新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作

文/山西省大同市同煤集团档案馆 刘红红

文书档案资料能够充分反映出企业单位各部门的实际发展情况，翔实记录企业的发展历史，有助于企业单位管理层对历史经验进行总结、反思，明确企业后续的发展方向。基于此，对于新形势下做好企业单位文书档案管理工作有着重要意义。

一、企业单位文书档案管理工作的重要意义

企业单位的管理层要高度重视文书管理活动，在实际的管理工作中，充分落实各项工作细节。具体应从以下两点着手：第一，作为重要的信息凭证，文书档案的完整性直接关乎档案管理工作质量，为尽可能地提升档案管理活动水准，企业单位的相关部门要尽可能地保障文书档案的价值，为后续的查阅打下良好基础，以便企业单位管理层围绕文书档案对历史的相关经验进行总结和反思，规划企业单位的发展路线。第二，提升管理水准，国内市场化改革的不断深入使得企业单位涌现了大量的不稳定因素；因此，企业单位管理层更应充分重视档案管理工作，保证档案资料保存、分类、整理、收集等各项工作的质量，进而提升档案管理工作质量；借助文书档案资料，充分反映企业的实际经营发展状况、企业面临的困境、企业内外环境等，使得各部门的档案管理人员能够围绕企业单位的各项业务，不断加强各项工作的针对性，进而全方位提升企业单位的行业竞争力，推动企业单位的稳定、长久发展。

二、新形势下企业单位文书档案管理工作现状

（一）人员专业素养有待提升。现阶段，企业单位在开展文书管理活动时，并未充分落实各项工作细节；尽管部分企业单位设置了专业的档案管理岗位，拥有稳定的管理队伍；但管理人员在实际的档案管理活动中并未严格根据作业规范及管理流程，科学合理地开展档案管理工作，未能有效保障各项资料及文书档案的质量。通过深入分析档案管理现状，我们发现多数企业单位的档案管理人员不具备较高的文化水平且专业素养有待提升，这使得管理人员在开展工作时，未能深入探究档案信息的使用价值，没有对文书档案资料进行科学合理有效的管控、开发，未能充分发挥文书档案资料对于企业单位经营发展的积极意义。

（二）未意识到档案管理的重要意义。在新形势下，大部分企业单位在实际的生产经营活动中，仍将重点放在生产方面，过于注重围绕生产经营活动的各项管理工作，在一定程度上忽视了落实文书档案管理活动，这就导致企业单位在实际的文书档案管理活动中，主要存储文书档案资料，并未结合企业的实际经营生产情况，开展具有针对性的管理活动，未能有效运用各项资料以及文书档案，也没有充分发挥档案资料的效用，这在一定程度上浪费了过去一段时间企业的经营生产经验以及宝贵财富。从某种意义上讲，当前部分企业单位的管理层没有深刻领会文书档案管理活动对于企业生产经营发展的重要性。

（三）管理水准较低。新形势下，企业单位的管理层应结合行业前景、各部门业务的实际发展状况，深入分析文书档案管理活动。但是，现阶段，企业单位的档案管理人员将主要的时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，这种管理模式极为封闭，导致不同时期企业单位的档案管理人员依循相同的规范要求处理各类文书档案资料，并未依照新形势的时代特征、企业单位各项业务的实际情况，开展具有针对性的档案管理工作，没有结合企业的实际需求制定系统的档案管理工作规划，也未能有效落实各项工作细节，这在一定程度上降低了企业单位的档案管理水准，未能有效发挥文书档案资料的功效，没有充分利用文书档案资料的优势，无法为企业单位提供有力的支持。

