医院院史档案收集工作的多维度转变

文/山东省泰安市中心医院 蔡乐

医院院史馆能够客观反映医院创立、发展过程，提升医院文化建设水平，是对新一代医务人员进行思想教育的基地，也是向社会展现医院发展历程的宣传平台。在院史馆中，医院历史档案资料的收集具有非常重要的意义，对展陈质量起着重大影响。在加强新一代信息技术在医药卫生领域应用的大背景下，医院院史馆也应该顺应时代发展，从途径维度、角色维度、融合发展维度三个方面力求改变，不仅为了传承历史与文化，更是激发医务工作者工作热情，增强对医院的认同感，提高职业自豪感。

一、当前医院院史档案收集工作面对的问题

院史档案资料作为医院历史面貌的参考资料，在医院的管理和发展中具有极为重要的地位，但是在当下的档案管理中，由于院史档案收集工作的琐碎性和长期性，导致院史资料的收集进度缓慢。方式局限、对象单一、偏居一隅是当前院史档案资料收集工作面临的主要问题。

过去医院院史馆收集院史资料需要进行复杂而艰辛的过程。不仅需要招募志愿者，还需要对志愿者进行一系列培训，培训后再对医院有工作记录的离退休人员进行走访。走访时搜集院史资料，过程艰辛复杂，耗时久，而且由于流程长，出现误解及疏漏的可能性会更大。

院史档案资料的收集对象是双方面的，作为院史档案收集的一方，过去收集时需要将资料进行过渡性保管后再整理入档，这样往往过于保守，一些有价值的院史文物不能及时得到展示。作为提供院史档案资料的一方，对象又太局限，没办法将散落在社会的历史史料进行利用。

在医院的众多部门中，院史馆工作得不到其他部门的积极配合，本部门也没有意识到院史档案资料收集的重要性，造成了院史档案资料的损失，因此，院史馆经常独居一隅，与其他部门缺乏配合，这都会影响到院史档案资料收集的效率与准确性。

二、从途径维度、角色维度、融合发展维度求改变

（一）途径维度。进一步拓展院史资料收集的范围。“智慧医院”这个概念在全球提出来只有10年的时间，这个概念提出以来，各个医院都进行了不同探索，把互联网技术、智能技术，包括现在人工智能的一些技术都用在医疗服务的领域。而它主要包括三大领域，即“智慧医疗”“智慧服务”“智慧管理”。院史资料收集工作不能仅靠过去人力走访等传统方式进行，应该搭上这趟科技“班车”，使院史收集工作更为高效、便捷。

1.医院内部。在收集院史资料时，可以灵活使用“智慧医院”技术。比如，通过OA办公系统发布院史收集资料信息，使院内工作人员更多了解到院史资料收集的信息，可以主动联系院史馆送交历史资料，并且由于“智慧管理”的实现，OA可以开发出很多更为便捷的方式，比如直接在线上就完成院史馆档案资料的存档工作，这样可以大大提高院史档案管理的效率。利用医院内部线上办公系统，对于资料的查找也能够提供很大的便捷，可以直接在线上查找、调取、存档，有利于院史资料的共享。

2.医院外部。微信公众号、微博可以面向社会广泛开放，使更多人了解院史馆资料收集的重大意义而愿意主动联系医院，送交相关医院历史资料。还可以通过网站及其他方式，微信、微博、Facebook等社交媒体平台因信息数量巨大，质量也有所差别，在纳入档案归档范围时，需要档案工作人员甄别有用信息，将对院史馆建设工作有意义的信息纳入院史馆档案资料范围。例如，在发布院史馆相关信息时，医院微信公众号及网站、微博等对外宣传媒介进行转发，慕名参观的人在看到院史馆内照片或影像时，很有可能会提供相关信息。我院院史馆就有一辆自行车,是社会人士听说医院建立院史馆，而将当时医院专家下乡义诊时留下的自行车捐献给医院的。

