探索高校巡察档案工作服务办学治校的路径

文/江苏省宿迁学院 陈亮

由于巡察工作的特殊性、任务艰巨性和业务全新性等客观因素，一些地方和高校大多注重巡察发现问题和推动整改落实，巡察档案管理工作处于弱化、边缘化的状态。加之卷宗档案整理无统一参照标准，未能进一步深化成果地运用，导致档案管理科学化、规范化和信息化水平较低，档案服务利用效果也不够理想。

一、高校巡察档案的定义、内容与价值

（一）高校巡察档案的定义。巡视巡察工作是中央到地方以及相关企事业单位持续深化纪检监察机构作用的重要体现，从大的方面讲，是国家层面顶层设计；从小范围理解，是行业领域治理方式。那么，如何定义高校巡察档案，显然，教育行政部门及档案行政管理部门不会界定各行业领域的具体概念。因此，笔者在结合我国《档案法》《高校档案管理办法》以及地方巡视巡察机构关于档案定义的基础上，认为高校巡察档案是指校党委巡察机构在开展校内巡察工作中形成的，主要对学校具有保存和利用价值的，以文字、声像、实物等形式表达并留存的历史记录。

（二）高校巡察档案的内容。主要指高校党委巡察机构在组织每轮巡察工作过程中形成的综合性管理文件材料以及巡察组实施具体巡察任务和被巡察单位党委抓好问题整改落实所形成的各类有价值材料等。一般来说，高校巡察工作综合性管理文件主要包括：上级巡视机构对高校巡察工作的指导性文件材料；本级校党委制定的届期内巡察工作规划、年度计划、规章制度等材料；党委巡察工作机构承办的会议文件材料、撰写的巡察报告总结、检查的问题整改业务材料以及反映巡察工作重大事件、重要工作、重要活动的照片、录音、录像、证书等。高校巡察工作卷宗材料主要包括：巡察组进驻动员会的准备材料；巡察组进驻期间形成的问题底稿、信访举报、问题线索、巡察情况报告等材料；巡察反馈期间的反馈方案、反馈意见和移交材料；巡察整改工作期间形成的落实佐证材料；高校党委对被巡察单位党组织问题整改工作开展检查情况的评价性、结论性材料等。

（三）高校巡察档案的价值。档案价值在于其记录、凭证和参考利用作用，具体来说，高校巡察档案是客观记录了校党委巡察工作全过程的真实情况，全面反映被巡察单位党组织存在的突出问题，是值得信赖的证据。高校巡察机构或相关部门通过查询、利用巡察档案，可以掌握既往工作开展情况、探索巡察工作规律、为科学制定巡察工作方案、开展巡察“回头看”、扎实做好问题整改落实等提供有力支撑。

二、巡察档案管理工作的必要性

档案管理是巡察工作的重要环节以及巡察成果的有力展现，也是推进全面从严治党的客观载体，有助于发挥在办学治校能力现代化中的基础性作用。按照校党委在一届任期内实现巡察各二级学院和机关部门党组织全覆盖的目标任务，一些高校党委巡察组织体系、人员力量都相对薄弱，造成高校巡察工作任务较重，随之形成的文书档案和卷宗档案也愈来愈多。如何加强档案管理和服务利用，逐渐成为高校巡察机构急需探索的课题。当前，校内巡察工作不断深入开展，巡察档案为配合上级巡视工作、本级问题线索处置和校内巡察“回头看”提供了准备和有价值的参考。因此，为体现档案服务利用效果，提升巡察档案质量和规范档案管理显得非常必要。

三、巡察档案质量和管理工作现存问题

（一）档案工作重视程度不足。高校巡察机构主要任务非常明确，主责主业较为单一；一般在发现问题、巡察报告、问题线索、整改落实和成果运用等方面投入主要精力，对巡察档案管理工作重视程度不高，很少将档案工作纳入学校党委巡察机构年度计划，也很少单独配备档案室、阅档室等硬件设施。在档案日常管理中，基本上都是年轻的巡察同志作为兼职档案员，在每轮巡察结束后自行整理、立卷、归档，过程中缺少检查指导等必要环节。同时，有些档案员专业水平不高，导致档案整理时效性和立卷质量不高。

（二）档案员专业化水平不高。巡察干部大多选自高校内部的纪检监察、财务审计、综合文字和教育教学等专业方面的人才，专门从事档案管理的少之又少，熟悉巡察档案工作的人员更是凤毛麟角。一般受人员编制限制、领导重视不足、巡察干部认识不到位等诸多因素影响，较少配备或明确专、兼职档案员。档案管理工作大多由参与巡察的抽调人员兼职完成，加之专职巡察干部后续学习培训和校地交流沟通跟不上，造成档案管理者的专业素养不高，档案资料质量也参差不齐。

