南京工程学院纸质档案数字化实践及思考

王调江

摘 要：随着信息时代的到来，档案数字化建设已经成为档案管理的必然发展趋势。本文对南京工程学院纸质档案数字化建设中遇到的问题及应对措施进行了讨论，以期为其他高校纸质档案数字化建设提供参考和借鉴。

关键词：南京工程学院;纸质档案数字化;实践;思考

随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等现代信息技术的发展，档案信息利用服务的网络化、远程化成为新形势下档案利用的一种新方式，人们更加重视档案信息资源的开发利用。早在2000年12月，国家档案局、中央档案馆就将“加快档案信息化建设”“加快档案数字化进程”列入《全国档案事业发展“十五”规划》中。同月，国家档案局又在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。

纸质档案数字化就是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程（《DA/T31-2017纸质档案数字化规范》）。纸质档案数字化建设是信息社会的要求，它有效地保护了档案原件，方便了档案的查阅，极大地提高了工作效率。

一、我校纸质档案数字化工作基本情况

我校纸质档案数字化建设起步较晚，2013年才正式开始启动，刚开始的时候两年开展一次，通过对外公开招标方式进行纸质档案数字化加工。2017年起，纸质档案数字化工作纳入学校每年的档案工作计划，采用对外公开招标和档案馆自己加工相结合的方式，每年新归档的新生录取名册、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生验印名册、学位授予名册等由档案馆工作人员自己加工处理，其余的仍然采用对外公开招标方式。

我校非常重视纸质档案数字化工作，成立了由档案馆馆长牵头、档案馆全体工作人员参与的纸质档案数字化工作小组，档案一室（主要负责纸质档案和实物档案）负责提供需要数字化的纸质档案清单，档案二室（主要负责电子档案和网络管理）负责纸质档案数字化项目的招标和组织实施、协调管理。档案馆全体工作人员分工协作，每人负责几个档案门类，从确定当年纸质档案数字化的范围，到图片扫描质量和数据挂接准确率的检查，全程跟进。历年来，我校已完成纸质档案数字化10000余卷。现就我校在纸质档案数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等基本环节中遇到的问题和大家进行交流、讨论，希望集思广益，总结经验，让其他档案人在做纸质档案数字化时少走些弯路。

二、我校纸质档案数字化过程中遇到的问题与对策

正式启动纸质档案数字化工作前，我校更新了档案管理软件，并就纸质档案数字化工作进行了专项调研，但纸上得来终觉浅，实际操作起来困难要多得多，只能是摸着石头过河。

1.档案工作经费有限，专项经费投入不足，档案数字化建设人才缺乏

档案数字化建设投入的资金不足，人才缺乏，导致档案数字化工作起步艰难，这是很多基层档案部门面临的共性问题。“好钢要用在刀刃上”。为了让有限的经费发挥最大的作用，我们根据档案的利用率、亟待抢救程度、珍贵程度统筹规划，确定了分阶段开展纸质档案数字化工作的原则。首先是历年新生录取名册、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生验印名册、学位授予名册等，这一部分档案是日常工作中利用率最高的。其次是建国前的老档案，我校馆藏中有不少新中国成立前的老档案，这一部分档案由于年代久远，纸质已经发黄发脆，使用档案原件会加剧档案的破损，亟待尽快抢救。再接下来是教职工人事任免、职称评定、表彰奖励和科研项目等，每年职称评审的时候，都会有很多老师前来查询。最后是其他档案，按照年度由近往前推，依次进行数字化扫描。

2.数字化前的准备工作

纸质档案数字化過程中，经常遇到案卷内目录与文件内容不相符的情况，尤其是老档案，经常出现题目拟写不全、页码漏编、漏文件等情况，因此一定要做好数字化前的准备工作。

首先要确定哪些案卷需要数字化，对需要数字化的案卷最好先检查一遍，看看页码编写有无错误，卷内文件目录与文件内容相不相符。页码编写错误或者漏编的要重新编写;对有文件而没有目录的要补充目录;对有目录而没有文件或者档案有所缺失、缺页的，要如实填写《馆藏档案卷内文件材料登记备查表》，经档案馆和立卷归档部门相关人员认可签字。在扫描时将《备查表》扫描在所缺内容位置，这样在查阅该卷档案时，其缺失、不完整等情况就一目了然。

其次对于涉密档案，要求在数字化前对档案全宗进行摸底，由馆长和部门保密员共同确定涉密案卷并进行详细登记，如上级单位下发的具有保密性质的文件和学校管理过程中产生的涉密文件等。出于涉密信息安全考虑，我校暂未对涉密纸质档案进行数字化，如确实需要数字化，待条件成熟时由档案馆自己来进行。

