信息化背景下高校办公室工作效能提升的思考

《中国教育现代化2035》提出，加快信息化时代教育变革。建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台。高校办公室作为行政综合事务协调部门，在高校日常管理中发挥着综合协调、参谋服务、督察督办的重要职能，为新时期服务发展、服务决策、服务落实起到了良好的推动作用，对推进大学治理现代化有着至关重要的意义。办公室信息化作为高校信息化建设的重要组成部分，为高校教学、科研、人才培养等工作提供了良好的信息基础保障，在一定程度上反映了学校综合管理服务水平的高低。加强办公室信息化建设，可以有效提高办公室工作效率，提升高校行政管理的规范化、科学化；为高校决策提供客观、真实的依据，推动和实现高等教育内涵式发展。

一、高校办公室信息化建设的重要意义

（一）办公室信息化建设是高等教育改革发展的必然趋势。随着高等教育改革的不断推进，高等教育在办学方向上呈现出大众化趋势，借助于信息技术手段，在办学手段上凸显出信息化的特点。部分高校在“十三五”规划中都单列信息化专项建设规划并提出服务学生成长成才，建设智慧课堂、智慧实验室、智慧校园，组建专门机构，推进高等医学教育的网络化、数字化、智能化与个性化，助推高等教育发展和质量提升。近年来，高校在多媒体教学、智慧校园、网络大学等理念上不断改革创新，无论是课程教学还是日常的办公活动，都要借助于信息化。同时，利用现代技术加快推动人才培养模式改革，也是高等教育内涵发展与个性化培养的一大趋势。办公室信息化作为高校信息化建设的排头兵，只有通过改革传统工作思路、创新工作方法，充分发挥网络办公、信息化及大数据的优势，才能为新时代高校“双一流”发展提供强大的智力支撑，进而加快学校信息化建设的步伐。

（二）办公室信息化建设是新时期办公室管理服务的迫切需要。高校办公室负责组织和协调全校的日常行政事务，工作内容多而杂，主要涉及公文管理、文秘辅助、综合行政、信访接待、校务公开、档案管理和领导交办的其他工作，各相关职能部分根据职责对其管辖范围内的事务进行日常管理。在当前信息化时代，高校办公室的管理工作面临诸多挑战。信息化可以有效避免人工管理的错误，大幅度提升办公效率，同时也能为学校决策顶层设计和指导工作提供重要依据与参考资料。在信息化管理中不断激发办公室人员的创新性和工作积极性，提高学校行政工作效率，应成为办公室人员亟待思考的问题。

（三）办公室信息化建设是积极响应新时期为基层减负的要求。2019年，中共中央印发《关于解决形式主义突出问题为基层减负的通知》，提出坚持严管和厚爱结合，对解决形式主义突出问题为基层减负作出进一步部署。高校办公室作为服务师生、服务领导、服务基层的重要桥梁，服务工作最直接、服务对象最广泛、服务内容最深入，如何运用信息化技术做好新时期办公室“三服务”工作，切实做到为基层减负、精简流程，不断提升广大师生的满意度，才能树立良好的窗口形象，营造“三全育人”的良好氛围。

二、当前高校办公室信息化建设的实践

现代管理离不开信息技术的应用，办公室作为高校综合协调服务的职能部门，信息技术在高校办公室日常服务、学生管理、科研教学等方面发挥了重要作用，从目前来看，信息化的应用主要有以下几个方面：

（一）基于上级部门开发的各专项信息化系统。在教学管理中，有教学状态数据库；在科研工作方面，有各级各类科研项目的申请、审批等专项系统；在资产管理工作中，有上级的政府招标、采购系统、资产管理系统；在人事工作中，有地方省市人社厅（局）的人事及职称管理系统；在办公室文件签收方面，有上级政府及教育管理部门的文件交换系统。

（二）高校内部使用及研发的专项系统。一是办公自动化（OA）。通过内部办公系统，实现校内文件的制定、转发、签收、流转等功能。在整个过程中，可以查阅文件的流程，确保安全及时送达，有效提高工作效率。二是相关职能部门的专项管理系统。如教学管理系统包含了课程管理、成绩登统、教学任务设置等；学生管理系统包含了在学生日常管理、迎新工作、毕业生管理、就业管理等方面的实际应用。三是各类综合事务的申请及管理。包括高校会议室预约、印章管理、法律顾问等公共行政事务的申请。

