当代办公室团队建设面临的主要问题及对策

文/中共东兰县委党校 马远翔

一、办公室团队建设的重要意义

团队是指一群人为了一个共同的目标而相互配合所形成的工作团体。团队合作能够提高整体工作的效果，一般来说，团队的工作业绩往往大于个人的业绩以及各部分的功能之和，这正是团队的根本功能所在。团队存在的意义就是在保证团队成员完成团队工作的同时，使每个人都能够积极参与，发挥所长，从而产生积极的协同效应。团队中的个人在某些方面，彼此之间能够互补，以便于在他人薄弱的环节给予帮助，更好地完成团队任务。办公室团队是单位中非常重要的工作团体，其工作质量的高低决定着单位的利益得失。因此，办公室团队建设具有重要意义。

（一）办公室在单位中肩负重任。从管理的角度来看，办公室是单位管理系统中的重要部分，属于管理部门。它的主要职责是负责与其上、下级以及社会协调沟通事务，具有工作枢纽的作用。办公室团队的质量会直接影响到单位的口碑、荣誉以及管理水平的高低，最终对单位的发展造成重大影响。从服务的角度来看，办公室团队具有服务的性质，服务于整个单位的员工，每项工作的质量、效率会间接影响到单位其他员工的工作、身心状态。因此，建设高质量的办公室团队能够提高整个单位的工作效率以及文化建设水平。

（二）办公室团队需要凝结内部力量。办公室一般设置众多职位，并且团队内部分工明确，不同的岗位完成不同的工作。但是不同岗位之间不是完全没有联系的，他们在各自分工的基础上，与其他岗位人员取得合作，使办公室团队形成一个有机的整体。办公室每个工作人员的能力都有一定的限度，只有善于与他人合作，取长补短，才能弥补自身的不足，在合作中实现双赢。办公室团队内的合作一般有两种情况：1.同一份工作本身需要多个岗位的人员共同完成；2.某一岗位的本职工作，在其他岗位人员的帮助下，出色完成任务。

（三）建设优秀的办公室团队关系到单位的发展。办公室团队承担着整个单位各项业务的管理任务，只有提高办公室的工作效率、工作质量，才能为单位其他方面的建设提供保障，所以办公室工作看似平平无奇，实际上却影响着整个单位发展，是单位中的关键部分。一旦办公室工作无法正常运行，则会对单位造成严重的负面影响。而且，只有将办公室建设成为一支团结合作、勇于担当、作风优良的队伍，才能够保证办公室人员在按时完成自己的本职任务基础上，为其他人员提供最优质的服务，提高工作质量和效果，最终促进单位的整体工作质量。相反，如果办公室是一支松散、能力低下、作风不良的团队，团队人员不仅不能完成自己的本职工作，而且还“窝里斗”，浪费每一个人的能力，遇事畏首畏尾、互相推脱，则会给单位带来一系列不必要的麻烦，单位中的个人也无法获得成功。因此，单位要想不断发展，需要加快建设高质量的办公室团队，提高其工作效率和工作质量。

二、当代办公室团队建设面临的主要问题

（一）办公室工作人员受传统观念的影响较为严重。大数据时代的不断发展，要求办公室相关工作人员不仅要完成自己的本职工作，同时也要求相关工作人员要加大对于新技术的学习，采用创新的管理方式和新的管理方法来完成工作。但是现在诸多单位受传统观念的影响，缺乏这种创新和冒险的精神，一些单位的管理人员，更重视单位的资金技术等方面的问题，而缺乏对办公室人才的重视，并且这些高层人员的理念以及态度，在一定程度上对基层工作人员产生了影响，使得这些办公室工作人员产生了思维惯性，缺乏创新精神，进而使得办公室团队工作停滞不前，无法适应时代的要求，严重阻碍了单位的健康发展。

（二）不合理的团队结构及制度。目前办公室团队人员中，大部分是30岁以上的职工，年轻职工较少，导致整个团队缺乏活力和创新能力。而且办公室团队人员的学历较低，与其管理、服务对象呈现出不对称的局面。另外，办公室工作属于基层工作，团队内人员的升职晋升机会少，再加上团队内缺乏人文关怀和团队文化，激励制度不够公平等因素，造成团队人员缺少对工作的积极性，不愿意为了团队的发展而努力。