3.纸质档案数字化时扫描页的确定

我校刚开始纸质档案数字化时，不少档案都是挑扫的，这虽然在一定程度上缓解了当时经费紧张的压力，但也留下了很多遗留问题。一是数字化加工从业人员对区分和剔除扫描或不扫描文件的界定能力有限，经常是该扫描的没有扫，不需要扫描的又扫了。二是时间长了，档案馆工作人员也不一定记得哪些扫描了，哪些没有扫描，以后想再补做数字化时只能整卷重扫，反而造成人力、物力、财力等资源浪费。三是从长远发展要求来看，建设数字档案馆对档案的整体数字化程度有明确的要求，“东一榔头西一棒子”，不如步步为营，久久为功，一次少做点，但一次做全、做好。因此原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫，如确有不需要扫描的页面应加以标注。

扫描时一般只扫描原文，但在实际工作中，我们发现，案卷的卷皮和备考表有时也有一定的信息量，这一类卷皮和备考表最好扫描。卷内文件目录也最好扫描，便于数字化图片合成PDF时参考页号起止。

近年来，随着大家档案意识的提高及管理的规范化，许多兼职档案员在立卷录入时就上传了对应的WORD、EXCEL电子文件，有的人认为纸质档案数字化时这一部分档案不需要扫描了，再次扫描是浪费时间。但我们认为WORD、EXCEL文件容易更改，而且很多时候这种电子文件是没有加盖公章或电子签章的，不能作为电子档案存儲，必须重新扫描。

4.历史档案案卷目录和卷内文件目录的著录

历史档案案卷目录和卷内文件目录中很多是手写的，有的是繁体，有的是简写，有的是草书，有的是自创体，总之是五花八门，在写的过程中，一笔画的增减，一个字的有无，都影响到档案内容的真实。纸质档案数字化加工公司从业人员文化程度普遍偏低，经过系统档案专业教育的人员很少，有的人甚至没有接受过任何培训就直接上岗，加上有的人责任心不强，难免在实际著录工作中出现差错。对这一类手写的历史档案目录，我校采取组织档案馆工作人员集中著录的方式，著录人员遇到潦草难辨的手写体或者繁、简写字时第一时间跟其他工作人员一起辨认，如还不能确认，再向退休老教师和写草书的书法爱好者请教。这样一方面可以保证著录的正确率，另一方面也可以大大节约纸质档案数字化经费。

5.涉及人名的纸质档案数字化

有关学生的新生录取名册、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生验印名册、学位授予名册等，要求挂接到人，一张新生录取名册上所有的新生名字都关联同一张数字化图片，输入“张三”，有关“张三”的新生录取名册、毕业生成绩单、学籍卡、毕业生验印名册、学位授予名册等都能一次查询出来并可以选择性地进行打印。有关教师人事任免、职称评定、表彰奖励、科研项目等涉及个人切身利益的文件材料，我们要求数字化加工公司在文件标题内录入所有相关人员名字。

6.纸质档案数字化时是否拆卷

纸质档案数字化时是否进行拆卷，拆卷后是否需要重新装订的问题，从档案保护的角度考虑，反复装订本身就会对档案有破坏，加上操作人员的熟练程度和责任心问题，很难做到在原来打孔或者装订的位置进行装订，一定程度上会影响到档案寿命。但从扫描图片质量来说，拆卷后进行扫描质量要比不拆卷好很多，特别是对于一些装订线和内容很接近的文件，不拆卷的话很难把内容扫描完整。另外，拆卷后如果发现卷内有页码编错或者漏编的情况，可以及时更正，保证了文件的连续性，也避免了挂接的时候因为页码错误而导致PDF合成错误。我校没有实施立卷改革，纸质档案一直是以卷为单位进行整理，除了装订成书的，在数字化扫描前都要进行拆卷，拆除装订物，待扫描结束后再重新装订起来。

7.扫描设备的选择

扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。比如近期形成的纸质厚实、平整的A4纸大小的文件材料，可以用高速扫描仪;新生录取名册那种又薄又卷的纸张和发黄发脆的历史老档案必须用平板扫描仪，以免破坏档案;装订成书的拆卷时容易破坏档案，重新装订时也无法恢复原貌，最好用书刊扫描仪。

