医院人事档案管理规范化建设研究

吕纬

随着近年来医疗体制改革工作的深入开展，医院人事档案管理工作也得到了较大的完善与发展，其在推动改革进程、提升核心竞争力中发挥着日益重要的作用。医院的医务人员较多，工作中产生的档案较多，常规档案管理效率低下，且无法保证人事档案的准确性，通过规范化管理档案并依靠现代信息技术，能不断提高档案管理效果[1]。虽然近年来医院在人事档案管理方面有所突破，并取得了一定进展，但仍不够规范，存在一定问题，对实际管理效率与质量均产生了较大影响。因此，对医院人事档案管理中存在的问题及解决对策进行深入全面的分析探讨十分必要。

1 医院人事档案管理规范化建设对医院发展的意义

人事档案管理可有效提升医院的人才配置，实现人尽其用的用人目标，对医院可持续发展具有十分重要的意义。总的来说，人事档案管理规范化建设对医院发展的意义集中体现在以下几方面：

1.1 人事档案管理可为医院人事改革提供准确的参考意见医院人事档案具有全面性和准确性等特点，通过强化人事档案管理力度，可以详尽掌握医院职工的各项情况。医院在后续人事改革事项的开展中可以以此为依据，对相关人员的信息进行调阅和查询，开展全面的人事信息评估，确保制度改革的全面性和可行性。

1.2 人事档案管理可提升医院人力资源管理水平人事档案管理与人力资源管理均是医院选拔人才和管理人才的重要手段，两者之间存在较大的关系。医院通过积极规范化的人事档案管理，可以提高档案的现代化管理水平和促进档案管理工作的规范，确保医院各项用人活动的高效开展，提升医院整体管理能力。

1.3 人事档案管理可推动医院的平稳与健康发展人事档案管理可以充分体现医院不同时期的人事工作，其可以准确记录医院人事工作的发展历程与人员变动情况，同时也为医院人事管理工作的开展积累了较多的经验，为企业的健康发展提供资源支撑。随着医疗体制改革工作的深入，人事工作在推动医院健康发展、提升战斗力和凝聚力中的重要性日益凸显。医院只有高度重视并从现代化角度加强医院人事档案管理工作，才能更好地发挥档案在人力资源建设中的作用，有助于为人才合理配置提供基础条件，提升医院核心软实力，推动自身健康发展。

2 医院人事档案管理存在的主要问题

2.1 不被重视人事档案管理易被认为只是抄抄写写的保管性事务工作，只需要保证职工资料不丢失、不泄露，不需要花费大量的人力和物力开展此项工作，本质上并没有意识到医院人事档案管理的重要性，导致日常工作过于松散，对档案管理资料没有做出充分分析与利用；人事档案管理部门是开展此项工作的主体，其思想认识可直接影响和决定人事档案管理的成效。就目前医院人事档案管理部门与工作人员日常工作开展情况来看，虽然对人事档案管理工作较重视，但在实际工作中因为每个人的理解与认识水平不同，所以存在责任不明确、人事审核不严格、人事档案材料管理不完整等情况。严重时还会因为职责不明确而导致人事档案丢失，无论是对职工还是医院自身发展均产生了较大的影响。

2.2 缺乏创新医院开展人事档案管理必须要有相应的规章制度作为参考与依据，因而制度对开展人事档案管理十分重要。分析目前医院人事档案管理制度建设方面的问题，总结如下：①医院在人事档案管理方面都有相应的管理制度，但是并未从医院自身发展情况和管理特点着手，导致日常管理工作缺乏可行性和科学性，无法实现预期的管理目标；②在责任制度建设方面，多数医院缺乏责任机制，人事档案管理工作的精细化程度不足，管理工作的权责不明，导致日常管理过程中经常出现“无人管”和“多人管”的情况，对人事档案管理的高效开展产生了较大的影响；③多数医院人事档案管理部门根据自身管理特点构建了监督机制，一定程度上实现了对人事档案管理质量的监督，但因为缺乏外部的监督管理，导致内部监督存在一定的局限性，部分工作人员在人事档案归档时未对其真实性、完整性与客观性进行审核，草草检查便归档处理，很大程度上降低了人事档案对医院人才配置的参考作用；④人事档案管理质量缺乏考核评估，奖惩机制落实力度不足，导致员工责任意识和工作积极性下降[2]。

