信息时代档案管理工作面临的问题及对策

颜慈航

（牡丹江市肿瘤医院，黑龙江 牡丹江 157000）

一、运用信息化技术开展档案管理工作的作用

传统的档案管理主要是对纸板文件资料进行收集、整理、归档、保存等，期间会消耗大量的人力、物力和财力。在档案管理过程中，对大量的纸板文件进行妥善管理具有较大的难度，这些纸质文件很容易受到外界环境和一些不可控因素的影响导致丢失或损坏，例如在雨季时，潮湿的环境会使纸板文件发霉，或者储存年限过长，在空气的氧化下，纸张会泛黄破损等，使得档案无法得以正常使用。传统纸板档案通常只有一份，一旦丢失或者损坏无法重塑，信息安全性比较低。与此同时，对档案的查找也比较困难。而信息化技术在档案管理中的应用能够将纸板文件转化为数据信息，节省纸板档案的储存空间，借助信息化系统可以储存大量数据资料，再利用互联网的搜索功能能够快速、准确的查找到所需资料，方便快捷，大幅度的提高人员工作效率，同时还可以将档案信息进行刻盘备份，增加数据信息的安全性。因此，信息化技术的应用，使档案管理的作用和价值得以最大化的展示，为企事业未来的发展提供了更加宝贵的数据资源。

二、信息时代档案管理工作面临的问题

（一）档案管理的安全得不到保障

现阶段我国一些企事业单位使用的信息化档案管理主要借助于账号及密码或者验证码等进行安全性管控。但是，系统账户密码一旦被泄露或者被不法分子破译后，重要数据信息将会遭到删除或恶意篡改。网络信息化平台也容易遭到病毒的入侵，使档案管理的安全性无法得到有效性保障，造成数据失真等问题的出现。

（二）管理软件缺乏系统性

在信息时代发展背景下，信息化技术正在被广泛引入到档案管理领域中，然而网络系统却存在很多类型的管理软件，这些档案管理软件在实质上存在一定的差异性，且不同的企事业单位使用的计算机程序、管理系统等不尽相同，无形中增加了使用和管理难度，这种软件管理的不统一性，导致各类信息资源无法得到有效共享，将制约档案软件应用系统的进一步研究和开发，降低档案管理的使用效率。

（三）档案管理人员水平不够

业务能力强、专业技能过硬、技术水平高的综合型档案管理人员是实现信息化档案管理的主力军。然而，一些高层管理者将管理重心放在企事业单位整体发展和生产经营中，错误地认为档案管理就是将一些文件性的材料进行收集、整理、归档等，往往将企事业单位中年纪较大或者安排其他岗位人员兼职从事档案管理工作。在信息时代发展浪潮下，这些人员的管理水平已经跟不上时代发展的步伐，接受新鲜事物的能力比较慢，特别是对计算机网络系统的使用，很多时候对网络技术、通讯技术、各类档案管理软件等功能性操作不了解，导致整体档案管理人员的综合素质偏低，严重制约了信息化档案管理工作的建设和发展。

（四）档案资料管理不规范

档案管理需要多个部门协同完成，人员分工不明确，当出现问题时，往往存在无人管或者相互推诿的现象，导致档案长期滞留。由于制度的不完善，没有一个健全的管控机制，经常会出现档案填写错误、信息不完整、归档不及时等问题，不利于档案管理工作的健康发展。

三、解决档案管理问题的对策

（一）构建数据库

很多企事业单位已经意识到了档案信息化管理对其发展的重要性，而数据库的建立是档案信息化管理的一项重点工作内容，在构建数据库期间要将计算机网络技术与当下各项档案管理工作相融合，例如利用网络软件将纸板档案转化成为数据信息进行存储，延长保存期限；或借鉴传统纸板检索目录的管理模式，制作成为电子版的档案目录，借助计算机中的查询功能能够快速、准确的查找到相关文件资料等，以此完成对档案信息化管理结构模式的改进和完善。信息化档案管理工作要做到与时俱进，不断更新数据库内容，做好开放式和分散式管理有机融合，提高档案管理效率。

（二）确保软件能够兼容

开展档案信息化管理最重要的就是实现信息资源共享的目标，使各类资源得以高效利用。对比，相关部门要加大对档案管理软件技术的创新、研发力度，将繁杂的信息化系统统一化，运用计算机网络技术实现对档案的分析、识别、分类及储存等，确保软件的兼容性，实现资源共享。

（三）规范开展档案管理工作

依据实际情况，制定一套科学、合理的档案管理制度，确定档案管理要求、注明处罚条款等，并将制度内容落地执行，推动档案的规范化管理。另一方面，档案管理工作需要多个部门协同配合，要明确各部门人员的工作内容及职责，避免出现问题无人管或推诿的现象，同时也能保证同一类型的档案能够得到集中处理，促进档案管理建设工作的顺利开展。

（四）提高管理人员的专业水平

档案信息化管理水平的好坏取决于管理人员综合能力、专业素养及业务能力等水平的高低。因此，企事业单位必须要加强对档案管理人员整体素质的培养力度，主要通过以下几个方面进行：首先，信息化技术的培养，要定期组织档案管理人员对计算机网络技术、档案管理软件操作流程、不同设备设施的使用方法进行培训学习，提高人员信息化操作技能；其次，提升整体团队素质，想要实现档案管理信息化技术的应用，不可能单靠某个人或某个部门的努力就能够实现的，要靠各部门人员的通力协作，人员各司其职，才能将庞大的档案信息按照既定要求有序管理；最后，应急素质的培养，收集各种可能出现异常情况的处理方法，并传授于档案管理人员，一旦遇到突发性事件时，管理人员能够及时做出响应并给予解决。

（五）健全档案信息安全保障系数

档案信息记录着一个企事业单位整体的发展历程，其重要性不言而喻。信息化时代在为档案管理带来方便的同时也存在着诸多的安全风险因素。因此就要加强保护措施的应用，提高档案管理的安全系数，主要有以下几点措施：第一，提升人员安全意识，除信息化档案管理系统外，不要随意登录其他不明状态的网站或下载网络小程序等，防止一些不法分子利用互联网程序植入病毒攻击档案信息系统，避免信息被盗取；第二，增设安全防火墙、软件截杀等安全保护功能，强化计算机的保密性能，档案管理人员还要定期对计算机进行系统杀毒及检查维护工作，确保计算机的正常运行；第三，加强身份验证管理，对应用软件进行加密设置，比如利用语音识别、面部解锁或者电子证书等核实人员信息，减少被黑客入侵的风险，提高档案信息的安全性。

四、结束语

总而言之，档案信息化管理对企事业单位的发展具有积极的推动作用，能够提高整体工作效率、保证各项信息资料的准确性，尽管在其发展过程中还存在着诸多的不足之处，需要进一步的完善和改进，以此促进档案管理领域的健康发展。