高职院校人事管理信息化模式创新分析

张晓琳

（抚顺职业技术学院，辽宁 抚顺 113122）

高职教育是国家高等教育不可或缺的一部分，随着社会的发展，高职院校的重要性被凸显了出来，越来越被社会所认可；国家也对高职教育十分重视，不断扶持。社会在进步，如果不想被淘汰，学校也需要不断的发展。现阶段，各行各业的竞争异常激烈，学校也不例外。学校在发展过程中方方面面都需要考虑到，其中，一所高职院校的未来发展如何，与其他高职院校在竞争中如何能脱颖而出，其关键在师资队伍建设。这一问题关系到高职院校的生死存亡。师资队伍建设和人事管理水平密切相关，人事管理水平高则师资队伍建设得就好，反之亦然，这样人事管理的重要性就凸显了出来。因此，学校要想不断地进行发展，人事管理水平的提高是不可忽视的。因此必须提高人事管理的水平，人事管理将为学校的发展保驾护航。现今社会，传统的技术已经跟不上社会的发展，逐渐被信息技术所取代，如何利用先进的信息技术，从根本上改变传统的人事管理方式，从而使高职院校立于不败之地，是现阶段各高职院校最为迫切要解决的问题。

一、高职院校人事管理信息化概况

当下，随着科学技术的不断发展，全球已进入大数据时代，我国也不例外。在这样一个时代，大数据不仅仅局限于掌握数据，还需要学会如何掌握数据。现阶段高职院校的发展主要是培养更多的专业人才，把这些专业人才输送到社会的各个行业。企业管理为了更加方便快捷，最早开启了人事信息化的建立，一经建成就发挥了不可替代的作用。在大数据环境中，高职院校的发展，人事管理是重中之重，模式也需要转变，信息技术必须应用到人事管理之中，在信息化的管理模式下管理效率、管理质量都能得到很好的提高。可见，高职院校的人事管理水平要想提高，就需要对人事管理进行信息化建设，这是最重要的手段[1]。

二、高校人事管理信息化现状

现阶段，绝大多数的高职院校还处于人事管理信息化的初级阶段，只是在数据上进行了信息化的改造。通过对不同高职院校人事管理深入了解，我们可以得出这样的结论：信息化时代信息的数据周期这是大多数学校所处的阶段，人事管理信息化还仅仅是刚刚开始。在顺应大数据时代到来的基础上，根据自身的具体情况，高职院校也应采取一些有针对性的方法和措施，使个人档案向无纸化、信息化、正规化的方向发展。这样改进后，不仅可以提高日常工作的效率，还可以采用信息化的管理模式实现自我搜索以及自我统计功能。

在人事管理的实际操作中，对人事信息进行分析和研究并作出相对应的决策有着非常重要的作用，但决策的制定和实施，还需要在人事专家的帮助下完成，数据库中的一切操作，只起到辅助作用[2]。

高职院校的日常管理工作中人事信息管理尤为重要。在学校发展历程中，尤其是高职院校的人事管理的信息化建设上，在对待管理系统上我们要去使用它，而不是作为摆设，只不是停留在管理信息系统上。运营管理系统根据具体情况在具体应用中发挥作用，能够提供必要的信息，为决策提供有力的信息支持。

现阶段，高校人事信息管理缺乏共享和统一的管理形式，这不仅会使大部分信息难以回收利用，而且还会使人事管理水平难以提高。工作实践中，管理规划标准不统一，在这种情况下，在正常的人事管理过程就将影响学校的发展，本部门的信息一般情况下都是本部门自己安排人管理，很难和其他部门进行信息的交流、使用。大部分院校会根据不同的行政部门的管理需要建立相应各自独立的信息系统，由各部门自行进行日常管理。在实际应用过程中，都只是针对自己部门的实际业务需要，建立了一般信息系统，所以，不仅难以实现数据共享，而且难以完成统一管理[3]。

