基于办公自动化平台的医院科研管理系统开发及应用

张 娜 铁 婷 魏景坤 马慧敏 曹丽萍 马 旸 崔海荣 马 军

宁夏回族自治区人民医院 宁夏银川 750002

近年，随着国家、自治区关于“赋予科研机构和人员更大自主权”“放管服”等一系列相关政策陆续出台，从项目申报、项目评审立项、项目(经费)管理及验收、赋予科研人员和项目承担单位更大科研自主权、营造创新环境、激发科研人员的创造性和创新活力，调动科研人员的积极性等做出了多方面改革要求，作为项目依托单位，必须提高科研管理工作效率，追求精细化管理，从而使广大临床和科研一线人员得到有效服务和减轻各类手续的负担[1-2]。

1 基本情况

我院是一所集医疗、教学、科研、预防、保健、康复、急救为一体的三级甲等医院，2010年至今，共承担科研项目1 034项，获批科研经费累计12 470.4万元。2020年以前科研管理手段一直为手工操作，存在科研经费报销缓慢，项目评审邀请专家困难(专家门诊、手术时间冲突)，论文、专利等科技成果原始资料容易丢失，不同年度、不同类别的科研数据均需手工统计且容易有误等诸多问题，2020年6月，我院基于OA办公自动化平台探索科研项目申报、中期、经费报销、论文专利各类成果以及物资采购等全流程信息化管理，改善科研管理模式和运行机制。

2 基于办公自动化平台的医院科研管理系统开发

国内目前有很多大型的科研单位已使用非常成熟的科研管理系统[3]，但存在与单位内部OA办公系统或者财务管理系统不能很好对接等问题，导致科研人员需要登录多个系统，多个账户等问题，我院探索基于医院OA系统，进行流程拓展，分别概要设计和详细设计适合于我院科研项目过程管理和经费支出的流程，采用文献查阅、访谈法、头脑风暴法等技术，开发科研管理模块，与OA进行整合，统一账号登录，分角色(申报人、审核人、管理员)等实现不同功能[4]。初步主要搭建三大块内容。

2.1 项目管理

①项目申报：其中包括指南发布和指南申报两个子模块，指南发布由科研管理工作人员在系统上发布科研项目申报通知，覆盖全院每人；指南申报是有意向申报者通过填写项目基本信息、项目申请书及附件，通过学科主任审核后提交至科研管理工作人员，全程无纸化，通过流程进行申报[5]；

图1 科研管理系统构架图

②专家评审：其中包括项目评审、中期评审和专家库维护等模块。此模块将科研项目评审由现场变成网评盲评，可分专业、分组随机抽取，公正公平，节约专家工作时间，计算机直接算取成绩，提高工作效率[6]；

③项目查询：其中包括项目查询、立项项目查询、申请项目查询三个子模块，此模块只有科研管理工作人员有权限，方便项目管理，按需提取数据，一键导出，其中有类别、时间、项目负责人等内容；

④我的科研：其中包括申报、中期、结题、成果、科研经费五个子模块，科研人员通过OA个人账号登录，在科研管理系统中查询、提交项目中期进展及结题资料，便捷、简明，科研经费使用情况一目了然。

2.2 经费管理

其中包括项目预算编制、经费调整、经费到账管理、支出管理和使用情况统计。此模块实现了科研经费一站式服务，科研管理人员、财务管理人员、科研人员随时掌握科研经费使用详细情况，项目中期评估、结题决算数据提取快捷、精准，相比传统的调取凭证方式节省了大量的时间和精力[7]。

2.3 成果管理

方便科研人员和科研管理工作人员高效、快速分类查询出科研成果，包括专利、著作、论文、科技奖项等成果，每年底对本年度发表的论文、获得的成果上传至系统中，年度考核等直接提取数据[8]。

3 基于办公自动化平台的医院科研管理系统应用

3.1 与OA办公系统深度融合，实现科研管理信息系统集成化

落实国家、自治区“放管服”等相关政策，医院①完善、修订了《科研项目管理办法》《科研经费管理办法》，精简了科研急需设备采购、科研项目管理、科研经费报销签字审批环节等流程；②基于OA办公系统开发建设了全流程科研管理模块，与OA办公深度整合，统一组织架构和角色管理，统一入口进行审批；③系统为不同身份的人员提供专属的服务界面，构建统一的科研管理服务平台，实现科研工作全面的精细化管理[9]。

3.2 多部门联动，推进科研经费管理“一站式”服务

财务处、信息中心、设备管理科、物资储备中心、招标办等相关部门联动，多次协同商议科研管理系统各流程搭建和信息共享，整合优化财务报销“线上+线下”服务模式[10]。①使科研项目经费管理精准对应预算，支出报销合规审查，物资采购和申领全部与支出挂钩，OA外出请销假流程、物资采购流程可直接关联，最大限度信息共享[11]；②科研人员在线提交发票扫描件后只需要到财务递交原始票据，财务人员也不需要再找各级领导签字审批，节省科研人员及管理人员的时间，提高工作效率。目前2～4天可实现院内各级领导审签，传统的审批时间约7～10天。③经费预算，经费调整，经费决算科研人员及管理人员直接提取数据，方便快捷，不用调取凭证。

