关于进一步加强国有企业办公室工作的思考

文/中国石化镇海炼化分公司 邵亚芬

企业办公室系统始终处于企业管理的中枢位置，对确保决策部署的执行有力和工作运行的质量及效率，办公室系统担负着重要的责任。可以说，在实现发展战略目标的过程中，办公室系统起着重要的作用。这也是对国有企业办公室工作提出的新挑战，不断提高科学化、制度化、规范化和信息化水平，努力创建政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、作风过硬的办公室工作目标，是现今办公室人员需要思考的重要问题。

一、明确办公室职能定位，开创性地做好工作

办公室系统作为企业“枢纽”“桥梁”和“窗口”在企业不断发展的过程中，要发挥模范带头作用、积极参与，深入研究办公室工作规律，认真落实具体工作措施，通过建标、对标、追标、创标，不断改进工作的方式方法，发挥好服务、协调、管理职能，不断提高办文、办会、办事的效率和水平，应该说是责任重大，任务艰巨，使命光荣。国有大型企业办公室的工作涉及内容较多，包括企业的战略部署、重要决策、督导督查、后勤服务等，工作内容具有广泛、复杂、综合的特征。要坚持“把握大局、统筹兼顾、规范高效、细致周到”的原则，坚持服务、协调和管理并重，不折不扣地贯彻落实上级要求和企业决策部署，较好地完成各项工作。

（一）服务是办公室的根本任务。办公室工作的根本任务就是服务，包括服务领导、服务机关、服务基层、服务群众。要按照“创新服务、细化服务”的要求，认真研究新情况、新问题，不断探索新思路、新办法，以创新的精神、严细的作风，进一步提高服务水平。

在创新服务方面，应做好如下几点：一要突出主动性。要超前谋划，注意研究和把握每个阶段的工作重点和需要，进一步增强工作的主动性和创造性，努力为领导出主意、当高参。要抓住那些带有全局性、根本性的问题，把领导关注的问题、基层关心的问题找准，做到事情刚露端倪，就能见微知著，并对其发展走势有一个清醒的判断，早提对策，早做预案。对领导关心的重大事情，要抓住不放，拿出自己的真知灼见；对领导暂时没有关注到的苗头性、倾向性问题，要主动介入，掌握动态，及时反映。二要突出全面性。要将服务贯穿于事前、事中和事后的各个环节，环环相扣，全程覆盖，切实做到事事有落实、件件有回音。三要突出创造性。要通过提高信息化水平等途径，不断改进服务手段和方式，不断提高工作效率。特别要积极转变思维方式，打破陈规，变习惯性思维为前瞻性思维，把问题考虑得更早一点、更深一点。

在细化服务上，一要把细化服务贯穿于督查催办全过程。办公室担负着推进贯彻落实领导决策的重要任务。对领导作出的决策部署和交办事项，要抓住不放，采取定期督查、专项督查、跟踪督查等方式，确保执行落实到位。信息调研工作要力求“早、快、准、锐、精、深”，不断提高参谋水平；公文处理要做到精简、规范、优质、高效，不断提高办文质量；保密工作要加强对要害部门、岗位和人员的管理，严格保密纪律，杜绝失密、泄密现象的发生。

（二）综合协调是企业高效运转的可靠保证。办公室处在沟通上下、联系左右、协调内外的中枢位置，工作千头万绪，涉及方方面面。搞好综合协调是办公室的一项基本职能，也是保证企业各项工作正常运转的客观要求。办公室作为企业的运转中枢，直接影响着整体工作的质量和效率，尤其在急难险重的任务面前，办公室承受着考验。当各类舆情危机发生时，企业办公室需要展现很强的责任心和较高的工作水平，在最短的时间内，积极协调左右、联系内外，统筹各方关系，收集上报各类有价值的信息，为企业尽快摆脱困境、减少损失、恪尽社会责任、树立良好形象作出贡献，彰显办公室的作用和地位。履行好综合协调的职能，一要着眼全局，要从全局工作出发，协调好上下、左右、内外的关系，切实把任务要求传达好，把各项工作安排好，把各个环节衔接好，要善于调动一切积极因素，为各项工作的顺利开展创造良好的环境和条件。就公文处理来说，准确拟办文件处理意见，既能确保文件要求的落实，又不至于因为主办单位选择错误而引起部门间推诿扯皮情况的发生。二要灵活高效，各个工作环节之间，既要职责分工明确，又要衔接紧密、配合默契。要在保证质量的前提下，注重实效，简化程序，做到及时、迅速、不误事，实现高效运转。三要勇挑重担。面对困难、复杂、紧急的情况，特别是没有明确主管部门的突发事件，办公室要敢于承担任务，主动站到第一线去化解矛盾、控制事态。

