“互联网+”时代档案工作改革的路径探析

文/长安大学档案馆 刘伟

“互联网+”是信息时代的全新形态，能够通过自身优势和特点，对传统行业加以升级与转型，使传统行业更能符合当前时代发展的需求。档案管理工作要提高“互联网+”技术的应用，加强跨界交流、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、结构连接等特征的融合，进而从根本上解决当前档案工作存在的不足。

一、当前档案工作存在的不足

（一）人员思想意识不积极。随着科技技术的不断发展，电子档案的应用越来越广泛。电子档案不仅解决了传统档案占地面积较大、存储量不足的硬性问题，还能够有效提高管理的安全性。但是当前档案室人员没有意识到“互联网+”技术的重要性，缺少对相关技术操作方法的熟练掌握，从而使管理工作开展缓慢、管理概念模糊不清，严重影响了档案存储的有序进行。

（二）管理技术落后。档案工作最重要的一环即是验证文件的完整性与真实性，传统的纸质档案能够根据腐化程度、字迹、颜色等内容进行有效判断，但当前的电子档案在录入时没有人为笔迹的存在，且相关内容在输入时容易产生错误，进而影响文件的真实性，加大验证难度。

（三）缺少软硬件设施。电子档案的有效存储需要建立在完好的软硬件设施基础上，电子档案的种类繁多、信息量较高，需要运行能力较强的分析软件进行归档处理，如果软件的运行质量较低、网络上传速度缓慢，会导致信息得不到及时更新，甚至出现档案数据丢失的情况。除此之外，大多数档案室为了节省经济支出，通常使用已经被淘汰的硬件装置进行档案工作，这样不仅大幅度降低了档案工作的效率，还使档案室的安全性受到严重影响，因此加强相关软硬件设备的更新是当前各档案室的首要任务。

（四）管理标准不统一。不同的计算机型号和不同的软件系统对用户信息识别的方式和自动归档的内容会生成不一样的应对方法，当前众多档案管理组织在管理标准上未做到统一，使用户的信息查阅功能产生差异性，并且档案管理工作没有对项目格式制订完整的信息化制度，相关工作程序缺少科学规划，进一步加重了档案查阅的难度。

（五）档案服务缺少针对性。档案室是面向大众的服务行业，重在满足人们的不同需求，为人们提供便利的存储、查询服务。随着近年来档案室用户的不断增多，资源存储量不断加大，服务化模块建设工作也越来越困难。档案室需要进一步提高相关服务的针对性和个性化，能够根据用户隐私类型和文件价值进行详细划分，明确服务目标，才能使档案文件趋向价值化，从而提高服务质量。

（六）安全管理不够完善。虽然电子档案存储解决了纸质文件在保管时容易受环境影响的问题，但也会受到互联网病毒干扰、黑客入侵等安全因素的影响，电子档案的保密性要求十分严格，相关文件的价值也较高，如果安全管理标准不能进一步落实，相关安全措施得不到有效实行，会给黑客留有可乘之机，进而导致文件容易在存储时被相关病毒软件入侵，造成重要文件信息丢失。

二、“互联网+”时代档案工作改革的路径

（一）提高智能化档案信息收集。首先，档案室要提高“互联网+”技术与档案管理工作的深度结合，不仅是将纸质信息进行数字化上传，而是要运用大数据平台、信息电子技术将信息资源的存储、分配工作进一步优化，加强档案数据的开放程度，使地方政府、计算机企业和社会群众能够形成良好的沟通链接。要将各个阶段的发展任务进一步明确，提高档案工作的智能化发展。比如：“互联网PC端+档案工作”的首要任务是建立数据化平台，完善Web网络环境；“互联网移动端+档案管理”的首要任务是进行平台升级，将Web1.0发展为Web2.0。其次，要优化系统结构化数据，将档案信息的获取面进一步扩展，各档案机构要积极参与数据开放政策的制定，按照国家机密安全标准，完善信息采集工作，要保证用户档案的管理符合公民的隐私权。最后，要提高电子数据的真实性和完整性，档案在进行归纳、上传时，要进行数据信息的纵向对比，确保相关信息的真实有效，并加强数据整理时的部门协调工作，提高收集效率。

