“双一流”建设背景下高校二级学院办公室工作探析

文/武汉大学城市设计学院党政办公室 肖俊

学院办公室的主要职能是围绕学院中心工作，做好综合服务、协调沟通、信息处理、监督管理等工作。办公室人员一般由各类专任秘书人员组成，如行政秘书、教学秘书、人事秘书、财务秘书、科研秘书等，在不同学校和院系，因为历史因袭、工作机制不同，各办公室的设置和称谓略有差别。在新时代“双一流”建设的伟大征程中，高校办公室工作的理念、方式、能力、水平的状况将直接影响办公室的工作效率和质量，影响学校教学科研的正常开展和整体形象。作为高校二级单位学院的办公室人员，既是学院领导班子的“智囊团”和“推进器”，也是学院师生与学校沟通联络的桥梁和纽带，办公室人员的综合素质和管理能力显得尤为重要。

一、“双一流”建设对高校办公室工作提出的新要求

“双一流”建设是党和国家在社会主义建设新的历史阶段对我国高等教育作出的重大战略部署，是新时代高等教育发展的指挥棒。“一流”不仅仅体现在大学和学科上，而是体现在大学教学科研、管理服务的方方面面，一流管理是任何一个追求卓越的世界一流大学永恒不变的执着追求，也是体现一流大学水平和能力的重要组成部分，高校管理定位不高，工作不到位，实难行远。高校办公室工作的运转效率和水平是衡量一所大学管理水平的重要“风向标”和“晴雨表”。根据笔者的工作体会，在新的形势下，加强和改进高校管理工作，既要在顶层设计、管理体制机制改革上下功夫，更应在基层，特别是二级院系的管理工作尤其是办公室工作上下功夫，因为执行层面的管理水平和效率直接影响到学校政令决策的畅通，也关系到学校的长远发展。

二、新时代高校院系办公室工作要实现三个“到位”

（一）参谋辅助到位。学院办公室人员作为学院领导班子的“智囊”和助手，参谋辅助是第一位的任务。1.围绕中心，总揽全局，做到“参之有物”。学院办公室作为学院的参谋，必须围绕学校和学院工作的中心，把握学校发展大局和学院工作重点谋划，落实纷繁芜杂的具体事务。只有总揽全局，才能把握形势。比如，办公室人员协助院领导起草党代会报告、学院工作总结等综合性日常报告的过程中，工作人员需要进行充分的信息搜集，准确把握学院整体工作情况，了解学院各项工作的发展状况，逐条梳理，分析归纳，才能提出有针对性、可操作性的意见和建议，才能将工作成果转化为领导科学决策的重要依据。只有这样，参谋工作才能言之有物，辅助工作才能有的放矢。2.准确把握领导工作意图，做到“谋之有道”。悉心领会、准确把握上级指示精神和学校领导、职能部门的工作思路和决策取向，是学院办公室人员参谋辅政的关键，办公室工作人员应始终坚持“身在兵位、胸为帅谋”的意识，学会换位思考，特别是站在领导的立场和思路去思考问题、谋划工作，才能做到“谋之有道”。比如，办公室在起草全员聘任制工作方案或者绩效改革方案时，首先应了解领导关于学院有关改革的思路和考虑，然后结合学校要求和有关文件精神，找准工作的着力点和方向，在工作思路上与学校精神、领导思路共鸣、合拍，使上级和学校有关政策文件能够真正有效贯彻执行，这也是基层院系办公室工作人员参谋工作需要特别重视的方面。3.做好联络沟通、信息处理，做到“上下联动”。院系作为基层单位，既应加强与校内职能部门和兄弟院系的沟通协调，确保学校政令畅通、高效运转，也应加强与校外政府机关、科研院所、行业组织、学术团体、校友等机构和人员的广泛沟通联系，如此，可以不断拓展学院教学科研合作的空间及人才培养、科学研究的渠道。院系工作纷繁芜杂，院系的很多工作秘书要同时处理和完成来自多个机关职能部门和众多师生服务对象的诉求和事务。及时了解掌握机关职能部门下达的各项工作任务，熟悉掌握处理工作事务的正确流程和有效方法，是做好参谋助手工作的基础和前提。办公室工作人员应认真听取学院师生员工的意见和建议，做好信息收集和传达，既做到下情上达、也做到上情下达，“上下联动”，这是辅助学院领导决策和开展工作的有力保障。

