医院人事档案管理工作中存在的问题及优化策略

陈明丽

摘 要：在我国社会经济发展、人们健康意识逐步提升的社会背景下，我国的医疗卫生体制面临着进一步深化改革的契机。人事档案管理工作作为医院管理工作体系中最为重要的组成部分之一，直接关系着医院人力资源的合理配置和医院的可持续发展。因此，这就需要医院的人事档案管理人员应充分了解工作中存在的问题，有针对性进行相应优化策略的实施，以此确保人事档案管理工作的有效性，提升医院管理工作的质量与效率。

关键词：医院管理;人事档案管理;存在问题;优化策略

在社会发展新形势下，人力资源是任何行业发展中最为重要的推动力，直接关乎行业竞争的优势。在我国医疗事业逐步发展的过程中，医院人力资源管理中个人情况的记录以及人力资源的合理配置都是通过人事档案管理工作的开展而实现的。因此，在医疗卫生体制进一步深化改革的背景下，医院管理者应充分认识到优化医院人事档案管理的重要意义以及现阶段医院人事档案管理工作中的不足，只有这样才能更加注重对医院人事档案管理工作的优化与完善，在其职能、作用得到充分发挥的基础上实现医院整体管理工作效率的提升，促进医疗事业稳定持续的发展。

一、优化医院人事档案管理的重要意义

1.促进了医院人力资源的科学配置

档案是对个人经历、工作表现以及各方面社会活动参与情况的初始记录，能最为直观、详尽地进行个人具体情况的有效了解。而在医院管理工作中，通过人事档案管理工作的优化，管理者就能根据医院的发展规划更为科学、合理地进行人力资源的构建与配置，从而使医院的人力资源结构更加完善，为医院更为良好的发展提供人力资源方面的支持。

2.促进了医院的长远发展

在我国医疗卫生事业快速发展的社会背景下，医院进一步的发展依赖于更为完善、专业化医疗团队的构建。这就集中体现了医院发展对人才需求的提升。因此，在医院管理工作中，通过人事档案管理工作的优化，不仅健全了人事管理的制度，有助于员工工作积极性的提升，同时也完善了人才的招聘、培训机制，为医疗人员专业性的提升提供了保障。这样就从很大程度上优化了医院的人才储备，增强了医院在行业中的竞争优势，为医院的健康长远发展奠定了基础。

3. 促进了医疗卫生体制改革的深化

在我国社会经济发展的过程中，医疗卫生体制也迎来了深化改革的机遇。而医疗卫生体制的改革作为一种综合、复杂的过程，需要各个环节以及各方面管理工作的协调配合。而人事档案管理工作作为其中最为重要的组成部分之一，在医疗卫生体制改革中也发挥着重要的作用。因此，通过对医院人事档案管理工作的优化，不仅健全了人事管理的规章制度，同时也引进了更为先进的数字化管理技术与方式，使医院整体管理工作的效率得到了提升，促进了醫疗卫生体制改革进程的推动。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

1.医院人事档案管理意识薄弱

在医疗卫生事业不断发展的过程中，有些医院认为医院经营管理中医疗水平以及服务质量的提升是最为重要的工作内容，从而在医院医疗设备的购置与完善中投入了大量的精力与财力，而完全忽视了对医院发展过程中人力资源的管理，尤其是关于人事档案方面的管理。正是这种薄弱的医院人事档案管理的意识，导致现阶段人事档案管理工作混乱、管理效率低下。

2.医院人事档案管理模式陈旧

在医院人事档案管理工作中，管理模式的创新至关重要，它不仅拓展了人事档案管理工作的范围，增强了人力资源管理的有效性，同时也促进了档案管理技术的优化，实现了管理效率的提升。但是在现阶段的医院人事档案管理工作中，很大一部分医院仍采用以往传统的档案管理模式，使人事档案管理工作无法有效满足医院对人事档案管理的现实需求，严重阻碍了人事档案管理职能的充分发挥，影响了医院的长远发展。

3.管理人员专业素养严重缺乏

在医院人事档案管理工作中，管理人员作为专业的人员，不仅应具备基本的专业工作能力，同时还应具备过硬的政治觉悟、职业道德以及思想意识等。但是在现阶段的医院人事管理工作中，很少有医院会聘请专业的档案管理人员，从事档案管理的人大部分是无法胜任其他工作岗位的员工，有的甚至身兼数职，严重缺乏专业管理能力，从而严重影响了医院人事档案管理工作的顺利开展。

