加强高等学校教育管理信息化建设分析

李全记

(南京邮电大学 学生工作处,江苏 南京 210023)

一、加强高等学校教育管理信息化建设的重要性

近年来各类高校的扩招，使得高校的学生容纳量迅速攀升，由此，学校需要承担更加繁重的教育管理工作。而管理办公的信息化，能够使管理程序、操作得到简化，提高工作效率，帮助高校应对持续增加的管理工作量。在此过程中，自“互联网+”提出以来，各个高校陆续开始加快推进自身的信息化建设，极大地提高了教育管理工作的效率。但事实上，管理信息化水平的发展状态，难以满足教育管理工作量的大幅度增加和管理任务对配套工作效率的需求，导致高校的信息化建设并不能顺利达到预期效果。同时，高校普遍存在重教育、轻管理的情况，对信息化建设配套人才、设施等方面的重视程度不足，使高校教育管理信息化办公体系不能得到有效的发展。为此，高校需要加强自身的信息化建设力度，以构建出一个更加优质的信息化教育管理体系，使信息化建设工作能够发挥更大的效用，推动高校办学水平的可持续优化。

二、加强高等学校教育管理信息化建设分析

(一)管理流程再造

1.流程再造思路

从高校教育管理领域来看，教育管理流程可以被解释为相互之间具有关联性、以为学校创造教育管理价值为目的的活动。而按照流程再造一词最早提出时的论述，结合高校教育管理背景，可以将流程再造一词阐释为：为了达到更好的教育管理效果，基于信息技术，对现有管理重新审视、全面完善，以构建出更加系统化的工作流程改进活动。根据《再造：不是自动化，而是重新开始》这一首次提出流程再造的论文，流程再造强调将现有的职能导向工作组织形式转化为流程导向，因此，在流程再造的思路建设中，应当结合信息技术应用背景，先构建出合理的信息化管理办公流程，然后再进行配套的信息化设施配置，以确保信息技术的应用与现有教育管理工作内容保持协调的状态，提高信息化建设效果。

2.流程再造配套机制建设思路

为了使信息化办公体系与管理组织结构的运行相匹配，保证信息化建设效果，学校在关注管理办公流程本身的再造过程中，还要注意流程配套运行机制的再造，促进流程再造达到预期的效果，增强信息化建设的有效性。一般来说，高校现行的管理模式主要以传统“科层制”管理模式为主，这种管理模式强调工作者的管理角色，不关心流程。也就是说，每个管理者仅对上层负责而非管理结果，这使得人的因素经常会影响管理程序的标准性和规范性。而信息化建设要塑造出的教育管理侧重标准性、规范性，主要关注结果，由此形成了管理机制与信息化工作流程不匹配的问题，影响了信息化建设效果。为此，应树立以流程为核心的配套机制建设思路，并让管理者而非职能部门对工作结果负责，以此减少人的因素对管理工作标准、规范性的影响，优化管理工作的效率和质量。

(二)改善管理者专业水平

1.培训

信息化建设是近年来才开始推行的高校教育管理方针，而我国信息化发展的起步也比较晚。因此，高校现有的教育管理人员对信息化技术的运用、掌握能力有限，这在一定程度上制约了信息化建设的效用。为了达到更好的信息化建设效果，高校应当关注管理者专业水平建设，并将信息技术应用纳入专业水平建设范畴，使其能够尽快适应信息化办公环境，推动教育管理工作的发展。在此过程中，高校应当将培训这一有效的专业水平建设手段，其定位为信息化建设推进的重点，并在构建信息化办公程序的同时，对办公系统的使用方法以及更新，以培训的方式传达给管理者，提高其运用信息化办公软件的熟练度，推动其专业水平的发展。在培训中需注意，由于高校的教育管理者数量较多，统一组织其参与脱岗培训显然不合理。因此，需尽量运用线上方式开展培训，以免耽误正常管理工作。[1]

2.考核

考核是专业水平建设的有效手段之一，高校可以根据培训安排，设置配套的阶段性考核，测试管理者的信息技术掌握程度、运用能力水平，并根据测试结果，采取相应的奖惩措施，使管理者能够更加积极地投入到自我提升当中，加快推进信息化建设工作进程。在考核中，要注意突出考核工作的目的，并适当提高实操在考核中所占的比重，以督促管理者不断优化自身的信息化办公作业能力，增强专业水平建设效果。[2]

