论析高职院校照片档案的归档管理

李军

摘 要：与文字档案功能相似，照片档案同样具有考察及凭证作用，但照片档案在高职院校中起步较晚，档案管理人员对照片档案基本作用无明显认知，从而导致照片档案管理一直在院校管理中处于薄弱环节，但随着当前各高职院校日常办公逐渐向自动化操作改变，各种新型信息媒介也在不断出现，照片档案内容也日渐丰富，数量也日益增多，同时该类型档案管理作用更为明显，也更为重要。基于此，学校也逐步认识到照片档案管理工作重要性。

关键词：高职院校;照片档案;归档管理

照片档案是档案门类中的重点构成部分，是学校在各项活动中形成的或外部形成与学校有关的、有保存价值的客观事物真实反映，并将现实生活瞬间现象加以记录和固定，通过特殊载体形式，可将高职院校重大变革及其历史事件、历史面貌进行反映。该类型档案与文字档案一样属于高职院校档案构成，但照片档案与文字档案也有所差异，通过对比可发现该类型档案更具形象性、交流性及记录性特征，可充分弥补文字档案的不足之处。同时，档案管理者可通过对照片档案进行利用，如学校校庆、招生就业宣传、对院校学生开展爱国教育等，还可将各类照片档案进行修复出版对外进行校园宣传。

一、照片档案形式

1.纸质照片档案

纸质照片是通过胶片感光等原理进行冲洗得出，并且该照片类型需通过特殊纸张方可显示，纸质照片档案是将各种纸质照片通过人为操作对其进行保存与整理，该类型照片档案在存储要求上较为严格，无论是对保存方式还是环境都有明确要求，究其原因是因为纸质照片图像容易被外界环境所影响，从而导致图像变色或有破损。随着科学技术进步，纸质照片数量已经有所减少，但是对历史事件的记录又将纸质照片价值重点凸显。

2.数码照片档案

将照片由数码设备制作加工而成则是数码照片档案，对感光电子元件进行利用，将光学信号逐步转变为数字信息，在存储载体中将静态图像进行保存与记录。随着当前社会电子设备逐渐增多，数码照片大范圍普及，因此该类型照片档案应用也日渐广泛，并且对传统照片档案管理方式也有所改变、照片档案归档内容也更为丰富。首先，以照片存储角度分析，数码照片档案存储方式显然更为便捷，可通过计算机功能对其进行永久保存，并且数码照片储存方式不会受到外界因素影响，因此档案管理者并不需要考虑照片变色、形状损坏等气候、存储环境的影响。其次，数码照片传播速率快，范围广，无传播局限性。数码照片可通过计算机功能将照片信息短时间进行大范围传递和扩散，并且该类型照片档案可在第一时间供需求者查看，检验其与归档要求是否相符。最后，无限复制是数码照片主要特征之一，档案管理者可通过管理需求对数码照片进行复制，并且所复制的照片与原始照片相同，同样具有完整性，主要原因是数码照片本身已经具备照片归档要求，将底片、说明、照片三位要求于一体。

二、照片档案收集重要性

高职院校对照片档案加强管理主要目的在于利用，只有不断为高职院校发展提供各种极具价值的信息资料，将照片档案作用及价值充分发挥，才能将照片档案的珍贵性及历史性深刻体现。首选各高职院校可对照片档案直观真实、生动形象的基础特点进行利用，将所有照片文件进行专题编辑制作成综合性画册，也可在校园内部建立照片展示，举办图片展览，并将其打造成院校独有特色，以供新入校学生了解学校发展史。各院校也可将自身特点与照片档案特点相结合，拍摄以校园发展为主题的纪录片，并以此为基础进行发展规划图制作，通过对校园文化及院校发展历程进行介绍和宣传，从而进一步提升学校社会地位及知名度，也可充分提高学校招生、就业及校企合作宣传工作。此外，各高职院校可利用校园网络，在其基础上建立与照片档案相对应的档案搜索系统，该工作主要依托校园网并通过计算机扫描将照片档案以电子档案形式在校园内部进行流传，而教师与学生则可依据搜索系统编号与基础文字说明对照片档案进行查询，该查询方式更为快捷、准确、灵活。既能提高照片档案使用率，也可将档案资源进行共享。