（二）协调服务到位。搞好协调和服务是办公室工作的一项重要职能。办公室做好协调工作，应着重做好以下几个方面：1.要有敢于协调的担当。前文所述，学院办公室工作千头万绪，涉及面广，会议活动、学术活动、学生活动等都需要强有力的协调。办公室人员要有敢于协调的担当，才能够理清工作的头绪、主次和分工，充分调动各方面的积极性，协调各方卓有成效地开展工作。此外，协调应尽可能考虑周全和细致，及时同有关各方沟通情况、拾遗补阙，在各级领导的带领下，分工协作、同心协力，搞好“大合唱”，确保学院工作“一盘棋”“一台戏”。2.要有善于协调的本领。协调要“长袖善舞”，注重充分发挥各方面的积极性，做好上下左右的联络、沟通、服务。要加强与学校各级部门和兄弟单位的联系，争取获得更多的指导和帮助；要密切与院内各系、所、中心的联系，及时了解和掌握有关情况，把师生员工普遍关心、关注的热点、难点问题作为协调的重点，以实际行动取信于民；通过学院分管行政工作的院领导做好内部协调，让协调工作更加顺畅，让学院各项工作相得益彰。3.要讲究协调的艺术。协调是一门科学，更是一门艺术，方式方法很关键。学院的协调工作，关键是要注意沟通方式和事务的轻重缓急。既要善于抓住事务性工作的要害，又要考虑到复杂因素，照顾到方方面面；既要善于抓大事，抓关键环节，突出工作目标，也要注意细节。在协调沟通的方式上，要特别注意沟通的语气和说话的分寸，既要理直气壮，又不能颐指气使，协调工作与说话艺术密切相关。

做好各种服务工作是学院办公室人员的一项基本技能。比如，新形势下很多一流高校加大海内外高水平人才的引进招聘力度，办公室人事秘书或人才专员在联系海内外学者的工作中应热忱主动服务，想人才之所想，急人才之所急，才能真正让高水平人才满意，才能落实引才到位；只有在学院困难教职工帮扶、教职工福利发放等工作中做好温馨细致的服务工作，才能把学校对教职工的关心关爱传递到位。学院办公室还承担很多综合服务工作，既有“请进来”的工作，也有“走出去”的工作，如接待校内外兄弟单位来访调研，以及赴兄弟高校和行业单位考察学习，落实合作交流事项，都需要办公室工作人员增强服务保障的本领。

（三）督办落实到位。“为政之要，重在落实”。学院作为学校的二级单位，必须认真抓好学校工作部署，确保学校政令畅通。学院办公室工作人员在工作任务的督办落实上责无旁贷。1.认真做好学院党政联席会议的落实督办工作。学院党政联席会议是学院治理体系的关键环节，院党政联席会议的组织安排和落实督办工作，直接关系到学校和学院的决策安排部署是否到位。作为学院办公室主任，应认真做好党政联席会议记录和纪要工作，让会议决策有据可查、经得起检验，会后应根据工作需要和轻重缓急，妥善安排，确保会议决策安排一一落实到位。2.要有敢于担当的勇气和魄力。督办落实工作要敢于碰硬，敢于坚持。对学校的重要决策部署和工作安排等，要主动作为，大胆督办，跟踪反馈，直至落实，对关系师生员工切身利益的绩效政策和学院改革发展的重要活动安排必须督办到位。3.要在整体协调和做细做深上下功夫。学院事务纷繁芜杂，但有机统一，办公室人员应把握相关工作的整体性、规律性，注重整体协调推进，把落实工作做细、做深。比如学生工作与教学管理工作之间，科研管理与财务管理之间，党建工作与业务工作之间本身就天然联系，互相融合，学院分管领导和办公室相关人员密切配合，在落实学校相关工作上可以整体谋划、整体推进、整体落实。

三、锻造一流干部队伍，规范办公室日常工作

一流高校呼唤一流管理，一流管理呼唤一流的管理干部队伍和卓越的管理水平。新形势下，高校尤其是“双一流大学”必须建设和锻炼一支忠诚可靠、业务精湛，作风过硬、公正廉洁、乐于奉献的一流干部队伍。

基层管理工作和管理人员的能力素质提升，是党和国家教育方针政策、学校决策部署贯彻执行的基础工作和基础力量。高校二级学院办公室工作人员应在参谋服务、协调服务、督办落实上下功夫，在日常办文、办会、办事过程中切实做到高效、有序、规范，保证上级政策、领导意图和基层要求顺达、畅通，只有这样，才能在一流大学建设和新时代中国特色社会主义伟大实践中贡献应有的智慧和力量。