类医院日常经营和管理、医疗服务和技术使用过程中所产生的信息进行收集，再逐步对这些信息和资料加以整理和分类，以档案的形式进行记录和保存，能够为医院开展医疗护理、医学研究、整合医疗资源、优化人员配置等提供重要的依据和参考，从而为医院高效化、便捷化运转提供坚实的基础保障。

1.5 有利于珍贵医疗资料固定化

医院档案中，特别是医疗档案是医护人员根据就诊个人实施针对性治疗而形成的，它真实、客观、正确、全面地记载了医院有关科室与人员针对就诊个人进行的医疗护理各项活动，对这些资料加以有效的保管，可以为医院当下的医务工作者和将来从事相关疾病诊疗的医护人员提供大量参考，提供丰富的、真实的客观基础资料，包括医药古籍、中医方剂、诊断方法、诊断结论、治疗实施、治疗效果、特殊注意事项等珍贵信息，有利于医院医疗护理水平的持续稳定提高。

1.6 有利于医院文化建设长效化

规范的医院档案，能够为医院的文化积累传承提供保障。如建院的重大过程性会议记录、相关文件、重要人事变动，以及医院的重大奖励、重要医疗护理档案、会计档案等，这些重要的档案信息资源在保留原有的优良医院文化传承内容的同时，又体现了兼收并蓄中外先进医疗文化，发展社会主义医疗文化的过程。因此，必须重视医院档案管理和保护，将医院档案保护工作与医院的文化传承深度融合，使医院的社会主义文化不断延续和发展。

2 新时代医院档案管理中存在的主要问题

2.1 领导重视不够

一些医院及其有关领导对档案管理工作的重要性和独特作用认识不足，觉得档案管理工作无法直观形成实际效果，从而常常忽略，有的甚至觉得档案管理工作可有可无。这样难免地会造成医院档案管理工作的正常秩序难以维护，工作中遇到的一些重大问题不能及时得到解决，档案管理部门及人员出现精神不振、麻痹大意、掉以轻心等状况，削弱了档案部门及其工作人员的主观能动性，工作进展缓慢。

2.2 管理制度不够健全

由于历史原因和医院本身的人员工作状况，新时代许多医院对纳入档案管理的内容没有明确要求和统一的管理标准和模式，尚未形成与新时代新情况相适应的档案管理制度，也没有制定统一的立卷归档制度，日常档案管理工作无章可循。目前多数医院尚未将档案管理纳入目标考核，致使医院在其档案管理制度建设上存在缺陷，导致收集效率不高，档案不齐全，档案信息化推进难度较大。

2.3 档案归档不及时

医院中的病历档案归档对于医疗事故鉴定和医疗水平提升都有着非常重要的作用，是新时代医院档案管理的的重要内容。病历档案一旦丢失、书写欠完整、资料项目缺失，就会造成医疗档案重大损失，给后续医疗事故鉴定等项工作造成很大隐患。按照一些医院的相关规定，病历档案资料应于患者出院一个工作日内移送至病历档案室存档管理，但大多难以在规定时间内将病案资料完整移交到病历档案室归档。此外，因保管不善导致病历档案丢失的情况也时有发生。

2.4 档案管理不够规范

部分医院对重要文档进行收集、录入、整理和保存的过程中，仍然存在着不仔细、不标准、不严谨、不严格的问题。有的医院档案收集、整理不准确，有的医院档案录入、整理不全，有的医院文档录入有错误，文档损毁甚至流失等状况时有发生。

2.5 档案工作人员不够专业

当前，国内很多医学院校中未设置专门的档案学专业，即使设置了，通常也都会被看作是偏门专业，很少有人愿意主动经过几年的努力去报考此类学科，这就造成了医院中学档案专业的人员相当匮乏，导致大多数档案岗位的工作人员是医学或者行政岗位中转过来的，从而造成了档案专业人员的短缺以及档案工作人员专业素养较差。

3 新时代推进医院档案管理的路径

3.1 更新领导的档案观念

医院应对档案管理工作给予足够的重视，认真贯彻落实国家及上级有关部门关于加强医院档案管理工作的一系列部署和要求，将档案管理工作纳入医院工作重要议事日程，进一步加强对档案管理工作的领导，及时研究解决档案管理工作中遇到的重大困难和问题。在广大职工中，特别是在医务人员中进行新观念的教育引导，使之充分了解档案管理工作在医疗服务中所占的重要地位，理解支持并参与病历档案等档案的管理工作，将病案管理系统发展成医疗档案信息资料的在线归档、储存、管理、利用系统，逐步实现医院档案管理的现代化。应认识到医院档案部门拥有非常丰富的医疗技术、医学文化、医疗科研、医疗教育以及医疗与社会各方面的信息，开发应用这些档案信息资源，为医院工作服务，是医院档案部门的光荣任务。

