医院公文标题不规范原因及措施——以某三级甲等综合医院为例

文/常州市第一人民医院 彭美玲 石旦 朱江（通讯作者） 吴逸 严书欢

医院公文是在医院管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，依法施行医院管理行政措施和进行医院管理活动的重要工具。作为医院各项工作的准绳，医院公文对推动医院管理、学习借鉴现代医院管理理念、促进医疗服务质量提高具有基础性作用。科学高效的公文管理可以有力提高医院管理效率，确保医院各项工作正常运转，医院公文管理作为医院管理的一部分，对建立健全现代医院管理制度具有较好的促进作用。公文的管理水平是医院工作效率和医院管理水平的直接体现。

然而，研究发现，公文不规范现象经常存在。为提高公文质量，我院对2019年度已经印发的公文开展检查，查找不规范公文。发现不规范公文中标题不规范所占比例最高，被列为今年需要重点改进的方面。本文通过分析标题不规范的现象，查找原因，提出针对性改进措施，以提高医院公文规范率，更好地辅助医院管理工作。

一、公文标题不规范现象

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定标题由发文机关名称、事由、文种组成，一般情况下公文标题的三要素必须完整，不应该随意增减。这样正式发布的公文既具有庄重性和严肃性，又便于被引用时保持信息的完整性与准确性，然而，检查发现公文标题常常出现不规范的问题。结合工作实际以及文书档案，我院公文标题存在以下不规范现象。

（一）结构不规范。公文标题的一般结构是：发文机关+关于+事由+的+文种。常见问题：一是缺少“关于”或“的”。比如，《XX医院XXXX实施方案》，“关于”在公文标题中的地位至关重要，它起到引出公文“事由”的作用，而“的”则是连接“事由”和“文种”的标志，是构成公文标题这一偏正结构的关键助词。应该是《XX医院关于印发XXXX实施方案的通知》。二是顺序颠倒。构成公文标题的各个部分撰写顺序不能随意调整。

（二）发文机关不规范。一是缺少发文机关。发文机关一般情况下不应省略，省略发文机关影响公文的庄重性、严肃性，给工作带来不便。尤其是请示类的公文，如果省略发文机关，当上级部门批复时就不便于查找是哪个单位报送的请示。二是发文机关放在“关于”后面，位置不对。比如，《关于XX医院XXXX的请示》，XX医院应该放在“关于”前面，在批复和转发类的公文中才可能出现《XXXX关于XX医院XXXX的批复》《XXXX关于转发XX医院XXXX的通知》将XX医院放在“关于”前面的情况。

（三）文种不规范。一是任意省略文种。《条例》规定的公文种类即法定文种共有15种，公文标题中表示公文文种的名词，无论在什么情况下都不能省略。二是文种错用。文种错用是由于拟稿者对文种的概念、使用原则把握不准，出现了错用现象。最常见的是决定和通报。三是生造文种。比如，《XX医院关于XXXX的价格备案》《XX医院关于XXXX的实施方案》，价格备案和实施方案都不是法定文种，需要采用复体行文的方式，使用法定文种作为载体发布。

（四）事由概括不准。一是事由部分的结构不是动宾式短语或主谓式短语。因为用动宾或主谓结构来概括“事由”，能更加准确地表达公文的主旨或行文意图。二是对事由概括不简练。主要表现为错用词语、语义重复导致内容冗长累赘，在报告中夹带请示，在请示中夹带申请。

（五）标点符号使用不当。《条例》对标点符号的使用要求是按国家标准执行，在《〈党政机关公文处理工作条例〉国家标准应用指南》中，对标题中的标点符号作了规定。对照标准，主要存在两个问题：一是书名号使用不规范。在标题中全文引用法律、法规、规章名称时才能使用书名号。在印发类的通知如工作方案、规定、办法等都加书名号，比如《XX医院关于印发〈XXX工作方案〉的通知》，这类工作部署类的方案不必加书名号。二是顿号和引号使用不规范。特殊情况下标题中可以使用顿号、引号，但不能乱用。标有引号、书名号的并列成分之间不用顿号，表示特殊含义的词语才用引号。

（六）排版存在的错误。《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）对标题排版有明确要求。常见问题：一是多行排列有拆开词或词组的现象。《格式》规定标题回行时词意完整，故不能将人名、地名、单位名称等专用名词拆开排列，也不能将词组拆开排在不同行的首尾。二是排列不够美观和庄重。标题要排列对称，长短适宜，间距恰当，一般占行不超过三行，呈梯形或菱形排布。