(三)引入先进工作思想

1.以人为本管理工作思想

以人为本思想强调人在管理工作中的主体地位，使人的潜力得以充分发挥，同时，减少人的因素对管理效果的负面影响。基于此，在信息化建设中，高校应当秉承以人为本的管理思想，顺应管理者主观的习惯、倾向，设计相应的信息化办公流程、办公操作规范等，使信息化管理工作更加便捷，提高管理效率。在此过程中，考虑到当代人信息接收习惯的移动化和网络化，可以在信息化建设中，设置一个管理办公APP，并构建出任务推送功能，以手机推送方法对管理者进行工作提醒，实现顺应其信息接收习惯，增强管理工作实施的时效性，践行以人为本的管理思想。[3]

2.全面质量管理工作思想

根据ISO所给出的相关定义，全面质量管理思想可以被阐释为一种以质量为中心、以使高校师生受益为目的而开展长期性管理工作的思想。该思想强调关注教育各个环节的质量，并从每个教学环节中寻找切入点，结合教育目标，开展管理工作，以保证教育工作顺利达到之前设定的质量标准。为此，在信息化建设中，应当注意结合教育工作环节安排情况，设置相应的流程，并定位好各个流程的管理侧重点，由此构建出一个基于全面质量管理思想的信息化建设方案，使管理工作更具针对性，提升信息化建设水平。[4]

(四)应用大数据技术

1.教育数据采集

大数据技术是一项高新信息技术，能够从海量的信息数据中，挖掘出更具价值的信息，为教育管理工作的开展提供有力依据。以学生学业评价管理为例，在此项管理中，运用大数据技术，收集、处理学生的出勤记录、测试分数记录等数据，就能够总结出学生的整体学业变化情况，教育管理者就可以基于此调整管理工作，提高教育管理的准确性。在此过程中，数据采集、处理作为大数据技术运用的主要环节，管理者必须设计好这两个环节的实施方案，以保证大数据技术的应用效果，提升信息化建设水平。其中，在数据采集方面，可以考虑使用Microsoft SQL Serves2021数据库，并运用该数据库自带的DTS工具，进行数据采集。该工具具备高效的优势，能够在10min以内，完成基于数十万条数据记录的数据采集，能够增强大数据技术的应用效果。[5]

2.教育数据处理

数据处理环节包括数据清理、存储等步骤。在数据清理中，管理者可以根据自身需求，进行建模，以筛选符合管理工作需求的数据，然后将这些数据予以标准化处理，使其能够更好地反映出教育管理工作现状，最后，再根据该现状，制定后续的教育管理措施，实现大数据技术的运用。在此过程中，可以采用Microsoft Access数据库，作为清洗数据库，并将采集到的数据，导入该数据库，再对各类变量进行编码，然后利用该编码进行建模、统计，实现对数据的标准化处理。为了方便管理者随时查阅，还要将经过标准化处理的数据，从清洗数据库中导入数据存储系统，并为该系统设置模糊查询功能，以便于工作者进行数据查阅，落实大数据技术。[6]

(五)健全信息技术管理机制

1.设立专门的信息技术管理部门

在教育管理中，信息技术的运用主要依托于配套的信息化管理办公系统操作，而为了保持该系统的稳定运行，高校必须设立一个专门技术部门，以负责系统维稳、更新、升级等工作，推动信息化建设工作的持续深入。该部门设置一个运营岗位，负责协助技术人员与教育管理者之间的有效沟通，保证信息技术运用层面上的供需协调，提升信息化建设水平。[7]

2.完善信息技术管理工作组织架构

在确立专门的技术部门之后，要构建配套的技术管理工作组织架构，使各项系统维稳、升级改造工作能够有序开展。在此过程中，应当按照系统日常、定期维稳工作流程，以及系统更新、改造流程，构建配套的组织架构。同时，必须按程序、步骤来设定各个组织架构部分的责任，并在工作未达到预期效果时，根据组织架构各部分的责任，进行复盘，以及时找出问题存在点并形成机理，确保技术管理工作能够高效、高质量开展，增强信息化建设效果。[8]

