传染病专科医院档案信息资源开发利用探究

随着我国经济的发展和社会进步，我国的卫生事业得到了较快的发展，专科医院的档案信息资源所具有的价值越来越高，其所具有的信息资源在医院工作的各个环节中得到了越来越多的体现。如果各类专科医院，特别是传染病专科医院，在其管理当中可以给予足够的重视，对其信息资源进行充分开发利用，必然会推动医院各项工作顺利开展。

一、医院档案信息资源开发利用的价值

（一）对档案信息资源的开发利用有助于为专科医院的临床医、教、研服务。为了更好地与传染病医学的快速发展相适应，作为医院的档案管理工作者来说，要对观念进行更新，使传统被动服务的档案管理方式得到创新，提高档案管理的信息资源开发和利用意识，对档案管理的途径进行疏通，让档案管理形式得到创新和拓展，多和临床科室进行交流沟通，吸取科室建议，对学习动态给予密切关注，进而进行相关课题研究，重视对档案资源利用规律与特点的总结和归纳，提高档案资源需求预测的能力，为临床医、教、研等提供服务。

（二）对档案信息资源的开发利用有助于推动专科医院管理工作的发展。档案管理工作是专科医院整体管理工作当中的重要构成，也是专科医院进行决策和管理的信息基础与重要载体。对医院档案信息资源的存储、保管以及开发利用是对医院服务质量、管理水平以及经济运行和工作效率等进行衡量最有效的衡量依据。通过强化档案信息资源的分析、开发和利用，有助于医院管理工作计划的制定、检查、评估与监督工作的开展，医院可进行相应的动态调整，进而使医院管理决策工作更加系统、科学。

（三）档案信息资源的开发利用具有较高的科研价值。医学研究是现代医院管理和建设当中的重要功能，更是专科医院医疗水平提高与医疗效果得以确保的基础。众多科研档案资料能够让医院工作者对研究方法进行不断探索，为新的诊疗找到可靠翔实的医学理论基础，进而帮助其对临床经验以及最好最新的诊疗方法进行总结，防止研究的重复与走弯路，有助于医学技术、学术与科研成果的运用与推广，因此具有较高的研究价值。

（四）档案信息资源的开发利用具有良好的教学价值。在临床教育中，医院产生很多的教学资料和档案，这是医院临床教学活动经验总结的记录，是医院临床教学研究与实践中的重要教学资料和文件，这些对于教学的方法，反映了医院临床教学的主要职能和历史面貌，对医院的教学与研究，包括教学计划的制定以及方法的调整等等都具有重要的价值。

（五）档案信息资源的开发利用具有很好的社会价值。对于整个社会而言，其所提供的健康以及医学服务是为广大民众造福的公益性事业。医院的档案信息资源不但是属于医院自身的，同时具有社会的共享性。对于传染病医院来说，在对档案进行保存的同时，还要给流行性疾病的监控、传染病预防的宣传、防控以及卫生发展规则和医疗保险等方面提供相关的资料和数据，对职业病的防治、公共卫生事件的应急管理、新发传染病的研究和控制等发挥了巨大的作用，为社会和广大民众的健康发展做出了突出贡献，具有很好的社会价值。

二、传染病专科医院档案信息资源开发利用策略

（一）强化宣传，增强全员档案资源开发利用的意识和积极性。为促进医院档案利用率的提高，档案管理部门一定要重视增强档案管理和开发利用的宣传意识，让医院的各级人员增强档案管理的意识，提高档案信息的知晓率。基于此，作为医院管理者来说，要基于顶层设计对管理制度进行完善，促进档案开发利用活力的激发。基于制度视角创建档案开发利用成果反馈以及量化考核激励相关机制，使各职能部门积极参与其中，进而增强医院全员对档案信息资源开发和利用的积极性。此外，要坚持请进来和走出去的原则。利用周会或是院报等方式强化对档案馆藏内容的宣传，或利用定期印发编制的材料以及展览等形式，向医院的管理人员以及医务人员进行宣传，使其对档案信息资源的内容和性质充分了解，引起对档案资源利用和管理的意识。