（三）档案日常管理有短板。目前，地方巡视巡察系统内对文书档案保管期限和归档范围无统一标准，对如何分类、整理、立卷、编目、归档等一些细分的工作，无明确的具体操作规范，实际工作中也无对照标准，高校档案工作更是如此，这不利于巡察档案工作的服务利用和高质量发展。同时，档案管理制度的不完善、出台的制度不切实际、档案制度执行落实不到位、甚至有些高校照搬地方巡视巡察机构的档案制度规定，一定程度上也影响其规范性和利用效果。

（四）档案信息化建设滞后。目前，巡察档案管理信息化水平整体较低，是各地高校普遍存在的问题。一方面是由于思想认识有局限，缺乏对新形势下档案信息化建设趋势的预判，也未统筹制定档案信息化发展规划，狭隘地认为巡察工作的特殊性或保密要求，不宜推进信息化建设；另一方面是人员力量相对薄弱、领导重视不足、缺乏充足资金投入、档案信息系统建设不到位、信息技术能力培训跟不上、一些巡察文书档案和业务卷宗未能进行扫描存档，影响巡察档案服务利用效果。

四、巡察档案工作服务办学治校的路径

（一）提升管理意识，加强业务学习。1.高校巡察机构应提高政治站位，高度重视巡察档案的管理工作。在人力、物力和资金方面给予更多投入，并将该项工作纳入年度工作计划，每年及时召开会议，研究部署档案工作。2.积极主动作为，提前谋划档案工作。每轮巡察工作开展时，专、兼职档案员要把档案管理意识灌输给巡察组人员，全过程指导各巡察组进行资料整理，做到边巡察边收集、巡察撤点及时整理立卷，保证档案资料的完整性和归档质量。3.加大沟通协作和学习交流，深化与地方巡察机构学习交流。高校巡察机构应定期走出去与兄弟院校互动，积极选派档案员参加组织的有关档案业务培训会或参与上级巡视跟班锻炼，充分学习档案基本理论知识，促使其深刻认识档案管理的重要性。

（二）强化软硬件建设，细化管理措施。1.健全组织体系，成立巡察机构档案管理领导小组，下设日常管理办公室，加强对档案管理、安全保密工作的统一领导；明确1名专职档案员，尽可能专门配备1间独立库房，以便对巡察档案集中规范管理。2.建立完善制度体系，参照地方巡察和结合学校实际，编制档案管理流程图、档案资料归档范围和档案保管期限表，探索出台档案管理办法，进一步细化档案归档内容、移交接收、组合编目、借阅审批等各环节的工作要求。3.加强日常检查指导，对巡察过程中的档案收集整理进行指导，按照档案管理程序，检查验收巡察组移交的档案资料，确保档案移交及时、程序规范、资料完整；加强档案管理员日常教育，定期组织学习培训，提升档案员业务能力。4.注重档案编研工作，联合地方或相关高校深入开展调查研究，定期梳理剖析巡察学校案例，汇编利用效果出色的典型材料；及时与本校巡察组交流沟通，收集各类实物档案，编写巡察工作大事记和组织沿革，并通过档案陈列室以不同形式对外宣传展示。

（三）注重分类收集，提高立卷质量。巡察办公室文书档案按照通用的归档文件整理规则进行分类、编目、装订、归档。巡察组卷宗档案参照纪检系统卷宗样式，对巡察档案卷宗封面、目录清单、问题清单、佐证资料和备考表等整套立卷格式进行统一，具体将巡察工作分轮次、分组别、分单位收集整理，有条件的高校可探索对每个卷宗进行电子化扫描，并及时上传档案管理系统，实现信息化管理。按照巡察工作开展流程和责任分工，巡察组负责收集召开进驻动员会前准备、巡察进驻了解、巡察反馈移交等巡察期间形成的各类资料；巡察办公室负责收集被巡察党组织整改落实、日常检查指导等阶段资料，并分类别形成各自立卷档案。

（四）加大高位协调力度，重视信息化配套建设。1.积极向上建议开发巡视巡察档案管理系统或在省级内网增设或优化档案栏目，设置相应的访问权限，方便上传、查阅档案资料，避免各地单独开发档案管理系统，造成不必要的资金浪费。2.加大领导层面的知识培训，促使其认识到档案信息化建设重要性和必要性，并在人力、物力和财力方面给予支持；制定本部门档案信息化建设发展规划，集中各方力量开发现代化档案管理软件，加大数据库建设，不断挖掘档案的利用价值。

五、结语

综上所述，档案管理工作是一个长期的系统工程，需要各地高校立足问题导向、加强组织领导、建立健全制度体系、提升业务管理水平、提高档案服务利用效果。重视巡察档案资料管理，是提高巡察工作质效的重要保证，也是固化和利用巡察成果运用的重要体现。随着高校巡察工作的持续推进，要发挥巡察档案工作服务学校治理的作用，还需不断地深入探索和总结提炼。