3.2 完善档案管理制度

医院在进行档案管理信息化建设的过程中，还要进一步规范档案管理流程，完善相关的档案管理制度。首先，医院要明确档案信息化管理的一系列流程，从信息收集到整理成电子档案，直至完成归档和安全备份，档案管理人员要严格遵守操作规范，实时、准确地上传信息数据。其次，在进行档案管理的过程中，对于一些原始的纸质档案在完成扫描备份工作之后，仍然要加以整理和保存，不可随意丢弃。医院应健全档案管理监督机制，强化档案管理人员的责任意识，不断提高专业化水平。

3.3 推进规范化管理进程

做好医院档案管理，要求医院领导从思想上转变管理理念，深刻认识到做好医院档案管理工作的重要性和长远意义，加大扶持和宣传力度，引导教育医院全体干部职工从思想、行为上重视起来、行动起来，增强档案规范化管理意识，加快推进医院档案规范化管理进程，将规范化管理落实到档案管理的每一个环节，确保档案管理的每道程序都朝着规范化的方向发展，查漏补缺，确保万无一失。

3.4 加快推进档案管理信息化

随着信息化时代的到来和现代信息技术的快速发展，医院档案工作的电子化、信息化进程已成为必然趋势。应充分发挥现代信息技术手段，借助计算机、网络建立医院档案网上管理系统，还要利用现代化信息技术，将医院档案管理中涉及的党务、医务、财务、科研、设备等各项电子文件及档案资料全面纳入信息化管理范围，实行信息化、数字化管理，降低管理成本，提高档案管理效率。

医院应加大专项资金投入，构建相应的档案管理信息化数据平台，为档案管理信息化建设奠定重要的物质基础。首先，医院应设计开发或者引进统一的档案管理信息系统，系统应包括相应的信息收集、整理分类、综合查询等功能模块，同时强化档案管理系统的安全防护性能，必要的后台数据备份，以确保档案资料的安全。其次，档案管理系统应以内部联网的方式在各科室和各部门运行使用，及时上传相关的档案信息，以便更好地为利用者提供档案查询利用服务，同时也能够减轻档案管理人员的工作压力。最后，医院在进行档案管理信息化建设时，可以打通外部的数据共享机制，建立与医疗大数据中心相适应的数据库，从而为后续的医疗数据分析和医学研究提供必要的数据支持。

3.5 加大基础设施投入

目前，我国“三甲”以下的医院档案管理基本上还是传统的、封闭的、松散的管理模式，相当部分医院还停留在手工收集、检索阶段。随着数字化技术在各大医院的临床广泛应用，病案、科研电子化管理已成为数字化医院的重要标志之一。档案管理部门应加强基础标准建设和标准的配套工作，使标准系列化，为实施、推广计算机管理创造条件，比如：纸质病案数字化处理、电子病历在线归档等均需要相应硬件配置，计算机、网络及各种相应配套软件等均成为现代化医院档案管理必需的设施设备，应及时配备，满足工作需要。同时，还需要修建符合要求的档案专用库房，以保证电子文件安全储存和电子文件传输过程的安全，方便科学管理和有效利用。

3.6 加强工作人员队伍建设

随着信息化时代的到来，医院档案管理工作所需要的人才结构也发生了相应的变化。以往的档案管理工作中管理型人才占有较大比重，而在推进档案管理信息化建设的过程中，这些管理型人才并不具备信息技术上的优势，这就需要医院大力培养和引进具备较高信息素养的复合型管理人才。首先，医院应进一步优化档案管理部门的职能配置和岗位设置，增设信息技术岗位，主要是负责定期检查和维护医院的档案管理信息系统，参与指导医院档案管理的信息化建设工作。其次，对在职档案管理人员，医院应通过组织培训等方法，提高他们的信息技术应用能力，使其更好地适应档案管理信息化的工作模式。

新时代对医院档案管理工作提出了新的要求，医院应更加重视档案管理信息化建设，借助先进的信息技术来提升档案管理工作的层次和效率，简化档案管理流程，拓宽档案管理工作的服务范围，优化档案管理内部人员结构，提高医院档案管理工作的整体水平和成效，推动医院档案管理工作迈上新的台阶。