（二）加强档案归档率和编研产出率，保证利用率。首先，作为专科医院来说，面对市场的竞争和供给侧改革的视角，各个科室部门都要树立强烈的档案管理意识，要对档案管理制度进行严格落实，确保各科室部门依照相关要求进行档案的归档，并及时主动把文献资料上交给档案室。其次，要对档案收集的范围进行扩展。一方面，作为档案部门来说，应该主动参加到临床科研以及其他重大活动中，对医院和学科发展方向及动态及时了解，强化收集和存储相关内部信息；另一方面，要重视多个途径从同行中获取相关信息，对行业发展的最新动态及时了解，使医院相关档案资料储备得到扩充。最后，要对档案进行编制，要紧密结合当前医院以及未来医疗技术发展、科研和各方面管理工作的实际状况，基于原文编制形式多样的档案信息，例如以专题形式编制汇编、以提要形式文摘等等，使其成为信息半成品，可以高效快速给需求者提供层次多样的档案信息，减少用户对信息进行收集的时间，促进工作效率的提高，促进医院各方面工作顺利开展，这是档案信息资源服务医院各个方面最重要的方式，同时是对档案信息资源进行开发利用的重要方式。

（三）对档案信息资源服务进行创新，满足开发利用的需求。档案信息资源的重要价值是对用户所提供的服务中呈现的，而服务是由用户的需求决定的。为了对档案信息资源进行全面开发，作为档案管理部门来说，要综合应用多样化的服务方式，使用户的需求得到最大程度的满足。首先，要确保档案服务的个性化和专业性。因为用户对档案资料使用方面具有不同的习惯，为了更好地满足不同用户的需求，档案管理部门可以结合用户的需求以及信息使用习惯，对其潜在的需求进行挖掘，同时主动为其提供可能需要的相关档案服务。此外，还要开展具有较强实用价值以及针对性的档案编制活动，通过编制的具有较强实用性、特殊性以及专业和时效性的档案编研成果，让用户的需求最大程度得到满足。其次，要确保档案服务的及时化。作为医院中的重要资料，假如长时间没有对档案进行利用，就会丧失其存在的价值，这是对档案资源的浪费。所以，要高效对医院的档案信息资源进行开发利用，确保及时对各类工作文件进行归档，同时快速对其加以分类，而后再结合有关岗位需求与工作环节，通过订阅或是推送的方式，及时把档案信息资料发送给相关人员。

（四）增强档案服务的主动性。在以往的传染病专科医院档案管理工作当中，主要进行的是实物管理，信息资料主要是存储在档案室中，用户如果需要资料，则到档案室进行查询，这种档案服务方式单一且被动，在很大程度上受到空间与时间的限制。但随着互联网的发展，档案管理工作的多样化服务变成了可能。为了使档案管理工作可以更为高效、多样化地为用户服务，一定要充分利用网络的发展，对服务方式进行创新和完善，改变过去被动服务的状态，基于用户的需求，充分利用互联网的发展，对档案信息资源进行整合、开发。目前医院档案服务工作正积极尝试改善服务医院档案信息的价值与开发利用，提高档案信息服务的灵活性与适应性。

（五）做好医院档案资料的收藏和存储工作。档案资料是档案管理的根本，然而从当前传染病专科医院档案管理中会发现存在一些问题：首先，文书方面的材料档案较多，而科技或是专门性的档案资料则相对较少；其次，一般性工作类的档案资料较多，而特色性的档案资料则相对较少；再次，纸质档案方面的资料较多，而其他形式载体的档案资料则相对较少。结合上面存在的问题，要做到如下几点：首先，要做好对新门类、新载体以及特色档案的收集存档工作，从而让医院档案馆藏的信息资料更加丰富且特色鲜明；其次，要主动做好立卷和归档工作，保证档案信息资源的完整性。

（六）基于网络信息技术对档案资源进行激活，补充资源短板。从当前传染病专科医院的档案信息资料来看，呈现出连续性的纵向型知识体系，却存在查看借阅人员不多、闲置率较高的问题。究其原因，主要是因为对知识资源获取的途径较为单一，医院的工作人员只能利用院内信息平台查询公开的文件资料，如果查询其他的档案信息，就必须通过人工对纸质档案资料进行逐个检索查询，这无疑会让档案管理人员以及用户消耗很多的精力与时间。为了使这种问题得到解决，就必须重视档案管理中信息技术的应用，基于网络信息技术激活档案资源的升级，完成档案存档的数字化，进而利用信息技术构建健全的检索体系，编制出功能多样、角度多元，且实用、系统的检索工具，从而使档案检索的时间大大缩短，促进档案搜索和查准效率的提高，让档案信息资源和时代发展需求真正适应，利用数字档案的发展满足广大用户对知识获取的需求，使档案信息资源的增值作用得到发挥。