(六)健全配套制度

1.健全工作制度

信息技术在教育管理中的运用，改变了管理工作原有的模式、作业方法。因此，高校必须结合信息化管理办公现状，构建配套制度，使信息化建设能够在制度的支持、规范下持续推进。根据上述论述，信息化管理模式更加侧重流程和作业结果，而非管理角色。因此，在制度建设中，应立足于信息化管理流程，建立配套制度。在此过程中，需先全面梳理信息化管理流程，然后聚焦于作业结果，为流程中各项程序设置相应的实施标准、要求，最后，将这些标准、要求转化为制度条款，完成制度建设。为此，为了保证制度的针对性，还要在制度中阐明各个岗位负责的流程操作，由此即可明确各个管理者的工作责任，以便于高校对个人行为的监督。[9]

2.健全监督制度

监督制度的主要作用是督促管理者按照信息化教育管理要求，开展各项工作，确保对高效、信息化流程的规范化践行，增强信息化建设的有效性。为此，在监督制度的建设中，应当围绕信息化管理中的各项重点，并聚焦于工作结果，以制度条款的形式，阐明各项监督检查工作的开展方法、具体安排，以及监督检查评估标准。同时，还要将奖惩机制引入监督制度的建设，调动管理者对工作的积极性和自觉性，提高信息化管理工作的落实质量。[10]

(七)做好信息安全建设

1.状态检测防火墙的应用

在信息化建设中，应当注意，教育管理办公系统中存储着大量的学生个人信息，这些信息一旦泄露，很容易使学生的日常生活受到干扰。因此，应做好信息安全建设，保证信息化建设工作的良性推进。在此过程中，状态检测防火墙技术作为一项有效、先进的内外网络隔离技术，不仅可以将外界的安全威胁筛除，而且还具有状态监视功能，实时监测办公系统的安全隔离状态，并根据监视结果，制定、实施相应的运行决策，以增强防火墙的效用，控制外部信息安全风险因素，促进信息化建设的稳定推进。

2.控制人的因素

防火墙技术虽然能够帮助人们有效隔绝外界威胁，但对于形成于内部的安全威胁没有效用。在此过程中，管理者的不当操作成为内部风险因素形成的主要原因。高校在信息化建设中，要重点关注对人的因素的控制，以消除内部威胁，深入优化信息安全防护效果。对于人的因素，需做好权限的设置，去除不当操作实施渠道。同时，还要将信息安全纳入培训课程内容设计，提高管理者的信息安全意识，减少不当操作出现的频率。此外，还要严格开展涉密计算机的管理，严禁管理者随意操作，并做好相应的操作记录，以免个人的不当操作引发信息安全防护漏洞。

(八)配置好软硬件设施

1.软件设施配置

在信息化建设中，软硬件设施的配置是建设工作推进的重要切入点。其中，在软件设施配置中，大部分高校不具备全程独立完成教育管理办公系统开发的能力。因此，应当与高新技术企业建立合作，以结合自身实际情况，定制一个办公软件系统，进而精准满足自身的信息化建设需求。在此过程中，必须选择口碑好、资质齐全、经验丰富的企业，或直接采用招投标的方式进行企业的选择。但如果资金有限，则可以考虑直接在软件供应商处选购成套的管理软件，以节省支出。此外，还要注意，在选用软件时，为未来的工作规模发展留有余地，并尽量选用扩展性良好的软件，以减少后期信息化建设的投资，深入优化高校教育管理信息化建设水平。

2.硬件设施配置

在信息化建设中，硬件设施是软件运行的主要承载，其性能水平直接影响着软件的稳定性。因此，应做好硬件设施的配置，以保证信息化建设质量。在硬件配置中，需根据现阶段的工作量，结合对未来工作量的预估，选择容量足够的硬件，以确保其数据吞吐量能够满足教育管理需求。在此过程中，要注意，设施配置之前，必须提前出具设备采购方案，并开展相应的市场调查，以控制设备价格与质量。设备运抵后，还要做好验收工作，检查设备性能、型号、数量无问题后，才能将其投入使用。在安装配置施工中，需严格遵照现行技术规程，进行管线、设备的安装配置，并注意严禁管线交叉安装，且要做好防雷接地措施，降低硬件运行故障几率，增强信息化建设效果。此外，在安装设备时，需留出半米长的空隙，为后续的检修工作提供操作空间，提升硬件配置安装水平。

三、结语

综上所述，增强教育管理信息化建设效果，能够提升高等学校各项工作的开展水平。在高校教育管理中，借助信息化建设措施，可以保障管理流程安排的合理性、改善教育管理信息化系统的使用性能、规范化各项管理工作的开展、强化学校的数据发掘能力与利用能力，从而深入优化高校教育管理工作效率。