大数据时代干部人事档案管理数字化建设研究

文/杨 玲

档案数字化管理是指采用数字化技术，将传统的纸质档案转化成电子数字信息，通过图片、文字等的数字化转换，实现数字化管理。档案数字化管理可以提高工作效率，实现对档案信息资源的共享。随着档案存储方式的改变，其相应的使用方式也会得到变化，在数字化的干部人事档案管理中，档案信息价值将得到进一步凸显。

1 大数据时代对干部人事档案管理数字化产生的重要影响

1.1 有利于干部人事档案处理更加快速便捷

在信息化技术融合的档案管理中，不管是档案采集还是档案存储或档案检索，只需要输入关键词就能够进行，相比人工手动的大范围逐一核对，信息化的档案管理则更为快捷和方便。同时信息化档案采集还能实现自动化，不需要人为去盯着每一个相关的档案收集，而是链接事业单位的工作发布或者资源共享平台，从而开创档案在线自动收集和归档功能。

1.2 有利于干部人事档案信息传递更加安全

采用网络信息技术，在一定程度上可使干部人事档案数字资源的安全性更强。过去档案信息的传递只能通过书面形式，很容易因为传阅而出现纸张磨损或者丢失的问题，而通过网络，就能很好地避免这种纸质档案损坏或者丢失的情况。有关单位只需要对可以进行共享的人事档案内容组建一个局域网，然后在局域网内设置共享权限和分享密码，就能确保在档案资料传阅中的保密性，以及档案内容的完整性和安全性。同时，在网上进行信息传递，速度更快，突破了时间和空间的限制，实现共享，方便用户利用。

2 大数据时代干部人事档案管理数字化建设存在的主要问题

2.1 干部人事档案管理观念落后，对数字化建设重视不够

一些工作人员的管理观念比较落后，依然停留在传统的管理要求上，不能对现有的管理内容进行创新或者更新，难以体现档案管理的规范化。尤其是目前网络信息技术广泛普及的新时代，一些单位的干部人事档案管理数字化建设还比较迟缓，很多基础的信息技术以及信息设备都尚未配备，严重制约了干部人事档案管理工作的发展。

2.2 数据来源渠道较少，缺乏完善的干部人事档案数据信息管理平台

干部人事信息都比较单一，内容涉及面也很简单，直接制约了干部人事档案管理数字化的发展。由于大数据技术等的利用不足，使得档案信息内容只能用于对某位指明姓名的人员进行搜索，不能够实现对同一阶段或者同一专业员工的综合能力对比，弱化了档案数据管理有效性和潜在价值，无法体现数据管理的优势。还有，在现有的干部人事档案信息收集中，多是以文字为主的信息记录内容，因此，在统计与电子档案转化时就需要大量的人力物力对文字信息进行二次提取，从而导致干部人事档案信息管理的重复。建立干部人事档案信息数据管理平台，能够将这些档案信息充分提炼，实现对信息的资源共享和自主编辑，提升管理和利用成效。

2.3 干部人事档案管理信息化配套设施不健全，缺乏专业的信息化操作人员

干部人事档案管理平台构建和档案数字化管理，对档案管理人员的技术水平要求比传统的档案管理更高、更加严谨。从目前多数档案管理从业者的综合素质来看，很多人员的专业水平并不高，还有一些甚至没有达到基本的专业水平标准。一般干部人事档案数字化管理要求在系统中实现用户的检索分类，且要求不同的用户有不同的使用权限，高级检索可以进行对信息的批改、删除管理，中级检索可以实现对文档内容的全文检索，还有管理人员有使用用户的管理权限，能够及时查看每个用户的使用情况和使用内容。这也就要求档案管理人员知道怎么操作和使用这个档案管理平台，出现问题时，可以及时解决，确保各位用户查用档案是在使用规则限定范围内进行的，防止用户的使用意外以及使用问题的出现。