三、新形势下企业单位文书档案管理工作的策略

（一）健全档案管理机制。随着国内各行业市场化改革的不断深入，企业单位管理层更应充分重视档案管理工作，以应对诸多外部不稳定因素，确保档案资料保存、分类、整理、收集等各项工作质量，进而提升档案管理质量；通过文书档案的管理机制，保障文书档案资料的完整性，充分反映出企业的实际经营发展状况、企业面临的困境、企业外部环境以及内部环境等，使得各部门的档案管理人员不断增强部署、规划工作的针对性，全方位提升企业单位的行业竞争力。为应对新形势下，国内各地区企业单位在开展文书档案管理活动时遇到的诸多问题。企业单位的管理层应以新形势为背景，对文书档案管理工作进行深入探究，找到具体的强化方法，制定可行性较强的改进措施，持续提高文书档案管理水准，充分发挥文书档案资料的实际价值。通过对档案管理体系进行不断完善，有助于企业单位实现文书档案管理活动的规范化、科学化、合理化，并将其作为提高管理水准的重要保障。因此，单位为促进文书档案管理活动适应新形势发展，要结合时代背景、行业前景、企业的发展情况，对档案管理体系进行逐步完善，深入分析文书档案管理活动在实际工作中的落实情况，确定各项工作细节中存在的突出问题，并予以解决。与此同时，企业单位的档案管理人员还应全方位地找寻档案管理机制的漏洞与不足；根据企业各项业务发展状况以及行业的规范要求，对档案管理机制不断进行完善、修订，进而增强整个体系的针对性。比如，企业单位可以通过构建长效机制，健全档案管理体系，对管理活动进行规范约束，围绕企业的实际业务情况，对文书档案资料进行更新、补充、修订，不断优化档案管理机制，提高文书档案管理水准。

（二）推动信息化建设。在新形势下，随着互联网技术、计算机技术、信息化技术的飞速发展以及移动智能终端的广泛普及，各行各业对于管理活动的信息化要求也逐渐增多，这就迫使企业单位在开展文书档案管理活动时，应积极引入信息化技术手段。在新形势下，大部分单位在实际的生产经营活动中，未意识到新形势时代变革、技术变革的积极性，仍将主要资源集中在生产方面，采取传统人工方式对各项生产经营活动开展管理工作，忽视了信息化技术对于文书档案管理活动的重要意义，这就导致企业单位在实际的文书档案管理活动中，依然沿用传统的人工方式存储文书档案资料，并未结合企业的实际经营生产情况，引入先进的信息化管理手段，未能有效运用先进的档案管理理念，也没有充分发挥档案资料的效用，这在一定程度上浪费了企业长时间以来宝贵经营生产经验。从某种意义上讲，当前部分企业单位的管理层没有深刻地领会信息化技术对于文书档案管理活动的重要性。企业单位应根据时代背景，行业发展状况以及企业各业务流程的实际情况，逐步引入先进的技术手段，建立并完善档案管理系统，进一步增强文书档案管理活动的有效性、合理性、科学性。借助档案管理系统，辅助管理人员开展文书档案管理活动，制定详细的工作计划表；在规定时间内逐步使用电子文书档案替代原有的纸质文书档案，对文书档案进行统一储存。同时，对于重要的档案资料，企业单位的档案管理人员应同时进行电子文书档案与纸质文书档案管理，进而确保文书档案资料的完整性，提高档案管理质量。为进一步适应新形势的特点，提高文书档案管理水准，为企业单位的经营发展提供有力支持，企业单位管理层要高度重视信息化建设，积极引入信息化技术手段，转变传统的管理理念，提高档案管理水准，促进企业单位的稳定、长久、可持续性发展。

（三）提高员工的综合素养。部分企业单位的档案管理人员仍然将主要的时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，导致企业单位的档案管理人员都依循相同的规范，整理文书档案资料，并未结合新形势下行业的实际特点，开展具有针对性的档案管理工作。企业单位的档案管理人员始终是档案管理活动的主体，因此，其综合素养、业务能力、专业水准直接关系企业单位档案工作质量。为进一步适应新形势下文书档案管理活动的各项要求，企业单位的档案管理人员应持续提高自身的综合素养，深入分析文书档案管理活动的落实情况；根据各项管理活动细节，制定针对性的培训计划，不断提高自身的工作能力，优化自身的工作状态，确定自身存在的诸多不足，积极参与培训活动。企业单位在对档案管理人员进行培训时，应着重提高档案管理人员的综合素养、专业技能以及理论知识水准，全方位提高员工的档案管理意识。此外，企业单位还应不断革新管理层的档案管理理念，引入现代化的文书档案管理观念，围绕计算机技术、信息化技术，制定更加合理、科学、专业的管理计划，进而提高文书档案管理质量，增强企业单位的核心竞争力。

四、结语

综上所述，文书档案资料是企业单位发展过程中的重要信息凭证。在新形势下，企业单位的档案管理人员尚未具备较高的专业素质，企业单位的管理层尚未意识到档案管理活动的重要性；通过对档案管理机制进行完善，推动信息化建设，提高档案管理人员的专业素养，有助于实现合理、有效、科学的档案管理工作目标。