（三）人才竞争现象阻碍了团队吸收优秀人才。当代信息技术飞快发展，办公室更加注重工作人员的复合型能力，这是因为现在的单位对人才的需求不仅是人与人之间的沟通，还涉及许多领域的工作。而且，这些工作需要在不断实践与学习中才能够完成。当代办公室人员不仅需要具要有良好的专业知识和较强人际沟通能力，还要对工作负责，具备使用网络技术等能力。而这种复合型人才的缺乏，往往导致办公室团队工作水平低下，效率不高。

（四）办公室团队缺乏凝聚力。办公室团队是由不同的人组成的团体，由于每个人在性格、价值观、修养、能力等方面都具有一定的差异，团队工作人员之间除了工作上的关系，很少进行情感沟通，而且加上团队的本身结构、制度问题，造成办公室团队缺乏凝聚力，工作人员之间缺乏信任，最后导致办公室团队工作效率低下，团队人员之间关系恶劣，甚至会产生冲突，这些都会阻碍办公室团队的建设以及单位的健康发展。

三、做好办公室团队建设的对策

（一）建立办公室相关人员的创新型思想观念。当代办公室团队管理工作的方式方法还处于发展阶段，很多单位的办公室团队管理方式大多以手工操作为主，过于注重薪资核算、档案管理、绩效考核等方面，办公室团队无法发挥应有的作用，这种管理方法模式太陈旧，往往不能满足单位发展的要求，虽然一些单位在此方面进行改革，但经常是治标不治本。信息时代单位对办公室团队人员的要求已不再是传统的那些要求了，单位不仅要求办公室人员树立“以人为本”的管理理念，同时也要求办公室工作人员充分认识到创新型思想观念的重要性，只有这样才能实现单位的进步和发展。建立办公室相关人员的创新型思想观念，不仅可以提高员工的工作积极性，而且还可以落实改革政策，同时，单位必须跟上大数据时代的步伐，通过大数据创造新的管理模式，使办公室工作人员在充分了解和认识的基础上，与新时期的创新管理思维观念相融合，实现单位的健康可持续发展。

（二）优化办公室团队成员结构，改善团队制度。一般来说，办公室团队需要具备不同素质、不同学历、不同年龄段的工作人员，他们在团队中承担着不一样的角色，例如，团队中必须具备领导者、监督者、协调者等。每个人都具有各自的特点，能够做到相互帮助，互惠互利，并且将自身的优势发挥到极致，这样才能建设一个高质量的团队。另外，应该设置科学合理的团队人员奖惩制度，在不断的实践中积累经验，让每个人都能感受到公平公正，对团队产生归属感。除此之外，团队的领导应该多给予团队人员一些人文关怀，让团队成员能够寻求到工作之余的感情纽带。

（三）加大优秀人才的吸收，加强员工培训。大数据时代的到来，使得传统的办公室人员管理模式已经不能适应单位的发展，传统的办公室人员管理模式不能有效对员工信息进行收集与整合，存在诸多弊端，这就要求要对办公室人才引进流程和方式进行创新，为办公室团队发掘与培养人才，满足单位工作的需求。因此，单位应该拓宽办公室团队人员的引进范围，引进先进的复合型优秀人员，建立办公室的创新型发展机制，从而提高办公室乃至整个单位的职工素养以及工作效率。另外，对于办公室的老员工，应该为他们创造良好的学习培训条件，让他们在掌握基本技能的基础上，学习多方面的知识。例如，办公室负责公文写作的人员，单位可以鼓励他们积极参加培训，学习一些计算机应用等方面的知识。当然，单位要注重培训内容的多元性和专业性，鼓励办公室团队的每一个人员参与其中，让他们获得各方面能力的提升，从而更好地完成团队任务。

四、结语

总之，办公室团队建设对单位的工作水平、工作效率有着非常巨大的影响，因此，如何建设一支高质量的办公室团队，是我们应该深入了解和探讨的问题。而建设高质量的办公室团队，要求我们能从实际出发，分析办公室团队面临的主要问题及原因，并实施相应的策略。