8.纸质档案数字化成果验收

纸质档案数字化成果验收包括扫描图片验收和数据挂接验收两个方面。

纸质档案数字化工作专项调研时，我们发现有的单位在实施数字化时对扫描图片分辨率没有提出明确要求，纸质档案数字化加工公司为了追求扫描速度有意降低图片分辨率，导致图片打印时失真、模糊。因此我校根据项目招标文件和项目合同，制定了纸质档案数字化工作流程和各环节操作规范，对纸质档案数字化全过程进行有效地控制，确保数字化成果质量。一般文件的扫描分辨率要求不小于300dpi，照片和需要高精度仿真复制的档案，扫描分辨率要求不小于600 dpi。每天一上班，我们会安排专人把前一天扫描的图片全部拷出来，组织全馆工作人员进行完整度、清晰度、偏斜度检查，数字图像不完整、无法识别或图像失真度较大的图像和漏扫、重扫、多扫等情况，一一列表反馈要求调整或重扫并及时跟进重新检查。

纸质档案数字化加工公司完成数据挂接工作后，档案馆工作人员对照纸质档案数字化移交清单，逐卷逐件检查，首先是看挂没挂，然后是挂了的能不能打开，打开以后再检查PDF图像合成正确不正确，并抽样检查打印效果。

9.纸质档案数字化各环节的安全管理

必须加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。一是确保纸质档案不受破坏，轻拿轻放。二是确保纸质档案实体不要丢失，档案领取、收回需要详细的交接清单，档案馆分管老师和数字化加工公司执行经理共同清点无误后双方签字方可进行交接出库、入库。三是确保数字化后的成果不外泄，与数字化加工公司签订保密协议，明确要求数字化工作人员不得携带U盘、移动硬盘等设备进入办公场所。四是确保档案数据传输过程中的安全。由于计算机病毒的存在，在数据传输过程中，容易被计算机病毒所感染，加上恶意攻击等行为，需要对应水平的技术保障体系，并做好档案数据的备份工作。

三、对我校纸质档案数字化工作的几点思考

我校纸质档案数字化工作还处于探索论证的初级阶段，为了有效确保档案数字化建设取得快速发展，必须认识到目前数字化建设过程中存在的问题，积极改善当前所面临的一系列问题，通过加强对数字化建设的重视程度，提高档案管理工作人员专业技能素养以及不断完善档案管理制度，确保相关信息安全等措施来促进学校数字化建设的快速发展。

1.提高认识，更新观念，高度重视纸质档案数字化工作。我们要加强《档案法》和《高等学校档案管理办法》的学习和宣传力度，增强全体教职工的档案意识，提高学校领导对档案工作和纸质档案数字化工作重要性的认识，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展，将档案数字化纳入学校信息化发展规划，实现档案管理系统与办公自动化系统、教务系统、科研系统等的对接，做好校内各部门（单位）在办公自动化过程中形成的电子文件的归档与管理工作，提升档案工作服务学校和社会的能力。

2.提升档案管理安全意识。很多人对档案安全工作的认识还只停留在纸质档案等载体的安全保密上，对网络化中的档案信息的安全、保密问题认识不足，以为信息没丢就是做好信息的安全保密工作了。我们要加强档案管理安全宣传，了解、认识档案档案管理安全的重要性，在日常工作中主动采取并落实相应的安全措施，预防安全问题的发生。建立并严格执行安全责任制度，减少人为因素导致的档案安全隐患，采用加密、防火墙、入侵检测以及数字签名等安全保障技术，提升电子档案安全性。

3.积极引进和培养档案数字化人才。档案数字化是一种新的档案管理模式，其安全管理与传统模式有很大区别，对档案数字化管理人员的素质提出了更高的要求，既要懂得档案管理工作规范，又要熟悉计算机、档案管理软件、图像处理等现代技术。

4.加强档案数字化软硬件设施建设。“工欲善其事，必先利其器。”软硬件设施建设是做好档案数字化工作的基础和前提，我们要加大基础设施投入，不断改进和完善与档案数字化建设相匹配的档案基础设施建设，配备性能良好的计算机、扫描仪、打印机、照相机、翻录设备，拥有足够存储空间的服务器，建立专门的数据库，升级档案管理软件，保证档案数字化建设的顺利进行。

参考文献：

[1]王良成，马淑桂，郝晨辉 ，程春雨，杜琳琳，蔡 伟，宋 涌，王大众，田 军，曹 燕，李华峰.国家档案局档案科学技术研究所;国家档案局信息管理中心;国家档案局技术部. DA/T 31-2017纸质档案数字化规范

[2]孟凡华 于佩兰.丰宁满族自治县档案局.档案馆（室）数字化建设存在的问题及对策.办公室业务[J]，2016

[3]彭荟吉.海南大学.高校档案数字化建设的常见问题及解决对策.信息化建设[J]城建档案，2020

（作者单位：南京工程学院档案馆）