档案管理数字化转型的路径探究

摘   要：企业的档案管理是行政管理重要一部分，随着信息技术的提升，企业的文件档案管理也有很大的变化。不断以新的技术和方法，加强企业文件档案管理工作，对于企业的发展有十分重要的意义。档案管理的数字化转型，就是在信息技术的基础上实现的。通过档案管理的数字化建设，能够使企业与当下的信息经济时代有效衔接。文章阐述了档案管理数字化转型实现企业科学的内部管理、提升企业的职工管理、促进高校的科研与教学等意义，分析了传统的档案管理存在的文件档案的设施环境差异较大、文件档案的利用率不高、电子文件档案的相关制度不完善等，提出了档案管理数字化转型基础业务的完善和规范、存量档案的数字化、增量档案的数字化、数字档案馆的建设、服务能力的提升等内容，探讨了做好档案管理数字化转型的规划工作、协调存量数字化与增量数字化的建设、档案管理个别环节与整体数字档案馆的建设、档案管理电子化与人工智能化的建设等档案管理工作数字化转型的路径。

关键词：档案管理;数字化转型;路径探索

企业档案数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变，以此提升档案管理水平和效益的过程。在信息技术的不断提升下，数字经济成为当下及未来社会发展的整体趋势。社会各個行业，包括社会的职权和管理部门，都需要进行数字化转型，才能够与未来社会的发展相适应。人民生活水平显著提高，对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。随着计算机网络技术的提升，企业的电子档案已经十分普及，相关的规章制度也在不断完善。这对企业的档案管理工作产生了革命性的改变，极大提升了企业档案管理的工作效率。在新的社会环境下，企业档案管理也应该利用更加先进的信息技术，在技术和管理模式上有所创新和改革，加强企业档案管理的数字化建设，不断完善企业的档案管理工作，使档案管理能够更加符合新时代的企业发展要求。

一、档案管理数字化转型的意义

1.实现企业科学的内部管理

企业的档案管理工作，是企业进行内部事务管理的基础。无论是上级主管部门对企业的战略部署，还是企业对广大职工的管理，都是以文件形式来进行的。所有的事务都是有文件发布、归档，实现科学具体的内部管理。国有企业职工人员数量众多，内部的机构和部门众多，如此庞大的人员机构组织，需要通过档案来进行精细的管理，才能够实现企业的正常运转。

2.提升企业的职工管理

广大的职工是企业的主体，对于职工管理来说，传统的档案管理模式有很大的难度。企业的档案管理工作，能够通过职工的各种信息档案的统计和整理，对职工进行详细的分类，做到精细化和人性化的管理。另外，当下的企业职工流动性较大，职工档案管理的工作也十分烦琐。尤其是在企业的职工入职以及离职和退休阶段，职工的文件档案管理工作也比较集中。通过对职工的文件档案管理，可以有效提升职工管理的效率，保证职工能够在入职和离职等阶段顺利进行。

3.促进高校的科研与教学

企业除了在生产、服务之外，还承担着一定的科研工作。企业的档案管理，就是要保障科研与生产服务工作的良好顺利进行。企业的科研工作，一部分是承接了上级主管部门所安排的科研项目，另一部分是对自身技术和管理的有效改进。不管是哪种科研项目，一般来说，从科研项目的立项到完成，周期比较长，科研人员的工作量也较大，整个过程所产生的各种工作文件较多，需要进行统一的管理。这样才能够保证科研工作的顺利进行，同时，也能清楚显示每个参与者的工作量。企业的档案管理工作，为企业的科研和生产提供了基本的信息服务，使得科研与生产服务工作能够相辅相成，完美的配合。

二、传统的档案管理存在的问题

1.文件档案的设施环境差异较大

在传统的档案管理工作开展中，存放文件档案的设施和环境是十分重要的。传统的纸质文件档案管理，对于外部环境的要求较高，对于温度和湿度都有严格的限制。尤其要控制防水防火，以免产生不可恢复的影响。对于电子文件档案来说，除了外部环境之外，还需要应对磁盘自身的机械故障，保证磁盘能够正常的工作。目前来看，企业在档案管理工作中，对外部环境的要求和管理存在一定的问题。一方面，是因为企业的文件档案过多，其中有大部分文件档案都属于职工的个人存档，极少使用但是需要花费大量的时间和精力来整理，而且需要占用场所来存档。这就使文件档案场所存放着无用的内容，也使得档案的场所管理得不到应有的重视;另一方面文件档案的存放场所管理不够精细，没有建立一定的责任制度。尤其是一些温度和湿度检测设施，以及防火、防潮的设施，都比较陈旧，没有进行更新。