2.3 信息化建设力度薄弱计算机技术、现代互联网技术、移动通信技术等快速发展使医院人事档案管理工作能够向信息化方面发展，且已经成为未来的主要发展趋势。提高工作效率，保证管理工作的精准化，对提升医院核心竞争力具有重要意义。有些医院简单地认为使用计算机就是档案管理，没有充分考虑其他信息技术手段在档案管理中的作用；部分医院出于经济因素考虑，人事档案管理信息化建设停留在规划阶段，没有引进专门的管理软件。另外，在信息化人才培养与引进方面也存在较多的问题，缺少复合型人才，无法确保日常工作的高效开展。这将会导致医院信息共享能力不足，医院人事档案没有在人事调动、高素质人才培养方面发挥作用，造成档案利用率不足。

3 医院人事档案管理规范化建设的科学策略

3.1 人事档案管理的重要性针对医院忽视人事档案管理问题，需要从以下几方面开展工作：①医院管理层要进一步解放思想，转变观念，树立终身学习意识，自觉学习与档案管理有关的各种理论、案例等，充分明确人事档案管理对医院发展的重要性与必要性。督促并指导档案管理部门相关工作的开展，形成自上而下的良好工作氛围，最大限度地保障此项工作的高效开展[3]；②人事档案管理部门和工作人员要进一步认识到自身职责，进一步强化工作责任意识，转变传统思想观念，树立创新意识，发挥主观能动性，严格按照医院相关规范开展和落实人事档案管理工作，给予人事档案管理充分的重视。

3.2 进一步健全人事档案管理制度人事档案管理制度是医院要重点解决的问题，但同时鉴于管理制度的完善工作具有长期性和复杂性，因此医院管理层要树立长期意识，积极投身于人事档案管理的建设与完善中，具体需要做好以下几方面的工作：①对人事档案管理部门和工作人员的权责作进一步的明确，保证“权责对等”，划分不同的责任等级体系，精细化具体工作，并及时开展工作质量评估；②人事档案管理工作是医院的重点工作，在推动医院健康发展中的作用巨大。因此，要进一步构建医院、人事档案管理部门与工作人员三位一体的工作机制，强化彼此之间的交流沟通，定期对工作中存在的问题进行分析探讨，并提出解决策略。也可以构建PDCA循环管理模式，开展更高质量的人事档案管理工作；③落实各项监督制度的实施，制度如果不能顺利实施，则无法发挥自身作用，因而医院要进一步强化监督制度的落实，成立相应的质量监督小组，定期对人事档案管理情况开展质量检测，并对工作人员的责任心和工作能力进行动态化评估，以此来提升工作人员的工作积极性；④对于日常工作表现优秀的人员及时予以精神奖励和物质奖励，反之，如果有员工工作责任心较差、习惯性依赖他人、推脱责任，则可对其劝勉、谈话，如果仍不改正，可调离岗位或者解雇[4]。

3.3 加强医院信息化建设力度信息化管理已经成为医院人事档案管理的发展趋势，在推动医院信息化管理进程中发挥重要作用。医院需要重点做好以下两方面工作，一方面要加大资金投入力度，提升信息化人事档案的利用效率，配套先进的档案管理设备，并设计信息化档案管理系统。待完成信息化档案管理系统建设工作后可借助大数据技术对员工的多项数据进行统计分析，将职工人事档案、医德医风、工作表现等紧密连接起来，帮助职工制定短期和长期的发展规划，真正落实人事档案管理工作，提升人事档案管理的准确性、即时性、全面性[5]。另一方面医院要进一步提高意识，在引进信息化技术的同时，要明确信息化管理的手段和策略，鉴于人事档案涉及较多的个人隐私信息，因而务必要强化保密和维护工作的力度，严格遵循网络信息安全保密制度，严禁出现计算机与外部网络连接的情况，以此确保人事档案管理的安全性。另外，相关的工作人员要树立学习意识，积极学习信息化管理知识，掌握更多的信息化技术，提升自身的专业能力，以便更好地开展日常管理工作。

人事档案管理质量事关医院的长远发展，对医院软实力提升具有重要作用。因此，医院要给予人事档案管理充分的重视，构建更加完善的管理制度，并推动人事档案信息化建设进程，借助信息化手段更好地开展人事档案管理工作，以此提升人事档案管理效率与质量。