提高院系办公室管理绩效的对策

陈俊星　田树红

随着社会主义市场经济的不断完善和高等教育体制改革的不断深入，我国高等院校面临着前所未有的发展良机，但也存在一系列亟待解决的矛盾和问题。目前，许多高校程度不同地存在着管理薄弱、工作效率低下的问题。尽快提高高校管理水平，是保障和促进高校教学科研工作的迫切需要，也是高等教育改革与发展的必然要求。二级学院或独立设置的系(以下统称为院系)，是高校的基本构成单位，院系办公室作为院系的必设机构，则是高校的基层综合事务管理部门，起着沟通上下、联系左右、连接内外、保证各项工作顺利进行的枢纽作用。要提高高校管理绩效，必须重视和加强院系办公室工作，提高院系办公室的管理绩效。

一、正确认识和把握院系办公室的基本职能及其特征

院系是高校教学、研究及管理任务的具体承担者，院系办公室作为院系的日常办公机关和院系领导的主要助手，在其中发挥着不可替代的重要作用。只有正确认识和把握院系办公室的职能和特征，才能正确看待院系办公室工作，更好地改进其工作。

具体说来，院系办公室的主要职责是“参谋、协调、服务、信息处理和检查督办”。“参谋”职能主要是为院系领导出谋献策，这是办公室职能的高层次体现；“协调”职能主要是协助院系领导协调院系内部机构、人员之间及与院系以外相关部门、单位、人员之间的关系，保证各项任务的完成；“服务”职能主要体现在为院系领导、师生和校内相关部门服务，为教学科研第一线服务；“信息处理”职能是进行信息的收集、加工、传递和反馈，加强上下左右各方面的交流与联系，为院系领导及时掌握情况，进行正确的决策和指挥提供帮助；“检查督办”职能是院系办公室通过所掌握的反馈信息，采取一定的控制手段，对领导所下达的决策指令和工作任务的实施情况所进行的检查、纠偏等一系列的活动，其目的是保证政令畅通和各项管理目标的实现。

从院系办公室所承担的职能和任务来看，它具有以下几个基本特征：首先，它是政务性与事务性的统一。院系办公室不仅要处理院系的各项日常事务，而且要作为院系领导的耳目和参谋，参与院系的一些决策活动，并协助院系领导进行检查督促。其次，它具有综合性和协调性。院系办公室承担着教学管理、文件收发、会议安排、接待、卫生、福利等多方面的职责，具有很强的综合性。而且，院系办公室要和高校内外的许多部门、单位及人员打交道，担负着沟通、协调的重大职责。高校扩招之后，办学规模扩大，办学形式更加多样，办公室在协助领导搞好协调方面任务更重，难度更大，要求更高。再次，它具有直接性和中介性。院系办公室作为基层的综合事务管理部门，与教师、学生最为接近，其工作绩效对师生们的工作、学习和生活有重大而直接的影响。高校领导部门和职能部门的许多工作安排，最终也需要院系办公室的具体工作来实现，院系办公室在领导部门、职能部门与教师、学生之间起到重要的中介作用。

随着高校的改革和发展，院系办公室的职责范围不断扩大，工作任务越来越重，其地位和作用也相应增强，对其工作质量与效率方面的要求也越来越高。

二、充分发挥院系办公室工作人员的主体作用

总的来看，目前高校院系办公室人员的整体素质偏低，限制了其主体作用的发挥。许多高校对于教学科研人员提出了较高的资格要求，而对院系办公室人员却没有那么高的要求。现有的一些办公室人员甚至是半路出家，缺乏专业训练。院系办公室人员的教育培训也往往被有关领导忽略，存在着“重使用，轻培养”的现象。为了改变这种状况，需要从以下几个方面着手：

首先，加强对院系办公室人员的思想政治教育。政治上过硬是对办公室人员的基本要求，也是做好办公室工作的前提条件。当前，院系办公室人员要把中国特色社会主义理论、“三个代表”重要思想、科学发展观以及中央关于高等教育改革与发展的重要方针政策作为政治理论学习的重点，着重领会精神实质，并联系高等教育和本职工作的实际，做到学好、用好、贯彻好。

其次，加强院系办公室人员的职业道德建设。院系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，常常需要加班加点，待遇相对较低，一些办公室人员工作起来没有积极性，缺乏责任感、成就感。也有个别办公室人员工作作风散漫，工作态度生硬，甚至利用手中的权力谋取私利。要解决这些问题，必须加强院系办公室人员的职业道德建设。要通过职业道德教育与职业道德自我修养相结合的办法，使院系办公室人员爱岗敬业，正确处理得与失、苦与乐、主角与配角的关系，增强搞好办公室工作的责任感和使命感。