2.文件档案的利用率不高

企业的档案数量种类众多，而文件档案的利用率不高，则使得企业的文件档案管理工作没有发挥应有的价值。首先，企业的档案内容十分繁杂，涉及企业的日常管理、生产、服务和科研等内容。这些内容很大一部分只是单纯的存档，没有利用价值。其次，针对企业的科研工作，许多文件在存档之后，没有进行数据化的整理，导致许多科研信息没有进行公布。这样就使得许多教学科研工作的资料和文件重复，许多科研人员还需要花费大量的时间来重新进行研究前期的成果，使得人力资源有一定的浪费。最后，对于职工管理来说，许多基层管理人员所进行的有关职工管理工作的经验总结、学术论文等，都会在企业中存档。这些文件档案是企业职工管理工作的宝贵经验。应该通过文件档案管理工作的不断细化和完善，来加强文件档案的利用率。

3.电子文件档案的相关制度不完善

电子信息技术的应用，使得文件档案得以通过电子资源的形式进行存储和管理。电子资源档案在管理中，具有更加鲜明的特点和优势。尤其是互联网的广泛普及下，电子资源可以通过互联网来广泛进行传播。不过这种电子资源，也存在着很大的风险和新的问题，如由于自身的文件档案资源管理方式的不同，导致许多重要的资源被公布，或者是由于网络安全问题导致的电子文件档案的泄露，造成了企业以及职工的损失。这些问题在一定程度上说明了企业电子文件档案管理的制度不够完善，缺乏合理的管理模式，同时互联网安全管理也存在着一定的漏洞。

三、档案管理数字化转型的内容

1.基础业务的完善和规范

基础业务完善和规范，就是要将档案管理工作的基础工作进行提升。主要包括健全档案管理制度、实现档案的集中统一、规范档案管理的业务流程等。这是开展档案管理数字化转型的基础工作，对于后期的档案管理数字化转型具有很大的作用。尤其是一些国有企业，在计划经济向市场经济转型过程中，档案管理工作还没有进行有效的改革，在档案管理的基础业务中，一些事项和流程都比较烦琐，在市场经济环境下也失去了意义。对于在计划经济时期遗留下来的过于烦琐的基础业务，要进行适当的精简，保证档案管理工作基础业务的高效简洁。

2.存量档案的数字化

對于存量档案进行数字化的加工，是一项十分烦琐的内容，但也是十分重要的内容。尤其是一些建立时间较长的国有企业，存量档案内容众多，对于存量档案的数字化加工费时费力。不过企业的档案管理数字化转型，对于存量档案的加工是必要的基础工作。在存量档案的数字化加工中，要给予一定的支持，配置较为高端的扫描仪、刻录机等设备，尽可能地降低人工劳动。同时，在存放数字存量档案中，要注意进行科学合理的编号收录，保证档案检索和浏览的方便和快捷。存量档案数字化属于管理对象数字化的转型范围，是档案管理过程数字化能否发挥作用的关键。

3.增量档案的数字化

增量档案电子化是指新增的电子文件归档形成电子档案。企业在不断的经营和发展中，新增电子档案是档案管理工作很重要的一部分。尤其是业务较为多样性的国有企业，新增电子档案的内容也十分丰富。在进行增量档案的数字化管理中，要根据业务的轻重缓急来进行电子档案的归档。在新增电子档案的归档中，要注意对新增档案的归档程序的建设，使电子档案的程序尽可能地通过线上来进行。增量档案无论是在档案的内容形式还是流程形式，都应彻底实现数字化的转型。

4.数字档案馆的建设

中共中央、国务院下发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。企业的数字档案馆的建设，对于档案管理数字化转型有着十分明显的效果。运用现代科技，将企业的档案资源进行征集、整理和保存，并且通过网络提供档案信息服务和共享利用的一体化系统，可以有效实现企业档案的数字化建设，并且实现档案服务方式知识化的过程。企业数字档案馆的建设包括基础设施的建设和制度规范的建设。基础设施就是档案的场馆、计算机设备、存储设备和网络交换设备等场地和设施，是提供档案数字化服务的基础。在规章制度的建设上，除了传统档案馆的基本理念之外，还应该规范数字档案的检索、录入、传输和下载等行为，增加数字信息的权限设定和安全保密等体系建设。