4.医院人事档案管理制度不完善

“没有规矩不成方圆”。在任何管理工作中，管理制度的建立与健全都是非常重要的工作环节，它不仅能影响管理工作的效率，同时也会影响员工的工作积极性。由此可见，管理制度的健全与完善在管理工作中发挥着重要的作用。但是，在现阶段的医院人事档案管理工作中，医院领导忽视了对人事档案管理制度的建立与健全，从而使人事档案管理工作无法做到按章管理，存在很大的随意性和不规范性，严重影响了医院人力资源的管理以及人力资源优势的提升，从某种程度上制约了医院的良好发展。

三、医院人事档案管理工作的优化策略

1.积极提升医院人事档案管理的意识

意识决定行为。在医院人事档案管理工作的优化过程中，医院领导对于人事档案管理工作重要性的认识以及管理意识的树立，发挥着重要的指导作用，直接影响着优化效果的提升。因此，这就需要医院领导应积极进行自身管理理念以及管理意识的转变，通过全局意识、创新意识的树立，从更加广泛的范围内提升医院管理工作效率的提升。

首先，应充分认识到人事档案管理对医院发展的重要意义。在医院管理工作中，医院领导人事档案管理意识薄弱的主要原因在于没有意识到人事档案管理工作的重要性。因此，这就需要领导人应积极进行自身管理理念的优化，树立管理领域中的整体性、大局性思维，充分认识到人事档案管理工作在人力资源管理以及医院长远发展中的重要意义，从而实现医院人事档案管理意识的形成与提升。

其次，应通过大力宣传，进行医院人事档案管理意识的普及。在医院人事档案管理工作的优化过程中，医院领导人不仅需要自身具备人事档案管理的意识，同时还应将这一科学意识传输给每一位员工，使医院人事档案管理工作在员工的监督、支持下，获得良好的优化效果。因此，这就需要医院领导应通过宣传栏、医院内部刊物以及网站等多元化的宣传媒体进行有效的宣传，以此提高对人事档案管理工作的重视程度，强化医院人事档案管理意识。

2.积极创新医院人事档案管理的模式

以往医院人事档案管理工作效率低下的最主要原因之一就是管理模式的陈旧、单一，因此在对医院人事档案管理工作进行优化的过程中，就需要管理人员结合社会发展的趋势积极进行人事档案管理模式的优化与创新，使医院人事档案管理工作的效率与质量，随着管理模式的优化而提升，实现人事档案管理工作体制的进一步完善。

首先，应创新性进行人事档案代理模式的尝试。“术业有专攻”。在社会经济结构日益细化的过程中，各个行业的融合程度也日益增强。而医院作为提供医疗服务的专业机构，很难对本单位的人事档案进行高效的管理。这样医院就可以尝试人事档案代理的管理模式，将单位内的人事档案交由更为专业的代理机构管理，从而提升了医院人事档案管理工作的稳定性、专业性和全面性，更大程度上促进了医院工作的顺利开展和长远发展。因此，这就需要医院应选择正规的人事档案管理代理机构，制定合理、规范的代理职权范围，并通过相应管理制度、管理条例的制定来降低医院人事档案管理的风险，提高人事代理机构的工作效率，确保医院今后的良好发展。

其次，还应实施具有开放性的人事档案管理模式。在以往的医院人事档案管理工作中，注重个人档案的分类、整理与完善，只进行管理方面的工作。而随着医院人力资源管理范围的拓展，人事档案的管理模式应得到一定的创新，应不断加入学习培训参与情况、深造材料以及医德医风评定结果等内容，使人事档案更加完备，使档案管理工作逐渐向档案服务工作转变，使医院人事档案管理的模式更具时代感和开放性。

3.积极完善医院人事档案管理的制度

在医院人事档案的管理工作中，管理制度的制定是非常重要的一项工作内容，管理制度的制定不仅能使档案管理工作有章可循，增强工作的有效性和规范性，同时也能使管理人员在制度的制约下认识到自身的责任与职责，有效杜绝了管理混乱、职责权利不明确的现象，有助于医院人事档案管理效率的提升。

首先，严格按照国家法律、法规进行人事档案管理制度的制定。随着我国社会法治程度的提升，各行各业的法律法规都得到一定的健全。而医院在对人事档案管理制度进行优化的过程中，就应结合医院的实际情况，严格按照《档案法》《医药卫生档案管理办法》等法律法规的指引，进行人事档案管理制度的制定，以此实现人事档案管理制度的科学性、系统性和规范化。