（三）加强管理是办公室工作的有效手段。办公室要把管理寓于服务之中，用管理来促进服务。要健全完善制度。没有规矩不成方圆。要按照企业管理模式的要求，抓好各项工作的制度建设，建立工作标准，优化工作流程，细化岗位职责，推动各项工作走上制度化、规范化的轨道。健全督办工作制度和运行机制，改进工作方法，完善工作流程，实现重大决策和事项批必查、督必严、办必果；构建出上下联动、层次分明、责任明确的督办网络体系，围绕企业中心工作和改革发展中的热点难点问题，加大督办工作力度，确保重大决策和重要部署有布置、有检查、有督办、有回音、有成效，推动工作有序开展，执行落实到位。无论是公文管理、政务信息、督查催办，还是信访稳定、保密档案、会议接待等，都要分专业明确要求，统一工作标准，完善考评办法，细化和量化考评指标，促进办公室整体工作水平的提高。

二、现阶段国有企业办公室工作的现状

（一）业务信息化水平不够。在以效益为根本的企业来说，办公室人员相对较少，往往一人承担多项工作，工作量大且较为繁杂，在人员紧缺、时间紧迫的情况下，容易出现缺项、漏项和杂乱无章的现象，往往是穷于应付，胡子眉毛一把抓，而且经常丢三落四，造成工作的被动或者产生较为严重的后果，这是现阶段不少国有企业的较为普遍存在的问题。在接待工作中较为常见的细节不到位、礼仪不规范等；在办文工作中，文件格式不规范、文稿质量不佳、公文运转不及时等，对企业管理发展和形象都产生不利的影响，一套行之有效的制度、高效运作的信息化办公系统，既能够把办公室人员从繁琐的手工纸面工作中解放出来，还能够确保工作程序的规范化，确保企业制度真正落地。

（二）参谋作用发挥不足。办公室在企业中占据的位置和作用，决定了企业对于办公室的要求较高。在国有企业办公室工作中，办公室通常需要对各方面的信息进行收集和处理，进而帮助企业领导层作出科学、合理的决策，以便企业相关的业务顺利开展，并保障企业获得经济效益。现阶段，很多国有企业存在办公室人员参差不齐的现象，人员队伍的整体素质还有所欠缺，在工作中多是扮演“传话”的角色，只是一味忙于领导交代的任务中，并没有充分发挥出参谋的作用，没有时间静下来思考和调查，满足于完成日常事务的人多，为领导出谋划策的人少。抓不准“特点”、抓不到“亮点”、不肯抓“难点”，无法及时反映突出矛盾、员工的思想动态，以及生产经营、改革发展各方面工作中出现的新情况、新问题和新经验，无法给领导提供有情况、有分析、有建议的研究报告，参谋作用发挥不够。

（三）办公室员工业务素质有待提高。办公室的所有工作都要紧紧围绕企业的中心工作展开。随着形势的变化，企业在不同时期的工作重点不一样。办公室人员要紧跟企业发展的步伐，及时了解情况，知道企业当前最关心的问题是什么，正在干的事情是什么，下一步要做的是什么，这样才能找准工作切入点，提高工作的针对性和有效性。办公室要协调各方关系，处理复杂问题，责任大、任务重，不仅要出力受累，有时还要担当风险。办公室人员要树立“管理要求有多高，执行水平才有多高”的理念，形成“做必做好，事争一流，做到完美，做到极致”的特色文化。推行“首问负责制”，强化“有为才有位”意识，办公室工作人员通过比技能、比作风、比业绩、比服务，倡导微笑服务，努力摒弃“门难进、脸难看”的“机关老爷”作风，用真心服务获得企业领导和员工的双认可。