2.4 缺乏信息安全意识，容易引发信息泄露风险

在大数据时代背景下，档案文档的一体化数据存在一定的信息安全隐患。如何做好对保密性文档信息的保护，以及防止档案信息滥用的情况，这些都需要在档案数字化管理的构建中重点考虑。在推进干部人事档案数字化管理，以及档案大数据平台组成时，应注意使用规范的防火墙设置。相比较传统的档案信息，在数据信息平台上因使用更加便捷，也就容易导致很多信息泄露的风险。如果某个平台窗口没有做好安全防护，就可能让档案信息系统被黑客攻破，导致重要的档案内容无法安全保管。还有在干部人事档案使用者的分类与要求中，也要注意对用户身份鉴别，某些高度保密性内容要加设上级权限才能允许使用。同时，使用者对所下载的档案内容如果做了修改或者增减，应自动实时跟踪记录。

3 大数据时代干部人事档案管理数字化建设策略

3.1 加强信息化宣传教育，集中统一管理干部人事档案数据

应加大对有关领导、部门及人员的干部人事档案管理信息化及数字化理念的宣传，让有关人员增强干部人事档案数字化管理理念，学习运用数据处理技术管理干部人事档案。可以邀请网络信息及“大数据”技术方面的专家学者进行知识和技术的讲座培训，不断培养和提升干部人事档案管理工作人员的综合能力。在干部人事档案数字化管理中应强调集中统一管理，建设和使用文档一体化的存储、管理和利用平台。在档案信息的收集中，不仅收集的过程要统一，导入数据的窗口也要统一。对收集信息进行统一的收集管理，可以方便之后的数据分类处理以及数据信息的筛选利用。数据的使用管理也应统一，简化档案处理过程，让档案处理变得更加有效、方便、简捷，更加凸显干部人事档案的价值。

3.2 收集基础信息数据，建立干部人事档案信息数据库

应实行文档一体化管理模式，建立相应数据库，实现对干部人事档案基础信息数据的整体把握。目前所设计的较为突出的软件是TRIP数据库，这种非结构化特征的数据库最为显著的优势就是可以跨平台进行大数据存储，通过二进制的数据形式，实现对数据对象的各种导入和存储。这种数据库不会过多强调对象数据的大小，且能够自助完成对文本的抽取工作，自主实现档案信息的查找功能，其检索功能十分强大。还有TRIP数据库中的层次机制值得一提，通过对用户身份识别以及访问权限与访问内容调查，可以完成对干部人事档案数据的快速处理及跟踪监督。

3.3 完善基础设施，加快技术人才队伍建设

基础设备作为档案数字化建设和提高档案管理效率的重要条件，相关管理部门应舍得扩大资金投入，配备好信息化、数字化档案管理基础设备，包括数字化建设所需要的服务器、计算机、扫描仪和系统软件等，满足干部人事档案数字化管理的实际需要。由于目前档案信息的数字化转型还未普及，一些地方的数字化管理操作技术能力较落后。因此，加强人才培养，提高人才的信息技术操作能力，对干部人事档案信息的数字转型有十分重要的意义。在人才培养中，应突出档案管理数字化技术的运用。应通过培训，使档案管理人员熟知数字化知识，熟练掌握数字化档案管理操作技能。除了基础知识方面的培训提高，还可以组建人才团队进行专项研究，以此来提升档案数字化管理转型的水平。

3.4 提高干部人事档案管理信息系统运行的安全性

一些数字化干部人事档案管理涉及国家机密信息、专利技术或商业机密、地方建设等不公开资料，应加强网络数字风险的技术防控，建立数字化档案安全保障体系，注意信息安全防护，防范档案信息泄露风险。在干部人事档案管理信息系统运行的综合维护上，应注意对使用流程的管理和监控，严格操作管理。通过对操作系统的严格把握，在用户使用入口上增设身份识别内容，防止档案数据信息的泄露，避免档案数据的用户滥用情况，进一步提升干部人事档案信息的安全性。

综上所述，在有关大数据时代下干部人事档案管理与数字化建设的研究中可以看出，在信息化技术逐渐普及的新形势下，档案管理的优化升级将成为必然趋势。我们应加强档案信息化及数字化管理的宣传教育，集中统一管理干部人事档案数据，建立干部人事档案信息数据库，完善基础设施，加快技术人才队伍建设，保障信息系统安全，通过不断的技术强化和人员工作水平的提升，促进干部人事档案管理综合效率的提升，更好地发挥干部人事档案信息资源的价值。