三、高职院校实施人事管理信息化的实际意义

（一）高职院校告别传统人事管理的方式，能实现人事管理信息化

信息维护是人事管理的常规工作，人事信息的管理实际上是涉及到方方面面，联系性和时效性强。以往管理者自身的经验的多少直接影响到人事管理的水平高低，在具体的工作过程中具体的人事管理往往面临大量重复的工作。因此，传统的人事管理非常复杂和耗时。在人事管理信息化的具体工作过程中，需要用科学的方法对信息进行整合，利用信息化就可以使工作变得很轻松，提高了工作效率，时间和成本都能有所缩减，人事管理工作在工作效率上能得到很大的改变。

（二）高职院校人事管理信息化可以帮助不同部门间进行信息同步使用

在高职院校，数据信息的管理方法因部门不同、职能不同而有所不同，都是各部门所独有的。所以信息资源难以共享[4]。但是人事工作是离不开其他部门的配合的，需要其他部门提供必要的信息数据。以往不同部门之间的管理大多采取的是分散管理，这样就不利于人员信息收集的完整性，容易导致收集的误差大、收集时间长，从而加大了成本。人事管理信息化建设后，人事部门同其他部门之间的信息管理端口就可以实现无条件连接了，根据工作需要只要将特定的管理权限赋予各部门，就可以及时、准确地对一些特定的人事管理信息进行更新，既保证了人事信息的精确性和准时性，又促进了各职能部门之间的信息合作。这样人事工作将更加便捷，所收集的数据也将更加全面。

（三）高职院校领导在进行决策时可以利用人事管理信息化的数据作为参考

战略决策的提出往往是需要信息支持的，是需要有科学依据作为支撑的，高校的领导在做此项工作时是离不开人事部门的信息数据的，这是人事部门的重要职能之一。高职院校人事信息的数据量是巨大的，如果在人事管理信息化方面进行了建设，那么在此条件下就可以用信息化工具很方便、无误地进行分析和处理，做具体工作的时候就可以用数据说话，学校师资队伍一旦有变化，具体情况在结构和动态两方面都可以体现出来，因而为学校领导做出对学校发展有利的决策提供重要依据[5]。

四、高职院校人事管理信息化实施中所遇到的问题

一所高职院校如果不想被社会所淘汰，发展是硬道理，人事管理信息化的建设是学校发展的必经之路，是学校发展的必然选择。但是，在工作信息化改造过程中，不可避免地存在这样或那样问题，这些问题是亟待改进的。

（一）对人事管理信息化的认识不准确

现阶段，对于信息化建设在认识上部分学校还是不准确的，把人事管理信息化想得过于简单化，认为与传统人事管理相比，应用计算机进行无纸化办公就是进行信息化建设了。在实施过程中，把精力放到了购买设备上，而对与之配套的软件的培训则大多数选择了忽略，信息系统只是选择通用版的，没有根据学校量身定做；认识深入一点的高职院校做得相对好一点，会根据实际情况定做管理信息系统。但是学校和技术提供者双方对问题的理解是不同的，同时由于开发团队不了解学校相关的一些特点，学校人员管理相对于企业来说会更复杂一些，这样就可能会出现这样的问题：虽然可以通过与开发团队沟通并考虑到学校的一些实用习惯，但人事管理系统依然无法完全达到预期目标。

（二）人事管理信息化操作人员的相关技能培养得不到保证

一方面，如果要问人事管理信息化涉及到什么部门，那么按照大多数学校的工作分工就当然是人事处的事情，其他部门接触不到相关工作。人事管理信息化工作的水平如何也就取决于具体进行此项工作的人员的水平情况，或高或低。在这种情况下，学校的数据收集和分析工作都由人事管理部门也就是人事处的具体工作人员操作。人员少、工作任务重是高职院校普遍存在的问题，所以一般都是兼职进行人事管理工作，这就导致从事此项工作的兼职人员工作量暴增，根本没有时间研究、升级、创新人事管理信息化相关业务。