三、加强国企办公室工作效能的建议

（一）发挥好办公室的协调职能。对于办公室而言，协调是开展工作的重要手段，必须积极主动协调企业各个方面的关系，充分发挥出国有企业办公室的综合协调作用。要加强综合协调，发挥“枢纽”作用。当好领导参谋助手，积极参与政务、办好事务、搞好服务。一是认真做好领导日常公务、事务的服务落实及重要公务活动的组织协调工作；二是积极履行综合协调管理职能，着力协调解决好本单位改革发展稳定工作中遇到的各种矛盾和问题，主动介入，全面参与，推动本单位全局性和阶段性重点工作，发挥好“枢纽”作用；三是增强系统意识，强化内部沟通，做好“上情下达”与“下情上报”工作，做到大事精办，小事细办，急事快办，要事稳办，确保政令畅通、运转高效、管理有序；四是整合公共关系资源，加强公关工作，完善应急管理，提高应急处置能力，正确处理好与各级党委政府、新闻媒体、客户、股东及社会公众等各方面关系，为企业改革发展稳定创造良好的外部环境；五是加强会议管理，严格控制会议数量、规模、标准，提倡开短会、开视频会、开务实会，切实转变会风，不断提高会议效率和质量。

（二）发挥好办公室的管理职能。对于国有企业而言，落实办公室管理职能的落脚点是加强落实督查督办的责任。首先，督查的速度要快。加强规范化的督查制度，包含督查的速度、落实进度，做到每一件事情都有着落，每一件事情都有回音。如对于企业领导部署和安排的工作，要快速进行分解并落实人头，实时督查和催办，避免执行过程中的延误，还能保证工作的执行速度。其次，督查的内容要落到实处。根据企业的实际情况，全方面的开展督办工作，制定督办任务清单，对于台账的管理和时限等涉及面较广的工作开展联合督办，保证督办工作无死角，全面覆盖督办。再次，对于督查结果处理要严格。在督查过程中，要规范督查并严肃认真，对于督查结果要严肃处理，切忌姑息迁就，达到查必清和办必果的效果。

（三）通过信息化为办公室工作插上翅膀。要彻底改变办公室人员疲于应付的局面，就必须推进业务流程的信息化建设，让事务处理、领导审批等通过移动终端实现异地办公，解放办公室人员被事务工作困在办公桌前的束缚，让业务处理快速运转起来。例如，几年前，我们开发了以“出差”这一事项的业务流程处理系统，出差人员从收到会议通知开始，便导入线上出差申请事项，同步实现与了这一事项关联的公务用车、机票、住宿等等事项申请，而且按照不同的管理层级和待遇标准，个性化的准确定位到出差人员应当享受的差旅标准，审批者通过办公电脑或者手机端即时收到审批待办事项并进行处理，不仅大大提高了办公效率，而且确保了制度要求的不可逾越、不可替代和不可或缺。我们在公文流程处理中明确工作职责、文件类型、行文要求、公文格式、办理程序，更加规范管理制度。建立电子化的业务流程审批平台，来确保公文管理由“人控”转为“机控”，改善传统人工流转的公文积压、公文逾期等问题，有效提高办公室办文的质量和效率。

（四）加强办公室员工队伍建设。办公室是联系基层和群众的窗口，代表着企业的形象，一定要从严抓好队伍建设。办公室工作要紧跟领导的思路，积极主动地与领导进行沟通，在思想上与领导同一频率，成为领导的得力助手。要加强思想建设，引导办公室员工树立正确的世界观、人生观、价值观，淡泊名利，无私奉献，扎扎实实做事，堂堂正正做人，在平凡的工作岗位上实现自己的人生价值。要加强组织建设，建立科学的选人用人机制，畅通人才成长通道，使“想干事、能干事、干成事”的干部职工发展有动力、成就有平台，始终保持队伍的蓬勃生机与活力。要加强作风建设，发扬“三老四严、四个一样”的优良传统，做到“令行禁止、雷厉风行、脚踏实地、精益求精”，做到“文明、礼貌、谦恭”。要加强廉政建设，做到警钟长鸣、防微杜渐，特别是对领导身边的人员和掌管财、物的岗位，更要严格管理。办公室人员要与时俱进，优化知识结构，拓宽知识领域，提高知识水平。要强化基本功训练，掌握办公室工作的基本技能、基本要求、基本规律，做到提笔能写、开口能讲、动手能干、不忙能思。要注重创新，敢于突破一些与形势发展、时代进步不相适应的工作理念和工作模式，用新的理念、新的模式来解决工作中遇到的新问题、新矛盾，努力创造一流的工作业绩。

四、结语

综上，办公室工作任务多而繁琐，要提升办公室工作的质量和效率，就必须充分认识到企业办公室工作的问题和不足之处，及时改进和创新，发挥好办公室的服务协调与管理职能，促进企业快速健康发展。