新时期医保档案的开发与利用分析

文/菏泽市医疗保险事业中心 阮青青

一、新时期医保档案开发与利用的现实意义

单位对医保档案进行开发与利用，可以更好地满足相关主体的查档需求，能够促进医保事业长远稳健发展。第一，医保档案具有凭证价值。能够详细记录医疗保险工作的各项内容，能够为医保发放工作提供依据。同时，也能够为参保主体维护自身合法权益与保险利益提供依据。第二，医保档案具有参考价值。能够为本单位领导以及其他部门工作人员提供工作依据，确保各项医保工作平稳有序进行。第三，医保档案具有参考价值。能够为相关部门提供决策咨询。相关部门在调研过程中需要使用大量的数据信息，医保档案则能够为调研工作提供信息，帮助相关部门拟定决策，助推我国医疗保险事业改革。综上所述，做好医保档案开发与利用工作，有利于我国医保事业长远稳健发展。为此，单位必须重视该项工作，创新工作形式、工作内容。

二、新时期医保档案开发与利用的趋势

（一）技术推动与需求推动相结合。过去很长一段时间内，部分单位在开发与利用医保档案过程中，没有充分依赖相应的信息技术，没有充分考量档案需求主体的需要。但在现代化信息技术快速发展以及医保价值不断凸显的现阶段，越来越多的单位开始注重技术推动与需求推动相结合，既将相应的信息技术融入医保档案开发与利用工作中，又确保开发与利用工作的人性化，满足不同主体多元化的需求。

（二）业务管理与利用服务相结合。长期以来，部分单位存在“重管理，轻利用”的问题，只注重医保档案的正常保管，忽视从价值利用的角度进行开发，导致医保档案工作过于封闭。然而，随着公众以及档案管理人员档案意识的增强，越来越多的单位开始优化医保档案开发与利用体系，既注重前期的医保档案管理工作，也逐渐开始从信息标准规范、信息资源规划的角度对医保档案进行开发。

三、新时期医保档案开发与利用中常见的问题

（一）医保档案数字化程度低，开发与利用成本高。现阶段，医保档案大多为纸质档案，档案数字化程度低，检索难度大，导致实际开发过程中的成本过高。例如，纸质类医保档案无法在档案管理系统中储存、传输以及开发；纸质类档案无法形成档案数据库；纸质类档案复制、借阅受到时间与空间的限制。之所以出现这种问题，主要是以下几个方面的原因：一是软硬件设施匮乏。一方面，没有引进扫描仪、微缩相机等电子设备，纸质档案难以快速转化为数字档案；另一方面，没有引进文件格式转化系统，PDF、JPG、WORD等格式的文档无法互相转化。二是医保档案管理工作量大，加之档案管理人员不足，单位通常没有专门的人员负责该项工作，导致医保档案数字化进程缓慢。

（二）医保档案利用主体多元化，开发利用难度高。医保档案具有专业性、专属性、保密性、真实性等特点，涉及的利益主体多，覆盖范围广。在城镇地区，就包括了相关的企业、事业单位员工的医保档案，员工与相关用人单位均具有查询需求。然而，部分利用主体缺乏利用意识，在档案检索、档案获取等方面的能力较差，十分依赖医疗档案管理人员。除此之外，部分医院、医保事业中心、政府卫生行政主管部门以及其他单位的交流合作度不高，导致利用过程中难以实现资源共享与统筹。还有部分医院不注重档案开发与利用平台的建设，平台终端的服务功能弱化，难以提升档案需求主体的满意度。

（三）医保档案保密工作滞后，容易发生泄密事件。一方面，医保档案涉及个人隐私，具有很强的人身专属性；另一方面，部分医保档案涉及单位秘密，事关单位利益。因此，如何做好档案保密工作，处理好档案保密以及档案开发利用之间的矛盾，历来是档案管理人员需要关注的问题。然而，实践中部分单位档案保密意识不强，开发与利用过程中没有对涉密档案进行区别化处理，最终引发涉密事件。除此之外，还有部分单位保密工作不完善，具体表现在两个层次：第一是纸质档案保密工作不完善，许多纸质类档案随意借阅、复制；第二是电子档案保密工作不完善，没有充分应用现代化技术对电子档案进行加密处理。

（四）医保档案深度开发与利用工作欠科学，不利于开发与利用工作长远化。一是电子类医保档案数据库建设滞后，难以确保电子类档案编排有序、分类清楚、齐全完整，也不利于后期的档案编研、档案专题建设、档案检索工作。部分档案管理人员对医保档案数据库缺乏了解，加之单位培训工作中少有涉及该部分，进而不具备档案开发与利用的创新能力。二是检索工具的开发工作滞后，无法最高效地开发与利用档案资源，难以为档案需求主体提供更为优质的档案服务。