三、高职院校照片档案归档范围及原则

1.照片档案归档范围

照片档案归档并非毫无目的的将所有照片全部归档，而是在归档过程中需要将所有照片进行筛选，选取更具价值的照片进一步归档存储，应主要选取高职院校各主要领导的重大事件进行记录，或者院校获取重大科研成果画面、各重要职能活动管理者照片、外界领导及主要人物到本院校参与各项活动照片、院校内部纪念意义重大的活动照片、记录高职院校重大事故、事件、自然灾害或异常现象及情况的照片，也可针对高职院校本地区城乡建设、地理概貌、名胜古迹、重点工程、民间风俗、自然风光、著名人物等珍贵照片，存档时应保证其历史价值。

2.照片档案归档原则

照片档案确实可以将当时环境氛围真实反映，但照片同样具有修改性，以数码照片为例，成像真实性极易被篡改，因此在对照片档案进行归档与维护过程中需要遵循基本原则。首先，因照片档案在形式上具有一定修复性，使照片真实性备受质疑，因此在照片收集过程中应注意将传统照片档案收集方式与当前社会新型技术相结合，充分掌握照片档案信息来源，尤其是照片档案底片收集以及文字说明收集格外重要。照片档案收集中将基本内容信息收集需要作为重点，如照片档案中主要人物、事件发生地点、时间及缘由等各种要素需要全面收集。其次，照片档案归档应确保照片载体真实与内容真实性充分结合，在对照片进行归档处理前要对信息真实性及照片载体真实性加以对比鉴定。对于照片载体真实性鉴定可从载体材料及照片档案内容入手对其进行科学分析，一是对照片载体材料与当时照片信息内容进行结合对比判断。例如，照片材料是否与照片时代背景相符;二是可将照片信息内容与时代背景进行对比，判断照片档案所反映的基本内容是否与时代相符，照片档案清晰度是鉴定照片内容真实性的关键点，管理人员需要充分明确，照片背景时代是否可呈现如此清晰的图像内容。而针对数码照片真实性鉴定则可通过计算机等软件技术对其进行分析。照片归档工作中同时也要将原始照片及修改同时进行归档结合，在对该类型档案进行整理归档时，除原始照片要做好保存维护，修改后的照片也要及时归档处理。通常各高职院校重大事件都会受到环境及人为因素影响，从而导致部分原始照片都需要做出相应修改，而修改照片则会在一定程度上降低事件反映真实度，因此照片档案管理归档应将原始照片和修改后的照片档案进行结合并存处理。最后，注意将数码照片与传统照片相结合，随着数码技术发展与普及应用，各高职院校大部分照片文档都由数码、电子设备制作，因此院校在进行档案归档时应将传统及数码照片档案进行结合，较为先进的信息化、数字化管理技术可充分提升照片档案管理水平，而将两种不同类型照片档案进行结合管理更有助于体现照片档案真实性。

四、高职院校照片档案归档管理现存问题

首先，从照片档案收集环节分析，各高职院校照片收集范围主要包括上级领导视察、参观、座谈;校级领导个人照、集体照;学校开学典礼、校庆、文体活动;学院重大会议、党代会、教代会、年度工作议会、学生会议等;院校规划及校园典型建筑风貌;反映学校教学、实践基地建设、科研活动等;历届学生毕业合影;外事活动照片等。以上照片主题都属于高职院校照片档案收集范围，但实际却是由于部分学校机构组织成立不够完善，因此照片收集不够全面和完整，导致众多珍贵照片并未完全收集归档。同时，部分高职院校宣传部门也并未立足于学校整体高度对所有照片信息进行收集，从而导致照片档案无法发挥出真正价值和宣传作用。此外，因管理人员照片收集意识不够强烈从而导致各主题照片散落在不同部门，甚至有重大主题活动出现照片空白情况。其次，在照片档案整理环节，各高职院校檔案管理部门及院校内各业务部门照片收集质量参差不齐，其照片数量控制也不符合档案管理需求。此时，档案管理者需对整理环节有明确要求及规定，照片内容应主题立意明确，画面清晰，人物突出，同时照片档案收集后需要对其二次筛选，坚决改变有照必存现象，从而保证照片档案归档质量。最后，照片存储环节，高职院校照片档案管理起步时间较晚，因此部分高职院校对照片类档案管理工作存在一定先天不足。从经济角度讲，高职院校经济状况较为紧张，因此照片档案管理条件有限。与音像档案管理类似，照片档案作为特殊载体类型档案对储存条件要求极为严格，而针对照片档案管理国家也有明确规定，如照片存储温度、湿度、底片存储适宜温度及湿度都有明确要求。此外，照片档案也应避免光线直接照射、灰尘污染等问题。因此，根据上述保存要求，学院档案室需要配备吸尘器、加湿器、排风机、空调、防磁柜、防光窗帘及底片冷藏设备，但实际部分高校照片档案管理无法满足以上照片档案储存要求，从而对照片档案使用寿命及质量有直接影响。