（二）角色维度。角色维度的转变不仅包括院史档案资料收集对象，还有档案资料收集人自身也需要有新的认识。

1.提高院史档案资料收集对象的多样性。医院作为当地医疗卫生行业的主导，院史馆的建设不仅仅是医院历史的传承，更是一个地区的发展记录。有些医院相关档案距今年深日久，由于人为因素和自然因素，损毁严重，留传下来的已经相当稀少，尤其是那些流散在民间的、保管条件恶劣仍无人问津的档案，再不尽快征集进馆，就会有被毁坏的危险，需要社会各界人士的共同参与。因此，角色维度要体现在提高院史资料收集对象的多样性上。例如，医院在征集院史资料时，还可以向曾经就医的患者进行征集，他们有的会保留当时医院使用过的处方签、化验单等珍贵的纸质资料，甚至是已经过世的著名专家亲笔书写过的年代久远的病例文件。

2.提高处理院史资料业务能力。作为院史馆院史资料收集人员，应该提高处理院史资料业务能力，特别是档案资料的前端控制分析能力。院史资料具有其独特性，资料来源广泛，种类繁多，既有阶段性又有延续性。因此前端控制分析有助于促使院史资料档案准确度更高、内容更完整，管理更规范。但是角色维度的转变，进行前端控制后，势必会增加院史馆档案管理人员的工作量，因为在接收的同时要完成整理入库，工作压力会大大增加。例如，在短期内，突然接收到大量的院史资料，这就要求资料接收时，不仅要做好资料记录，还要对物品、文字材料、照片进行整理。物品需要一一拍照，并分类摆放，对是否有损坏、缺失都要查看，入库时也要编号，同时判断是否有历史价值。文字材料及照片也是需要一一扫描、分类、整理等。这都对院史资料收集人员的工作提出了巨大的挑战。作为院史档案收集工作人员，角色维度的转变需要有对医院负责、对历史负责的精神。

（三）融合发展维度。进一步发挥院史资料收集与其他科室的融合发展维度，使院史馆不再是一个独立的部门，而与医院各个临床医疗、医技科室、行政科室交流合作，不仅充实院史馆展示内容，更是医院对外树立形象的平台。

1.与医院临床医疗、医技科室的融合发展。与临床医疗、医技科室融合发展，可以将科室历史发展的脉络展示给新一代科室医务工作者及来院参观者，不仅是科室精神的传承，更是对外科室业务能力及技术水平的宣传。例如，我院在院史档案收集工作中，血液内科保存了大量的院史实物资料，如60年代的腰椎穿刺针、气管套管以及当时的针管盒、消毒桶等，不仅为院史馆提供了珍贵的史料，也为后期医院新员工入院培训、科室纪录片拍摄等提供了素材。

2.与医院行政科室的融合发展。院史档案资料收集工作要融入医院工作前沿，及时记录医院有价值的信息，需要与医院其他行政科室融合发展，加强交流。例如与医院宣传科的合作，宣传科主要负责医院内外宣传工作，形式多样，不仅有微信公众号、医院网站，还有展板、院报及对外活动等，文字、图片、视频资料种类繁多、数量巨大。特别是一些珍贵的照片，在网站、报纸等处获取，清晰度都会受到影响，仅仅依靠院史馆工作人员，对资料一一审核、鉴别、筛选，将会非常困难。但是通过部门合作进行，将一定时期特定的具有历史意义的大事件单独存档，会提高院史资料收集整理的效率。

三、结语

院史馆在医院的发展进程中所起的作用是多方面的，既是医院历史文化传承的平台，又是发展成果展示的舞台、职工文化教育的基地和对外开放交流的窗口。作为医院文化建设的重要阵地，院史馆还是档案工作集大成的作品。加强院史档案收集工作的多维度转变，有利于院史馆持续发展，并在“智慧医院”的发展过程中成为时代的记录者。