大数据背景下不动产登记档案数据共享探究

文/秦 朋

国家《不动产登记暂行条例》（以下简称《条例》）规定，国土资源、公安、民政、财政、税收、工商、金融、审计、统计等部门应当加强不动产登记有关信息互通共享。《条例》所指的不动产指土地、海域以及房屋和林地等定着物，也包括了一系列不动产权利，如集体土地所有权，房屋等建筑物、构筑物所有权，耕地、林地、草地等土地承包经营权，建设用地使用权，宅基地使用权，海域使用权，地役权，抵押权等。不动产登记档案是指有关部门对某些固定资产物品进行管理过程中所形成的档案材料，其产生、查询和利用具有一定的特殊性。当前在房屋交易、住房保障、工商登记、户籍办理、抵押贷款、入学教育等方面均需查询不动产登记档案。由于跨地区或者不同部门的不动产登记档案数据信息因数据基础的不同，没有进行全面整合，相关数据没有实现数据信息的互通共享。有时无法相互确认且保证数据的正确性，业主在办理相关业务时需要到相关信息登记机构查询不动产登记档案信息或出具相关证明，出现多头跑、来回跑的情况。如何借助国家大数据信息技术发展平台，加快不动产登记档案数据在跨地区、不同部门之间互通共享，为办理业务的群众提供便利，避免其为利用不动产登记档案信息而来回奔波，是不动产登记档案管理部门亟待研究解决的问题。

1 不动产登记档案数据管理的现状

随着经济社会的发展，不动产的开发、变更、交易项目日益增加，相关登记档案管理利用工作也越来越繁重，对档案数据管理提出了信息化电子化建设的要求。有部分不动产登记机构已率先对不动产登记档案数据管理推行了信息化电子化改革，以提高不动产登记档案的有效查询和利用，建立更好的信息互通共享平台。

但目前仍有一些单位对于不动产登记档案管理工作的重要性认识不足，档案信息的收集、整理、开发利用整体水平不高，无法满足工作的实际需求，对不动产档案信息的查询、利用水平也就无从提高，建立的信息化电子化共享平台也无法发挥其优势作用，影响了不动产登记工作的发展。

虽然国家在“十三五”期间已经开始尝试进行档案信息化建设，“十四五”期间将全面推行档案信息化、电子化管理的要求，但是万事开头难，要做好不动产登记档案信息数据的互通共享，首先要做好不动产登记中心现存档案的数据整理、清点，包括历史遗留档案的核实。好多单位由于前期的档案收集整理工作存在不少问题，早期的不动产登记档案缺失、损毁，资料全面性、真实性存疑，导致后期开展信息化电子化建设，推进档案数据共享难度较大。

2 大数据背景下不动产登记档案数据共享的意义

2.1 贴合大数据时代档案管理工作发展的趋势

在“互联网+”快速发展的新时代，在大数据背景下不动产登记中心进行不动产登记档案数据信息化电子化建设是时代的要求、社会发展的趋势。全国大多党政机关、企事业单位都在大力推行无纸化办公、OA系统公文流转，不动产登记中心及其档案管理也不例外。因此，不动产登记档案数据信息化建设、不动产档案信息共享平台的实施也是为了适应现代社会信息化的发展，直接将OA系统与不动产登记档案信息共享平台对接，减少中间流转环节，提高不动产登记中心档案数据管理的质量、利用有效率，使不动产登记中心的工作高质量高水平发展。

2.2 提高工作效率，满足查询需求

随着经济社会的发展，不动产登记中心的工作项目繁多，其档案数据管理工作也日益增多，完全依靠传统的档案数据管理模式、手段，不仅收集、整理工作繁琐，后期查询工作也非常麻烦、不便，导致不动产登记中心的工作效率无法得到提升，无法适应现代经济社会的发展。如果不动产登记中心建立了相应的不动产登记档案数据共享平台，从业主办理业务开始，所形成的相关业务数据在办理过程中进行及时的数据整合，办理结束之后及时保存在数据共享平台系统中，就能提高工作人员的工作效率，省时省力省心，减少档案数据管理过程中的丢失和缺损的风险。后期业主需要查询了解个人相关业务信息，也能随时随地方便地查询、利用，充分发挥不动产登记档案数据自身的作用，促进不动产登记工作的良性发展。

2.3 满足大量信息储存的需求

随着经济社会的不断发展，不动产登记涉及的管理项目也在不断地丰富和变化，原有的管理模式已不适应不动产档案管理工作的发展需求。推进不动产登记档案管理模式的改革，实行先进的档案管理模式迫在眉睫。不动产登记档案信息数字化建设的推行，能提高工作效率，减少人力物力的浪费，避免出现人为的档案缺失、档案移交不到位等失误，更好地实现信息共享。

3 大数据背景下不动产档案数据共享存在的问题

3.1 档案管理意识差，不同时期档案数据格式各异

全国范围内实施不动产统一登记制度始于2016年，原来按职能部门管理范围分散管理的土地登记、房屋登记、林权登记、海域登记等职责统一由新组建的不动产登记机构进行管理。《国务院办公厅关于压缩不动产登记办理时间的通知》要求：“加强部门协作，实行信息共享集成、流程集成或人员集成，进行全流程优化，压缩办理时间，……各地要加快存量数据整合与质量提升，2019年底前实现所有不动产登记数据成果的完善与汇交全覆盖。”但在实际工作中，各地区在不同时期使用的登记系统和档案管理系统都不尽相同，所以保存的信息数据量大小不一，投入的人力、物力也不同，数据整理的速度自然也不一样，有些地方已经完成了历史遗留档案数据的整理，有些地方尚未开始整理。一些地区还存在部门之间业务衔接不畅、档案移交不到位的问题。目前，一些地方和单位不动产登记档案管理工作仍未得到应有的重视，档案保管设备、条件勉强达到档案保存的基本要求，专业管理人员数量不足，专业知识更新迭代欠缺，管理制度和标准不完善，档案管理长期不规范等问题迟迟未得到解决。