三、高校办公室信息化建设中存在的问题

（一）办公室人员对信息化建设的认识不足，缺乏信息化管理思维。在现行的综合管理中，部分办公室人员拘泥于传统的思维方式和工作模式，对信息化建设的认识不足，认为信息化建设仅仅是学校层面的工作，信息化就是用电脑操作完成工作任务，不愿意接受信息化带来的改变，不能积极主动地将信息化技术与办公室管理服务相结合；部分高校办公室在管理上仍然沿袭着传统的工作流程，多数事项采用纸质版流程签字审批，为师生带来诸多不便；办公室管理人员仅仅满足于完成日常事务性工作，工作中缺乏创新思维，在一定程度上减缓了办公室信息化建设的步伐。

（二）办公室信息化平台建设缓慢，信息化水平及共享效率低。近年来，随着高校办学条件的不断改善，办公室信息化基础硬件基本达标，在信息化建设平台上也在逐步投入，但在投入过程中存在着建设缓慢或部分平台建设落后等问题。各办公室因其职能不同，科研、教学管理、学生管理、财务管理等专项系统互相独立且流程杂乱，在数据上存在不兼容的情况，各部门之间无法进行有效的数据信息沟通，使得办公室工作量加大，各类信息重复统计，浪费了大量的人力、物力及时间成本。此外，因部分高校的校院二级管理体系尚未真正形成，内部治理不够完善，导致各职能部门和二级学院的信息资源分散，尚未整合成统一的信息资源整体。

（三）信息化建设相关制度不健全，在实施细则上还不完善。高校改革建设如火如荼开展，作为顶层设计的信息化建设专项规划，为高校在一段时期内信息化建设指明了发展方向。但因在实施中缺乏相应的实施细则，导致学校的规划在一定时期被“束之高阁”，办公室信息化建设未能跟上学校的步伐，信息化发展滞后，未能真正发挥应有的作用。此外，现行的信息化建设未针对信息泄露、信息储存等制定相关的规章制度，在信息的安全管理方面存在一定的漏洞。一旦发生信息丢失及重要信息的泄露，将会给高校的社会形象及经济效益带来一定程度的不利影响。

四、新时期提升高校办公室工作效能的措施

（一）创新管理理念，提升办公室人员对信息化建设的认识和重视度。随着高校“双一流”建设的逐步推进，高校办公室工作将为“双一流”建设提供强有力的管理服务支撑。办公室各项工作的开展与学校的办学密不可分、相互促进。在工作中，切实树立“立德育人”的管理理念，运用现代信息技术解决师生的“小麻烦”“小问题”，提高师生对学校工作的满意度。不断提升办公室人员对信息化的认识，加强信息化专题知识培训，定期组织参加各类业务培训；掌握信息系统及对各类数据的处理能力，将信息化的管理理念和管理手段融入实际工作中，切实推进网络办公，提高高校办公效率。在常规工作中，鼓励办公室人员对日常管理工作提出建设性意见，探索各类信息化平台办公方式，全力推进高校高效运转的综合治理体系，提升系统运转效能。

（二）以信息化建设为抓手，建立高效的办公室运行机制。一是要积极落实上级“基层减负年”各项要求，在学校部分行政事务中运用信息技术，让流程多跑路，让群众“最多跑一次”。采用电脑网页、手机智慧平台上建立相应的操作系统，简化相应流程，及时回应师生反映热切的问题，切实为广大师生服务。二是在日常工作中，建立基础大数据平台，提高平台运作效率。并整合现有的数据平台，梳理、完善各类专项系统的工作流程，简化行政审批流程，如通过“一部手机办事通”解决师生在学校印章申请、会议预约服务、收发文件、学生日常管理、课程管理等大体量的行政事务，减少师生多跑腿的问题。三是打通各专项系统间的通道，充分发挥大数据作用，实现信息资源共享，做好数据分析为学校宏观决策提供客观、真实的依据，为高校办学水平提升和办学条件改善做好数据支持。四是加快建立校院两级管理体制，厘清职责，做好信息的收集与报送。加强各职能部门间的不定期工作沟通，核对学校各项数据信息，确保各系统间数据统计口径一致、信息公开结果一致。

（三）加强信息网络安全管理，建立健全信息化管理制度。在信息化建设过程中，健全办公室信息的收集、储存、共享、公开机制，加强对信息化的安全管理，切实保障高校信息安全。办公室要根据学校“双一流”建设开展进度和信息化建设规划，制定本部门的信息化建设实施细则，在人员培训、信息平台、工作机制上加大建设力度，加快部分平台的投入力度。此外，办公室还要加强日常信息的维护与检查，定期开展对信息网络的维护、升级工作，打造一个高效运转、系统完整的办公信息化系统。

办公室管理是高校管理的重要内容，在信息化背景下，办公室要不断改革创新，建立健全信息化管理相关制度，加快建设信息化平台及相应的数据系统，提升办公室人员的信息化水平，才能更加科学、规范、有效地开展办公室管理，为提升办公室工作效能，促进高校办学水平的提升和“双一流”建设作出贡献。