推进事业单位数字档案室建设的思考

文/刘海丽

在大数据时代，加快推进数字档案室建设步伐，推广电子档案移交、接收和管理工作，建立统一的档案数据管理平台，是档案工作现代化发展的方向，是新形势下档案信息化的重点。推进数字档案室建设成为目前事业单位档案管理工作的重要任务。

1 数字档案室的意义及功能

1.1 数字档案室的意义

数字档案室是指各单位在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理单位档案信息、联结单位办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，实现档案收集、整理、保管、利用的高度集成化、信息化；实现档案室藏档案数字化、增量档案电子化，各类档案资源的集中统一、规范管理；实现档案服务利用的流程化和网络化。有利于提高档案工作水平，维护档案信息的真实、完整、可用和安全，提高档案服务质量和利用效率。

1.2 数字档案室的功能

1.2.1 档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特征。

1.2.2 档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

1.2.3 档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。

1.2.4 信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。

1.2.5 档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。

2 事业单位数字档案室建设存在的问题

2.1 领导认识不到位

一些事业单位的主要领导对建设数字档案室的重要性认识不高，数字档案室建设涉及方方面面的问题，比如经费的保障、数字信息技术的采用、内部机构之间的协作、相关专业人才的配备、安全保密保管等具体问题。认为没有必要浪费大量的人力、物力、财力，只要保管保护好纸质档案就行了。数字档案室建设工作一推再推，始终没有纳入工作计划。

2.2 单位经费投入不足

目前，事业单位在推进数字档案室建设过程中面临最大的问题是经费有限，导致数字档案室建设投入的资金不足，无力购买必备设施设备。

2.3 档案专业人员缺乏

多数事业单位档案专业人员缺乏，精通档案管理业务和现代信息技术的复合人才凤毛麟角。档案人员知识结构的更新速度也远赶不上数字档案室的建设速度。已开展数字化的档案室也还停留在摸索阶段，掌握使用的只是简单的查询、登记、统计等技能，数字档案室建设还处在探索阶段，没有正式实施开展。

3 开展数字档案室建设的有效措施

3.1 提升数字档案室建设的意识

事业单位主要领导对数字档案室建设的重视程度，影响着单位数字档案室的进程。只有领导转变观念，从传统档案管理模式逐步过渡到信息化管理阶段，数字档案室建设才能有所推进。单位领导充分认识了数字档案室对一个单位的重要意义，才能将数字档案室建设纳入工作规划，制定数字档案室建设实施方案，投入数字档案室建设所需要的资金，购置所需要的设施和设备，配齐配强胜任数字档案室建设所需要的技术人员。

3.2 制定数字档案室建设规程

数字档案室建设是国家数字档案建设的基础，事业单位要规范数字档案室建设，保证数字档案信息安全有效、规范有序地管理利用，要结合实际工作制定《数字档案室建设规程》和《档案数字化范围及技术标准》，明确要求数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。应纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。有效解决数字档案室建设的要求、标准和方法。一是明确文档一体化模式，电子档案与纸质档案同步形成、同步归档、同步移交；二是采用国家有关标准，将纸质扫描档案纳入电子档案管理范畴，即：能形成规范的电子文件就归档该电子文件，如没有基础，就采用扫描方式，解决“增量电子化”问题，从而使电子档案管理和移交成为各单位的普遍要求和任务。

3.3 配备计算机设备和网络设备

事业单位档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全区域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。档案室还应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。

3.4 建立数字档案室管理系统

事业单位档案室应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心的管理系统。主要包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。以全新的数字资源检索模式设计，多种查询方式，包括条件查询、关联查询、跨类查询、二次查询、全文检索等等功能迅速检索到需要的内容，提供准确快捷、便利、有效的服务。探索网络环境下馆室一体化业务建设的模式，与档案馆和有关单位统一使用《档案管理系统》，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。各单位将本单位形成的数字档案通过载体移交方式向同级档案馆报送，实现档案馆室档案数据的无缝对接。电子文件归档软件要简单易用，贴近工作实际，档案人员能轻松掌握电子文件归档方法、整理规范、标准和移交程序与方法。通过QQ聊天方式就能解决安装和培训工作，解决事业单位档案员使用操作软件问题，解决档案软件技术难掌握的后顾之忧。

3.5 强化档案数字化建设的质量标准

3.5.1 数字化过程的自动处理功能。开展存量档案数字化工作，主要是通过对纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案进行数字化加工。因此必须利用先进的文档扫描系统，实现网络化操作，自动批量处理。能够在扫描的同时由系统自己进行图像处理，自动去除图像黑边、倾斜校正、去斑点等，识别索引字段并能转换为多种格式。

3.5.2 数字化档案存储工作标准化。光盘存储完全符合档案管理要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案电子文档标准。

3.5.3 严格数字化的质量控制。采用先进的质量控制软件，网络化流水作业，整个流程由软件控制，前后工序紧密结合，次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格，做到质量不合格随时返回，并有严格的员工操作记录，控制员工操作中的每一步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序的质量及完成情况，确保一次性达到成品质量要求。

3.5.4 最大限度保护原始档案。接收原始档案的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理，确保档案在扫描过程中不被损毁，每天上下班对档案质量及数量实行严格核对与交接，认真填写作业清单和交结清单。在扫描工作过程中，不得在图纸上涂抹、更改、作标记等，要保护图纸不受损坏。

3.6 加强专业技术人员的培训

数字档案室建设要求档案人员加强自身知识的更新，通过多种形式进行业务知识、数据库知识和计算机操作技能的培训，同时要到数字档案室建设开展比较好的单位进行学习观摩，学习同行业中数字档案室建设的经验，做到互通有无，资源共享，对一些业内动态、相关信息能及时掌握。从整体上提高档案人员应对数字档案室建设任务的能力，建立一支多层次、适应不同任务需要的数字档案室建设队伍，以满足数字档案室建设的工作需要。