再次。加强院系办公室人员的业务学习和培训。随着高校师资队伍建设的加强，教师的学历结构、职称结构不断改善。作为与教学工作密切相关的管理人员，只有具备较高的业务水平和能力，才能做好办公室工作。要建立健全对办公室人员的教育培训制度，通过在职、脱产培训及进修深造、实践锻炼等多种形式，使办公室人员拥有一定的政治理论知识、现代科技知识，掌握教育管理学、领导学、秘书学、统计学等多方面的知识，具有较强的文字表达能力、独立工作能力、组织协调能力、综合处理问题能力及使用计算机和应用互联网的能力。

最后，加强院系办公室人员的心理保健。院系办公室工作面广，事务杂，遇到的困难、紧急情况多，更容易成为领导、各职能部门、教职工以及部门之间等诸多矛盾的焦点，工作人员的心理负担较重，容易产生烦恼、急躁、不安等心理，影响工作效率。也有的办公室人员不安于当配角，不安心工作，甚至因此产生自卑心理、厌倦心理。因此，必须加强院系办公室人员的心理保健，及时疏导办公室人员的不良心理和情绪。院系办公室人员也要善于调节自己的情绪，以一颗平常心对待工作中的任何事情，具备较强的挫折承受能力，能在复杂的环境里冷静、高效地处理各种关系。

三、切实转变院系办公室管理的方式和方法

首先，院系办公室要进一步解放思想，更新观念，转变思维方式和工作方式。一是要变被动服务为主动参与。办公室T作有一定的被动性，但也要发挥主动性、超前性和预见性，在被动中争取主动。主动服务的关键是总结和探索院系管理工作的规律性，发挥创造性，增强预见性。二是变办事服务型为参谋助手型。事务性工作是院系办公室工作的必要组成部分。但院系办公室工作不能只满足于简单事务性工作的处理，要在认真做好文件收发、教务安排、来访接待等事务工作的同时，积极参与政务，充分发挥办公室的参谋助手作用。三是变工作滞后为工作超前。既想领导之所想，急领导之所急，又想领导之未想，急领导之未急。

其次，提高院系办公室工作的自动化、网络化水平。力公自动化、网络化的实

现，加快了信息传递的速度，降低了信息传递与处理、贮存的成本，增进了院系与相关部门、单位之间的信息沟通以及与师生员工之间的互动，有利于院系政务公开和民主监督。办公自动化、网络化在某种程度上也延伸、增强了院系办公室人员的智力和体能，提高了院系办公室人员判断、分析和解决问题的能力，分担了院系办公室的部分事务性工作，降低了院系办公室人员的工作强度。因此，应通过培训和自学等途径，使院系办公室人员熟练掌握计算机和网络知识，尤其是要掌握教学管理软件、OA办公系统的操作技能，进一步提高办公室工作绩效。

四、健全和完善院系办公室的各项规章制度

科学的管理制度是强化时效性的“硬件”。院系办公室工作繁杂琐碎，常规工作面广量大，而且突发性、临时性工作相当多。要做到杂而不乱、规范有序，就必须依靠完善的规章制度来约束。只有通过加强制度建设，做到制度完善、责任明确、程序合理，才能保证院系办公室工作的高效运转。

首先，要建立严格的岗位责任制。要明确院系办公室各岗位的工作职责，制定工作细则和量化标准，把工作任务分解并落实到具体人身上，做到岗位到人、责任到人。当然，在明确岗位责任制的同时，还要提倡协作精神和奉献精神，做到岗位分工不分家，互相支持，团结协作。

其次，要制定监督、考核、奖惩、聘任等具体工作制度，保障岗位职责的落实。同时，要加大制度的约束力度。院系办公室及其人员必须增强照章办事的自觉性，增强规章制度本身的约束力和透明度，严格执行所制定的各项规章制度，并诚恳接受广大师生员工和社会各界的监督。

五、为院系办公室工作营造良好的职能环境

首先，高校和院系领导要从思想上高度重视院系办公室的工作，不能把院系办公室看作是一个单纯处理勤杂事务的部门，平时要多关心、多指导、多帮助。院系办公室人员也要主动与领导及相关部门的同志沟通，取得他们的支持、理解与谅解，增强工作的预见性、主动性。

其次，适当提高院系办公室人员的待遇。目前，高校教学、科研人员的待遇已经有了较大提高，而院系办公室人员因为职务、职称等方面的问题，待遇并没有得到较大改善。适当提高院系办公室人员的待遇，改善其工作、生活条件，既体现了领导对他们的重视和关心，也使他们能安心工作、努力工作。

再次，重视院系办公室队伍建设问题。加强院系办公室队伍建设，首先要解决人员配备问题，要求院系办公室人员政治过硬、责任心强、有专长、懂管理。加强院系办公室队伍建设，需要优化办公室人员结构。要针对办公室队伍年龄结构、知识结构、能力结构、性别结构等方面的问题，采取有针对性的措施予以解决，当务之急是要尽快提高高学历人才所占的比例。加强院系办公室队伍建设，还必须高度重视院系办公室人员的继续教育问题。对于院系办公室人员的进修、提高，要从时间、经费等方面予以保证，不能只重视教师的继续教育，而忽略院系办公室人员的继续教育。