四、新时期医保档案开发与利用的有效对策

（一）加快医保档案数字化进程，夯实开发与利用的基础。为更好地打破医保档案利用限制，对医保档案中的信息资源进行高效挖掘与检索，必须加快医保档案数字化进程。一是要完善软硬件设施。例如，单位可以做好扫描仪、高拍仪、微缩相机等电子设备的引进与更新工作，结合医保档案开发与利用需求，配备不同配置的电子设备，营造良好的工作环境。又如，单位可以购置电子文件格式转化系统，并确保该系统能够与档案管理系统兼容，实现一站式转化，满足深层次的开发与利用需求。二是要结合本单位工作量，招聘专业人才，进一步实现医保档案存量数据化以及增量数据化。单位也可以将该项业务予以外包，由外部企业或者单位专项负责。

（二）搭建档案开发与利用平台，提升资源统筹力度。为更好地满足利用主体的利用需求，单位要着力搭建科学化、信息化以及系统化的档案开发与利用平台。一是要做好档案利用导航工作，切实提升档案需求主体检索、查阅档案的能力和意识。例如，单位可以建立可视化的操作说明，将档案检索、档案查阅的流程予以具体化，实现档案服务的自助办理。二是要做好档案资源共享工作，着力解决不同系统不兼容的问题，确保相关联的档案资源能够互联互通。例如，可以深化与其他业务关联单位之间的合作，并通过技术手段打破系统与系统之间的壁垒。实践中，通常可以采用云储存工具来搭建共享云，实现不涉密档案资源的互联共享，最大限度地利用资源。三是要完善档案开发与利用平台的功能，探索在线上为档案需求主体提供疑难解答、在线咨询、信息查询等服务。例如，单位可以在APP、微信公众号、网站上开设相关的网络服务窗口，进一步突破时间与空间的限制，拓宽档案开发与利用渠道，实现档案社会服务工作的交互联动、动静结合，最大限度提升档案开发与利用的实效。档案管理人员也要通过调查问卷等方式，充分收集相关人员的意见和建议，不断改进服务平台的功能，实现数据挖掘向数据服务的转变。

（三）做好档案保密工作，处理好档案保密与档案开发利用之间的关系。必须要转变观念，坚持在档案保密的基础上对档案资源进行开发与利用。要定期组织以“档案保密”为专题的培训活动，不断提升档案管理人员的保密意识，严防医保档案泄密风险。除此之外，也要创新档案保密工作的方式，强化档案保密责任，充分确保医保档案的真实性、完整性以及可靠性。在纸质档案保密工作领域，可以提供全监控的房间供档案查阅主体查阅，并暂时保管档案查阅主体的电子设备。同时，如果经程序查阅涉密档案的，也应要求相关主体签署保密承诺书。在电子档案管理领域，则可以从事前、事后两个角度开展保密工作。从事前阶段来看，单位可以将云加密、区块链、数字水印、内外网隔离、内外网监控等技术应用到医保档案管理领域，强化档案管理系统的抗风险能力。从事后阶段来看，可以购置相应的云储存系统，并将云储存系统与档案管理终端相连，实现医保档案自动备份。

（四）做好医保档案深度开发与利用工作，创造档案工作新格局。现代档案管理学认为，档案工作的根本目的是档案信息的开发利用。为此，要进一步着眼于开发与利用的基本要求，不断推动该项工作纵向发展。一是要建设医保档案数据库，细化医保档案分类工作。例如，可以按照年份、医院、年龄等不同类别，便于后期的开发与利用。同时，要深化对档案管理人员的培训工作，强化与外部单位的交流合作，通过实践演练、论坛交流、实践模拟、案例演示等方式，提升档案管理人员开发与利用医保档案的能力，不断创新医保档案利用新方法和新模式。二是要开发检索工具，充分发挥医保档案在医保工作中的价值。例如，可以结合实际情况，编制案卷目录、字节定位、全引目录、关联字节显示、模糊检索等科学适用的各类检索工具。也可以利用智能算法技术，建设档案检索模型，为档案需求主体提供更为优质的档案服务。

五、结语

为了更好地发挥医保档案的价值，必须重点对医保档案进行开发与利用，转变开发与利用观念，满足医保工作的需求。一是要加快医保档案数字化进程，夯实开发与利用的基础；二是要搭建档案开发与利用平台，提升资源统筹力度；三是要做好档案保密工作，处理好档案保密与档案开发利用之间的关系；四是要做好医保档案深度开发与利用工作，创造档案工作新格局。相信在档案管理人员的努力下，医保档案开发与利用工作的效率和质量都会进一步提升，医保档案的作用也会更加凸显。