5.服务能力的提升

档案工作服务能力的提升，是在市场经济的社会环境下所必须达到的理念。在传统的档案管理中，档案部门为管理机构，缺乏必要的服务意识。而在市场经济环境下，企业的档案管理要增加自身的服务意识。在进行数字化转型中，档案的数字化建设要以服务用户为基本理念，来确定整体的工作方向。首先，要将被动服务转为主动服务，能够将档案信息进行有序的公布，并且通过大数据、云计算等技术，来实现用户的主动检索和推送，来使用户了解档案信息。其次，企业的档案管理部门可以制作推出档案管理平台，这种互联网平台可以由用户登录并且进行档案信息的基本操作，使用户能够更加便捷地进行自己的档案管理。

四、档案管理工作数字化转型的路径分析

1.做好档案管理数字化转型的规划工作

在档案管理数字化转型建设中，要做好统筹规划。首先，企业的管理层要对档案的数字化建设引起足够的重视，建立以档案管理部门为首，多个部门共同配合的档案管理数字化转型工作团队。其次，档案管理的数字化转型是一项十分复杂的工作，涉及的内容众多，仅仅通过“花钱买机器”这样的理念来进行，是远远达不到要求的。因此，要在档案管理的数字化建设之前，做好统一的规划和部署，建立详细周密的工作计划，确立档案管理数字化转型的工作目标，并且建立专业的人员团队，来集中进行档案管理的数字化转型工作。

2.协调存量数字化与增量数字化的建设

对于企业来说，主要的目标是进行日常的经营活动，对于档案管理的数字化转型工作，并没有很大的精力。因此，在进行档案管理的数字化转型中要循序渐进，由易到难来进行。而企业的经费有限，无法同时开展多种档案数字化转型工作，就更需要按照企业的自身发展来逐步进行。对于存量档案的数字化建设，操作起来比较简单，只需要花费一定的时间就可完成。企业可以对增量档案数字化建设进行外包，节省了档案管理人员的时间，同时外包服务的人员相对来说较为专业和系统，能够将存量档案数字化进行专业化的制作。对于增量档案来说，工作较为复杂，难度也比较大，可以根据企业的自身发展，来选择较为熟悉的领域来进行数字化转型，以保证企业良好的运营。

3.档案管理个别环节与整体数字档案馆的建设

档案管理数字化转型，要从个别环节到整体档案馆建设的过程来进行实施。对于企业来说，档案管理的整体数字档案馆建设是一个复杂的项目，需要花费一定的人力、物力。因此，要从档案管理的个别环节到整体档案馆的建设，来有效实施。首先，可以在档案管理中，在某些环节进行数字化的转型，如将目录数字化以提高检索效率，或是利用计算机进行辅助分类和排列，来实现部分整理工作的数字化等。在档案管理的数字化建设中，对于个别环节的数字转化，既可以进行资源的转化，也能够吸取一些经验。通过个别环节的数字档案建设，最终形成有效的整体档案馆的建设，实现企业档案管理工作的数字化转型。

4.档案管理电子化与人工智能化的建设

人工智能是未来社会管理的一个主要的趋势，对于档案管理来说，其本质上也是信息资源的管理。档案管理的数字化转型，其主要目的也是对档案进行更加高效的利用。因此，在档案管理的电子化与人工智能化建设，是档案管理数字化转型以及未来发展的主要目标。在中共中央、国务院下发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：加快推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别。因此，在企业的档案管理数字化建设中，要广泛利用先进的科学技术，来加强档案信息资源的信息智能化建设。同时，由于人工智能技术正处在不断发展和完善的阶段，在档案管理的数字化建设中，要随时进行新的技术和设备更新，来不断提升人工智能的应用效果。

五、结语

档案管理数字化转型中，要根据企业自身的经营与发展，合理进行档案管理的数字化转型。在档案数字化转型的过程中，要把握整体的方向，使得档案的数字化构建能够切实有效地应用于日常的企业管理和生产经营中，提升档案信息的利用率，这才能够实现档案管理数字化转型的目的。同时也要认识到，档案管理的数字化转型是一个庞大的系统工程，要做好长远的规划，按照科学的方法和途径来逐步的实现。

参考文献：

[1]肖诗羽，彭婷.数字化转型期企业档案管理问题与对策分析[J].办公室业务，2021

[2]马悦先.数字档案建设项目刍议[J].北京档案，2021

[3]王强.企业档案工作数字化转型：实践探索与理论框架[J].浙江档案，2020

（作者单位：中国铁路西安局集团有限公司阎良工务段）

作者简介：安妮鸽（1983-），女，汉族，陕西渭南人，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。