3.3 深层次挖掘，实现科研项目“一体化”管理模式

充分挖掘OA办公系统中多源数据与之融合，改变传统封闭的科研管理方式，避免重复劳动和科研资源的浪费。①科研项目全生命周期管理，科研项目从申报到评审、审批、立项、合同执行、经费报销和结题验收，全部环节进行信息化管控，对项目的执行时间、进度以及经费支出情况可以实时掌握、动态干预，且保证了项目信息的安全性，提高项目的执行率[12]；②实现不同角色权限区分，分申报人、评审人、管理人等，对同一项目的不同环节、不同阶段进行管理；③项目评审环节，实现专家盲审、随机抽查等功能。全程有迹可循，精细化管理，进一步完善阶段性科研成果和科学数据的管理存档[13]。

3.4 实施动态调整，不断提升科研管理信息系统最优化

加强政策宣传和引导，随着科研管理工作的不断深入，管理需求、内容、目标以及流程的改变是不可避免的，因此，系统也是要不断优化和更新[14]。①由科教处对全院职工开展多渠道、多形式培训，提高科研人员掌握信息系统使用率；②定期开展满意度调查，收集全院职工在系统使用中存在的问题，及时优化系统；③根据上级政策要求和科研人员及管理人员使用情况不断更新和调整[15]。

4 讨论

4.1 效果

4.1.1 为医院管理及顶层设计的精准决策提供依据 对比传统的科研管理人员手工统计相关数据，科研管理信息化提高了准确性和实效性，为医院科研人员、学科主任、院领导等各层面掌握医院科研动态、顶层设计科学研究方向及科技投入等多层次需求提供依据。

4.1.2 为医院绩效考核、职称考评等提供科学的数据依据 科研立项、科研成果等作为医院绩效考核、职工职称聘任、评先评优等的衡量指标，快速提取准确数据非常重要，也就是说科研全过程管理信息化在推进现代医院管理规范化、精细化、科学化有积极作用。

4.1.3 提高了项目负责人对科研项目管理满意度 据不完全统计，自医院运行基于互联网+的全流程科研管理模式以来，90%以上科研人员认为我院开发的科研管理信息化平台最大限度的整合相关信息资源，切实做到为科研人员减负，满意度较高。

4.2 展望

4.2.1 科研项目和资金全链条监督管理机制需要进一步完善 赋予科研人员更大自主权，在“放”的最大限度和“管”的最小限度之间如何把握好是科研单位必须充分考虑的事情，虽然借助科研管理信息化平台提高了科研项目、科研经费管理的工作效率，但必须做好科研项目和资金全链条监督管理，引导科研人员避免触碰“红线”，影响个人及单位科研信誉。

4.2.2 科学数据安全、科研诚信建设需要进一步落实 ①针对基础研究、临床应用研究、检验检测等产生的科学数据管理，目前大部分由项目负责人管理。医院应建立相关机制，加强和规范科学数据管理[16]，督促科研人员将数据上传至科研管理系统由单位管理，保障科学数据安全，适时提高科学数据开放共享水平，防止数据被恶意使用。

②营造风清气正的科研氛围，在整个科研活动中，对不按时提交中期或结题资料，违规使用经费或违反科学研究行为准则、规范及相关政策规定的行为建立相关机制，不定期从科研信息系统抓取数据，动态监管，适时预警，避免科研失信行为的发生。

4.2.3 科研管理信息化开发模式有望进一步在院内继续教育等领域推广应用 ①以科研经费报销为例，成功经验可运用至其他类别的专项经费报销，乃至实现全院财务报销，节约报销人员及财务管理人员工作时间，实现经费报销短周期，高效率的模式。②科研管理系统是结构化模块管理，后期可以实现医院新技术新项目、继续教育项目等院内项目信息化管理。

5 结语

科研管理工作需要规范化、精细化和信息化。在政府转变职能的同时，医院需要进一步强化科研监督和管理职能，通过制度化、信息化手段，加强科研监管和科研诚信建设工作，坚决处理好“放”与“管”的关系[17]。本文以构建和应用基于互联网+的全流程科研管理模式和运行机制，以医院科研项目全生命周期管理为核心、以项目申报、评审、过程、经费、考核为主线，将科研工作求真务实的根本要求延伸到科研项目管理、科研资金使用中去。通过规范优化管理流程，既减轻科研人员负担，又确保各级各类科技资金发挥最大效益，实现项目预期目标。