3.2 安全应对措施滞后，存在档案数据泄露的安全风险

据有关分析，我国党政机关和科研、能源、军工等行业是海外APT组织的主要攻击目标。不动产登记档案作为一种政务数据，本身容易受到计算机网络病毒攻击入侵，又因数据中包含空间地理信息、权利人隐私等敏感信息，导致其更容易成为黑客、国外不法分子攻击、破解的对象，其风险系数高。有的共享平台在处理网络技术安全问题的时候，往往是被动的，等到档案数据信息共享平台被攻击或是有入侵的痕迹，才去采取补救措施，甚至有时一定时间未发现技术漏洞，导致档案数据信息严重泄露，造成不可挽回的损失。

在国家大数据技术平台不断发展的今天，不动产登记档案信息数据共享确实可以方便办事群众，减少来回奔波，是大势所趋。但不动产登记档案信息属于个人隐私，如在不动产登记信息数据共享过程中操作不规范、不严谨，极易造成数据泄露风险，损害产权人和不动产登记中心的利益，也会给国家和社会安全带来隐患。共享不动产登记档案信息数据的使用范围越广，造成数据泄露的风险就越大。甚至有部分工作人员的档案保密意识不强，没有坚守基本的职业道德底线，滥用职权提供私人便利，在职责范围以外进行违规查询操作，或有意识、无意识地向外界无关人员泄露档案信息，造成不良后果。

3.3 档案管理人员的整体业务水平不高。

未来的核心竞争就是人才的竞争。只有建立一支能打仗、打胜仗的专业技术人才队伍，才能在激励的竞争中脱颖而出。高技术高科技含量的工作，需要掌握高技术的人才才能从容面对各种机遇和挑战。从“十三五”到“十四五”时期，国家有关部门将档案信息化建设纳入了全国档案事业发展规划中，档案信息化建设正在加速推进。然而，如果做好了信息化建设的前期准备，却忽视了人才队伍配套建设，会导致现有的不动产登记档案管理人员无法满足信息化电子化档案管理的要求，对档案管理产生不良的影响，不利于不动产登记档案管理工作的长期稳定发展。

4 如何利用大数据平台更好地实现不动产登记档案信息数据共享

4.1 加快历年档案数据的整合清理，为不动产登记档案数据共享提供坚实的保障

根据国家关于不动产登记档案数据的标准要求，各部门应结合自身实际情况，推进历年遗留档案数据的清理、整合工作，并按要求整理后上传至大数据平台，实现不动产登记档案信息的共享。近年来，一些地方不动产登记中心率先根据本单位的实际情况，制定了房屋登记历年档案数据整理方案，明确了工作要求、时间节点、工作经费等相关内容，报上级主管部门批准后实施。根据实施方案，历年遗留房屋登记档案数据的整理采取政府购买服务的方式进行，通过承包企业整理数据、查漏补缺、实地调查核实等方式，进行历年档案数据的整理完善，在较短时间完成了不动产登记中心历年遗留档案数据的清理等前期准备工作，为不动产登记档案数据实现纵向共享提供了坚实的基础。

4.2 强化安全技术保障措施，防止数据信息泄露

不动产登记中心应责成档案数据共享平台相关负责部门严格遵守保密管理规定，尽责完善平台数据存档安全措施，监督业务部门进行数据信息查询是否符合规定，确保档案数据整理、收集加工、查询过程中不出现任何信息泄露问题。档案信息数据共享范围、权限应根据不动产登记中心各部门业务开展的实际需要进行开放，设置合理的档案查询权限，能够满足实际工作需求的信息范围即可，不能随意扩大档案信息的共享范围。档案数据的共享应与业务部门的业务系统直接对接，通过数字认证、密码认证、访问权限记录、数据加密、防火墙等技术方式，保障档案信息数据安全。应确保工作人员在职责范围内调用不动产档案数据，未经授权，不得随意查询不动产登记档案信息，不得开通业务人员通过业主姓名或身份证号码查询不动产登记档案信息的功能，防止工作人员“以人查房”，查询工作需求以外的数据信息，从而引发档案数据泄露的信息安全事件。

4.3 加强对档案管理人员的能力素质提升

档案管理部门应意识到人才培养的重要性，加强对专业人才的培养力度，提升档案管理人员的档案意识、综合能力素质，提高工作效率，进而提升不动产登记档案管理的效率和水平，为大数据时代不动产登记档案信息资源数据的共享奠定坚实的人才基础。应加大涉及档案信息保密工作相关人员的保密法律法规培训和职业道德教育，使其养成自觉遵守保密制度的良好行为习惯。建立不动产登记档案信息保密责任制，出现任何违规泄露不动产档案信息的行为，及时采取相应的补救措施挽回损失，避免或减少数据信息泄露带来的不良影响。同时，对违规行为的个人、部门作出相应的行政处罚；情节严重，构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任，并追究相关领导的责任，更好地维护档案信息数据的安全。

在国家“互联网+”、大数据平台快速发展的情况下，不动产登记档案信息数据共享是势在必行的。只有顺应时代发展潮流，大力推进不动产登记档案信息数据共享，才能促进不动产登记档案管理水平的提高，提升不动产登记档案的利用价值。不动产登记档案信息共享平台实施单位应全面考虑不动产登记档案数据共享的安全风险，从意识、制度、管理、技术应用、人员保障等方面多措并举，加强不动产登记档案信息数据的安全管理，防范档案安全风险，切实保护好公民个人隐私，维护国家和社会安全。