二、公文标题不规范原因分析

公文是医院形象有效的言说方式，其内容、格式、表达方式和文种的选用等，都会对医院形象产生直接的影响。规范的公文才能保证其权威性和法定效力，有力提高医院管理效率，确保医院各项工作正常运转。针对公文标题存在的问题，召集相关工作人员，通过头脑风暴法分析不规范现象的原因，归纳为以下几个方面。

（一）不够重视公文工作。医院工作以医疗为中心，长期以来，医院在文件管理方面偏重于病案的管理，对其他行政公文未予以应有的重视。常常错误地认为文件只要是套个红头就可以了，并不知道公文的文种、格式、行文规范和要求，未深刻领悟公文的严肃性、法定性和权威性。

（二）不了解《条例》和《格式》。医院管理者大多来自临床一线的医生护士，个别的不熟悉公文知识，写作表达能力欠缺，未进行医院常用公文的系统学习，不会准确运用公文规范。拟文人员和办文人员不是文秘专业也未经过专业的培训，对《条例》和《格式》的内容掌握不准确。

（三）依赖经验。对于拟稿部门，参照以前的发文习惯，文稿修改的积极性和主动性不高，公文知识学习的主动性也不高。对于办文人员，参照以前的标题排列格式、公文文面格式和审核习惯，难以发现实际存在的不规范现象。

（四）缺乏运用。医院公文有其特殊性，表现为专业性更强、时效性更强和综合多样性。医院使用的公文包括大多数公文文种，常见的有请示、报告、通知、决定、通报、批复、函、会议纪要等。标题中一个重要的部分就是文种，不同公文文种的特点、适用条件、行文方式都有区别，不同文种有不同的处理方式，文种是否使用错误关系到行文的目的能否得以顺利实现。然而，无论拟稿人员还是办文人员，对于如何准确选择并科学规范地应用不同文种并没有完全掌握。

（五）未明确发文办理流程。发文办理流程未形成制度，常常出现拟稿部门拟稿后将稿件直接报领导签发，然后再交办公室缮印。清样稿件出来交办公室审核，发现问题后，需要再次修改报领导重新签发，增加审核次数，延长发文办理时间，降低工作满意度。

三、不规范公文标题的改进措施

准确使用规范的公文开展医院工作，对每一名医院管理者传达工作要求、提升管理实效意义重大。能正确运用医院常用公文是医院管理人员的基本素质和必备能力。针对公文标题不规范的原因，召集相关工作人员，使用头脑风暴法，提出改进对策，根据对策的轻重缓急和可行性，最终确定改进措施。

（一）加强公文业务培训。制定培训计划，我院办文专职人员参加江苏省写作学会公文写作专业委员会举办的公文写作与处理培训，学习规范化的发文要求，平时加强业务学习，科内定期开展公文规范化学习，增加公文业务知识培训覆盖面。对拟文人员现场培训，根据发文的实际情况进行指导。

（二）更新公文处理办法。2012年，中共中央办公厅和国务院办公厅更新了《条例》，《格式》也随之更新，然而，我院的公文处理办法还是原来的方式，结合医院工作实际，及时更新公文处理办法，内容由之前的6章24条修改为9章65条，内容更加详细、具体，容易理解；对常用公文文种进行详细分类，对文种的适用条件作了详细介绍。

（三）制定发文办理工作流程。制定医院公文发文流程，明确审核要点。根据《条例》要求，将公文稿件先找领导签发，修改为拟文部门经分管领导审核后将稿件送办公室审核，办公室通过后再送主要领导签发，从而减少修改次数、节约发文时间、提高发文质量。绘制发文办理流程图，并将流程图制作成KT板张贴上墙进行宣传，提高发文办理人员对公文办理流程的知晓率。

（四）制作常用公文标题的拟制模版。整理归纳出日常工作中常用公文类型，制作公文写作模版，包括公文标题模版。比如印发类的通知、事务性的通知、表彰类的通报或决定、综合性的报告、问题整改类的报告、工程项目类的请示等常用公文标题，按照三要素的组成方式制作成模版供拟文部门参考。

通过以上措施的实施，对照《条例》和《格式》要求，检查我院已发公文，公文标题规范率得到提升，说明措施有效可以持续推进。标题是公文的重要部分，被比喻为公文的“眼睛”和“窗户”，直接影响公文的质量，所以在做好医疗相关工作的同时，要重视公文标题拟制工作，多学多练，最大程度发挥公文在医院管理中的作用。