（二）建立完善的档案管理制度。第一，档案管理部门要加强体制的约束力，确保相关人员能够积极开展管理工作，针对信息存储时发生的特殊情况，能够采取合理、有效的应对措施。第二，各管理机构要制定统一的著录标准，规范数据格式。用户在进行信息检索时，由于不同系统的运行模式，会产生信息孤岛性，使资源无法全部呈现，造成信息碎片化、资源松散化，降低查阅的便捷性，使资源无法高度共享。相关部门要制定统一的录入标准，积极借鉴国际档案管理局的FAC管理标准，明确档案存储的目录格式，提高数据转换效率，进而为用户提供更方便、更快捷的档案工作，完善档案管理流程。

（三）加强档案服务的便捷性。档案服务需要以用户为基础，尽可能保证多元化、个性化的发展，使档案工作能够针对不同用户的使用需求，制定合理的管理方案。第一，档案馆要建立以公众为导向的服务平台，拓展相关服务渠道和门户网站，使用户能够在线完成档案业务，并根据自身实际情况选择服务内容，完成档案管理工作。第二，档案部门要突破行业界限，提高对用户信息的掌握范围，构建服务技术生态圈，通过整合云计算，了解当前人们重视的档案信息类型，并根据市场需求，提供全新的服务窗口，提高服务的便捷性。第三，档案室要注重用户使用后的信息反馈，了解用户在使用过程中产生的不解与疑惑，从而及时制定解决方案和应对措施，要进一步加强双方的信息传递和交流沟通，保证服务的双向性原则。

（四）优化平台网络化发展。档案工作要借助互联网的发展平台，追求管理工作的改革创新，比如：档案管理组织可以将文件数据上传至云分享平台，提高信息的连通性，使各档案室能够形成共享格局，完成档案的交互。同时，档案部门要加强内部局域网的建设，针对档案类型和人员需求，制定详细的网络模块，方便使用者操作，使服务平台能够加速数字化转变。管理人员要引进先进的网络安全防护技术，保证数据信息的隐秘性和安全性，要在计算机系统中安装功能性优良的防火墙软件和杀毒系统，从而预防网络病毒的入侵，并有效解决管理系统在运行时容易受庞大数据量引起的缓冲区溢出问题。

（五）培养人才的综合能力。首先，档案部门要加强专业人员的引进，当前档案部门的管理人员大多以兼职的身份进行工作，经常会由于繁重的工作量，延缓档案存储效率，并且由于人员缺少专业的管理技术，面对计算机系统产生的异常，无法有效处理。档案馆要加强专业人才的引进，面向各大高校积极开展招聘工作，确保相关人员能够熟练掌握管理技巧和计算机技术。其次，还要对人员的思想意识进行培训，提高人员对自身工作职责的认知，了解信息安全的重要性，能够在工作中培养良好的社会使命感和责任感，进而更好地投身于档案信息化建设当中。最后，档案部门要制定完整的考核机制，通过定期的知识检测和实际能力判断，掌握人员的工作状态，针对其产生的相关问题，给予帮助。对于在档案工作中表现优良的人员提供资金补助，保持员工的工作热情，使其发挥带头作用，提高其他人员的工作积极性。

（六）更新档案管理。档案室要积极更新档案管理设备，提高办公效率，优化办公环境。有关部门要加紧计算机、复印机、扫描仪等硬件设备的置购，确保档案工作的高效开展；当大量档案信息涌入时，相关人员能够利用多种办公设备，完成档案文件的整理、录入、对比与归档。此外，档案部门要改革以往的管理技术，传统的档案管理为了加强信息的保密性，没有设立联网系统，通过阻断信息传递渠道，达成信息封闭化管理的目的，这种方式不仅严重阻碍了信息化建设的进程，使信息缺少联动性，相关用户无法及时查阅文本，还将管理工作复杂化，使人员只能依靠U盘进行信息接收，严重影响工作效率。档案部门要优化相关设备的软件系统，提高信息的传递性，优化互联网建设，使信息在能够保持严密性的前提下提高共享性，方便用户查阅使用。

三、结语

综上所述，通过分析当前档案工作存在的人员思想意识不积极、管理技术落后、缺少硬件设施、管理标准不统一、档案服务缺少针对性、安全管理不够完善等问题，提出提高智能化档案信息收集、建立完善的档案管理制度、加强档案服务的便捷性、优化平台网络化发展、培养人才的综合能力、更新档案管理硬件等“互联网+”时代档案工作改革的方法，从而提高档案工作的安全性与合理性。