五、高职院校照片档案归档管理具体措施

1.加强照片档案管理意识

首先，为提高照片档案质量，高职院校档案管理者要对该类型档案管理重要作用及价值有充分认知，并积极争取院校内各组织部门的帮助与配合，同时需要学校领导对其高度重视，切实将照片档案收集、整理与管理各项工作提上日程。其次，高职院校档案管理部分也要针对本学院特点采取有效管理措施及途径，对照片档案管理作用及价值大力宣传，扩大其影响范围，增强院校全体师生档案管理意识，使全体教职工充分了解照片档案在科研、教学、校园发展与建设中的作用及地位，从而促使师生及员工对照片档案管理加以支持。除此之外，档案管理者应注重强化自身业务能力，不断学习档案管理知识，明确个人职责，以此提升自身综合素质，确保照片档案管理工作真实性及时效性。

2.建立照片档案管理制度

首先，通常高职院校所举办的各种文艺汇演、重要会议及领导视察等大型活动照片、视频拍摄都会由学院宣传部门人员负责跟进拍摄，但因当前教学改革逐步深入，各种科研、教学实践性活动、行业内外交流及校企合作等日渐增多，因此拍摄工作也就不再仅依赖于宣传部门，照片档案收集对象也更加广泛。为充分保证各项活动照片真实性及完整性，各高职院校档案管理组织应对拍摄环节积极参与，并给出针对性指导，建立明确的数码照片档案收集、整理与归档制度，对所有照片档案管理职责进行细致划分，实行专人专责，充分落实各项工作任务，将学院内部档案生成组织部门与学院档案室间的关系充分理顺，同时学校各组织部门需要根据档案管理制度落实数码照片拍摄及归档任务。其次，档案管理部门既要负责制订与照片档案存档相关的规章制度，同时也要做好整个院校的照片档案管理统筹与规划，对各项档案管理要求充分明确，并负责对其他组织部门中的档案管理对接人员进行基础培训。档案管理者可通过教育培训及各项宣传活动提高各部门档案对接人员的数码照片归档意识，并积极鼓励该类型档案管理工作者对归档方式进行熟悉。除归档管理外，也要加强照片拍摄人员的专业素养，使其对数码照片归档要求有明确认知，从而确保所拍摄的数码照片具有一定价值和作用。在实际照片归档环节，档案管理者要把握时机、抓住重点，对于重要活动则要主动收集照片信息，注重日常收集与重点收集相结合。

3.创新照片收集模式，拓展收集渠道

原有照片收集方式较为集中，而随着科学技术发展，应在原有集中收集基础上将分散收集与之融合，同时将不定期收集与定期收集相结合，对外宾来访、领导检查、学术交流、各项实践活动及突发事件进行持续跟踪收集。照片收集后需要及时对其进行文字补充说明，将事件发生缘由、发生地点、主要人物、背景、摄影者等几方面内容描述准确，并随时对照片进行编目分类，及时保存。与此同时，为保证照片档案归档及时，高职院校管理者需要对其加以明确规定，如各部门照片拍摄结束后，需将存储照片及时交由综合学院档案室进行验收，只有综合档案室在照片冲洗发票进行签字确认后，校长予以签批，财务部门进行报销，该操作流程极大程度上可避免只拍照不存档现象发生，同时也可充分保证照片档案信息具有完整性。

4.提高照片档案管理人员综合能力

随着在照片档案管理中数码照片应用范围扩大，进而照片档案归档管理工作难度有明显提升。传统照片归档管理方式与数码照片档案管理需求严重不符，不足以支撑该类型照片归档及管理，主要因为数码照片归档与管理不仅涉及档案管理知识，同时还需档案管理者全面掌握各种程序系统及软件应用、图片处理知识、计算机文档操作等管理技能。因此，高职院校档案管理者需要通过各种学习机会，不断强化自身综合能力，同时高职院校对培养档案管理者专业能力要有所重视，并为其提供各种外出培训机会，以不同方式提升业务能力。

六、结论

综上所述，照片档案管理属于高职院校档案工作的重要构成部分，为提升照片档案使用率及作用，高职院校需加强内部全体人员照片档案管理意识、建立相应管理制度、创新照片收集模式、拓展收集渠道，提高照片档案管理人员专业能力及个人素养，从而将照片档案管理作用充分发挥，促进院校持续发展。

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（作者单位：陕西能源职业技术学院综合档案室）