另一方面，高职院校各部门对待人事管理信息都设置了具体的工作人员，这部分人绝大多数只会使用简单的办公软件，如Excel、Word等[6]。在此种情况下，各学校并没有重视起来，没能有针对性地对相关人员进行相应的操作技能的培训。操作人员能力有高有低这是实际存在的问题，这样在具体实施信息化人事管理过程中，在数据采集和处理过程中就容易出现问题。结果是通过基础数据分析得来的，如果基础数据不准确则结果就不准确，此等条件下，就对领导决策起到反作用。

（三）人事管理信息化的建设有待形成科学的制度体系

高职院校所使用的信息化系统一般是独自存在的和其他系统不发生关系。在模块设计和格式统计上是单独进行的，如果其他系统想要直接共享和利用人员信息着实很难实现的。例如，大多数学校涉及到的人员信息平台包括教务处人才培养状况数据采集平台、学院办公室OA平台、财务部门财务薪酬体系等[7]。以人事部门为例，上级业务部门决定了一部分软件的具体应用，下级部门无权更改，不同部门之间系统的功能和应用模式是不同的，在这种情况下想实现信息共享是很难实现的。如职称评审办法、薪酬管理办法、薪酬申报办法、党员统计制度等这都是不同部门的不同功能，都能应用到人员信息但实际情况却是无法共享。用于完成业务工作，不具备信息共享条件；系统资源没有联系，很难共享。系统在使用过程中更新是不可避免的，每次更新将耗费大量的时间，数据录入错误、改正修复等情况不可避免地会发生，人工、财力大量浪费，不经意间增加了具体工作人员数据更新的工作量，这样就致使没办法快速有效地对数据进行分析。

（四）信息系统设计、管理和维护中的问题

1．系统设计不规范

字段设计在规范性、标准性上有偏差，主要体现在以下几个方面：字段名称过于随意，在不同功能页面使用的是不同的名称但是字段却是相同的，与国际标准对比，字段没有按照国际标准规定取值。这些情况一方面容易造成混淆，另一方面进行数据交换的时候也很难进行[8]。

2．信息共享意愿不强

除了缺乏标准设计带来的很难共享以外，还有各部门不愿意进行数据共享，导致都是自己对基础数据进行维护，这样就可能有数据不统一的情况发生，工作效率也将有所降低。

3．数据的准确性不够

正常条件下，为了能容纳下每个院系少则几十个，多则几百个的人事信息字段，人事数据库都设计得非常大。同时，人员信息也是经常变化着的，人事部门人力有限，可能他不能及时进行更新维护，容易出现数据不够准确的情况。此外，不可避免地会出现人工输入数据错误，也会对数据的准确性产生影响。

4．数据开发利用率低

即使存在着大量的数据但是却无法对人事数据进行深入分析，主要原因就是对人事系统统计分析这部分功能的设计相对简单，难以为科学决策提供有力的支持。

5．服务水平差

重管理轻服务这是人事部门的通病。以管理为主这是设计人事信息系统第一要求，对使用需求则自动忽略了。因此，许多员工害怕人事部门，不太满意人事部门的工作。

五、高校人事管理信息化对策分析

人事管理信息化的实施，从宏观上来说是设定明确具体的操作目标，高效、智能、面向服务、共享这是具体要求；从微观上来说，设计要详细，能够根据实际情况随时进行修改，对信息系统进行维护和更新。对于信息工作来说，信息系统外的支持非常重要，主要包括三个方面：人员、资金和系统。在人员方面，专门的人事工作人员和技术工作人员需要相统一，在信息和人事方面相关的培训是必不可少的环节，或者建设信息化的过程中可以让懂信息技术的专门的人事工作人员提出相关建议[9]。在资金方面，任何项目的发展都离不开资金的强有力支持，为了项目建设能顺利进行，人事部门要争取足够的资金支持。对于信息系统，不是一次性投入就可以建设完成。对系统进行实时维护和更新，根据政策和业务的变化及时调整信息系统，这些都需要在动态中不断完成。对于制度的要求，信息管理制度要针对特定的工作制定，这可以结合现有的关于人事的规章制度、工作流程，还需要考虑到系统本身的特点，可以从信息系统使用规范、操作规程、权限分配、共享方式、保密通知等方面进行规定。从而约束系统中的个体行为，最大程度地保证信息系统平稳、安全、无误地运行。