其次，积极健全人事档案管理制度，实现管理人员工作积极性的提升。医院人事档案管理制度的制定与健全是一项系统化的工作，各项规章制度的制定都能从更加全面的角度促进人事档案管理工作的高效进行。因此，这就需要档案管理人员应对人事档案材料递交归档制度、人事档案材料收集制度、人事档案查阅制度、人事档案管理人员奖惩制度、人事档案管理人员培训制度等多个方面的规章制度进行优化完善，使医院人事档案管理工作能做到有章可循、按章办事。

4.积极运用现代化管理方式与技术

随着科学技术的进行，现代信息技术被广泛运用到了各个领域，逐渐形成了更加快捷、方便的生产、生活方式。而在对医院人事档案管理工作进行优化的过程中，管理者就应积极将信息技术运用到人事档案管理的工作之中，通过信息化管理、数字化管理方式及技术的运用，来提高人事档案管理工作效率的提升，以此使人事档案管理工作更加适应时代发展的趋势。

首先，应积极树立人事档案现代化管理意识。随着信息技术的广泛运用，人事档案现代化管理已经成为人事档案管理工作發展的必然趋势。因此，在医院人事档案管理工作过程中，档案管理人员应积极树立现代化管理意识，并通过人事档案管理机构电脑、网络等硬件设施的购置以及人事档案管理软件的选择安装，来奠定现代化管理的物质基础。同时，人事档案管理人员还应注重自身信息技术素养的培养，使人事档案管理人员能通过人事档案的录入、分类、整理等环节，来对医院的人事档案进行科学、规范的管理。

其次，积极进行人事档案信息化管理体系的建设。在医院人事档案信息化管理中，管理体系的建设至关重要。一方面人事档案管理人员应积极进行原始信息的完善、分类与管理，以此提升人事档案查阅、管理的效率。另一方面管理人员还应对信息化管理体系的安全性、稳定性进行有效防护，对不同级别的人设定不同的查阅、检索权限，定期对管理体系的安全性进行检查、维护等，以此确保医院人事档案信息化管理工作的顺利开展。

5.积极提升管理人员的专业素养

在医院人事档案管理工作中，管理人员自身的专业素养水平直接影响着档案工作服务质量的好坏。因此，在对医院人事档案管理工作进行优化的过程中，管理人员就应从自身的专业素养入手，通过自身业务能力、职业道德以及思想意识等综合素养的提升来促进医院人事档案管理工作效率与质量的提高。

首先，应积极优化、提升自身的业务能力。人事档案管理人员作为人事档案的重要管理者，其自身的业务能力水平直接影响着人事档案管理工作的效率与质量。因此，为实现医院人事管理工作的优化，就应从管理人员的业务能力入手。一方面医院应提高人事档案管理人员的准入门槛，招聘具有专业知识、专业技能的人员，以此实现人事档案管理队伍的专业化建设。另一方面医院还应注重对在职的人事档案管理人员进行相关专业的培训或业务考核，使管理人员能在一定的压力以及激励制度下，实现自身工作积极性、工作潜能的激发，提高人事档案管理工作的效率。

其次，应提升自身的职业道德素质。在对人事档案管理人员进行专业素养提升的过程中，职业道德素养也是非常关键的一项素质能力。而人事档案管理人员作为向医院提供人事信息的主体，只有具备良好的职业道德，才能更好保障人事档案资料的有效性、完整性。因此，医院就应建立一系列完备的考核、竞争机制，对人事档案管理人员的职业道德进行全面、客观的考核与评定，并根据一定的竞争机制来进行具体岗位的分配，以此增强医院人事档案管理工作的有效性。

最后，应注重自身信息素养的完善。在医院人事档案信息化管理发展的背景下，对人事档案管理人员的信息素养提出了更高要求，不仅需要对人事档案资料进行录入、归类以及整理等基础工作，同时还应掌握网络资源分享、人事档案管理软件操作以及计算机安全系统维护等更专业的管理技术。因此，这就需要人事档案的管理人员应积极通过自主学习、线上学习或参与专业培训的方式，来进行信息技术的学习与掌握，使医院人事档案的管理工作效率在管理人员信息素养逐步完善的过程中得到极大提升。

四、结语

综上所述，在新时期的发展中人力资源的竞争日益激烈，人事档案管理工作的重要意义也得到了显著的体现。因此，在医院的可持续发展中，管理者应充分认识到人事档案管理工作的重要意义，并通过人事档案管理意识的增强、管理模式的创新、管理制度的完善以及管理人员专业素养的提升等方式，来实现医院人事档案管理工作有效性、规范化的增强，为医院的健康长远发展奠定良好的人力资源基础。

参考文献：

[1]王蓉蓉.小议人事档案管理在医院工作中的重要性[J].人力资源，2019

（作者单位：青海省第四人民医院综合档案室）