（一）信息系统建设要以安全性为基础

安全系数要高这是人事信息的最基本要求，要想实施人事管理信息化必须要保证系统的安全性和保密性，也就是安全系数要高，这是最重要的前提。可以设置出不同的级别，每个级别的权限不同，级别不同，角色不同。用户可以根据需要申请角色权限，审批通过后才能使用。同时，系统用户对自己的账号密码要安全保管，登录系统的时候首选使用动态密码，对系统中查询到的信息保密。此外，安装防护软件和对非法链接要不予理睬，这样也是确保信息系统安全的有效途径[10]。

（二）字段设计需规范化

设计字段的时候，国标性和统一性是最起码的要求，同时，有国家标准一定要选择国家标准。例如学历、学位、职称等都应以国家标准为准，其他部门的系统在建设时也都是这样选择的，这种情况下不同部门之间的数据交换就可以不需要进行多余的操作就可以很方便地进行。

（三）信息应主动共享

在当今社会大数据条件下什么最值钱，答案是肯定的，那就是数据。在如何对待基础数据的问题上，各部门不应弊帚自珍，应积极共享，这样就可以把数据的价值发挥到最大[11]。所以，人事部门应该在第一时间把人事管理信息系统中的信息进行共享，在其他信息系统就可以相应地查阅相关信息了。这样教职工的数据一旦有了更新其他部门就可以在第一时间进行了解，既减少了工作任务，又保持了人事信息的一致性。

（四）多方参与促进信息准确

学校的人员涉及各部门，为了保证人员信息的准确性就需要各个部门都参与进来。首先，对于人事部门来说，通常是以个人人事作为依据，对初始信息进行核实和记录。其次，在系统信息维护过程中，一旦人员信息产生变化，就需要在系统中及时体现出来，如人员内部调动、职称晋升、学历续聘等。同时，信息量的变更是大量的，如果只是人事部门人力变更，因为人员有限的关系可能会影响及时性，可以考虑将部分权限开放给相关职能部门或二级部门。比如组织部负责党员信息变更，统战部负责非党员信息变更，二级单位负责考勤信息变更。同时，个人不是一成不变的，随着时间的推移。一部分自己的信息还是需要随时可能进行更新的，但是人事部门不了解，不用审核。这部分信息可以由员工自己维护，如邮件地址、通信地址、联系电话、研究方向等。

（五）挖掘数据的潜在价值

数据采集和查询是目前大多数高校的人事管理信息系统的主要工作，大量有价值的信息都没有被开发和利用，如果利用这部分数据，就需要具体工作人员必须有数据解析方面的特长。一方面，并不是所有的信息都需要分析，这就需要管理者进行判断，分析有用的数据；另一方面，他们应该知道从这些信息中需要分析出什么样的数据结果[12]。一所高校的核心和关键是人才，优秀的人才队伍如何打造是高校人事部门的重点工作之一。

（六）建设教职工网上办事大厅

管理和服务是高校人事部门的职能，服务教职员工，解决实际需求，这是优质管理的基本要求。优质的服务不仅是态度，更是善良。应该会让教职员工觉得更有效率，做事更方便。为此，建设在线服务大厅是刚需，可在线操作或自助打印，这是最基本要求。比如很多高校都开辟了校园门户，教职员工办理人事服务的时候，可以用自己的账号登录校园门户在线进行办理，如发放在职证书、职称申请等，既方便了教职员工办事，也大大提高了人事工作效率。

总之，高职院校利用人事管理系统平台完善人事业务，主要应对碎片化、冗余建设、信息隔离等问题。人事信息管理系统的建立是借助信息技术完成管理创新，实施人事业务创新，借助系统平台拓展管理业务，实现网络互联，协调业务管理中的跨部门，提高业务管理的实用性。